لماذا يمكن للاجتماعات أن تكون رائعة |إدارة المشاريع

لماذا يمكن أن تكون الاجتماعات رائعة
هناك العديد من الموضوعات والأحداث والسيناريوهات التي تدور في أذهاننا خلال يوم واحد. بعضها مرتبط بشكل مباشر بالمشروع، وبعضها مرتبط بشكل غير مباشر، وبعضها غير مرتبط. التأثير هو أن التجارب المترابطة تجتمع معًا لتحفيز جدول أعمال. ونأمل أن ينتج جدول الأعمال ما يريده العميل. لكن الحياة تحدث، وفي كثير من الأحيان يصبح ما هو غير متوقع هو المتوقع. يمكن للاجتماعات أن تكون معادلاً رائعًا للأحداث الحياتية التي تطرأ على جدول أعمال المشروع.
باسم الكفاءة
يمكن أن تكون الاجتماعات أداة قوية باسم الكفاءة! أعتقد ذلك لأن الناس مليئة بالأفكار والمشاعر العاطفية التي لا يمكن احتواؤها. الناس ليسوا روبوتات. ومع أخذ ذلك في الاعتبار، عادةً ما يكون اجتماع سريع للتركيز/إعادة التركيز هو كل ما يلزم عادةً. ضع في اعتبارك شخصيات اللاعبين المعنيين. إليك بعض السيناريوهات لما قد يفكر فيه بعض اللاعبين:
“بصفتي مدير مشروع، لديّ هدف يتمثل في التأكد من الانتهاء من تسليم ما تم إنجازه وتسليمه بحلول الساعة 11 صباحًا غدًا. لقد دعوت إلى اجتماع من أجل إجراء فحص تقييم الجودة. لا يمكنني معرفة كل ما يجري، ولكنني أريد المساعدة في الأماكن التي قد نواجه فيها مشاكل. نحن نعمل على هذه المهمة منذ فترة طويلة وأتساءل عما إذا كان الفريق يفقد حماسه.”
“بصفتي نحلة عاملة، لدي مجموعة من الإجراءات المهمة التي يجب أن أنجزها بحلول الساعة 3 مساءً. ومع ذلك، فقد دعا مدير المشروع الخاص بي إلى اجتماع لمدة ساعة ولن يكون هناك متسع من الوقت لإنجاز ما أنا مسؤول عن إنجازه. وقتي مهم. آمل أن يدرك مدير المشروع ذلك! اليوم، لدي موعد مع طبيب الأسنان. أريد أن أذهب في الساعة 3:30 مساءً. لا تعجبني طريقة عمل نظام التقويم لدينا، يمكن أن يكون أفضل بكثير.”
إيجاد الوضوح:
يمكننا العثور على التوافقات والمعايير التي ربما لم نكن نعلم بوجودها من أشخاص آخرين. يمكن أن تكون الاجتماعات حالة أكثر رسمية لإيجاد الوضوح للمساعي المستقبلية.
إذا كان هناك العديد من الأشخاص في الغابة ليجدوا طريقهم إلى ديارهم، فسيكون من الضروري أن نلتقي ببعضنا البعض باستمرار. “أرى آثار أقدام!” يقول شخص آخر: “هذه آثار أقدامي”. “هذا جيد للأكل، لكن هذا سام”. “هل لدى أحدكم ضمادة؟”
ربما لا يكون الفريق في غابة. لذا، قد لا يكون الاجتماع المستمر ضروريًا للعمل الوظيفي. ولكن، تحل الاجتماعات المشاكل التي يمكن أن تسبب الاختناقات والقلق. يجب أن تحقق الاجتماعات الفعالة 3 أشياء
1) تحقيق الهدف
2) القضاء على الدراما وتعزيز الثقة
3) تستغرق الحد الأدنى من الوقت
الهدف
يجب أن يكون هناك سبب وجيه لإيقاف الجميع عما يفعلونه. والسبب أو الغرض أو الهدف هو “ما هي النتيجة الجيدة من عقد الاجتماع؟”
هل هناك حاجة لاتخاذ قرار؟
هل هناك حاجة إلى أفكار؟
هل يجب إبلاغ الجميع بخطر ما؟
هل يتم وضع خطط جديدة؟
في نهاية الاجتماع، ما الذي يجب أن يكون قد حدث؟ مع وضع النهاية في الاعتبار، سيكون من الأسهل العثور على ما هو ضروري لوضع الاجتماع معًا.
إبعاد الدراما وتعزيز الثقة:
الاجتماعات مفيدة في وضع الجميع على نفس الصفحة. عندما يكون الجميع على نفس الصفحة، يتحقق العمل الجماعي ويمكن أن يحدث التآزر. يمكن أن تكون بعض الطرق للتركيز على تحسين فعاليتنا بسيطة للغاية. من خلال عقد اجتماع يدعو الآخرين إلى دمج ما يفكرون فيه يعزز الثقة داخل مكان العمل. فيما يلي بعض الطرق لنكون في المقدمة:
الوقت:
مع المزيد من المخاطر تأتي الحاجة إلى المزيد من الإدارة. ومع المزيد من الإدارة يأتي المزيد من الاجتماعات. يمكن أن تستغرق الاجتماعات وقتاً طويلاً إذا كان هناك الكثير من الأهداف. يعد إنشاء جدول محتويات لجدول أعمال الاجتماع مع جدول زمني طريقة منهجية ومنظمة لتبسيط الاجتماع. إذا بدأ موضوع ما يستغرق العديد من الفروع (والمزيد من الوقت) يمكن تأجيله إلى لجنة فرعية أخرى ليتم إعادة عقده. ولإيجاد بعض التحفيز، قم بإشراك الآخرين وتكليفهم بتولي جزء من أحد الفروع.
يمكن أن تكون الاجتماعات رائعة!
المؤلف غريغوري مورو
التاريخ
عن المؤلف
غريغوري مورو
الفئة