إنشاء المجلس التنفيذي للمشروع |إدارة المشاريع

إنشاء المجلس التنفيذي للمشروع
الهدف الرئيسي للمجلس التنفيذي للمشروع (PEB) هو العمل كوصي على المشروع,
التأكد من أن
يحقق المشروع أهدافه وغاياته
يتم اتخاذ القرارات عند بوابات المشروع الرئيسية
تتم مراجعة الاستثناءات واتخاذ الإجراءات الناتجة عنها
يتم توفير التصاريح وطلبات التغيير اللازمة للمشروع
يمكن أن يكون إنشاء مجلس تنفيذي للمشروع (PEB) أمرًا مثيرًا للجدل، خاصة إذا كان هناك عدد من المجموعات التي ترغب في أن يكون لها ممثل في مجلس إدارة المشروع. إليك بعض النصائح:
حافظ على أن يكون المجلس التنفيذي للمشروع صغيراً بما فيه الكفاية بحيث يمكنه التحرك بسرعة عند الحاجة ويمكنك تجنب التأخير في المشروع
تأكد من أن مجلس تقييم الأداء لديه سلطة اتخاذ القرارات بشأن مسائل مثل الميزانيات وتحقق من أن أعضاء مجلس تقييم الأداء لديهم الوقت الكافي لتكريسه للمشروع، بما في ذلك مراجعة تحديثات المشروع المنتظمة.
اختر أعضاء مجلس تقييم الأداء الذين يمكنهم تقديم التوجيه لمدير المشروع عند الحاجة.
من المحتمل ألا يكون أعضاء فريق المشروع جزءًا من مجلس تقييم الأداء، على الرغم من أن وجود مدير المشروع في مجلس تقييم الأداء يمكن أن يكون مفيدًا بشكل كبير. ستحتاج إلى الموازنة بين فوائد وجود مدير المشروع في مجلس تقييم الأداء مقابل احتمال عدم قدرة مدير المشروع على أن يكون مستقلاً حقًا عن المشروع، وقد يؤثر على قرارات مجلس تقييم الأداء وفقًا لذلك:
كحد أدنى، يجب أن يضم مجلس تقييم الأداء ممثلين عن الجهات التالية:
الراعي التنفيذي: يعد وجود راعٍ تنفيذي أمرًا بالغ الأهمية لأن بناء مجلس إدارة إدارة المخاطر والتحليلات سيؤثر على العديد من مؤسسات تكنولوجيا المعلومات والأعمال. إن وجود راعٍ على مستوى تنفيذي مسؤول عن العديد من أقسام تكنولوجيا المعلومات يمنح المشروع المصداقية والتركيز. ضع في اعتبارك أنه كلما كان الراعي أعلى مستوى، كلما ارتفع مستوى المصداقية المرتبطة بمشروعك. يعتبر المدير التنفيذي للمعلومات مرشحاً ممتازاً؛ وبدلاً من ذلك، يمكن الاستعانة بآخرين مثل نائب رئيس دعم تكنولوجيا المعلومات أو مدير البنية التحتية أو مدير اتصالات المعلومات. المفتاح هو العثور على راعٍ تنفيذي يُظهر اهتمامًا واضحًا بالمشروع وسيستفيد من قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء.
أصحاب المصلحة الرئيسيون: تلك المنظمات التي تخطط لتغيير وظائفها أو عملياتها للاستفادة من قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء هي الجهات المعنية الرئيسية، ويجب أن تكون ممثلة في مجلس إدارة المشروع لأنها ستعتمد على نجاح المشروع. كما قد ترغب المنظمات التي تساهم بميزانية وموارد في مشروع مجلس إدارة قاعدة بيانات إدارة المخاطر والتحليلات في أن تكون ممثلة في مجلس إدارة المخاطر والتحليلات. قد يكون أصحاب المصلحة هؤلاء من الحوكمة؛ أو مكتب الخدمة؛ أو إدارة الأصول أو التغيير أو الإصدار أو الحوادث أو المشاكل أو التكوين أو الإدارة المالية أو التوافر أو السعة أو إدارة مستوى الخدمة.
ويجوز لأصحاب المصلحة الرئيسيين هؤلاء اختيار نائب لتمثيلهم، ولكن يجب أن يكون للنائب سلطة اتخاذ القرارات نيابة عن الجهات الراعية.
مالك نظام إدارة المحتوى: قم بتضمين مالك نظام إدارة المحتوى المستقبلي في مجلس إدارة المخاطر؛ أي الشخص الذي يمتلك ويدير نظام إدارة المحتوى الكامل، والذي يتألف من جميع قواعد إدارة المحتوى وإدارة الأداء الفردية. هذا الممثل مسؤول عن ضمان إدارة وصيانة نظام إدارة إدارة المحتوى الشامل ومجالس إدارة المحتوى الشامل الفردية وصيانتها إلى المستوى المحدد في أهداف نظام إدارة المحتوى الشامل وبيان المهمة الذي ستضعه في الخطوة التالية، “إنشاء أهداف نظام إدارة المحتوى الشامل وبيان المهمة والاتفاق عليها”.
المساهم الرئيسي في الموارد: من المحتمل أن يوفر فريق واحد أو مؤسسة واحدة الجزء الأكبر من العمل المطلوب لإكمال مشروع قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء، ويجب أن يكون ممثلاً في مجلس إدارة قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء. هذا في جوهره مشروع لتحديد وبناء قاعدة بيانات، لذلك من المحتمل ألا يكمل الراعي وأصحاب المصلحة الآخرون الكثير من العمل. ويكون عضو مجلس تقييم الأداء هذا مسؤولاً عن ضمان توفير الموارد اللازمة عند الحاجة، وعن اتخاذ القرارات إذا استغرقت بعض المهام وقتًا أطول من المتوقع أو تطلبت المزيد من الموارد. توخَّ الحذر الشديد في اختيار أعضاء مجلس تقييم الأداء الصحيحين. تذكّر: يجب أن يكون مجلس تقييم الأداء أحد أصول المشروع – وليس عبئًا عليه.
الملخص
باستخدام تفويض المشروع والتوصيف الوظيفي المتفق عليه لمدير المشروع (مدير المشروع) قم بتعيين المدير التنفيذي (الذي سيتخذ القرارات) ومدير المشروع (الذي سيقوم بتخطيط وإدارة المشروع). عند قبولهم وتوقيعهم على الوصف (التوصيفات) الوظيفية الخاصة بهم تعيينهم في أدوارهم.
المؤلف : SiddharthPareek
التاريخ
نبذة عن المؤلف
سيدهارت باريك
الفئة