مخطط التقارب: أدوات تخطيط PMP التي يجب أن تعرفها

مخطط التقارب: أدوات تخطيط PMP التي يجب أن تعرفها
هل تبحث عن أداة تركيز للمساعدة في اختبارات PMP الخاصة بك؟ بصفتي شخصًا يدير المشاريع يوميًا، فقد أعطيت الأولوية لخفض التكاليف وسرعة التسليم. إلا أن أموراً أخرى أصبحت محور تركيزي، خاصةً عند التحضير لامتحان شهادة PMP.
لا تقتصر وظيفة مدير المنتج على إدارة فريق العمل والجداول الزمنية فحسب، بل أيضًا التأكد من أن كل مشروع لديه الميزانية اللازمة لتلبية معايير الجودة. والطريقة الوحيدة للقيام بهذه العملية هي ما يُعرف بمخطط التقارب، والذي يقدم مجموعة متنوعة من أدوات التخطيط التي يمكن أن تساعدك على تحقيق أفضل النتائج.
ما هو مخطط التقارب؟
مخطط التقارب هو أداة لتخطيط العمليات تساعدك على تنظيم أفكارك وتحديد العلاقات بينها. يمكن تطبيق ذلك على تخطيط المشروع، على سبيل المثال، حيث يمكنك تحديد جميع مدخلات ومخرجات المشروع ثم تحديد الأنشطة بين هذه العناصر.
مخطط التقارب هو أحد الأدوات العديدة في دليل PMBOK (مجموعة معارف إدارة المشاريع) التي يمكن أن تساعدك في تخطيط مشاريعك.
إنه تمثيل مرئي لكيفية تفكير الأشخاص في المشروع بناءً على مدخلاتهم أو مخرجاتهم. وهو مفيد لأنه يتيح لك النظر إلى جوانب مختلفة من مشروعك والحصول على رؤية شاملة لمدى ملاءمة كل شيء معًا.
يمكن استخدام مخطط التقارب للأغراض التالية: أولاً، لتحديد العلاقات بين العناصر في القائمة. لتنظيم الأفكار في مجموعات تتعلق بمفاهيم أو أفكار متشابهة. لتحديد أولويات العناصر في كل مجموعة بحيث يمكن فهمها بسهولة عند عرضها جنبًا إلى جنب.
كيف يمكننا استخدام هذه الأداة؟
في إدارة المشاريع، تُستخدم مخططات التقارب في بداية أي مشروع لتحديد العلاقات الرئيسية بين عناصر المشروع المختلفة (مثل المهام). يساعدك هذا على فهم كيفية ارتباط المهام المختلفة وكيف يمكن أن تؤثر على وقت أو تكلفة إنجاز بعضها البعض.
يمكن أن يساعدك استخدام مخطط التقارب على فهم كيفية ارتباط المهام المختلفة ببعضها البعض (وكيف يمكن أن تؤثر على وقت أو تكلفة إنجاز بعضها البعض) تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمام أكثر من غيرها (ولماذا) يمكّنك مخطط التقارب من تصنيف الأفكار وجمعها في مجموعات بناءً على الخصائص المشتركة. يساعدك هذا على اكتساب نظرة ثاقبة على هيكل المشروع أو العملية وإجراء تحسينات بناءً على ما تكتشفه.
لماذا تستخدم مخطط التقارب؟
يمكن استخدام مخطط التقارب للعصف الذهني أثناء جلسات حل المشكلات. فهو يساعدك على تنظيم أفكارك قبل اتخاذ قرار بشأن كيفية حل المشاكل داخل المشاريع/البرامج/المحافظ وكيفية ارتباطها ببعضها البعض.
على سبيل المثال، إذا كنت تحاول تحديد عدد الأشخاص الذين يجب تعيينهم في مشروع ما، فبدلاً من سرد جميع الخيارات الممكنة ثم اتخاذ قرار بناءً على تلك القائمة، استخدم مخطط التقارب أولاً حتى تتمكن من معرفة أي منها أكثر احتمالاً من غيرها قبل اتخاذ قرار نهائي.
إليك الأسباب التي تجعلك تستخدم مخطط التقارب:
مخطط التقارب يساعدك على فهم جمهورك
من السهل أن تضيع في الأعشاب الضارة عند وضع خطة المشروع. يساعدك استخدام مخطط التقارب على فهم ما يحتاجه جمهورك من المشروع وما لا يحتاجونه منه. سيساعدك هذا على إنشاء خطة أفضل تغطي جميع احتياجاتهم مع عدم إضاعة الوقت في أشياء غير مهمة.
مخطط التقارب يساعدك على تحديد أولويات أفكارك
بمجرد أن تكتشف ما يريده جمهورك وما لا يريده، يصبح من الأسهل تحديد أولويات أفكارك وتحديد الأفكار الأكثر أهمية وأيها يمكن أن تنتظر حتى وقت لاحق من العملية (أو ربما لا تريدها أبدًا). سيساعدك هذا على تبسيط عملية التخطيط الخاصة بك بحيث لا تضيع وقتك على أشياء لا تهم الآن ويمكنك التركيز على ما هو أكثر أهمية.
يساعدك على تحديد المواضيع وتجميع الأفكار المتشابهة معًا
يتيح لك مخطط التقارب تجميع المفاهيم المتشابهة بحيث يمكنك بسهولة رؤية أنواع الحلول الأكثر شيوعًا. وهذا يسهل عليك اختيار أفضل الإجابات من بين جميع الحلول الممكنة.
يساعد الفرق على التقاء الفرق حول هدف مشترك
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام مخطط التقارب في أنه يجبر أعضاء الفريق على التعاون. عندما يشارك الجميع في العملية ويساهمون بأفكارهم، فإن ذلك يخلق إحساسًا بالملكية داخل الفريق. يساعدهم ذلك على الشعور بمزيد من التفاعل مع عمل بعضهم البعض.
ما هي فوائد استخدام مخطط التقارب؟ من الفوائد العظيمة لاستخدام هذه الأداة قدرتها على تنظيم الأفكار. ستساعدك على أن تصبح أكثر تنظيماً لأفكارك، مما يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل. فهو يسمح لك بابتكار حلول للمشاكل من خلال تجميعها في مجموعات بحيث يمكن التعامل معها بكفاءة. على سبيل المثال، افترض أن المشكلة في جانب واحد. في هذه الحالة، سيكون من الأسهل بالنسبة لك حلها لأنها كلها مجتمعة في مكان واحد بدلاً من أن تكون مبعثرة في أجزاء مختلفة من عقلك. يساعدك مخطط التقارب على تحديد جميع العلاقات الممكنة بين مهامك لتحديد كيفية تسلسلها أو ربطها مع التبعيات. سيضمن القيام بذلك عدم وجود ثغرات أو تداخلات في خطة مشروعك. بعبارة أخرى، تتيح لك هذه الأداة إنشاء جدول زمني متين وقوي بدون ثغرات!
يُستخدم مخطط التقارب في العديد من اختبارات PMP.
فهو يسرد الأفكار أو المفاهيم ثم ينظمها في مجموعات منطقية. يُعرف مخطط التقارب أيضًا بمخطط التقارب باسم مخطط المجموعة أو طريقة KJ.
يتكون مخطط التقارب من خطوتين: تحديد الخصائص الرئيسية وتجميع العناصر المتشابهة معًا. بمجرد حصولك على قائمة الأفكار، يمكنك استخدام مخطط التقارب لتنظيمها في مجموعات متشابهة بناءً على الخصائص المشتركة.
غالبًا ما يتم استخدام مخططات التقارب أثناء تخطيط المشروع لأنها تساعد في تحديد الجوانب المختلفة للمشروع وتجميعها وفقًا لعلاقاتها. وهذا يساعد صانعي القرار على فهم كيفية عمل الأجزاء المختلفة من المشروع معًا، وهو ما يمكن أن يكون مفيدًا جدًا عند تحديد أفضل السبل للمضي قدمًا في خطة المشروع.
على الرغم من أن معظم الأشخاص الذين يستخدمون مخططات التقارب لا يشيرون إليها على هذا النحو، إلا أن هناك العديد من أوجه التشابه بين هذه الأداة وتقنيات رسم الخرائط الذهنية مثل خرائط المفاهيم أو الخرائط الذهنية. حيث تحدد كلتا الطريقتين السمات الرئيسية بين العناصر التي يتم النظر في إدراجها في مجموعة ما.
الخاتمة
كما اتضح، فإن برنامج إدارة المشاريع يتمحور حول التخطيط. من نواحٍ عديدة، المفهوم المفضل لدي في إدارة المشاريع هو مفهوم يسمى مخطط التقارب.
هذا هو المكان الذي تجمع فيه جميع أعضاء الفريق معًا وتعمل معهم لفرز أفكارك وتجميعها. هذه الأداة مفيدة للتخطيط لأنها تساعدك على بناء خطة حتى لو لم يكن لديك كل تفاصيل ما ستفعله حتى نهاية المشروع.