أفضل خمس ممارسات فضلى في إدارة المشاريع

أفضل 5 ممارسات في إدارة المشاريع
يعتمد نجاح المشروع على مدى فعالية تخطيط مديري المشروع ومراقبة المشروع والتحكم فيه. عندما يحقق مديرو المشاريع التوازن الصحيح بين جميع هذه الجوانب، فإن ذلك يمهد الطريق لنجاح المشروع، مما يعني أن المنتج عالي الجودة يتم تسليمه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المخصصة. لقد كانت هناك العديد من الحالات التي فشلت فيها المشاريع بسبب سوء آليات المراقبة والتخطيط والتحكم. للتغلب على هذه العقبات، يجب على الشركات الاستفادة من منهجيات وتقنيات إدارة المشاريع الفعالة. توضح القائمة أدناه بعض أفضل الممارسات التي يمكن لمديري المشاريع اتباعها لتوجيه مشاريعهم نحو النجاح.
1. تحديد النطاق والميزانية والأهداف
الخطوة الأولى لمدير المشروع هي تحديد الهدف من المشروع. وبناءً على الأهداف المحددة، يقوم مدير المشروع بتحديد نطاق المشروع. يحدد نطاق المشروع العمل الذي يجب أن يقوم به أعضاء فريق المشروع. يحدد نطاق المشروع بوضوح أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق. بعد تحديد نطاق المشروع وأهدافه، من الضروري أن يحصل مدير المشروع على موافقة رسمية عليه من أصحاب المصلحة أو رعاة المشروع. والشيء الآخر الذي يجب على مديري المشروع تتبعه هو الميزانية المخصصة للمشروع. يجب على مديري المشروع التأكد من اكتمال المشروع في حدود الميزانية المخصصة للمشروع. إذا شعر مدير المشروع في أي وقت من الأوقات أن الميزانية المخصصة غير كافية، فيجب عليه إبلاغ أصحاب المصلحة ومسؤولي الإدارة العليا بهذه المشكلة.
2. تحديد المنجزات
كمدير للمشروع، من المهم جدًا أن يكون لديه معرفة كاملة بالمخرجات النهائية. يجب أن يأخذوا في الاعتبار جميع جوانب المخرجات مثل الجودة ومطابقة مواصفات المتطلبات والوقت. يجب على مديري المشاريع توثيق جميع هذه المتطلبات في شكل مناسب بحيث يسهل على فريق الإدارة التأكد من أن المشروع يتوافق مع مواصفات الجودة والعميل. يجب أيضًا مشاركة هذه الوثيقة مع أصحاب المصلحة أو الرعاة حتى يكون لديهم معرفة دقيقة بما تم تسليمه.
3. التخطيط الفعال للمشروع
يحدد تخطيط المشروع الأنشطة التي يجب أن يقوم بها أعضاء الفريق. لتطوير خطة فعالة للمشروع، من المهم أن يقسم مديرو المشروع المشروع المشروع إلى مراحل مختلفة. من خلال القيام بذلك ، سيكون من السهل على مديري المشروع الحفاظ على المسار الكامل للمشروع وكذلك مراقبته بفعالية. أثناء مرحلة تخطيط المشروع، من المهم أن يحدد مدير المشروع الفترة الزمنية لكل نشاط مخصص لكل عضو من أعضاء الفريق، كما يجب أن يحددوا أيضًا المعالم الرئيسية. تشير هذه المعالم إلى التواريخ الحرجة خلال المشروع. يجب أن تحصل خطة المشروع على موافقة رسمية من أصحاب المصلحة الرئيسيين.
4. آلية تواصل جيدة
إذا لم يتم إنشاء آلية تواصل مناسبة بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، فإن جميع خطط المشروع ستكون غير فعالة. لذلك من المهم أن ينشئ مديرو المشاريع آلية تواصل جيدة بين أعضاء فريقهم وكذلك مع أصحاب المصلحة. ستضمن آلية التواصل الجيدة تمرير المعلومات إلى جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. كانت هناك حالات كثيرة فشلت فيها المشاريع بسبب عدم ملاءمة وسيلة الاتصال. كان أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو وجود فجوة كبيرة في التواصل بين أعضاء الفريق ومدير المشروع وأصحاب المصلحة. لذلك، من المهم أن يستخدم مديرو المشاريع وسيلة اتصال جيدة لتمرير المعلومات إلى الفريق وأصحاب المصلحة في الوقت المناسب.
5. تتبع تقدم المشروع والإبلاغ عنه
بمجرد أن يبدأ المشروع، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية متابعة تقدم المشروع بشكل كامل. يجب على مدير المشروع مراقبة حالة المشروع من خلال عقد اجتماعات الفريق بشكل منتظم. يجب على مدير المشروع تدوين جميع الاختلافات بين الجدول الزمني الفعلي والمخطط له. يجب على مديري المشروع الإبلاغ عن الفروق إلى رؤسائهم وأصحاب المصلحة. يجب أن يتأكد مدير المشروع من عدم اتساع الفجوة بين الجدول الزمني المقترح وسير المشروع، ويجب عليه اتخاذ تدابير تصحيحية لإصلاح المشكلة.
الخاتمة
المدرجة أعلاه هي أفضل الممارسات التي يجب على مدير المشروع اتباعها لضمان إنجاز المشروع وتسليمه بنجاح. وعلى الرغم من أن هذه الممارسات الفضلى لا تضمن نجاح المشروع بنسبة مائة بالمائة، إلا أنه باتباع هذه الممارسات تكون هناك فرصة أفضل للنجاح.