لماذا إدارة المشاريع

لماذا إدارة المشاريع؟
أصبحت مهنة إدارة المشاريع شائعة على مر السنين. تتزايد الحاجة إلى إدارة المشاريع في المنظمات أيضًا.
السبب الرئيسي وراء زيادة أهمية إدارة المشاريع هو المنافسة الشديدة بين الشركات مع بعضها البعض مقارنة بالماضي. الغرض الرئيسي من إدارة المشاريع هو تقديم منتج أو خدمة فريدة من نوعها خلال فترة زمنية محدودة بميزانية محددة.
أولاً، تتيح إدارة المشروع جمع متطلباتك فيما يتعلق بمشروعك. تشكل هذه المتطلبات نطاق مشروعك، وبعبارة أخرى “ما ستقدمه في مشروعك”. في الواقع، تحدد المتطلبات في المشروع التكلفة الإجمالية والجدول الزمني ومعايير الجودة.
بمجرد تحديد النطاق، يتم إدراج الأنشطة التي يجب تنفيذها من أجل تلبية المتطلبات. بعد ذلك يتم إجراء تقديرات المدة والتكلفة لهذه الأنشطة. على سبيل المثال، ما هو النشاط الذي سيتم تنفيذه من قبل أي فرد أو أي قسم أو الاستعانة بمصادر خارجية لجزء من عملك بالكامل إلى مؤسسة خارجية.
ثم يتم تحديد تبعيات هذه الأنشطة. على سبيل المثال، لا يمكنك اختبار منتج برمجي قبل أن يتم تطويره، أو بالمثل، لا يمكنك البدء في الطلاء في موقع البناء قبل الانتهاء من البناء. هذه كلها تبعيات للأنشطة في المشاريع وتحدد الجدول الزمني والخطة الزمنية لمشروعك.
بمجرد تحديدك للأنشطة ومسؤولية الأنشطة وتكلفة كل نشاط والعلاقات المتبادلة بين الأنشطة مع بعضها البعض، ستقوم بتجميع هذه التقديرات لتشكل الميزانية الإجمالية والجدول الزمني لمشروعك.
إذا نظرت إلى الخطوات التي حددناها أعلاه، قمنا أولاً بتحليل عمل المشروع الكلي إلى أقسام أصغر من أجل تحديد الأنشطة الصغيرة للمشروع. دائمًا ما يكون تقدير المدة والتكلفة للنشاط الصغير أسهل مقارنةً بالعمل الكبير. عندما تقوم بتجميع هذه التقديرات لكل نشاط، ستتمكن من الوصول إلى تقدير أكثر دقة للمشروع الكلي مقارنة بتقدير تقريبي لإجمالي عمل المشروع دون تحليل.
خلال تجربتي المهنية، كلما طلبت من أحد أعضاء الفريق في مشروعي تقديرًا للمدة الزمنية للمشروع، كانوا دائمًا ما يقدمون تقديرات أصغر قبل تحليل الأنشطة إلى أجزاء أصغر. وعندما كنت أوجههم إلى تحليل كل خطوة من الأنشطة ثم القيام بالتقدير، كانت النتائج تظهر تقديرات أعلى للنشاط الكلي في كثير من الأحيان.
تمكّنك إدارة المشروع من التعامل مع التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم في مشاريعك بطريقة منظمة. إذا لم تقم بتخطيط عمل المشروع في مؤسستك، فلن تكون لديك رؤية واضحة حول وجهة مشروعك.
تمكنك إدارة المشروع من تخطيط وتنسيق جميع أنشطة المشروع بشكل أفضل. دعنا نتخيل أنك تقدم مشروعًا بدون إدارة المشروع حيث تم تقدير المشروع بشكل تقريبي وحيث لا تمثل الأنشطة تقديرات واقعية لما تتطلبه من أنشطة. عندها سيكون هناك خياران لهذا المشروع.
نظرًا لأنه تم تقدير المشروع بشكل تقريبي، فقد يكون لديك تقديرات عالية جدًا مما يؤدي إلى جدول زمني غير واقعي
في هذه الحالة، عندما بدأت مشروعك، ربما تكون قد اتفقت مع العميل على تسليم المشروع في غضون عام واحد. ولكن نظرًا لأن الأنشطة تم تقديرها أعلى مما تتطلبه بالفعل، فبمجرد أن تبدأ مواردك في إكمال الأنشطة في وقت أقصر، قد يبدأ العملاء في تشخيص تقديراتك وقد يتسبب ذلك في فقدان الثقة بينك وبين العملاء.
قد يؤدي هذا أيضًا إلى قانون باركنسون. ينص قانون باركنسون على أنه إذا قمت بتعيين مهمة لأحد أعضاء الفريق لمدة تزيد عن تقديرها المطلوب، فإن المدة الفعلية التي تم اجتيازها في أداء هذا النشاط ستمتد إلى المدة المقدرة. على سبيل المثال، إذا قدرت نشاطًا ما بـ 10 أيام، وإذا كان هذا النشاط يتطلب فعليًا 6 أيام، فعند إسناد هذا النشاط إلى أحد الموارد، على الرغم من أنه كان بإمكانه إنجازه في 6 أيام، لأنه سيرى أن تاريخ الاستحقاق بعد 10 أيام؛ سيؤدي ذلك إلى تباطؤ المنفذ.
نظرًا لأنه تم تقدير المشروع بشكل تقريبي، فقد يكون لديك تقديرات قصيرة جدًا للأنشطة التي تتطلب وقتًا أطول.
في هذه الحالة، سيشعر القائمون على أداء الأنشطة بالضغط من أجل اللحاق بالأوقات المقدرة. فكر في النشاط السابق المذكور أعلاه. إذا كان النشاط يتطلب 6 أيام من العمل، وإذا قمت بتقدير 4 أيام لهذا النشاط سيحاول مؤدي النشاط اللحاق بالموعد المحدد له. سيسبب ذلك ضغطًا نفسيًا لأنه سيحاول إكمال النشاط في وقت أقصر مما يتطلبه بالفعل.
بعد نشاطين أو 3 أنشطة، سوف يستسلم المنفذ أو المنفذة لأنه سيلاحظ أن مدد الأنشطة ليست واقعية وهذا سيقلل من الحافز والالتزام بالموارد.
المؤلف : ريسيت غوليك
التاريخ
حول المؤلف
ريسيت غوليك
الفئة