7 خطايا في إدارة المشاريع يجب أن تتجنبها دائمًا

7 خطايا في إدارة المشاريع يجب أن تتجنبها دائمًا
ما الذي يتبادر إلى الذهن عندما يذكر أي شخص عن “إدارة المشاريع”؟
موقف يعمل فيه المتخصصون في الإدارة ضد الزمن في محاولة لإنجاز المشاريع، حيث تتسابق الفرق ضد المواعيد النهائية لإنهاء المهام الموكلة إليها.
هل يبدو لك هذا الموقف مألوفًا بالنسبة لك؟
إذا كانت إجابتك نعم، فأنت تعرف ذلك لأنك كنت جزءًا من أحد المشاريع.
ما الذي يميز إدارة المشاريع ولماذا هي مهمة؟
إن توظيف الأشخاص المناسبين لتوجيه الفريق وتسليم المشاريع في الوقت المحدد أمر ضروري لنمو الأعمال. يتمتع مديرو المشاريع بالقدرة على التعامل مع الضغط والوفاء بالوعود للعملاء.
ولكن هناك بعض مديري المشاريع الذين يمكن أن تؤثر ممارساتهم على المشروع. عادات العمل هذه غير صحية إذا استمرت على مدى فترة طويلة. نقدم هنا سبع خطايا يرتكبها مديرو المشاريع غير الفعالين في مكان العمل.
1- قول “نعم” لكل شيء:
المصدر: wordpress.com
يقدم بعض مديري المشاريع وعودًا غير عملية أثناء التفاوض مع العملاء. فهم يعرضون خدمات لا يملكون لها موارد أو أصول خدمة. إنهم يقدمون وعودًا طويلة ثم ينتهي بهم الأمر بالإحباط. وعندما يفشلون في الوفاء بوعودهم، ينتهي بهم الأمر بخيبة أمل عملائهم وفرقهم.
سيعرف المدير الجيد متى يقول “نعم” لمطالب العميل وكيف يقول “لا” لأي عمل إضافي. إذا قال المدير “نعم” لكل طلب من طلبات العميل، فسيؤدي ذلك إلى زيادة تكاليف المشروع.
ما هو نطاق المشروع؟
نطاق المشروع هو وثيقة رؤية تسلط الضوء على جميع مراحل العمل في المشروع. وهو يحدد نموذج العمل من البداية إلى النهاية.
يتضمن التخطيط لمشروع ما تحديد نطاق المشروع. يتفاوض المدراء الذين يتمتعون بمهارات ناعمة جيدة ومعرفة تكتيكية بشكل أفضل مع العملاء. لديهم فرصة جيدة لتسليم المشاريع في الوقت المحدد.
2- سوء التعامل مع “نطاق” المشروع:
المصدر: womeninconsulting.org
يتطلب كل مشروع وثيقة تخطيط توضح تفاصيل العمل بالتفصيل. إنها دليل إرشادي لمختلف الفرق المرتبطة بالمشروع.
يؤثر سوء إدارة توقعات العميل لمشروع ما على نطاق المشروع. يتغير طلب العميل من وقت لآخر. وكمدير فإن كيفية استجابته/استجابتها للمطالب هي المفتاح في اتخاذ القرار.
إن سوء إدارة موارد العمل والتسبب في الضغط ليسا في صالح العمل. تندرج إدارة كل من هذه التغييرات تحت “نطاق المشروع”.
3- تجاهل “مخاطر” المشروع:
المصدر: plasticsurgerypractice.com
هناك حالات تتسبب في تعطيل سير العمل العادي للعمليات. في بعض الأحيان تكون خارج نطاق السيطرة في عملية اتخاذ القرار. تسليم المشروع ليس استثناءً من هذا التغيير.
كمدير، يجب أن تتوقع بعض التغييرات غير المتوقعة أثناء العمل. يمكن أن تشكل هذه التغييرات خطرًا على العمل اليومي وتؤثر على استمرارية العمل. تُصنف المشاكل التي تواجهها في مثل هذه الحالات الطارئة على أنها “مخاطر” في التعامل مع المشروع.
إن قدرة المدير على ضمان استمرارية العمل عند حدوث مخاطر هي مهارة لا بد منها. ونرى هنا مثالاً على القدرة على الاستباقية عند مواجهة مخاطر المشروع:
المشكلة: يعمل فريق كبير من المطورين على مشروع لشركة في المدينة “أ”. وبسبب استمرار هطول الأمطار في المدينة “أ”، يتعذر على أعضاء الفريق الوصول إلى المكتب للعمل. ويتوقف العمل بشكل تام حيث لا يستطيع أحد الحضور.
عندما يواجه مثل هذا السيناريو، كيف يتعامل مع سير العمل في تلك الفترة؟ يجب وضع خطة طوارئ لضمان عدم تأثر سير العمل في المشروع.
الحل:توافر موقع عمل بديل في المدينة “ب” مع المطورين والبنية التحتية. يجب ألا تتأثر استمرارية العمل بسبب حالة الطقس. يضمن مديرو المشاريع أخذ المخاطر في الحسبان قبل بدء العمل. يتم ذلك خلال مراحل التخطيط والمراجعة.
4. ارتكاب أخطاء في الجدولة:
المصدر: replicon.com
هناك بعض مديري المشاريع الذين يستخفون بقدرات أعضاء الفريق. فيقومون بإجراء تغييرات في اللحظة الأخيرة على المهام الموكلة لأعضاء الفريق. وهذا يزيد من عبء العمل على الفريق.
يحدد نطاق المشروع حجم العمل لمرحلة مناسبة. تعد جدولة العمل حسب احتياجات المشروع مهارة أساسية يجب أن يمتلكها كل مدير.
من المستحسن تعيين كمية ثابتة من العمل للفرق حسب النطاق لتحقيق إنتاجية عالية. إذا قام المدير بتغيير نطاق المشروع، يتم تغيير الجدولة أيضًا. وهذا يؤدي إلى مزيد من العمل والضغط.
تؤثر مخاطر المشروع غير المتوقعة وطلبات العميل غير المتوقعة على الجدول الزمني للفرق. وبالتالي يجب معالجة جانب الجدولة من قبل المديرين عند العمل مع فرق العمل في المشروع.
5. نقص التواصل:
المصدر: buzzle.com
يعمل التواصل على سد الفجوة بين الأشخاص والأفكار. إذا لم يتواصل المدير بشكل جيد مع فريقه أو مع العملاء، فستكون هناك مشاكل.
لن يعرف العملاء ما يجري حول مشروعهم. لن يفهم الفريق مقدار العمل الذي يجب القيام به. سيكون هناك الكثير من الارتباك وسوء الفهم مع الفريق.
يتواصل المدير الجيد مع الفريق والعملاء بانتظام. يساعد تطوير عادة التحدث مع العملاء على تكوين علاقة عمل مستقرة. يشعر أعضاء الفريق بالثقة إذا كان المدير يتحدث إليهم ويستمع إليهم في القضايا المتعلقة بالعمل.
التواصل مع العملاء لا يقل أهمية عن لقاء أعضاء الفريق. يجب أن يكون المدراء على اتصال مع عملائهم بشكل منتظم من خلال الهاتف أو البريد. فالتحديثات المستمرة للعملاء ستجعلهم يشعرون بأننا نبدي اهتمامًا شديدًا بمشروعهم.
6. أخذ الأمور على محمل الجد
المصدر: businessmanagementdaily.com
يجب ألا يأخذ مدير المشروع مطالب العميل كأمر مسلم به. سيكون لكل مشروع حدود ونطاق عمل معين. سيكون من المفيد أن يكون كل من العملاء والمديرين على نفس المستوى من التفاهم.
هناك مديرون لا يسلمون المشاريع في الوقت المحدد للعملاء. وهذا يؤدي إلى عدم الثقة والسمعة السيئة. بصفتك مديرًا، فأنت لا تريد أن تخسر أعمال الشركة. ليس من المرغوب فيه الإفراط في الوعود وعدم الوفاء بالوعود.
يجب عدم الاستهانة بقدرة أعضاء الفريق على العمل. يأخذ نطاق المشروع في الاعتبار الموارد المخصصة لمهام معينة. يمكن أن تتسبب الزيادة في مهام العمل في زيادة الضغط على الفريق مما سيؤثر على المخرجات.
7. عدم وجود “بروتوكولات سلامة المشروع”:
المصدر: breeze-telecom.com
يضمن بروتوكول سلامة المشروع التحكم في نطاق المشروع. تتغير توقعات العميل باستمرار من وقت لآخر. فهم يريدون دائمًا المزيد من الميزات مع تكاليف المشروع القديمة.
إذا وافق مدير المشروع على طلبات العميل بشكل اندفاعي، فإن نطاق العمل يزداد. تتأثر الميزانية وتخصيص الموارد والجداول الزمنية إذا تغير نطاق المشروع.
تتمثل فوائد وجود بروتوكول سلامة المشروع في تقليل مخاطر المشروع. سيتمكن المدير الاستباقي من تحقيق التوازن بين متطلبات العميل وضمان السيطرة على نطاق العمل.
وبالتالي يحتاج مديرو المشاريع إلى العمل على هذه الأخطاء أثناء التعامل مع المشاريع. يُظهر حصولك على شهادة PMP كفاءتك في قيادة وتوجيه المشاريع. تساعد جودة الخدمة المقدمة على بناء سمعة جيدة. وتعتمد إمكانات نمو الشركة على قيادتها والخيارات التي تتخذها.