أهم سبعة أسباب لفشل المشاريع وكيفية تجنبها |PM

أهم سبعة أسباب لفشل المشاريع وكيفية تجنبها
يمكن أن تنجح الشركة إذا اتبعت مجموعة من المبادئ القوية لإتمام المشاريع. ويتخذ المديرون خطوات لتحسينها مع كل مشروع في طريقهم. تتضمن نماذج الأعمال النطاق والميزانية والجداول الزمنية.
يعد ترتيب هذه الأمور قبل البدء في أي عمل جزءًا مهمًا من إدارة المشروع. قد يعتقد المرء أنه مع وجود جميع الخطط في مكانها الصحيح، سيكون المشروع ناجحًا. لكن هذا لا يحدث في كل مشروع. دعونا نرى بعض أسباب فشل المشاريع وكيفية تجنبها.
1. عدم وجود منهجية للمشروع:
هناك العديد من المنهجيات المتاحة للعمل على المشاريع. يجب أن تدرك القيادة أهمية هذه المنهجيات. فهي ترشدك في كل خطوة على الطريق خلال دورة حياة المشروع. وهي مقبولة عالميًا وهناك العديد من الأمثلة على نجاحها.
بعض هذه الأساليب هي الإدارة الرشيقة و PRINCE2 وأساليب Lean Six Sigma و Scrum. يمكنك إنشاء مخطط تفصيلي لعمل مشروعك بمساعدة هذه الأساليب. وهذا يضمن لك التحكم في كل جانب من جوانب مستويات التطوير. كما أنه يُظهر للعملاء أن لديك خطة للتعامل مع جميع مخاطر المشروع. كما أنه يبني الثقة والاطمئنان لدى العميل.
2. التخطيط غير السليم:
هذه هي أهم مرحلة من مراحل العمل قبل البدء في المشروع. يجب أن يفهم المدير أن عليه التوفيق بين توقعات القيادة وفرق العمل. تتمثل وجهة نظر الإدارة في إنجاز العمل في أسرع وقت ممكن. وتتمثل وجهة نظر الفريق في التحقق من مدى قابلية المشروع للتطبيق وكيفية العمل بشأنه.
تحتاج مرحلة التخطيط إلى وضع القيادة والفرق على نفس الصفحة. وهذا يعني أن الجميع يعرف أدوارهم ويعملون على هدف مشترك. هذه هي المرحلة التي يتم فيها إزالة الخطوات التي لا تضيف قيمة للمشروع. يمكنك العودة إلى لوحة الرسم في هذه الخطوة وإعداد قائمة بجميع الخطوات اللازمة لإكمال المشروع.
3. طرق المتابعة غير الفعالة:
من الضروري أن يعرف المديرون مقدار العمل الذي تم إنجازه أو الذي يجب إنجازه للمشروع. وهذا يعني أنه يجب على المدير التنسيق مع جميع أعضاء الفريق للحصول على تحديثات المشروع. وهذه بدورها ستتم مشاركتها مع القيادة. إذا كانت هناك أي تغييرات مطلوبة، فيمكن القيام بها في الوقت المناسب.
من الجيد استخدام برنامج إدارة المشروع للتنسيق مع أعضاء الفريق. وهذا يمكّن أعضاء الفريق من تبادل الأفكار والمعلومات المتعلقة بالمشروع. كما أنه يساعد القيادة على معرفة كيفية سير عمل المشروع وفقًا للموعد النهائي المحدد. مثال على برنامج إدارة المشروع هو أداة Basecamp3 الشهيرة.
4. ميزانية المشروع غير الواقعية:
يحتاج كل مشروع إلى ميزانية قبل أن يتم البدء في تطويره. ومرحلة التخطيط هي المرحلة التي يتم فيها تحديد الميزانية لمدة العمل. إذا كانت الميزانية أقل من المطلوب في منتصف الطريق خلال المشروع، فهذا يعني أن المشروع قد فشل. وهذا يعني أن المخاطر لم تؤخذ في الحسبان بالنسبة للعمل ولم يتم إجراء مشاورات مع الأشخاص المناسبين.
يجب عقد اجتماعات استعراض الميزانية من وقت لآخر لتحديد المخاطر الجديدة التي يمكن أن تحدث. يجب على المديرين القيادة من الأمام للمشروع حتى لا يتأثر سير العمل بسبب مشاكل الميزانية. يجب أن تكون المتطلبات الجديدة صالحة وتوضح كيف يمكن أن تحسن العمل على المدى الطويل.
5. نقص التواصل:
أحد أسباب فشل العديد من المشاريع هو عدم التواصل مع أعضاء الفريق. فهناك حالات لا يوجد فيها أي ملاحظات أو نقاش حول عمل المشروع. كما أن المديرين ليسوا على دراية بنوع العمل الذي يحدث في بعض المراحل. يحصلون على تقارير غير دقيقة لا تعكس الوضع الحالي للمشروع.
ويرجع ذلك إلى نقص أو سوء التواصل مع أعضاء الفريق. فاليوم تتوفر العديد من قنوات الاتصال بحيث لا يمكن أن يحدث مثل هذا الأمر. إن علاقة العمل بين أعضاء الفريق والمدراء هي علاقة مقدسة. ويجب رعايتها بالوقت والصبر لتحقيق النتائج.
6. الجدولة غير السليمة:
سبب آخر لفشل المشاريع هو وضع جداول زمنية غير مناسبة. ويتم ذلك أيضًا خلال مرحلة التخطيط. كمدير، عندما تعرف كمدير نطاق المشروع وما يتطلبه من مهام، قم بجدولة المهام وفقًا لمجموعات مهارات الفريق. من الأمثلة السيئة على الجدولة محاولة جعل الفرق تنجز المزيد من العمل في وقت محدد لتلبية طلبات العميل.
تستغرق كل دورة من دورات المشروع وقتًا ويتم توزيع العمل على الفرق حسب مهاراتهم. يحدد النطاق الوقت وتواريخ التسليم والموارد. إذا كان النطاق يخبرك أن هناك قدرًا معينًا من الموارد المطلوبة لمهمة ما، فمن الأفضل الالتزام بهذا الرقم. لن يؤدي إنشاء جداول زمنية جديدة في منتصف العمل إلا إلى مزيد من الارتباك والتوتر.
7. نقص الموارد الجيدة:
في بعض المنظمات، هناك ممارسة لاستخدام الموارد للقيام بالعمل باسم تعدد المهام. وأحيانًا ما يذكرون أسبابًا تجعلهم يقومون بالتدريب المتبادل. يحدث هذا لأن القيادة تؤكد على طريقة لخفض التكاليف في الشركة. كما يحدث أيضًا بسبب التغييرات في هيكل الشركة.
يمكن تمديد الموعد النهائي للمشروع أكثر إذا لم تتوفر الموارد اللازمة للعمل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة نطاق المشروع وتأخير تاريخ التسليم أيضًا. يمكن أن يؤدي التأثير المضاعف إلى حصول العملاء على نتائج غير مرضية. وقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بسمعة الشركة.
هذه هي الأسباب السبعة لفشل المشاريع في العديد من المؤسسات. وبصفتنا مديري مشاريع، تقع على عاتقنا مسؤولية أخذ زمام المبادرة وضمان عدم حدوث هذه الأخطاء. إذا تم تجنب هذه الأخطاء بأي ثمن، فستتمكن من الحصول على أفضل النتائج من فرقك وبنيتك التحتية. سيؤدي ذلك أيضًا إلى إبقاء القيادة والعملاء سعداء.