يعرف حاملو برنامج Project Management Professional® (PMP) أنه عالم يعتمد على البيانات. إنهم يعرفون أيضًا البيانات التي يتم إلقاؤها عليهم لمشروع ما ، أو أن البيانات التي تم جمعها أثناء المشروع ليست دائمًا واضحة على الفور ولا يسهل توصيلها بعمل المشروع. يمكن أن يؤدي استخدام أدوات مثل مخطط التقارب إلى حل مشكلة بيانات فورية وإنشاء فرق من خلال العملية التعاونية لإنشائها.
ما هو مخطط التقارب
مصطلح “مخطط التقارب” هو ما يبدو عليه – رسم تخطيطي يعكس تقارب (اتصال) بين مجموعات المعلومات. مخطط التقارب ، المحدد في الإصدار السادس من دليل إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) ، الصفحة 144 ، هو أيضًا أحد أدوات الإدارة والتخطيط السبعة التي يستخدمها مديرو المشاريع لتنظيم وتحليل وتحديد أولويات الأفكار والمهام.
أولئك الذين لديهم أوراق اعتماد Project Management Professional (PMP) يعرفون مخططات التقارب ؛ أولئك الذين يعملون لتوسيع مجموعة أدوات إدارة المشاريع الخاصة بهم أو التحضير لامتحان PMP يحتاجون إلى معرفة تعريف واستخدامات مخططات التقارب. في سياق اختبار PMP ، تُستخدم مخططات التقارب من أجل:
تم جمع بيانات المجموعة أثناء البحث أو الأفكار التي تم إنشاؤها أثناء جلسات العصف الذهني
تنظيم قائمة بيانات غير مرتبة أو غير منظمة لإضافة بنية
تحفيز أنماط التفكير الجديدة التي تثيرها المجموعات التي تشكلت أثناء عملية أسلوب التقارب
نظرًا لأن مديري المشاريع يجدون أنفسهم مع توقع إنشاء حلول جديدة من مجموعات البيانات الكبيرة ، يمكن أن تكون مخططات التقارب مفيدة للغاية.
أمثلة على مخططات التقارب
سواء كنت تعمل في فريق افتراضي يستخدم التكنولوجيا للتعاون أو فريق في الموقع يمكنه الاستفادة من مناطق التخطيط الكبيرة ، فإن مخطط التقارب هو أداة يمكن أن تفيد المشاريع من جميع الأنواع.
مع الأخذ في الاعتبار أن مخطط التقارب هو أداة تستخدم “لخلق الوضوح أثناء عمليات التفكير وبالتالي إنشاء أنماط جديدة من التفكير” ، أي من هذه المخططات هو مخطط تقارب؟
بدا كل مثال على الرسم التخطيطي مختلفًا بعض الشيء ولكنه حقق نفس النتيجة: الوضوح من البيانات التي تبدو غير مرتبطة. عند استخدام مخططات التقارب في بيئات المشروع ، لا يلزم وجود برامج معقدة. ما هو مطلوب هو القدرة على جمع البيانات وتنظيمها بطريقة لاكتشاف الموضوعات المخفية التي يمكن أن تمكن الفريق من إيجاد فرص أو حلول جديدة. هذه نقطة أساسية يجب تذكرها في امتحان PMP.
مخططات التقارب في سياق امتحان PMP
تشمل أدوات الإدارة والتخطيط السبع المعتمد في جيرو كاواكيتا ما يلي:
عملية مخطط برنامج القرار
مخطط السهم
تحليل البيانات matric
مخططات المصفوفة
مخطط الشجرة
مخطط العلاقة المتبادلة
مخططات التقارب
عند التحضير لامتحان PMP ، يجب أن يعرف مدير المشروع بالأدوات السبع للإدارة والتخطيط ولكل منها ، التعريف ، وكيف يتم استخدامه في تخطيط المشروع ، وكيف يتم إنشاؤه ، ومتى يتم استخدامه.
مخطط التقارب ، المعروف أيضًا باسم طريقة K-J نظرًا لمنشئه ، “هو أداة تحليلية تُستخدم لتنظيم العديد من الأفكار في مجموعات فرعية ذات موضوعات مشتركة أو علاقات مشتركة.” يتم استخدامه عندما يكون هناك مجموعة من البيانات التي تحتاج إلى تنظيم بحيث يمكن تطبيق تلك الأفكار على التخطيط. يتم إنشاؤه من خلال التصنيف المنظم للبيانات وتنظيمها في فئات محددة.
عندما يستخدم حامل PMP مخطط تقارب
في هذا المثال من مكتبة Project Management Institute® (PMI) ، يوجه حامل بيانات الاعتماد PMI الفريق من خلال عملية الرسم التخطيطي التقارب للوصول إلى الأفكار المطلوبة:
على سبيل المثال ، عند تحديد مخاطر المشروع ، سيكتب كل عضو في الفريق أحداث المخاطر الفردية على ملاحظات لاصقة (مخاطرة واحدة لكل ملاحظة لاصقة). سيقوم أعضاء الفريق بعد ذلك بوضع أحداث المخاطر في مجموعات من العناصر المتشابهة حتى يتم التوصل إلى توافق في الآراء. تتم هذه العملية في صمت تام. بعد إنشاء المجموعات النهائية ، يقوم المشاركون بتسمية كل مجموعة من الأحداث الخطرة.
كل أداة تخدم غرضًا. يمكن أن يساعد مخطط التقارب الفريق في العثور على أنماط في البيانات ؛ يمكن أن تساعد عملية تنظيم البيانات مدير المشروع في العثور على إجابات لأسئلة مثل:
يمكن لمديري المشاريع وحاملي اعتماد PMP استخدام عملية الرسم التخطيطي التقارب والرسم الناتج من أجل:
ابحث عن حلول إبداعية للمشكلات الصعبة من خلال إشراك أشخاص من مختلف المجالات
قم بالفرز من خلال كميات كبيرة من البيانات المربكة وبطريقة منطقية وسهلة الفهم
توليد مناقشات تؤدي إلى ابتكار / حلول فعالة
قدم التحليل بطريقة سهلة الفهم
أحد الأسباب التي تجعل مخططات التقارب مفيدة للغاية هو أنه يمكن استخدامها في أي إعداد مشروع تقريبًا بكميات كبيرة من البيانات التي تحتاج إلى التنظيم. توفر عملية إنشاء الرسم البياني رؤى كما يفعل الرسم التخطيطي النهائي.
كيفية إنشاء مخطط تقارب
سواء كنت تستخدم Google JamBoard عبر الإنترنت أو Post-Its® في غرفة المؤتمرات ، يمكن لمدير المشروع اتباع الخطوات الأساسية لتوجيه الفريق من خلال إنشاء مخطط تقارب. فيما يلي قائمة تعليمات من عشر خطوات من Interaction-Design.com ترشد مدير المشروع خلال العملية:
يجب أن يتم تنظيم المعلومات من قبل المشاركين الذين لديهم خلفيات مختلفة بحيث تنتقل نقاط الاتصال داخل فقاعة البيانات إلى السطح بشكل عضوي. يمكن لأولئك من خارج إدارة المشاريع أو مديري المشاريع الذين لم يحصلوا بعد على PMP استخدام هذه العملية بسهولة.
مخططات التقارب
بالإضافة إلى تنظيم البيانات المتعلقة بالمشروع لاكتشاف موضوعات قوية ، يتم “استخدام مخطط التقارب بشكل متكرر في الاستعلام السياقي كطريقة لتنظيم الملاحظات والرؤى من المقابلات الميدانية” و “تنظيم التعليقات الحرة الأخرى ، مثل ردود الاستطلاع المفتوحة أو دعم سجلات المكالمات أو البيانات النوعية الأخرى “. يجب على مديري المشاريع مع أو بدون PMP الاستفادة من مخطط التقارب نظرًا لاستخداماته العديدة.
