كيفية تحديد مخاطر المشروع والاستجابة لها لمحة موجزة عن كيفية التعامل معها

كيفية تحديد مخاطر المشروع والاستجابة لها – نظرة عامة موجزة
العالم الذي نعيش فيه مليء بعدم اليقين. لا أحد يستطيع التنبؤ بما سيحدث في المستقبل. يمكن أن يفاجئك في أي لحظة ويفاجئك على حين غرة. عندما يتم تطبيق هذا السياق على إدارة المشروع، فإنه يُعرف باسم مخاطر المشروع. إنها جانب حاسم لإنجاز المشروع بنجاح.
يمكن تعريف “المخاطر” على أنها حدث أو حالة غير مؤكدة يمكن أن يكون لها تأثيرات على عمل المشروع. إنه حدث غير متوقع يمكن أن يعطل سير العمل العادي للعملية. إذا كنت مدير مشروع تخطط لدورة المشروع، يجب أن تأخذ في الاعتبار عامل “المخاطر”.
كيف يتم تقييم “مخاطر المشروع”؟
هذا ممكن من خلال إجراء تقييم للمخاطر. هنا يمكننا تسليط الضوء على جميع السيناريوهات المحتملة التي يمكن أن تحدث فيها المخاطر. من هناك، يمكننا النظر في آثار كل حدث من أحداث المخاطر. فيما يلي أربع خطوات لتقييم المخاطر:
1. تحديد حدث الخطر:
قم بإنشاء قائمة بالأحداث المحتملة التي قد تقع دون علمك. يمكن أن تكون غير متوقعة ومفاجئة ويمكن أن تجعلك تغير الخطط. ناقش مع أعضاء الفريق جميع النتائج المحتملة للحصول على وجهات نظر مختلفة.
2. حدد وقت وقوع حدث الخطر:
حدد الوقت المتوقع لوقوع حدث الخطر. سيساعدك هذا على اتخاذ قرارات استباقية مع وضع عمل المشروع في الاعتبار. سيساعدك احتمال وقوع حدث المخاطرة على إعداد بديل.
3. احتمالية وقوع حدث المخاطرة:
بعد إنشاء قائمة بجميع المخاطر المحتملة للمشروع، ابدأ بوضع علامة عليها بالترتيب الذي تتوقع حدوثه. بالنسبة لبعض المخاطر هناك احتمال كبير لاحتمالية حدوثها بينما قد يكون احتمال حدوثها متوسط أو منخفض بالنسبة للبعض الآخر. تعتمد القرارات الخاصة بالمخاطر في عملية ما على عامل الاحتمال إذا كان مرتفعاً أو منخفضاً.
4. تأثير حدث المخاطرة:
من الضروري أيضًا إدراج التأثير الذي يمكن أن يحدثه حدث خطر معين على المشروع. يمكن أن تؤثر المخاطر على مواعيد تسليم المشروع، وزيادة نطاق المشروع. كما يمكن أن يخلق مشاكل في الميزانية ويخل بسير عمل موارد المشروع. رتب هذه التأثيرات حسب درجة خطورتها. يمكن أن يساعدك ذلك على اتخاذ قرارات مستنيرة.
كيف يمكن إنشاء “خطة عمل” لإدارة المخاطر؟
لقد رأينا كيف يمكن تقييم المخاطر لمشروع ما، ولكن كيفية الاستجابة لهذه المخاطر مهمة أيضًا. نقدم بعض الخطوات للاستجابة لأحداث المخاطر:
1. مستويات تحمل المخاطر:
من المهم جدًا أن يكون لديك فهم لمستويات تحمل المخاطر للمشروع. كمدير، يمكنك توقع حدوث مخاطر معينة والاستجابة لها. في بعض الحالات، تكون المخاطر المرتبطة مرتفعة للغاية وتحتاج إلى مراجعات مستمرة.
في مثل هذه الحالات يجب عليك مناقشة جميع النتائج المحتملة للاستجابة للمخاطر. يجب إبقاء كل صاحب مصلحة على علم بالخطوات اللازمة للتعامل مع المخاطر. يجب أن تكون مستويات التحمل ضمن قيود نطاق المشروع.
2. التعامل مع أحداث المخاطر حسب الأولوية:
تحدد احتمالية وقوع حدث خطر ما وتأثيره الأولوية التي يجب التعامل معها. يمكن أن تكون أحداث المخاطر مزيجاً من الاحتمالية العالية والمنخفضة والتأثير. من الأفضل استخدام مصفوفة مخاطر لتحديد الأحداث التي تحتاج إلى اهتمامك. يساعدك هذا أيضًا على معرفة المخاطر التي يمكنك تحملها.
تحتاج أحداث المخاطر ذات الاحتمالية العالية والتأثير الكبير للمشروع إلى أكبر قدر من الاهتمام. هذه لديها القدرة على تدمير المشروع وتؤدي إلى الفشل. وهذا يمكن أن يكون له تأثير سيء على سمعة الشركة ويؤدي إلى انعدام ثقة العميل.
3. انتبه لعلامات “المخاطر”:
أثناء العمل في مشروع ما، يمكنك توقع حدوث شيء غير متوقع. ستكون العلامات واضحة قبل أن يؤثر الخطر على مشروعك. انتبه لهذه العلامات واتخذ الخطوات اللازمة لحماية المشروع. من الأمثلة على علامات الخطر، يمكن أن تكون الظروف الجوية السيئة في مدينة معينة لفريق المشروع.
إذا كان هناك ما يشير إلى أن الطقس يمكن أن يسوء ويؤثر على حركة الموارد، فهذا خطر. لن يتمكن أعضاء الفريق من الإبلاغ عن العمل وهذا يمكن أن يعطل تدفق العمل العادي. إذا لم تتوفر الطاقة، فلن تعمل الأنظمة. هذه أيضًا مخاطرة. لذلك يجب اتخاذ خطوات للحصول على خيارات بديلة لدورات عمل المشروع.
4. خطة العمل والتوثيق:
ضع في اعتبارك أحداث المخاطر المختلفة حسب الأولوية القصوى وقم بوضع خطة عمل لمعالجتها. ستكون الاستجابة الأكثر فعالية هي الاستجابة التي يستمر فيها سير العمل على الرغم من أحداث المخاطر. يجب أن توضح خطة العمل بالتفصيل الخطوات التي يجب اتباعها أثناء أي حالة طوارئ. يجب إطلاع جميع أصحاب المصلحة على أي قرارات يتم اتخاذها خلال هذه الفترة.
عند اكتمال تسليم المشروع، قم بتوثيق خطة العمل. يساعدك ذلك على مراجعة كيفية التعامل مع مخاطر المشروع والخطوات التي يمكنك اتخاذها لتحسينها. وستكون بمثابة دليل إرشادي للمشاريع المستقبلية وتساعدك على الاستجابة لمخاطر المشروع عند حدوثها.
يمكن أن تساعدك هذه الطرق على وضع استراتيجية فعالة لإدارة مخاطر المشروع. بمجرد أن تتعرف على الخطوات المذكورة أعلاه، ستصبح عادة يمكن أن تكون مفيدة أثناء العمل في المشاريع. يجب أن يكون لدى كل مدير خطة استجابة للمخاطر وتضمينها في نطاق المشروع.