الاتصالات لـ PMP |إدارة المشاريع

التواصل لمدير المشروع
ربما يكون التواصل في إدارة المشاريع أهم مهارة يمكن أن يتمتع بها مدير المشروع. سيقضي مدير المشروع الفعال حوالي 90% من وقته في التواصل. وقد أنشأ معهد إدارة المشاريع بحق مجالاً معرفياً منفصلاً لإدارة التواصل في المشروع. وهو يسلط الضوء على أهمية الأشياء الصغيرة التي نقوم بها. هل قلت القليل؟ ربما، أنا أعتبر التواصل أمراً مفروغاً منه قليلاً. يمكن أن تكون لدي توقعات كبيرة بأن الناس على مسار واحد مع أولوياتي. ولكن، اكتشفت أنه بما أن الآخرين يأتون من خلفيات مختلفة ولديهم أولويات مختلفة أيضًا، فإن تواصلي يصبح خطرًا كبيرًا.
وبالانتقال من الإصدار الرابع إلى الإصدار الخامس، أخرجت إدارة أصحاب المصلحة من التواصل، تاركةً التواصل مع 3 عمليات فقط. من السهل تذكرها لأن هناك عملية للتخطيط، وأخرى للتنفيذ، وثالثة للمراقبة والتحكم. وهذا يعيدني إلى التوقعات العالية لتذكر هذا المجال المعرفي. من العملي تذكرها، ولكن من أجل التذكر، لا تزال بحاجة إلى مراجعة كل شيء في المرة الأولى.
الخطة والاستراتيجية
يمكنني أن أصطاد السمك لشخص ما وأكون مشغولاً إلى الأبد، أو يمكنني تعليم شخص ما الصيد وأتركه يقوم بالعمل. هل هكذا تسير الأمور؟ على الأرجح لا، لكن الخلاصة التي يجب أن نصل إليها هي أن مدير المشروع ليس عرضًا لشخص واحد. بل يتطلب الأمر فرقًا من الأشخاص للعمل على الأعمال التي تثبت التسليم. مع الفرق، يجب أن تكون هناك خطة واستراتيجية. ستتضمن خطة إدارة الاتصالات ما يلي: من يرسل ويستقبل، وما يتم إرساله، وما يتم إرساله، وكيف يتم إرساله، وعدد مرات تحديثه، وحتى مسرد بالمصطلحات. أما استراتيجية التواصل المستخدمة فستكون ما إذا كان التواصل سيكون تفاعلياً أو دفعيًا أو سحبيًا. سيتم استخدام كل هذه الاستراتيجيات على الأرجح، ولكن في أوقات مختلفة. سيرغب مدير المشروع في معرفة ما إذا كان بإمكانك تحديدها. على سبيل المثال، إرسال بريد إلكتروني هو عملية دفع. أما وضع ملف على Sharepoint بحيث يمكن لأي شخص آخر الاطلاع عليه فيسمى سحب.
القنوات
مع كل هؤلاء الأشخاص في فريق المشروع تأتي قنوات اتصال متعددة. نظرًا لأنه يعتبر أن كل شخص مهم لنجاح المشروع، فهذا يعني أن قنوات الاتصال الخاصة بهم مهمة أيضًا. لذلك، سيرغب مدير المشروع في معرفة ما إذا كان بإمكانك حساب عدد قنوات الاتصال (n (n-1)/2).
النكهة
معظم الناس يحبون المثلجات، لذا دعنا نستخدمها كمثال. إذا ذهبت إلى مكتب بيتي لأوصل لها رسالة، فإن الكلمات التي ستخرج من فمي ستكون عبارة عن آيس كريم الفانيليا. لكن بيتي عادة ما تكون متعطشة لبعض نكهة التواصل غير اللفظي. وغالبًا ما يُلاحظ التواصل غير اللفظي أكثر ويتم استقباله أكثر من التواصل اللفظي لما يقال بالفعل. وغالبًا ما لا يكون المهم ما تقوله، بل كيف تقوله. إذا أتيت إلى المكتب في حالة إلحاح، فقد يثير ذلك انتباه بيتي أكثر مما لو أتيت إليها وأنا أتثاءب. وغالباً ما يرد الآخرون بالمثل على إشاراتي غير اللفظية. لا أريد أن أفرط في الترويج أو التقليل من أهمية ما يتم توصيله لأنني أريد أن يظهر كل ما أتواصل به على حقيقته. حتى صوتي يمكن أن يصور السياق من خلال نبرة الصوت وحجم الصوت ونبرة الصوت. أليس كذلك؟ صحيح!
الشفهي / الكتابي والرسمي / غير الرسمي
أخيرًا، يمكن أن يكون التواصل شفهيًا أو كتابيًا ورسميًا أو غير رسمي. كانت رقصات المدارس الابتدائية رسمية وغير رسمية. في الرقصات غير الرسمية، كان بإمكاننا ارتداء ما نريد والرقص بجنون أكثر من الرقصات الرسمية حيث كان علينا ارتداء ربطة عنق وبنطلون. سيكون تواصلك غير الرسمي هو سؤال صديقك في المكعب المجاور أو عبر البريد الإلكتروني عن كيفية حل مشكلة ما. سيكون التواصل الرسمي المكتوب الرسمي هو الطريقة المفضلة للتعليمات خطوة بخطوة حول كيفية حل المشكلة. ضع في اعتبارك أن الطريقة الرسمية والمكتوبة ستكون الطريقة الأكثر وضوحًا وإيجازًا لإجراء التواصل، ونستخدمها بشكل خاص في الأنشطة المتعلقة بالعقود.
بينما تعمل على أن تصبح رئيسًا للمدراء التنفيذيين، ضع في اعتبارك أن الهدف من التواصل هو أن تكون استباقيًا وشاملًا، وأن تقوم دائمًا بتوزيع المعلومات الدقيقة في الوقت المناسب للجمهور المناسب.
المؤلف غريغوري مورو