كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع؟

كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع؟
ما هي خطة إدارة المشروع؟
خطة إدارة المشروع (PMP) هي وثيقة توفر نظرة عامة رفيعة المستوى للأنشطة والنواتج المطلوبة لإكمال المشروع. يتم إنشاؤها قبل بدء المشروع وتوفر قائمة مرتبة بالمهام والمعالم والمنجزات لكامل مدة المشروع.
تهدف هذه الوثيقة إلى مساعدتك في تحديد جميع الأشياء التي يجب القيام بها لإكمال مشروعك بنجاح. بالإضافة إلى ذلك، ستعطيك فكرة عن المدة التي سيستغرقها المشروع، ومن سيكون مسؤولاً عن كل مهمة، ومقدار الوقت الذي يحتاج كل شخص لقضائه في ذلك.
يمكن أن يساعدك أيضًا على تحديد المخاطر المرتبطة بمشروعك للتخطيط لهذه المشاكل المحتملة في وقت مبكر.
استخدام خطة إدارة المشروع
تعد خطة إدارة المشروع (PMP) مكونًا أساسيًا في عملية إدارة المشروع. الغرض من خطة إدارة المشروع هو توثيق وتنظيم جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بأهداف المشروع وغاياته ومهامه وإجراءاته.
يجب تنظيم خطة إدارة المشروع لتسهيل التواصل بين جميع الأطراف المشاركة في المشروع. وهي بمثابة أداة مرجعية يمكن استخدامها من قبل جميع المشاركين في المهمة في أي وقت طوال مدة المشروع.
يجب أن تحتوي خطة إدارة المشروع على معلومات ذات صلة حول قدرات شركتك ومواردها وأهداف العمل المحددة لكل مرحلة من مراحل المشروع. يجب أن تتضمن الخطة أيضًا وصفًا تفصيليًا لكل مهمة أو نشاط يجب أن يكمله كل عضو في فريقك قبل الانتقال إلى مرحلة أخرى من العمل ضمن الجدول الزمني للمشروع.
يجب أن تتضمن هذه الخطة أيضًا تقديرًا للوقت الذي سيستغرقه كل عنصر لإكماله بناءً على مستويات خبرة أعضاء فريقك ومسؤوليات الوظيفة داخل مؤسستك. سيساعدك هذا التقدير على تحديد المهام الأكثر أهمية أولاً حتى تتمكن من تخصيص المزيد من الوقت لهذه المهام مع الحفاظ على المجالات الأخرى في مواعيدها النهائية.
مكونات خطة إدارة المشروع
خطة إدارة المشروع هي وسيلة لمديري المشاريع للتواصل مع المشروع وتحديد نطاق المشروع وإدارته. تتكون خطة إدارة المشروع من خمسة مكونات أساسية
وصف المشروع: هذه هي الوثيقة الأساسية التي تصف الغرض والهدف من مشروعك لأصحاب المصلحة. وبالتالي، فهم يفهمون سبب قيامك به. وينبغي أن يتضمن جميع المعلومات ذات الصلة حول الجهة التي تعمل معها والمكان الذي ستعمل منه.
عملية التخطيط: تتضمن عملية التخطيط تحديد الأهداف، وتحديد المخاطر، وتحديد الموارد، وتحديد نهج لتحقيق تلك الأهداف. كما يجب أن تتضمن الخطة أيضًا مراحل رئيسية على طول الطريق وخطط طوارئ في حال لم تسر الأمور وفقًا للخطة.
الهيكل التنظيمي: يتضمن الهيكل التنظيمي الأدوار والمسؤوليات لكل عضو من أعضاء الفريق – سواء كانوا موظفين أو متعاقدين – وكيف سيتم تقسيم هذه الأدوار بينهم.
الموارد: يوضح قسم الموارد تفاصيل نوع الموارد المطلوبة لكل مهمة لإكمال مشروعك بنجاح. ويشمل ذلك الأشخاص والمعدات اللازمة لمهام محددة والأموال المخصصة لمهام أو مشاريع معينة (مثل المواد).
المعالم: وهي أهداف أو مواعيد نهائية محددة يجب الوفاء بها لإكمال المشروع بنجاح. ويجب أن يكون لكل معلم من هذه المعالم تاريخ وإطار زمني محدد وميزانية مقابلة للموارد اللازمة لإكماله.
أهمية تخطيط إدارة المشروع
يعد تخطيط إدارة المشروع مهارة أساسية في إدارة المشروع. فهو يساعد مدير المشروع على التخطيط لتنفيذ المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يساعد في تحديد تسلسل الأنشطة التي يجب القيام بها. الفوائد الرئيسية لهذه المهارة هي: تعطي نظرة عامة على جميع الأنشطة التي يجب القيام بها قبل البدء في أي مهمة أو نشاط. تسمح لك بتوقع المشاكل التي قد تنشأ أثناء مرحلة تنفيذ مشروعك. كما تساعدك على التخطيط للتبعيات التي قد تنشأ بين المهام والأنشطة. يتيح لك إدارة المخاطر المرتبطة بمشروعك باستخدام عدة أدوات وتقنيات مثل سجل المخاطر وخطة الطوارئ وما إلى ذلك.
كيفية وضع خطة المشروع
خطة المشروع هي حجر الزاوية في مشروعك. إنها وثيقة تشرح كيف ستحقق أهدافك ومتى ستفعل ذلك، وما هي الموارد التي تحتاجها لإنجازه.
تتم كتابة خطط المشروع بصيغة معينة وتتضمن عدة عناصر أساسية:
الملخص التنفيذي: نظرة عامة من جملة واحدة عن المشروع، بما في ذلك أهدافه وغاياته.
الخلفية: وصف موجز لسبب ضرورة هذا المشروع أو الحاجة إليه.
بيان النطاق: قائمة مفصلة تصف ما سيتضمنه المشروع (النطاق) وما يستبعده (الاستثناءات).
تعريف المتطلبات: كيف ستحدد ما هو مطلوب لنجاح المشروع.
الافتراضات والقيود: الأشياء التي قد تحول دون نجاحك – مثل الافتراضات المتعلقة بالإطار الزمني أو التكلفة – إلى جانب أي قيود خارجية مثل الميزانية أو متطلبات الامتثال التنظيمي.
تحليل أصحاب المصلحة: من الذي يجب أن يشارك في هذا المشروع لكي ينجح؟ ما مدى تأثيرهم على نجاحه؟ من هو الأكثر تأثيراً؟ ما هي دوافعهم – المالية والسياسية والاجتماعية – للمشاركة في هذا المشروع؟ ما هي أهدافهم المتعلقة بهذا المشروع؟ ماذا يتوقعون منه؟
هيكل تقسيم العمل: يعد هيكل تقسيم العمل أحد العناصر الأساسية في أي نظام لإدارة المشروع. وهو عبارة عن قائمة هرمية لجميع المهام الرئيسية اللازمة لإكمال المشروع. وهو يسمح لك بتقسيم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة بحيث يمكن إسنادها إلى أعضاء الفريق أو المساهمين الأفراد.
الخاتمة
تعتبر خطة إدارة المشروع عنصراً حاسماً في أي مشروع. توضح وثيقة التخطيط هذه تفاصيل الخطوات والموارد اللازمة، والمهام التي يجب إكمالها، والجداول الزمنية، والمشاكل المحتملة التي يجب الاستعداد لها. إذا كنت تعمل على مشروع لأول مرة، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك قالب ثابت لإرشادك بشأن ما يجب إكماله ومتى.