تقارير الأداء في إدارة المشاريع

تقارير الأداء في إدارة المشاريع
ما هي تقارير الأداء؟
إعداد تقارير الأداء هو جمع بيانات أداء المشروع وتحليلها ومن ثم إيصالها إلى أصحاب المصلحة في المشروع.
يمكن أن يكون إعداد تقارير الأداء جزءًا أساسيًا من إدارة المشروع لأنه يساعد في إبقاء جميع المشاركين في المشروع على اطلاع على كيفية سير الأمور.
يستخدم معظم مديري المشاريع أدوات برمجية لتتبع بيانات الأداء، مثل إدارة القيمة المكتسبة (EVM) أو نظام معلومات إدارة المشروع (PMIS).
ولكن حتى إذا لم يكن لديك إمكانية الوصول إلى أي أدوات برمجية معينة، فلا يزال بإمكانك إنشاء تقارير بسيطة تساعدك على التواصل مع أعضاء فريقك وأصحاب المصلحة.
كيف يتم إعداد تقارير الأداء؟
تتضمن تقارير الأداء عادةً إنشاء جداول أو مخططات بيانية توضح أين تم إنفاق الوقت والمال على المشروع.
وغالبًا ما يشار إلى هذه الجداول أو الرسوم البيانية باسم الرسوم البيانية المستهلكة أو الرسوم البيانية المستهلكة لأنها تشير إلى مقدار ما تم إنفاقه (المستهلكة) من إجمالي الميزانية أو مقدار ما تم إنفاقه (المستخدم) في نقطة زمنية محددة، على التوالي.
تكمن الفكرة وراء هذه المخططات في أنها تسمح لك بمعرفة مقدار الوقت والمال المتبقي قبل الوصول إلى مراحل معينة في خطة مشروعك.
لماذا تحتاج إلى تقارير الأداء؟
تقارير الأداء هي وسيلة لإبقاء مشاريعك على المسار الصحيح. يمكن أن يساعدك على تحديد المشكلات في وقت مبكر، مما يجعل الوصول إليها أكثر سهولة وأقل تكلفة لإصلاحها لاحقًا.
على سبيل المثال، افترض أنك ترى أن أعضاء فريقك يواجهون صعوبة في مهمة معينة. في هذه الحالة، يمكنك جدولة وقت لهم لتلقي تدريب إضافي قبل الانتقال إلى مرحلة المشروع التالية.
إذا لاحظت أن أحد أجزاء المشروع متأخر عن جزء آخر من المشروع، إما بأيام أو أسابيع، فستعرف أين تحتاج إلى تركيز جهودك أولاً.
قد ترغب أيضًا في التحقق مما إذا كانت هناك أي اختناقات في العملية تحتاج إلى اهتمام فوري من القيادة العليا أو الأقسام الأخرى داخل مؤسستك.
يمكن استخدام مقاييس الأداء لأغراض إعداد التقارير الداخلية والتواصل مع أصحاب المصلحة من خارج فريقك – مثل الإدارة العليا أو العملاء – حول مدى جودة سير الأمور.
ما هي مخرجات تقارير الأداء؟
تعتمد مخرجات تقارير الأداء على نوع المعلومات التي تبحث عنها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتقييم مشروع مكتمل، يمكن أن تتضمن مخرجاتك ما يلي: ملخصاً لأهداف المشروع. قائمة بجميع الأنشطة التي تم تنفيذها خلال المشروع. بيان موجز يلخص جميع المعلومات أعلاه. تحليل يوضح مدى جودة أداء كل نشاط مقابل توقعاته الأصلية.
متى يجب إجراء تقارير الأداء؟ المعالم الدورية
أفضل وقت لإجراء تقارير الأداء هو في المراحل الرئيسية المتكررة، مثل أثناء اجتماع الحالة الأسبوعي أو بعد كل سباق سريع.
هذه المحطات الرئيسية هي نقاط مرجعية منتظمة حيث يمكنك مراجعة التقدم المحرز في مشروعك بطريقة عالية المستوى، وملاحظة أي مشاكل ظهرت منذ آخر نقطة مرجعية واتخاذ إجراءات بشأنها إذا لزم الأمر.
أمثلة على تقارير الأداء
فيما يلي بعض الأمثلة على تقارير الأداء:
تقرير التكلفة: يوضح تقرير التكلفة مقدار الأموال التي تم إنفاقها على المشروع حتى الآن ومقدار الأموال المقدر دفعها في المستقبل. وهذا يعطيك فكرة عما إذا كان سيتبقى لديك ما يكفي من المال في ميزانيتك بحلول وقت اكتمال المشروع أم لا.
تقرير الموارد: يوضح تقرير الموارد عدد الموارد المستخدمة لكل نشاط في خطة مشروعك. يساعدك هذا على تحديد ما إذا كانت بعض الأنشطة تتطلب موارد أكثر من غيرها، مما قد يشير إلى أن هذه الأنشطة تحتاج إلى إعادة تنظيم أو إعادة جدولة.
تقرير حالة الجدول الزمني: يُظهر تقرير حالة الجدول الزمني مدى قرب اكتمال أنشطة مشروعك في أي وقت معين. يمكن أن تساعدك هذه المعلومات على تحديد أي تأخيرات في الجدول الزمني لمشروعك والإجراءات التي يجب اتخاذها بعد ذلك لمعالجة تلك التأخيرات (مثل نقل الأنشطة إلى أعلى أو أسفل في الأولوية).
الخاتمة
تقدم SPOTO مجموعة متنوعة من دورات إدارة المشاريع لمساعدتك على اجتياز اختبار PMP. تم تصميم دوراتنا التدريبية الخاصة ببرنامج إدارة المشاريع من قبل متخصصين متمرسين في هذا المجال يتمتعون بسنوات من الخبرة الواقعية في مسارات التدريب على إدارة المشاريع المتعددة.
يتم تدريس الفصول الدراسية من قبل محترفين معتمدين وذوي خبرة عالية على استعداد لمساعدة مديري المشاريع الطموحين في الحصول على التعليم الذي يحتاجونه – ليس فقط لامتحان شهادة PMP® ولكن أيضًا للحصول على معرفة قيمة في العالم الحقيقي لأي مهنة في إدارة المشاريع.