سجل المخاطر في إدارة المشاريع

سجل المخاطر في إدارة المشاريع
جدول المحتويات
ماذا يعني سجل المخاطر في إدارة المشاريع؟
لماذا هو مهم؟
متى يتم استخدامه؟
كيف يتم استخدامه؟
ما هي فوائد استخدام سجل المخاطر في إدارة المشاريع؟
كيف تنشئ سجل المخاطر؟
ماذا يعني سجل المخاطر في إدارة المشاريع؟
سجل المخاطر هو قائمة بجميع المخاطر المحددة في المشروع، وتسمى أيضًا التهديدات والفرص. بالإضافة إلى ذلك، يحتوي على معلومات تحليل المخاطر مثل الاحتمالية والتأثير على المشروع والإجراءات الموصى بها.
يساعد سجل المخاطر مدير المشروع على التخطيط لكيفية إدارة المخاطر المحددة في مشاريعه.
كما أنه يساعد في تحديد المجالات عالية المخاطر التي تحتاج إلى اهتمام خاص من مدير المشروع.
لماذا هو مهم؟
سجل المخاطر هو وثيقة تساعد على إدارة مخاطر المشروع. وهو عبارة عن قائمة بالمخاطر المحددة وتأثيرها المحتمل على نجاح المشروع. كما يتضمن أيضًا استراتيجية التخفيف من المخاطر وأولوية إدارتها بفعالية.
سجل المخاطر مفيد لمديري المشروع وأعضاء فريق المشروع لأنه يساعدهم على تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر من دورة حياة المشروع. وهذا يجعل من الممكن لهم اتخاذ التدابير المناسبة قبل ظهور المشكلة.
يوفر سجل المخاطر فرصة للتعلم من التجربة لتجنب الأخطاء المماثلة في المشاريع المستقبلية.
وبالإضافة إلى ذلك، ونتيجة لتحليل سجل المخاطر، يمكن لصانعي القرار اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن قبول أو عدم قبول مشروع معين أو الاستمرار فيه بناءً على معرفتهم بفوائده وتكاليفه.
متى تستخدمه؟ تحديد المشاكل المحتملة والمجالات التي قد تحدث فيها المخاطر (على سبيل المثال، عند اتخاذ قرار بشأن نطاق المشروع) في التخطيط لكيفية إدارة المخاطر في مشروعك في مرحلة الرصد، يمكنك استخدامه في مراقبة التغييرات في المخاطر (على سبيل المثال، التهديدات الجديدة، والتغييرات في المخاطر الحالية) مراجعة ما حدث مع كل خطر أثناء التنفيذ (على سبيل المثال، هل نجحت إجراءات الإدارة أو خطط الطوارئ؟)
ما هي فوائد استخدام سجل المخاطر في إدارة المشروع؟ يوفر نظرة عامة على جميع المخاطر في مشروعك. يمكنك بسهولة معرفة عدد المخاطر الموجودة وأولويات كل منها. يساعدك على التخطيط لأسوأ السيناريوهات. يمكنك معرفة ما يمكن أن يحدث في حال حدوث كل خطر، ويمكنك اتخاذ خطوات لتجنب هذه النتائج أو تقليل تأثيرها في حال حدوثها. يساعدك على تحديد أولويات عملك بفعالية. ستعرف ما هي المخاطر التي تحتاج إلى اهتمام فوري وأيها يمكن أن تنتظر حتى وقت لاحق من المشروع. يساعد على التواصل بين الفرق وأصحاب المصلحة والأطراف الخارجية مثل العملاء أو الموردين.
كيف تنشئ سجل المخاطر؟
سجل المخاطر هو قائمة بجميع مخاطر المشروع. وعادة ما يتم إنشاؤه كجزء من عملية تخطيط المشروع ويمكن تعديله خلال المشروع. والهدف من سجل المخاطر هو ضمان تحديد المخاطر وإدارتها بشكل استباقي بدلاً من إدارتها بشكل تفاعلي.
يجب أن يتضمن سجل المخاطر ما يلي: تحديد المخاطر. ما هي المخاطر؟ ماذا ستفعل حيالها؟ احتمالية حدوث كل خطر (باستخدام أحد المقاييس الأربعة: مرتفع، متوسط، منخفض، منخفض، منخفض جداً). ما مدى تأثيرها في حال حدوثها؟ العواقب إذا حدث الخطر (باستخدام واحد من ثلاثة مقاييس: كبير أو ثانوي أو ضئيل). ما مدى احتمال حدوث ذلك؟
الخاتمة
يمكن أن يؤدي استخدام سجل المخاطر وتوثيق المخاطر الخاصة بك إلى وضع خطط عمل في حالة حدوث خطأ ما. تسمح لك خطة المخاطر بتوقع المشاكل قبل حدوثها وتعديل المشروع وفقًا لذلك، مما قد يوفر الوقت والمال والموارد وحتى الأخطاء المكلفة.
سجل المخاطر هو قائمة بجميع العوامل والأحداث التي تؤثر على المشروع. ضع في اعتبارك أن سجلات المخاطر مرنة للغاية. قد لا يبدو السجل الذي تقوم بإنشائه مثل سجلات المخاطر الأخرى التي رأيتها من قبل، ولكن تأكد من تضمين كل شيء قد يؤثر على مشروعك. إذا لم تقم بذلك، فستحتاج إلى القيام بذلك لاحقًا والعمل بجهد مضاعف. لذا حدد ما هو ضروري قبل كل مرحلة من مراحل مشروعك!