مخطط عملية PMP: ما يجب أن تعرفه

مخطط عملية PMP: ما يجب أن تعرفه
مخطط عملية PMP هو أحد أهم مخططات العمليات التي يجب إنشاؤها في أي مشروع. إنه أداة ضرورية لأي شخص يريد إكمال مهمته بنجاح ودون أي مشكلة.
قد يعتقد شخص ما أن مخطط عملية PMP هو مجرد لصق مجموعة من البيانات على جدول بيانات Excel، لكن الأمر ليس كذلك تمامًا. إنها واحدة من أكثر أدوات إدارة المشاريع شمولاً المتاحة اليوم، مع الكثير من التاريخ وراءها.
حول المخطط البياني
مخطط عملية PMP هو تمثيل مرئي لعملية إدارة المشروع. ويوضح كيف تتناسب الأنشطة المختلفة في دورة حياة المشروع مع بعضها البعض وأين يتناسب كل نشاط مع الأنشطة الأخرى.
تم تطوير مخطط عملية PMP من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI). تساعد هذه المنظمة المؤسسات على بناء مهاراتها في إدارة المشاريع منذ عام 1965.
ولفهم مخطط عملية PMP، من الضروري فهم ما هو ليس كذلك.
على سبيل المثال، لا يُظهر مخطط عملية PMP مقدار الوقت الذي يستغرقه كل نشاط أو النسبة المئوية للعمل الذي يقوم به كل عضو من أعضاء الفريق. يمكن قياس هذه الأشياء – لكنها ليست جزءًا من هذا المخطط. بدلاً من ذلك، الغرض من هذا المخطط هو إظهار كيفية ارتباط جميع الأنشطة.
مجموعات العمليات الخمس
مجموعات العمليات الخمس هي
البدء: في مجموعة العمليات هذه، يجب التحضير للمشروع من خلال فهم نطاقه ووضع خطة لإكماله.
التخطيط والجدولة: في مجموعة العمليات هذه، سيكون عليك وضع خطة المشروع والجدول الزمني لإنجاز متطلبات المشروع ضمن الأطر الزمنية المطلوبة.
التنفيذ: في هذه المجموعة من العمليات، ستكون مسؤولاً عن تنظيم الموارد وإدارة الموارد خلال مرحلة التنفيذ من عملية الحصول على شهادة PMP.
المراقبة والتحكم: في مجموعة العمليات هذه، ستكون مسؤولاً عن تنفيذ جميع الأنشطة المتعلقة بمراقبة المشروع والتحكم فيه طوال مدته لتحقيق الأهداف المستهدفة ضمن تقديرات التكلفة المدرجة في الميزانية أو الأطر الزمنية المحددة في الميزانية وفقاً لمعايير الميزانية المعتمدة من قبل الراعي أو العميل.
الإغلاق: في المرحلة الختامية من عملية الحصول على شهادة PMP، ستكون مسؤولاً عن وضع اللمسات الأخيرة على جميع الوثائق المتعلقة بإنجاز المشروع، مثل التقارير الختامية ومحاضر الاجتماع الختامي والكلمات الختامية وما إلى ذلك، والتي يجب أن يوقع عليها جميع الموظفين الرئيسيين المشاركين في إنجاز المشروع.
10 مجالات المعرفة
إدارة النطاق هي عملية تحديد المشاكل والفرص التي سيعالجها المشروع. وهي تنطوي على تحديد النطاق، بما في ذلك جميع أنشطة المشروع والمخرجات. وينبغي أن يكون النطاق مفصلاً بما فيه الكفاية بحيث يمكن إدارته بفعالية ولكن ليس بدقة بحيث يصبح عبئاً على الفريق.
إدارة التواصل هي التواصل داخل مؤسستك وخارجها حول ما سينجزه مشروعك وكيف تخطط لإنجازه. ويشمل ذلك إبلاغ أصحاب المصلحة بالتقدم المحرز، وتحديد المخاطر والمشاكل، وتوضيح التوقعات.
قد تتضمن إدارة التواصل أيضًا التنسيق مع الشركاء الخارجيين أو البائعين لضمان فهمهم لأهداف مشروعك والتزامات مؤسستك.
تتعلق إدارة الوقت بإدارة وقتك بفعالية بحيث يتوفر لكل عضو من أعضاء الفريق الوقت الكافي للمهام الموكلة إليه عند الحاجة الماسة. يمكن أن تعني إدارة الوقت أيضًا ضمان توفير الوقت الكافي لكل مهمة قبل الانتقال إلى مهمة أخرى أو أخذ استراحة بين المهام إذا لزم الأمر.
تشمل إدارة أصحاب المصلحة أصحاب المصلحة في مشروعك وأدوارهم ومسؤولياتهم في مؤسستك وكيفية تفاعلهم مع بعضهم البعض (على سبيل المثال، من المسؤول عن اتخاذ القرارات).
تتضمن إدارة التكلفة عوامل التكلفة مثل عبء العمل وأوامر تغيير النطاق والمشاكل غير المتوقعة التي تؤثر على التكاليف. كما تشمل موارد أعضاء فريق المشروع، مثل المعدات أو تراخيص البرمجيات.
تتضمن إدارة التكامل كيفية تفاعل الوظائف المختلفة داخل المنظمة خلال دورة حياة المشروع – بدءًا من جمع المتطلبات وحتى تنفيذ المخرجات وأنشطة الإغلاق – بحيث يمكن إكمال كل مرحلة من مراحل العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
يتضمن قسم إدارة الجودة في مخطط العمليات الأنشطة التي يتم تنفيذها لضمان تلبية العمليات والمنتجات والخدمات لتوقعات العملاء. من المهم ملاحظة أن هذا القسم لا يتضمن أنشطة ضمان الجودة أو مراقبة الجودة التي يتم تنفيذها بعد اكتمال العملية.
تعتبر إدارة الموارد البشرية ضرورية لأي مؤسسة لأنها تتضمن إدارة الموظفين ومهاراتهم ودوافعهم ومعرفتهم وقدراتهم لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.
قد تتضمن إدارة الموارد البشرية في كثير من الأحيان العمل على عملية التوظيف في المؤسسة أو إجراء مقابلات مع المرشحين لشغل وظائف جديدة.
تشمل إدارة المشتريات جميع جوانب شراء السلع أو الخدمات أو المواد لاستخدامها في عمليات التصنيع. ويشمل ذلك إنشاء أوامر الشراء للمواد، وتتبع جميع المدفوعات التي تتم للمشتريات، واستلام المنتجات من البائعين الذين تعاقدت معهم المؤسسة.
تعتبر إدارة المخاطر جزءًا أساسيًا من عملية تخطيط إدارة المخاطر. الخطر هو أي تهديد أو فرصة يمكن أن تؤثر سلبًا على المشروع أو المؤسسة. عندما تقوم بإنشاء قائمة مخاطر، فأنت تحدد مخاطر مشروعك وكيف ستستجيب لها.
تحديد المخاطر: تحديد المخاطر وكيفية تخفيفها (تقليل احتمالية حدوثها أو تأثيرها).
الاستجابة للمخاطر: تحديد الإجراءات اللازمة لمعالجة المخاطر المحددة.
يجب تحديد أولويات المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها وتكلفتها.
الخاتمة
سيكون مخطط عملية PMP نقطة انطلاق جيدة أثناء استعدادك لامتحان شهادة PMP. إذا كانت لدينا نصيحة واحدة، فهي هذه النصيحة: تدرب، تدرب، تدرب، تدرب.
يمكن أن تساعدك العديد من الأدوات عبر الإنترنت على الدراسة، من أنظمة البطاقات التعليمية إلى اختبار نفسك في المصطلحات. عندما يتعلق الأمر بالحصول على شهادة PMP، لا يوجد بديل عن العمل الجاد – وهو ما يعني ساعات من الدراسة الجادة لتوفر لنفسك أفضل فرصة لاجتياز الاختبار وتحقيق الشهادة التي كنت قد شرعت في الحصول عليها.