9 طرق يساعد بها برنامج إدارة المشاريع |PM

9 طرق تساعد فيها برمجيات إدارة المشاريع
أصبحت إدارة المشاريع جزءًا لا يتجزأ من العمليات التجارية لأنها تساعد في تحقيق النتيجة المرجوة من مشروع الشركة. يساعد البرنامج الصحيح في الجدولة والإدارة السليمة للمهام، والميزانية الفعالة، والوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المناسب. في السيناريو السائد، هناك عدة أنواع من برامج إدارة المشاريع للاختيار من بينها، ولكل منها قدراته الوظيفية الخاصة. عليك اختيار البرنامج الذي يناسب احتياجاتك وكذلك قيود الميزانية إلى أقصى حد. تركز بعض برامج إدارة المشاريع على العميل وتتبع العمليات الداخلية للمشاريع. من الضروري ملاحظة أن البرامج المختلفة مناسبة لمختلف الصناعات في حين أن بعضها مثالي لشركات الإنشاءات، والبعض الآخر مثالي لمشاريع تطوير الأعمال.
المجالات الرئيسية التي تساعد فيها برامج إدارة المشاريع هي كما يلي:
تخطيط المشروع
في هذه المرحلة، يتم تحديد نطاق المشروع بأكمله. يتم إدراج الأفكار وتحديد أولوياتها. يتم إجراء استبيانات لجمع الأفكار ويتم تحديد أهداف المشروع وفقًا لذلك. يتم استخدام أدوات نمذجة المشروع مثل مخططات فين البيانية وتحليل SWOT وما إلى ذلك خلال مرحلة تخطيط المشروع، وبعد ذلك يتم توثيق نطاق المشروع.
إدارة فريق المشروع
يعد تجميع الفريق المناسب أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يقوم برنامج إدارة المشروع الصحيح بتتبع مؤهلات ومهارات الموظفين ويساعد في التشكيل المناسب للفرق من أجل تنفيذ المشروع بنجاح.
معاينة المشروع
يساعد برنامج إدارة المشاريع المصمم بشكل جيد في إنشاء عرض تقديمي يعطي معاينة سريعة للمشروع بأكمله. يمكن استخدامه بفعالية أثناء تدريب الموظفين الجدد ومنحهم معلومات خاصة بالمشروع في الوقت المناسب أيضًا.
تتبع المشروع
يحتفظ برنامج PM بتتبع التقدم المحرز في المشاريع. ويوفر جميع التفاصيل اللازمة لكل جانب من جوانب المشروع، عند اكتماله، إلى جانب بيانات موثوقة عن أداء كل عضو من أعضاء الفريق. أيضًا، مع وجود هذا البرنامج، يمكن للموظفين إطلاع قادة فرقهم على ما يعملون عليه حاليًا. وبهذه الطريقة، يظل مديرو المشاريع على اطلاع تام بالتقدم المحرز في المشروع. ويساعد التتبع الدقيق للوقت في مراقبة تقدم المشروع ويساعد في تأطير/إدارة الجداول الزمنية لإنجازه.
التعاون
من المهم التأكد من أن أعضاء فريق العمل في مشروع معين يعملون بنفس الموارد. وهنا، يحتاج الموظفون إلى الحفاظ على الشفافية فيما بينهم – خاصة عندما يتعلق الأمر بتبادل الأفكار ومشاركة الوثائق المهمة. يوفر برنامج إدارة المشاريع الوسيلة المناسبة لهم للتعاون كفريق واحد والعمل من أجل إنجاز مشروع كبير الحجم بنجاح. وهذا مفيد للموظفين الذين يعملون على مشاريع متعددة في نفس الوقت، وذلك لتوفير تحديثات موثوقة عن حالة كل منها.
إدارة المستندات
ينطوي المشروع على إنشاء العديد من المستندات وإدارتها بشكل صحيح باستخدام واجهة البريد الإلكتروني أو موقع ويب لمشاركة الملفات من طرف ثالث. قد يصبح هذا الأمر معقدًا. وإلى جانب كونه يستغرق وقتاً طويلاً، قد تظهر مشاكل أخرى مثل عدم وضوح المستندات بالوضوح المطلوب أو عدم توافقها مع الإصدار الحالي. ومع ذلك، فإن البرامج المناسبة تدعم تنسيقات متعددة وتوفر حلولاً مرنة لإدارة المستندات المختلفة؛ وهي الطريقة الصحيحة.
حلول الاجتماعات
توفر برامج إدارة المشاريع المتقدمة أيضًا حلولاً للاجتماعات مثل مؤتمرات الفيديو والمؤتمرات الصوتية وخيارات مشاركة الشاشة الحية. يمكن استخدام هذه التقنيات لعقد اجتماعات افتراضية بين أعضاء الفريق بطريقة مريحة وسهلة.
اتصالات المشروع
تسهل برامج إدارة المشروع أيضًا قناة اتصال أكثر سلاسة مع البائعين والعملاء. في هذه الحالة، يمكن منح العملاء اسم مستخدم وكلمة مرور لتسجيل الدخول، حيث يمكنهم من خلالهما الوصول إلى ملفات المشروع ومراجعة تقدم المشروع. وبناءً على ذلك، يمكن للعملاء تقديم ملاحظات قيّمة وطلب إجراء تغييرات إذا لزم الأمر. وهذا يقضي على فرص حدوث أي خيبة أمل أو تأخير لا مبرر له.
جدولة المشروع
تُمكّن الجدولة الدقيقة مدير المشروع من تحديد المعالم الرئيسية للمشاريع وإبلاغ الموظفين بالمواعيد النهائية القادمة؛ مما يسمح لهم بإدارة وقتهم بفعالية وإنهاء المهام التي يقومون بها ضمن الأطر الزمنية المحددة. يمكن أن تكون برامج إدارة المشاريع إضافة قيّمة لعمل المؤسسة. ومع ذلك، من أجل تحقيق أقصى استفادة منها، يجب على الشركة شراء برنامج مناسب لتلبية متطلبات المؤسسة. لذلك، يجب على مديري المشاريع تقييم ميزات البرامج المتاحة بعناية فيما يتعلق بنطاق مشاريعهم المحددة، قبل دمجها.
قم بذلك – لن يخيب أملك!
المؤلف : أوما داغا