كيف تنجح حتى أثناء إدارة العديد من المشاريع معاً |PM

كيفية تحقيق النجاح حتى أثناء إدارة العديد من المشاريع معاً
في عالم اليوم الذي يسير بخطىً سريعة ويعتمد على المعرفة والتنافسية في عالم اليوم، يئن معظم مديري المشاريع تحت ضغوط التعامل مع مشاريع متعددة، وأحياناً ما يصل عددها إلى 8-10 مشاريع دفعة واحدة! ومن الواضح أن هذا يؤدي إلى توقعات كبيرة وعمل كثير بمعايير أي شخص، مما يؤدي إلى فشل بعض المشاريع. تابع القراءة لمعرفة طرق النجاح حتى أثناء التعامل مع العديد من المشاريع في وقت واحد.
ما الذي يجب أن يركز عليه مديرو المشاريع؟
سواء كان الأمر يتعلق بمشروع واحد أو عدة مشاريع، هناك ثلاثة مجالات أساسية يجب أن يركز عليها مديرو المشاريع. هذه هي:
1. الإدارة الفعالة للوقت
2. الاستفادة من مزايا مهارات إدارة الأفراد
3. مهارات إدارة المشروع المناسبة لضمان إتمام المشروع بنجاح.
إلى جانب هذه العوامل المهمة، فإن المشاركة الكاملة للمستخدم، والبيان الواضح للمتطلبات، ودعم الإدارة التنفيذية مهمان أيضاً. إن وجود توقعات واقعية، والتخطيط السليم، وتحديد معالم المشروع الصغيرة، والتعامل الكفء مع الموظفين، والشعور بالملكية، والأهداف والرؤية الواضحة، وتقاسم الوقت والعمل الجاد هي عوامل أخرى من مقدمات النجاح؛ خاصة في حالة التعامل مع العديد من المشاريع في نفس الوقت.
استراتيجية تعدد المهام يجب أن تعطي استراتيجية مشاركة الوقت
يجب على مديري المشاريع الذين يواجهون مهام متعددة في نفس الوقت ألا يعتمدوا على المفهوم القديم “تعدد المهام الفعال”، وهو في الواقع تناقض لفظي. فالدماغ البشري غير قادر على تعدد المهام، وبدلاً من ذلك يؤمن بتقاسم الوقت. وهذا ينطبق على حالة إدارة المشاريع المتعددة أيضًا. وهنا، يصبح من الضروري إيجاد طرق لدمج جداول المشاريع التي تجعل من الممكن تنفيذ مراحل مختلفة من المشاريع (ن) في وقت معين. كما أن إنشاء اتصالات وتقارير موحدة يساعد أيضًا.
تحديد أولويات المشاريع
يتطلب تحديد الأولويات المناسبة للمشاريع أن يكون لدى مديري المشاريع فكرة عادلة عن نتائج ومتطلبات كل واحد منها. وبعد ذلك، يجب مواءمة النتائج مع التواريخ المستهدفة والأهداف الاستراتيجية للشركة. بصرف النظر عن الالتزام بالأولويات المؤسسية من حيث تقييم أولويات المشاريع، من المهم أيضًا مقارنة تكاليف وفوائد كل مشروع وتقدير العائد على الاستثمار – فالمشروع ذو العائد الأعلى يحصل على أولوية أعلى. وهناك عامل حاسم آخر لتحديد أولويات المشاريع وهو الميزانية الإجمالية المتاحة. وعادة ما يتم تخصيص الميزانية بعد تقدير هامش الخطأ والتعرض للمخاطر لمشروع معين. وبمجرد تحديد الأولويات للمشاريع المتعددة، يصبح من السهل البدء في العمل للحصول على النتائج النهائية ضمن المواعيد النهائية المحددة مسبقًا.
المراقبة الدقيقة للعمل
يجب تتبع التقدم المحرز في المشاريع المتعددة بانتظام وعن كثب. تقطع المراقبة في الوقت المناسب وإيجاد حلول فورية للمشكلات المطروحة شوطًا طويلاً في إجراء التصحيحات على استراتيجية أي مشروع محدد في الوقت المناسب. وهذا بدوره يؤدي إلى تحقيق وفورات أكبر ومقاييس أداء أفضل.
تسلسل المهام
يعرف مديرو المشاريع الناجحون أنهم يعملون بفعالية مع مجموعة كبيرة من المهام الصغيرة. فهم يعرفون كيفية تقسيم مرحلة معينة من المشروع إلى مهام صغيرة، وتجميع هذه المهام معًا، ثم تسلسلها للحصول على نتائج جيدة. تساعد قائمة المهام بشكل أكبر في إدارة المشاريع المتعددة معًا.
ما يجب فعله وما لا يجب فعله يساعد في الإدارة الناجحة للمشاريع
بصفتك مدير مشروع يقوم بالتوفيق بين مشاريع متعددة، قد ترغب في استعراض هذه النقاط لتوجيه نجاحك
قم بتقييم صادق لعبء العمل الواقع عليك. إذا كانت الضغوطات كبيرة جدًا، فقد تفشل في الأداء بالمستويات المثلى في أي مشروع جديد تتولاه في هذه المرحلة.
حدد أولويات جميع المهام التي بين يديك – فيما يتعلق بجميع المشاريع وأهدافك الشخصية على حد سواء – بشكل دوري ومستمر.
استمر في تحليل ما إذا كنت قد تمكنت من تخصيص وقت كافٍ لجميع المهام المطروحة.
أنشئ ورقة تقويم للمشروع تعرض جميع مراحل المشروع مع تواريخها.
قم بتفويض العمل لأعضاء فريقك وراقب تقدم المهام عبر أداة تعقب.
أنشئ أدوات متكاملة لإعداد تقارير المشروع وحافظ على صيغ تقارير قياسية لجميع المشاريع التي تتولاها.
استثمر الوقت في جلسات التغذية الراجعة واجتماعات المراجعة المنتظمة مع فريقك، وبهذه الطريقة؛ ستتمكن من إزالة أي عوائق حالية/مشروعية في الوقت المناسب.
إن لوحة تحكم المشروع التي تراقب وتيرة مشاريعك، إلى جانب السماح لك بالتنقل بين المهام المتعددة بسهولة، ستزيل الكثير من أعمال المراقبة من على عاتقك.
الكلمة الأخيرة
يساعد الهيكل السليم لإدارة المشاريع والمنهجيات الفعالة على نجاح المشروع على المدى الطويل. أثناء التعامل مع مشاريع متعددة، يجب على المديرين تبسيط خططهم وعملياتهم القابلة لإعادة الاستخدام، والقوالب والقوالب، والسياسات العملية، والمعرفة المشتركة لمعلومات المشروع المتاحة لتحقيق نجاح متكرر ومستمر. إذا تم التعامل مع المشاريع بطريقة أخرى، فسيكون هناك الكثير من الاعتماد على الحظ. لذا، من الأفضل دمج الممارسات التي أثبتت جدواها لتحقيق التميز المستمر في المشروع.
كل التوفيق!