كيفية مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه: عمليات PMP

كيفية مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه: عمليات PMP
جدول المحتويات
مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه
عمليات إدارة المشروع
مراقبة النطاق
مراقبة تقدم الجدول الزمني
مراقبة التكاليف
مراقبة الجودة
إدارة المخاطر
ما أهمية المراقبة والتحكم في المشاريع؟
طريقة المراقبة والتحكم
الخاتمة
مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه
تعد مراقبة ومراقبة عمل المشروع والتحكم فيه جزءًا أساسيًا لا يتجزأ من عملية PMP. يعد إعداد خطة المشروع PMP إعداد خطة المشروع، وإعداد الجدول الزمني للمشروع، ومراقبة عمل المشروع والتحكم فيه، ومراقبة وضبط جودة العمل هي العمليات التي تتضمنها عمليات PMP.
تتضمن عملية مراقبة وضبط أعمال المشروع اتباع إجراءات مراقبة وضبط أعمال المشروع بشكل منهجي.
تتم مراقبة ومراقبة تقدم الأنشطة الهامة والتحكم فيها من خلال اتباع نظام مراقبة ومراقبة المكاسب.
هناك عدة طرق لرصد ومراقبة أعمال المشروع والتحكم فيها: على سبيل المثال، يساعدك استخدام برنامج تتبع الوقت أو نظام إدارة المهام على إدارة وقتك بفعالية. من خلال إنشاء جداول زمنية تستند إلى تقديرات تستند إلى الوقت. من خلال إنشاء تقارير تستند إلى البيانات التي تم جمعها من مصادر مختلفة. من خلال إجراء مراجعات ما بعد النشاط.
عمليات إدارة المشاريع
لمراقبة عمل المشروع والتحكم فيه، من الضروري أن يكون لديك فهم جيد لعمليات إدارة المشروع. فيما يلي بعض العمليات الرئيسية لبرنامج إدارة المشاريع:
بدء المشروع: هذه العملية هي المكان الذي تبدأ فيه العمل على المشاريع. وتشمل إعداد وتحديد النطاق والموارد والفريق وما إلى ذلك، حتى يمكن بدء المشروع.
تخطيط المشروع: في هذه العملية، تخطط لجميع الأنشطة التي يتم تنفيذها خلال المشروع. ويشمل ذلك تقدير الوقت اللازم لكل نشاط وتحديد مقدار الوقت المطلوب من الموارد المختلفة مثل التكلفة والعمالة والمعدات.
تنفيذ المشروع: في هذه العملية، تقوم بتنفيذ جميع المهام الموكلة إليك من قبل مشرفك أو مديرك وفقًا للخطة التي قمت بإنشائها في المراحل السابقة من التخطيط والبدء.
إغلاق المشروع: في هذه المرحلة، يجب أن تكون جميع المهام الموكلة للأشخاص الذين يعملون في المشروع قد اكتملت بنجاح وفقًا لجدولك الزمني. كما يجب أن تكون جميع التكاليف قد تم تحصيلها من قبل الأفراد المشاركين في هذه المهام.
نطاق التحكم
الغرض الأساسي من عملية التحكم في النطاق هو التأكد من أن كل مشروع له نطاق محدد ومعروف جيدًا. تساعد هذه الطريقة أيضًا على ضمان سير المشروع على المسار الصحيح وبقائه على المسار الصحيح.
تتضمن عملية نطاق التحكم تحديد النطاق ومراقبته والتحكم فيه. تتمثل الخطوة الأولى في تحديد ما يعنيه أن يكون المشروع على المسار الصحيح. يمكن القيام بذلك من خلال النظر في مقدار العمل الذي تم إنجازه حتى الآن، ومقدار العمل المتبقي، والموارد المطلوبة، ومتى يجب تسليمها.
مراقبة تقدم الجدول الزمني
تساعدك عملية التحكم في تقدم الجدول الزمني على البقاء على رأس المواعيد النهائية من خلال ضمان اكتمال جميع المهام في الوقت المحدد. يضمن ذلك عدم حدوث أي تأخير في الوفاء بالمراحل الرئيسية أو المواعيد النهائية للمخرجات، مما قد يتسبب في حدوث مشاكل لأصحاب المصلحة الذين يعتمدون على تلك المخرجات في سير عملهم أو قراراتهم.
عند استخدامها بشكل صحيح، تسمح لك هذه العملية باكتشاف المشاكل المحتملة في وقت مبكر بحيث يمكن حلها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة يمكن أن تعرقل المشروع بأكمله.
مراقبة التكاليف
عملية مراقبة التكاليف هي جزء من مجموعة عمليات المراقبة والتحكم. وهي تحدد ما إذا كان المشروع في حدود الميزانية وما إذا كان سيتم إنجازه في الوقت المحدد. تضمن هذه العملية مراقبة تكاليف المشروع والتحكم فيها والإبلاغ عنها طوال دورة حياة المشروع.
تتضمن مراقبة التكاليف: مراقبة أداء التكلفة الفعلية مقابل تقديرات خط الأساس. اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة. تقييم الفروق بين التكاليف الفعلية وتقديرات خط الأساس (شهرياً على الأقل). بناء على اتجاهات الأداء الحالية، وضع تقدير للتكاليف الإجمالية للمشروع عند اكتماله (TPC).
مراقبة الجودة
عملية مراقبة الجودة هي طريقة منهجية لمراقبة وضبط أعمال المشروع. مراقبة الجودة هي مجموعة من الأنشطة التي تساعد على ضمان أن المنتج أو الخدمة المقدمة للعميل تلبي المتطلبات المحددة في خطة المشروع.
وتشمل أنشطة مراقبة الجودة ما يلي: التخطيط لمراقبة الجودة. إجراء عمليات تدقيق الجودة. تحديد أوجه عدم المطابقة وأسبابها الجذرية. حل حالات عدم المطابقة والتوصية بإجراءات لمنع تكرارها.
إدارة المخاطر
إدارة المخاطر هي عملية تساعد مدراء المشاريع على تحديد المخاطر وتقييمها وإدارتها. بالإضافة إلى ذلك، فهي تساعد على ضمان اكتمال المشروع ضمن حدود الوقت والميزانية.
تتكون عملية إدارة المخاطر من الخطوات التالية:
تحديد المخاطر: في هذه الخطوة، تحتاج إلى تحديد جميع التهديدات المحتملة التي قد تؤثر على المشروع، مثل المخاطر المالية والمخاطر التقنية ومخاطر الموارد البشرية وما إلى ذلك.
تقييم المخاطر: بعد تحديد المخاطر، تحتاج إلى تقييمها بناءً على احتمالية وقوعها وتأثيرها على نجاح المشروع. قد تحتاج أيضًا إلى تقييم مدى خطورة كل خطر أو مدى احتمال حدوثه.
تخطيط الاستجابة: استناداً إلى نتائج تقييم المخاطر، يمكنك تحديد المخاطر ذات الأولوية القصوى والتي تتطلب إجراءً فورياً أو تخطيطاً للاستجابة (والذي يتضمن تدابير وقائية). سيكون من المفيد أن تفكر أيضًا في اتخاذ تدابير وقائية للمخاطر ذات الأولوية العالية من خلال تنفيذ استجابات للمخاطر التي يمكن أن تمنع حدوثها في المستقبل.
المراقبة: يجب عليك مراقبة خطط استجابتك بانتظام إلى أن تصبح غير مطلوبة أو إلى أن يتم تنفيذها بنجاح مع عدم الإبلاغ عن أي إخفاقات في أي وقت خلال فترة المراقبة.
ما أهمية مراقبة ومراقبة المشاريع؟
الغرض من مراقبة ومراقبة المشاريع هو التأكد من أن المشروع يحقق الأهداف والغايات المحددة. كما أنه يساعدك على التأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية وتحت السيطرة.
لذلك، تعد مراقبة المشاريع والتحكم فيها أمرًا ضروريًا لضمان الإنجاز السلس للمشروع. يمكنك مراقبة مشاريعك باستخدام أدوات مختلفة متوفرة في السوق لهذا الغرض. لهذا الغرض، يمكنك استخدام جداول بيانات Excel ومخططات Gantt ومخططات PERT وما إلى ذلك.
طريقة المراقبة والتحكم
عملية المراقبة والتحكم هي النشاط الرئيسي لمراقبة الجودة. يتم تنفيذها من قبل مدير المشروع أو الشخص الذي يقدم تقاريره لهم.
تهدف هذه العملية إلى توفير معلومات حول الوضع الحالي للعمل والمشاكل والمخاطر حتى يتمكن مدير المشروع من اتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح الوضع.
يجب على مدير المشروع استخدام تقنيات مختلفة لمراقبة أنشطة المشروع والتحكم فيها. وتشمل بعض الأمثلة على ذلك: فحص المخرجات ومنتجات العمل المنجزة (بما في ذلك مراجعة الوثائق). مقابلة أعضاء الفريق حسب الحاجة. مراجعة التقارير المرحلية التي أعدها أعضاء الفريق. الاجتماع مع أعضاء الفريق حسب الحاجة لمناقشة التقدم الذي أحرزوه في المهام أو المهام الفرعية الموكلة إليهم (بالإضافة إلى جوانب أخرى من المشروع).
الخاتمة
تساعد عمليات PMP على مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه بدقة. وينبغي تطبيق هذه العمليات في الوقت المناسب في المشروع لضمان تنفيذ جميع المهام وفقًا للخطة، واكتشاف التأخيرات والسيطرة عليها بسرعة، وإنجاز المشروع في نهاية المطاف في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية