كيفية إنشاء طريقة تواصل جيدة

كيف تؤسس آلية تواصل جيدة؟
تعتبر آلية التواصل الجيدة ضرورية في أي مهنة. إذا لم تكن هناك آلية أو طريقة تواصل مناسبة، فقد يؤدي ذلك في بعض الأحيان إلى حالة من الفوضى. تنطبق هذه القاعدة على الفرق أيضًا. إذا لم يكن هناك تواصل مناسب داخل الفرق، فقد يؤثر ذلك على نجاح المشروع. إذا لم تكن هناك طريقة مناسبة للتواصل مع أعضاء الفريق، فمن المحتمل جدًا ألا يكون لديهم معرفة مناسبة بواجباتهم ومهامهم. لذلك من المهم أن تتبع المنظمات نمطًا جيدًا للتواصل من أجل ضمان تمرير جميع المعلومات إلى أعضاء الفريق بطريقة واضحة وفعالة.
سنركز في هذه المقالة على كيفية إنشاء دليل تواصل فعّال وما يجب أن يتضمنه من معلومات من أجل القضاء على المشاكل التي قد تنشأ بسبب سوء التواصل.
القسم الأول (المقدمة)
يجب أن تتضمن مساحة المقدمة جميع التفاصيل حول المشروع وآلية التواصل والبرمجيات والأدوات التي سيتم استخدامها لإنجاز المهام. يجب أن تركز مقدمة الدليل أيضًا على منهجيات المشروع والمبادئ التوجيهية والجدول الزمني. ستعطي هذه المعلومات أعضاء الفريق نظرة عامة كاملة عن المشروع وكذلك فهم آلية التواصل مع رؤسائهم وأعضاء الفريق.
تميل بعض المنظمات إلى تخطي التفاصيل الصغيرة، ولكن من المهم أن تدرج كل التفاصيل الصغيرة في الدليل حيث سيكون لدى أعضاء الفريق معرفة حتى بالتفاصيل الدقيقة للمشروع. يجب أن يكون أعضاء الفريق على دراية كاملة بمشروعهم، حيث سيعطيهم ذلك فكرة كاملة عن المشروع وسيكونون قادرين على تقديم نتائج أفضل. إذا لم يكن لديهم وضوح حول ما يجب تقديمه فسوف ينعكس ذلك على جودة المنتج النهائي.
القسم الثاني (المتن)
يجب أن يتضمن هذا القسم تفاصيل كل جانب من جوانب المشروع. يجب أن يكشف هذا القسم عن معلومات مثل، سبب أهمية هذه المهمة في المشروع، وأهمية المهمة، وما الذي سيحدث إذا لم يتم إنجاز المهمة وفقًا للمعايير التي حددها العميل وكيف سيؤثر ذلك على الجودة الشاملة للمشروع. يمكن للمؤسسات أيضًا تضمين بعض دراسات الحالة والتحليلات والصور والرسوم البيانية والرسوم البيانية حتى يحصل أعضاء الفريق على فهم أفضل للموضوع. وفقًا لبعض الخبراء، إذا تمت إضافة صور مرئية في الدليل، فسيساعد ذلك القراء على فهم الموضوع بطريقة أفضل وأسرع. يجب على المنظمات أيضًا تقديم المساعدة لأعضاء الفريق إذا فشلوا في فهم أي مفاهيم محددة في كتاب الدليل. وإذا أمكن، يجب عليها أيضاً توفير بعض الدورات التدريبية حول عمليات التواصل التي ستساعد موظفيها على تحسين مهارات التواصل لديهم.
القسم الثالث (الخاتمة)
يجب أن يتضمن هذا القسم بعض الرسائل التحفيزية التي يجب أن تشجع أعضاء الفريق على إكمال مهامهم في الوقت المحدد. ويوضح هذا القسم أيضًا كيفية التنسيق بين أعضاء الفريق في حال واجهوا بعض الصعوبات في فهم الموضوع والحصول على توضيح حول هذا الموضوع أو المهمة المحددة.
لغة الجسد
عند التواصل مع أعضاء الفريق، من المهم الحفاظ على لغة الجسد الجيدة. يجب على قادة الفريق الانتباه إلى الاستفسارات التي يطرحها أعضاء الفريق والإجابة عليها بطريقة مهذبة. سيسمح ذلك لأعضاء الفريق بالتعبير عن استفساراتهم دون أي تردد. إذا كانت لغة الجسد غير مناسبة، وأظهر قادة الفريق ترددًا في توضيح الشكوك التي أثارها أعضاء الفريق، فهناك احتمال أن يرتكب أعضاء الفريق أخطاءً وهذا من شأنه أن يؤثر على سير العمل وجودة المشروع بشكل عام.
يجب أن يتواصل قادة الفريق دائمًا مع أعضاء فريقهم. بصرف النظر عن التواصل في العمل، يجب عليهم أيضًا إجراء محادثات مع أعضاء الفريق، ومعرفة هواياتهم الشخصية وما يحبونه وما يكرهونه، وهذا من شأنه أن يمنحهم فهمًا أفضل لعقلية أعضاء الفريق. سيتم تشجيع أعضاء الفريق أيضًا على مشاركة أفكارهم وأفكارهم حول المشروع، مما قد يعطي أفكارًا أفضل من شأنها أن تعزز الإنتاجية الإجمالية للفريق.
الخاتمة
التواصل مهم في نجاح أي مشروع، ولكن من المهم أيضًا أن تكون آلية التواصل فعالة. يجب على المؤسسات أن تتأكد من أنها لا تختار طريقة تواصل جيدة فحسب، بل يجب أن تكون فعالة أيضًا .