كيفية تجنب مزالق التخطيط في إدارة المشاريع |PM

كيفية تجنب مزالق التخطيط في إدارة المشاريع
التخطيط هو أحد المراحل الحاسمة في إدارة المشاريع. وهي إحدى الخطوات الأولى التي يركز عليها مدير المشروع قبل بدء المشروع. إذا فشل مديرو المشاريع في وضع خطة جيدة فقد يؤدي ذلك إلى فشل المشروع. بعبارة أخرى، هناك علاقة وثيقة بين نجاح المشروع والتخطيط الصحيح للمشروع. ستؤدي خطة المشروع الجيدة إلى تنفيذ المشروع بشكل مثالي. ليس من المهم فقط أن يتم تصميم خطة المشروع بشكل صحيح ولكن من المهم أيضًا أن يتم تنفيذ الخطة بفعالية ومراقبتها باستمرار من قبل مديري المشروع.
عندما يتم تنفيذ المشروع وفقًا للخطة الأولية، فإنه سيلبي جميع التوقعات من حيث الميزانية والإطار الزمني وجودة المنتج. عندما يتم الوفاء بكل هذه الأمور فإنه سيلبي توقعات المؤسسات من حيث الأهداف والغايات. عندما يكون العميل راضٍ عن الخدمة في الوقت المناسب وجودة المنتج، هناك احتمال كبير أن يقدم العميل أعمالًا مستمرة للمؤسسة. في غياب التخطيط السليم، تميل المشاريع إلى الانزلاق نحو الكارثة. لذلك، من المهم أن يضع مديرو المشاريع كل شيء بشكل صحيح منذ البداية. في هذه المقالة، سنتحدث عن طرق تجنب المزالق في تخطيط المشروع.
1. الفشل في فهم متطلبات المشروع
خلال المراحل الأولية للمشروع، من المهم الحصول على فهم كامل للمشروع. إذا لم يكن لدى مديري المشروع الفهم الكامل لمتطلبات المشروع، فمن المستحسن عدم المضي قدمًا في المشروع. يجب أن يبدأوا المشروع فقط عندما يكون لديهم معلومات كاملة عن المشروع.
لذلك قبل البدء في المشروع، يجب على المديرين التأكد من مناقشة جميع المتطلبات مع أصحاب المصلحة أو الجهات الراعية للمشروع. يجب عليهم أيضًا التأكد من حصولهم على موافقة خطية من أصحاب المصلحة أو الرعاة. لا يهم إذا كان المشروع صغيرًا أو كبيرًا، يجب على مديري المشاريع الحصول على جميع الوثائق قبل المضي قدمًا في المشروع. بعد الحصول على جميع الموافقات الخطية، يمكن لمديري المشاريع البدء في عملية تخطيط المشروع ووضع خطة فعالة للمشروع وفقًا لمتطلبات المشروع.
2. نقص دعم الأعمال
من المهم أن يسلط مديرو المشاريع الضوء بوضوح على الملامح الرئيسية للمشروع وتقديمها إلى أصحاب المصلحة في المشروع. هذا مهم لأنه يمكنهم تخصيص ميزانية المشروع وفقًا لمتطلبات المشروع. إذا لم يتم تحديد خصائص المشروع بوضوح من قبل مديري المشروع، فقد يفتقرون إلى دعم أصحاب المصلحة والجهات الراعية. بمجرد أن يقوم مديرو المشروع بإعداد جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، يجب تقديمها إلى أصحاب المصلحة للحصول على موافقتهم الرسمية. إذا فشل مديرو المشروع في الوفاء بهذه الواجبات، فسيكون من الصعب عليهم تنفيذ المشروع بنجاح بسبب نقص الأموال والدعم.
3. التقديرات الخاطئة
يجب على مديري المشاريع وضع تقديرات مناسبة للمشروع حتى يسهل على أصحاب المصلحة تخصيص الميزانية. كما تتضمن تقديرات المشروع أيضًا الإطار الزمني الذي يجب إكماله خلال الفترة الزمنية المحددة. ووفقًا لدراسة استقصائية أجرتها مؤسسة مستقلة، فإن أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو سوء تقديرات المشروع. فعندما يقوم مديرو المشاريع بالتقدير بطريقة خاطئة، فإن ذلك يؤدي إلى عدم كفاية الأموال اللازمة لإنجاز المشروع، كما أن الوقت يضيع بسبب نقص الموارد. تعد التقديرات أيضًا جزءًا من آلية تخطيط المشروع، لذلك إذا لم يتم تحديد تقديرات المشروع بشكل صحيح، فسيؤدي ذلك إلى فشل المشروع. هذه الأخطاء يرتكبها مديرو المشاريع الذين هم أقل دراية بإدارة المشاريع أو أقل خبرة.
4. عدم التحكم في نطاق المشروع
نطاق المشروع له دور رئيسي في إدارة المشروع. إذا لم يتم شرح النطاق بشكل صحيح، فسيكون له تأثير سيء على المشروع وقد يؤدي إلى فشل المشروع. حتى لو قام مديرو المشروع بتحديد نطاق المشروع بشكل صحيح يجب أن يحصلوا على موافقة رسمية من الرعاة لتجنب الغموض في المراحل اللاحقة لبدء المشروع. إذا لم تكن هناك موافقة رسمية على المشروع فسيكون من الصعب عليهم التعامل مع المشروع بفعالية.
الخاتمة
يميل مديرو المشاريع إلى مواجهة مشكلة في حالة عدم وجود خطة جيدة للمشروع. لذلك يُنصح دائمًا أن يخصص مديرو المشاريع وقتًا جيدًا مقدمًا أثناء تصميم خطة المشروع وتطويرها.