لماذا تختار إدارة الجودة

لماذا تختار إدارة الجودة
إدارة الجودة هي مجال واسع من التفكير الإداري والاستراتيجية. إنها نهج منهجي لتحديد ومراقبة العمليات للتأكد من أنها تنتج منتجات وخدمات تلبي توقعات العملاء وأهداف التكلفة والمعايير الأخرى.
يساعد نظام إدارة الجودة (QMS) الشركات على تنفيذ أفضل الممارسات لقياس الجودة ومراقبة الأداء وإعداد التقارير عن النتائج. يحتوي نظام إدارة الجودة على العديد من المكونات التي تعمل معًا لمساعدة المؤسسة على تبني أفضل الممارسات لقياس الجودة ومراقبة الأداء والإبلاغ عن النتائج.
لكل عنصر من عناصر نظام إدارة الجودة نطاق ووظيفة ومجموعة مختلفة من الأنشطة. بعضها أكثر وضوحًا من البعض الآخر لأنها تتضمن وضع سياسات جديدة أو إسناد مسؤوليات إلى أقسام مختلفة داخل الشركة. إليك كل ما تحتاج إلى معرفته عن إدارة الجودة لاختيار ما إذا كانت منطقية لشركتك أم لا:
تضمن اتساق جميع المنتجات والخدمات
يضمن نظام إدارة الجودة اتساق جميع المنتجات والخدمات. ماذا يعني هذا؟ في كل مرة يتم فيها إنشاء أو تقديم منتج أو خدمة، يجب أن تكون متوافقة مع المعيار الذي تم الاتفاق عليه في مؤسستك. يمكن أن يكون هذا المعيار مطلوبًا أن يكون آمنًا، أو أن يلبي مجموعة معينة من الميزات أو الوظائف، أو أن يكتمل بحلول تاريخ محدد.
في كثير من الأحيان، يتم تحديد المعيار من قبل العميل ويتم الاتفاق عليه من قبل الشركة المصنعة أو مزود الخدمة والعميل مسبقًا. وهذا أمر مهم بشكل خاص في صناعات مثل الأغذية والرعاية الصحية، حيث يكون معيار الجودة أمرًا بالغ الأهمية لصحة العملاء وسلامتهم.
إذا كان نظام إدارة الجودة مصممًا ومنفذًا بشكل جيد، فإنه سيضمن تلبية الشركة لهذه المتطلبات في كل مرة.
يحسن التواصل
يعزز نظام إدارة الجودة التواصل. التواصل أمر بالغ الأهمية لنجاح أي منظمة. يجب على الموظفين معرفة ما يقومون به وكيف يتناسبون مع عمليات الشركة، والتواصل مع بعضهم البعض عند اكتمال عملهم، والتواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم.
التواصل هو عملية مشاركة المعلومات مع الآخرين. وقد يكون شفهياً أو كتابياً أو وجهاً لوجه أو في اجتماع. ويشمل التواصل أيضًا الاستماع وفهم ما ينقله الآخرون إليك. التواصل أمر بالغ الأهمية لنجاح أي منظمة.
التواصل هو النظام الذي يتم من خلاله مشاركة المعلومات في المنظمة. يعزز نظام إدارة الجودة التواصل من خلال إنشاء منصة للأشخاص لتبادل المعلومات. قد يكون ذلك داخل القسم أو خدمة العملاء أو الإدارة.
من الضروري أن يتعلم الأشخاص ما يقومون به وكيف يتناسبون مع عمليات الشركة؛ والتواصل مع بعضهم البعض عند اكتمال عملهم، والتواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم.
تقليل الهدر
يقلل نظام إدارة الجودة من الهدر. يمكن أن يكلف الهدر المؤسسة بطرق عديدة، بما في ذلك الوقت والجهد والمال والموارد الأخرى. في بعض المؤسسات، يمكن أن يتسبب الهدر في مشاكل الصحة والسلامة أيضًا. أين يحدث هذا؟ يحدث الهدر عادةً عندما تستغرق العملية وقتًا أطول مما ينبغي أو عندما يتم إنشاء شيء ما ولكن لا حاجة إليه.
على سبيل المثال، قد يكون لديك نظام معقد لطلب وتسليم منتجاتك. إذا طلب أحد العملاء إجراء تغيير، فقد يضيف ذلك وقتًا إلى العملية. هذا هو السبب في أن نظام إدارة الجودة مفيد. فهو يساعدك على معرفة مكان حدوث الهدر بسرعة، وتحديد ما يجب فعله حيال ذلك، ووضع خطة لمنع حدوثه مرة أخرى.
يساعدك على تحديد الأخطاء وتقليلها
يساعدك نظام إدارة الجودة على تحديد الأخطاء وتقليلها. ما هي الأخطاء الأكثر شيوعًا؟
يمكن أن يكون الخطأ بسيطًا مثل نفاد الحبر من الطابعة عندما يحين موعد التقرير أو أن تنتج الآلة أجزاءً بقياسات خاطئة. ارتفاع التكاليف وانخفاض رضا العملاء هي نتائج محتملة لكثرة الأخطاء في شركتك.
يساعدك نظام إدارة الجودة على تحديد الأخطاء وتقليلها بعدة طرق: يساعدك فهم متطلبات العملاء وتوقعاتهم على معرفة نوع العمل الذي تقوم به. ما الذي يتوقعه العملاء؟ كيف يجب أن يتم العمل؟ سيساعد وجود إجراءات وتوقعات واضحة للموظفين على تجنب الأخطاء البسيطة، مثل تغيير الإعدادات الخاطئة على الآلة أو عدم إكمال الأعمال الورقية الصحيحة. يضمن وجود فحوصات للجودة أن المنتج أو الخدمة تلبي متطلبات العميل وتم إنجازها بشكل صحيح.
يزيد من رضا العملاء
يزيد نظام إدارة الجودة من رضا العملاء من خلال تحسين جودة المنتجات والخدمات. يتعلق رضا العملاء بتلبية التوقعات وتجاوزها. إنه يتعلق بتجاوز معايير الجودة ومنح العملاء ما يريدونه ويحتاجونه.
كيف يمكنك زيادة رضا العملاء عن منتجاتك وخدماتك وعملياتك عن منتجاتك وخدماتك وعملياتك؟ يساعدك فهم كيفية استخدام العملاء لمنتجاتك أو خدماتك على تحديد أي مشاكل في المنتج أو الخدمة وجودة التجربة. تحليل العيوب والأخطاء – يساعدك ذلك على تحديد أسباب المشاكل وتصحيحها. استخدام قوائم مراجعة الجودة – تساعدك قوائم مراجعة الجودة على التأكد من اكتمال المنتج أو الخدمة وفقًا لمعايير الجودة المتفق عليها.
إدارة المخاطر بفعالية
يمكن أن يساعدك نظام إدارة الجودة على إدارة المخاطر بفعالية. فهو يتيح لك إلقاء نظرة أوسع على الأعمال وتحديد المخاطر المحتملة وتنفيذ خطط لمنع حدوثها.
يساعدك نظام إدارة الجودة على وضع خطة لإدارة المخاطر تتبع ثلاث خطوات: تحديد المخاطر: ما هي أهم المخاطر التي تهدد عملك؟ ما الذي قد يحدث إذا لم تعالجها؟ تحليل المخاطر: ما مدى احتمال حدوثها؟ ماذا سيكون التأثير في حال حدوثها؟ الحد من المخاطر: ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لمنع حدوث المخاطر؟
الخلاصة
تعتبر إدارة الجودة منطقية بالنسبة للشركات التي ترغب في إنتاج منتجات وخدمات متسقة وعالية الجودة. تساعد أنظمة إدارة الجودة المؤسسات على منع العيوب وتقليل الأخطاء وتحسين التواصل بين الموظفين والعملاء.
ويحقق نظام إدارة الجودة ذلك من خلال وجود أهداف محددة بوضوح، ومقاييس للنجاح، وطريقة لحل المشاكل عند ظهورها. إذا كانت شركتك تفكر في تطبيق نظام إدارة الجودة، فتأكد من أن الوقت مناسب. بعد ذلك، يُرجى اختيار الخطة المناسبة لمؤسستك وإقامة شراكة مع الشريك المناسب لمساعدتك في تنفيذها بنجاح.