خطة إدارة الاتصالات | سبوتو

خطة إدارة الاتصالات
تبرز الأبحاث والدراسات التجارية الحديثة التي أجرتها شركات “أل أل سي” و”فوربس” و”تاورز واتسون” و”برايس ووتر هاوس كوبرز” أن معظم الشركات أصبحت تدرك أهمية وجود خطة فعالة لإدارة التواصل في إدارة البرامج والمحافظ والمشاريع. فوفقًا لتقرير “نبض المهنة” الصادر عن معهد إدارة المشاريع لعام 2013، فإن حوالي 135 مليون دولار أمريكي تضيع مقابل كل مليار دولار أمريكي يتم إنفاقها على إدارة المشاريع. وعلاوةً على ذلك، فإن حوالي 56% من هذه الـ 135 مليون دولار أمريكي معرضة للخطر بسبب عدم كفاءة خطط التواصل. وبالتالي، فإن خطة إدارة التواصل عند تنفيذها بشكل مناسب تربط كل عضو من أعضاء فريق إدارة المشروع بمجموعة من الأهداف والاستراتيجيات والمبادرات المشتركة.
وببساطة، فإن خطة إدارة الاتصالات هي جزء فرعي من خطة إدارة المشروع وتوثق بكفاءة:
المعلومات التي يجب توصيلها في جميع أنحاء المشروع
الأعضاء المسؤولون عن توليد المعلومات وإرسالها
متطلبات التواصل مع أصحاب المصلحة
الإجراءات المستخدمة لنشر المعلومات مع التكرار وتاريخ الاستحقاق والشكل
أصحاب المصلحة في المشروع وكذلك الجماهير المستهدفة الأخرى
العمليات المستخدمة لتحديث خطة إدارة التواصل
أنواع خطة إدارة التواصل:
بشكل عام، يمكن تصنيف خطط إدارة التواصل بشكل عام إلى نوعين، وهما اتصالات المشروع واتصالات الجهات المعنية.
خطة اتصالات المشروع: تتألف هذه الخطة من الاتصالات الضرورية لتقديم المشاركة بشكل صحيح وجيد. وبخلاف خطة المشروع، يشمل ذلك عناصر مثل تقارير الحالة والمذكرات التي يوزعها فريق إدارة المشروع بين بعضهم البعض، والمحاضر التي يتم إنشاؤها واجتماعات الفريق.
خطة التواصل التأسيسي: يشمل هذا النوع العروض التقديمية في القاعة، والإحاطات التنفيذية، والنشرات الإخبارية، ومجموعات التركيز، والملصقات، وقنوات التغذية الراجعة مثل صناديق الاقتراحات عبر البريد الصوتي. وتلعب مهارات التواصل الفعال دوراً حيوياً هنا.
الجوانب الأساسية لخطة إدارة التواصل:
من الضروري أن يفهم مدير المشروع الجوانب الأساسية لخطة إدارة التواصل. وهذا يساعده على تحقيق أهداف الخطة. دعونا نلقي نظرة على هذه الجوانب الأساسية كل على حدة:
معايير التواصل والتوقعات: تحتاج خطة التواصل الفعالة للمشروع إلى وضع معايير معينة فيما يتعلق بالطريقة التي يجب أن تتم بها الاتصالات. ويفضل كل مدير مشروع أن يضع معايير محددة لاتصالات المشروع. وهذا يمكّنه من ممارسة الرقابة الكافية على المشروع وضمان حصول أصحاب المصلحة على البيانات المطلوبة. ويشمل ذلك أيضًا كيفية التواصل بين المشاركين، بما في ذلك الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والمكالمات الهاتفية. ويُنصح بتحديد اجتماعات أسبوعية للمشروع لإبقاء المشاركين على اطلاع على آخر المستجدات حول تقدم المشروع.
إنتاجية الموظفين: إن الاتصالات الشاملة والواضحة تجعل الموظفين المشاركين في المشروع أكثر إنتاجية. إن إبقائهم على علم بالتغييرات والأحداث المهمة في المشروع سيجعلهم يشعرون بالراحة والمسؤولية تجاه أهدافهم. وعلاوة على ذلك، عندما لا تزودهم بالبيانات الهامة فمن المرجح أن يتوقفوا عن العمل ويبحثوا عن المعلومات بشكل مفاجئ. وهذا يعيق تقدم المشروع وأداء الموظفين الفردي. يمكن للموظفين أن يواصلوا العمل بسلاسة ويعززوا أداء المشروع بشكل عام من خلال تزويدهم بالمدخلات الحيوية.
تعزيز اتساق المشروع: تعمل خطة إدارة التواصل القوية على تعزيز اتساق المشروع. يجب على المشاركين في المشروع التفاعل باستمرار بين بعضهم البعض. وهذا يحدد مهارات التواصل الفردية لديهم أيضًا. بالإضافة إلى ذلك، من الضروري التأكد من أن كل صاحب مصلحة لديه معلومات موحدة حول تغييرات المشروع ومتطلباته. إذا فاتت بعض أصحاب المصلحة هذه البيانات، فقد يكون هناك تأخير في إنجاز المشروع.
هل ترغب في إبقاء جميع الأشخاص المعنيين على اطلاع على آخر المستجدات؟ لهذا تحتاج إلى الحصول على وصول كامل ومستمر إلى تفاصيل المشروع مثل متطلبات العملاء، والتقدم المحرز في المشروع، ومهارات التواصل لدى الموظفين، وقيود خطة المشروع. PRINCE2، هي منهجية حكومية معيارية لإدارة المشاريع تساعد في وضع خطة فعالة لإدارة التواصل.
وفقًا لمنهجية PRINCE2، من المفيد أن يقوم مديرو المشاريع بتنظيم مواعيد منتظمة لـ
تقارير تسليط الضوء: ويشمل ذلك الوثائق التي يعدها مدير المشروع لمجلس إدارة المشروع، والتي توضح التقدم العام للمشروع
تقارير النقاط المرجعية: ويشمل ذلك التفاصيل المهمة حول التقدم الذي أحرزته فرق العمل وأعضاء الفريق كل على حدة
لا يمكن تصور إدارة الأعمال ونجاحها بدون خطة منهجية لإدارة الاتصالات. علاوة على ذلك، من الضروري تقييم خطة التواصل ومهارات التواصل الفردي من وقت لآخر. إذا كانت الخطة لا تتواصل أو لا تعمل بالطريقة التي يجب أن تعمل بها، فيجب إجراء التعديلات المناسبة. باتباع هذه الخطة يمكنك النجاح في تجنب سوء الفهم الذي قد ينشأ داخل الفريق والقضاء على فرص فشل المشروع.
التاريخ
عن المؤلف
شويتا داي
الفئة