عشر خطوات لإنشاء خطة المشروع

كيفية إنشاء خطة مشروع مثالية: دليل إرشادي خطوة بخطوة
هل تبحث عن أفضل الطرق الممكنة لإنجاح خطة مشروعك؟
أولاً وقبل كل شيء، دعنا نفهم ما هو المشروع؟
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن “المشروع” هو مسعى مؤقت، يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها. المشروع مؤقت لأن له بداية ونهاية محددة. كما أن له نطاق وموارد محددة.
الوجبات الجاهزة: لا ينبغي إساءة فهم المشروع مع الأنشطة العادية. بل المشروع هو مسعى مؤقت ومحدد وعابر لتحقيق الأهداف المخطط لها. ويمكن تحديد هذه الأهداف في نهاية المطاف من حيث النتائج والفوائد. أما إدارة المشروع من ناحية أخرى، فهي أسلوب منهجي لتخطيط وتوجيه عمليات المشروع، خلال مراحل المشروع لتحقيق أهداف المشروع.
كثيراً ما نسمع كلمات مثل “خطة المشروع” و”خطة إدارة المشروع”. هل هذان المفهومان متماثلان أم مختلفان؟ في الواقع، لا يتطرق دليل إدارة المشاريع PMBOK® نفسه إلى أي فرق بين الاثنين. لكن الأشخاص الذين يمارسون مبادئ إدارة المشاريع غالباً ما يواجهون هذين المصطلحين. في بعض المنظمات، يتم استخدام هذين المصطلحين بالتبادل. بينما في منظمات أخرى يستخدمون هذين المصطلحين لأغراض مختلفة. دعني أوضح لك أن هذين المصطلحين في الواقع لهما معنى مختلف….
نعم صحيح.
خطة المشروع هي خطة ذات مستوى واسع جدًا تم إعدادها في البداية. بينما نركز بشكل رئيسي على الجدولة. وهي تهدف إلى تحديد الرؤية الشاملة للمشروعات. وبالتالي، فهي وثيقة رؤيوية وتخبرنا عن جزء “ماذا” من المشروع.
على العكس من ذلك، فإن خطة إدارة المشروع هي وثيقة أكثر تفصيلاً وتتناول جزء “كيف” من المشروع. وهي تخبرنا عن الإدارة الفعلية للمشروع أثناء تنفيذ المشروع. وهي تتألف من عدة خطط أخرى مثل خطة إدارة موارد المشروع، وخطة إدارة نطاق المشروع، وخطة إدارة الجدول الزمني، وخطة إدارة مخاطر المشروع، وخطة إدارة تكاليف المشروع، وخطة إدارة اتصالات المشروع، وما إلى ذلك.
لذا، آمل الآن أن تكون قد فهمت الاختلافات الأساسية بين الخطتين.
الوجبات الجاهزة: غالبًا ما تثير خطة إدارة البرنامج القلق بين المتخصصين في إدارة المشروع. هل هي نفسها خطة إدارة المشروع؟ دعني أتطرق إلى موضوع “إدارة البرامج لأوضح لك الفرق بين إدارة المشاريع وإدارة البرامج. في الواقع، إدارة البرامج هي العملية المستمرة لإدارة مشاريع متعددة في نفس الوقت. لذا فإن إدارة المشاريع هي مجموعة فرعية من إدارة البرامج. يتم البدء في خطط إدارة البرامج من أجل تلبية عوامل النجاح الحاسمة للأعمال أو تجاوزها من خلال الجمع بين مختلف المشاريع الصغيرة والكبيرة. وهي تتطلب التكامل الوثيق للعمليات والاتصالات والمراقبة الدقيقة لموارد البرنامج وتحديد أولوياتها. في حين أن إدارة المشاريع هي النهج المركزي الذي يتبعه مدير المشروع من أجل تخطيط وتنظيم ومراقبة وتحقيق المنجزات الرئيسية من خلال نشر الموارد.
قراءة مقترحة أهم 10 أسباب تدفعك للعمل في إدارة المشاريع
كيف تخطط لمشروع؟
إن خطة المشروع المطورة جيدًا والمنسقة بشكل مثالي وشفافة ومحددة بجدول زمني ودقيقة، ستقطع شوطًا طويلاً في جعل مشروعك يصل إلى نهايته في الوقت المناسب. فيما يلي الخطوات العشر الأساسية لوضع خطة المشروع.
الخطوة 1: مناقشة الخطة والمكونات الرئيسية مع أصحاب المصلحة
غالبًا ما يساء فهم خطة المشروع على مدار عمر المشروع، حيث تتألف خطة المشروع من وثائق حية من المتوقع أن تتغير باستمرار بطريقة أو بأخرى. وهي تقدم التوجيه لجميع المشاركين في المشروع بشكل مباشر أو غير مباشر. تحدد خارطة الطريق هذه المسار العام للمشروع. كما أنها توجه جميع أعضاء الفريق وفقًا لذلك. وهنا، هناك غموض شائع يتعلق بمساواة خطة المشروع بالإطار الزمني للمشروع الذي يصادف أن يكون مجرد عنصر واحد منه. ولكن الآن، كما ندرك بالفعل، فإن خطة إدارة المشروع نفسها هي أيضًا مجموعة فرعية من خطة المشروع.
بشكل عام ، فإن أصحاب المصلحة الرئيسيين في أي مشروع هم أولئك الذين من المحتمل أن يتأثروا بسير تطوير المشروع ونهايته. يفشلون في فهم الطبيعة الأساسية لخطط المشروع هذه. يحدث أن يكون اكتساب الالتزام والشراء هو الجانب الأساسي والأكثر أهمية في إدارة المشروع. يحتاج جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين إلى اكتساب المعرفة حول خطة المشروع وعمليات التخطيط. وهذا يمكّنهم من أن يكونوا في وضع يسمح لهم بمراجعة الوثائق المتعلقة بهم والموافقة عليها. وبالتالي، فإن مشاركة أصحاب المصلحة في التخطيط تجد طريقها إلى نجاح المشروع.
مكونات تخطيط المشروع
ميثاق المشروع
وثيقة رسمية، تحدد الغرض والأهداف لتنفيذ المشروع. ويوفر تحديدًا أوليًا للأدوار والمسؤوليات وأهداف المشروع. كما يحدد أصحاب المصلحة الرئيسيين، ويحدد معالم المشروع بشكل عام. وهي بمثابة مرجع مرجعي للسلطة لمستقبل المشروع.
مصدر الصورة: https://d2slcw3kip6qmk.cloudfront.net
قد يعجبك أيضًا تكلفة المشروع: لماذا هو مهم لمديري المشاريع؟
خطوط الأساس
يُشار إليها أيضًا باسم مقاييس الأداء (حيث يتم قياس الأداء العام لأي مشروع معين مقابلها). تتضمن خطوط الأساس نقاط البداية الثلاثة للمشروع: الجدول الزمني والنطاق والتكاليف. وهي مفيدة لقياس ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا.
خطط إدارة خط الأساس
تشمل خطط إدارة خط الأساس الوثائق المتعلقة بالطرق التي ستتم من خلالها مراجعة وإدارة الاختلافات في خطوط الأساس المحددة في المشروع. وهي تحدد الخطوات التي يجب اتباعها في حالة وجود اختلافات في خط الأساس، والعمليات الدقيقة التي يجب البدء بها، وقائمة بمن سيتم إخطارهم، وتمويل التغييرات، وما إلى ذلك.
تشمل منتجات العمل الأخرى المرتبطة بخطة المشروع وجزء من خطة إدارة المشروع خطة الجودة وخطة إدارة المخاطر وخطة المشتريات وخطة الاتصالات.
الخطوة 2: تحديد جميع المسؤوليات والأدوار
من غير المرجح أن تتم مراجعة وثائق المشروع من قبل جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين. لذلك يصبح من المهم تقييم جميع الأشخاص الذين ستكون هناك حاجة إليهم للموافقة على الأجزاء المختلفة من خطة المشروع. وهؤلاء يشملون
رعاة المشروع الذين هم أصحاب المشروع والذين سيمولون المشروع. من الضروري أن يقوموا بمراجعة الجوانب المختلفة لخطة المشروع والموافقة عليها.
هناك خبراء أعمال معينون يجب الالتزام بمتطلباتهم فيما يتعلق بالمنتج النهائي. يلعب أصحاب المصلحة هؤلاء دورًا مهمًا في تطوير خط الأساس للنطاق. كما أنهم يوافقون على جميع الوثائق المتعلقة به. وعادةً ما يظهرون اهتمامهم بالجداول الزمنية للمشروع أيضًا.
مديرو المشروع مسؤولون عن إنشاء خطة المشروع الشاملة وتنفيذها والتحكم فيها. وبما أنهم يشاركون في بناء الخطة، فإن موافقتهم غير مطلوبة. تشمل المستويات الثلاثة لمجموعات المهارات التي حددها معهد مديري المشاريع لمديري المشاريع، وهي المستوى التقني والإدارة الاستراتيجية وإدارة الأعمال والقيادة.
ستشارك الفرق المسؤولة عن بناء المنتج النهائي في تطوير عدة جوانب من خطة المشروع. هذه الجوانب هي تقييم الجودة والمخاطر ومشاكل التصميم.
قد يكون للمستخدمين النهائيين الذين سيستخدمون المنتج النهائي دور في تطوير الخطة ومراجعتها. ونادراً ما يطلب منهم التوقيع عليها.
وتشمل الأطراف المعنية الرئيسية الأخرى أخصائيي المشتريات ومحللي الجودة/المخاطر ومحللي الجودة/المخاطر ومدققي الحسابات وغيرهم. وهم مطلوبون للحصول على الموافقة على أجزاء محددة من خطة المشروع المتعلقة بهم.
قراءة مقترحة كيف يختلف القائد عن المدير؟
الخطوة 3: عقد اجتماع الانطلاق
وهو وسيلة فعالة لجمع أصحاب المصلحة الرئيسيين معاً لمناقشة المشروع. يبدأ الاجتماع الافتتاحي عملية التخطيط. كما أنه مفيد لبناء الثقة بين جميع أعضاء الفريق. يجب أخذ أفكار جميع الأعضاء في الاعتبار أثناء اجتماعات الانطلاق. وهذا يوضح أيضًا التزام الجهة الراعية للمشروع. تشمل الموضوعات التي تشكل جدول أعمال هذا الاجتماع ما يلي:
رؤية المشروع (الراعي)
رؤية/استراتيجية العمل (الراعي)
بناء الفريق
تفويض الأدوار والمسؤوليات
عمليات اتخاذ القرار
التزامات الفريق
حجم المجموعات والمجموعات الفرعية، إن وجدت
القواعد الأساسية
يجب أن يعقد اجتماع الانطلاق بطريقة تجعل الجميع على دراية بالمخرجات المتوقعة منهم. كما يجب أن يضمن حصول المشروع على التأييد اللازم الذي يؤدي إلى النجاح.
مصدر الصورة: https://jomcdermott.files.wordpress.com
الخطوة 4: تطوير بيان النطاق
إنها واحدة من أهم الوثائق ذات الصلة بخطة المشروع. يضع بيان النطاق الأساس لجميع جوانب المشروع. وهو بمثابة وصف للمشروع ونتائجه. يتم استخدامه للحصول على الاتفاق المشترك لجميع أصحاب المصلحة فيما يتعلق بالنطاق. كما أنه مفيد في الحصول على موافقة جميع أصحاب المصلحة والجهات الراعية. كما أنه يقلل من احتمال سوء التواصل إلى حد كبير. من المرجح أن يتغير بيان النطاق وينمو مع تقدم المشروع، ويتضمن:
مشاكل واحتياجات العمل
أهداف المشروع
مبررات المشروع ومزايا إكمال المشروع في الوقت المناسب
نطاق المشروع ومخرجاته
النهج والمعالم الرئيسية وجميع المكونات التي من المحتمل أن تتأثر بطبيعة المشروع وحجمه.
الخطوة 5: تطوير خط الأساس للنطاق
بعد تأكيد المخرجات في بيان النطاق، يجب تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS) كجزء من خطة إدارة المشروع. وهو عادةً ما يكون عبارة عن تحليل لمختلف المخرجات في مشروع معين.
ويعمل هيكل تقسيم العمل (WBS) كخط أساس للنطاق مع وجود ثلاثة عناصر مهمة وهي
يحدد WBS مخرجات المشروع المختلفة وجميع الأعمال التي يجب القيام بها.
يقسم المنجزات الكبيرة إلى تسلسل هرمي من المنجزات الصغيرة الحجم.
يتم ترقيم “حزمة العمل” أو أدنى مستوى يتوافق مع الأنشطة والمهام المختلفة.
الخطوة 6: تطوير خطوط أساس التكلفة والجداول الزمنية
الخطوات الفرعية المختلفة لوضع خطوط الأساس للتكاليف والجداول الزمنية هي
تحديد جميع الأنشطة والمهام اللازمة لإنتاج كل حزمة عمل، أو إنشاء WBS للمهام.
تحديد الموارد لجميع المهام، إذا كانت معروفة.
تقدير الجدول الزمني المطلوب لإنجاز كل مهمة.
تقدير التكاليف المترتبة على كل مهمة باستخدام متوسط أسعار الساعة للموارد الفردية.
النظر في قيود الموارد، أو الفترة الزمنية لكل مورد يمكن تخصيصها بشكل واقعي لمشروع معين.
تحديد الترابط بين المهام ووضع المسارات الحرجة.
وضع الجداول الزمنية للتقديرات والمهام المطلوبة.
تصوير الفترات الزمنية المختارة حول جميع الموارد. تحديد المورد الذي سيقوم بأية مهمة ومقدار الوقت المتوقع إنفاقه على كل مهمة والوقت الذي ستبدأ فيه المهام وتنتهي.
تطوير خطوط أساس التكلفة كميزانيات على مراحل زمنية، أو تحديد التكلفة حسب الفترة الزمنية الخاصة بها.
مصدر الصورة: https://vgpblog.files.wordpress.com
تخضع هذه العملية للتغييرات ومن المحتمل إضافة خطوات أو تكرارها.
الخطوة 7: إنشاء خطط إدارة خط الأساس
بعد تحديد النطاق والجداول الزمنية وجميع خطوط الأساس للتكلفة، يجب توثيق خطوات إدارة الفروق في جميع الخطط. تتطلب خطط الإدارة عمومًا إجراء مراجعة وإقرار لتعديل خطوط الأساس. وهنا، تكون مستويات الموافقة المتنوعة ضرورية لإدراج أنواع مختلفة من التغييرات. بالإضافة إلى ذلك، يجب معرفة أن جميع الطلبات الجديدة لن تؤدي إلى تغييرات في الجدول الزمني أو النطاق أو الميزانية.
الخطوة 8: تطوير خطة الموارد
تصور بوضوح الفترات الزمنية التي سيأتي فيها كل مورد أو يغادر المشروع. عادة ما تكون خطة الموارد عبارة عن مخطط مشابه لمعظم مخططات إدارة المشروع مثل مخطط جانت. ومع ذلك، فإنه لا يعرض تواريخ البدء/النهاية أو التقديرات أو المهام أو المسار الحرج. فهو يكشف عن المورد والفترة الزمنية التي قد يبقى فيها في المشروع. كما أنه يركز على التحكم في الموارد.
قد تعجبك أيضًا 5 أدوات مفيدة (ومجانية) لإدارة المشاريع للمشاريع الرشيقة
الخطوة 9: تحليل مخاطر المشروع والجودة
يتكون هذان الجزءان من الأجزاء الأساسية لخطة إدارة المشروع وإنجاح المشروع
مخاطر المشروع
تشير إلى حدث قد يقع أو لا يقع. تؤثر المخاطر على نتائج أي مشروع بشكل كبير. يشتمل تحليل المخاطر على تحديد وتقدير كمي لتأثير واحتمالية وقوع حدث معين. وهذا يمكّن مديري المشاريع من تقييم ورصد المخاطر التي تتطلب الاهتمام. كما أنه يساعدهم على تطوير خطط إدارة المخاطر لفهم وتوصيل كيفية تفاعل الفرق المختلفة مع الأحداث عالية المخاطر. كما أنها تساعد على تنفيذ الاستجابات للمخاطر. كما أن استراتيجية الاستجابة للمخاطر تمنح مدير المشروع القدرة على تصعيد أي مخاطر إيجابية أو سلبية، إذا كانت خارج نطاقه.
جودة المشروع
تضمن أن جميع المنتجات النهائية تلبي مواصفات العميل. تحدد جودة المشروع أيضًا ما يريده خبراء الأعمال الرئيسيون. تركز جودة المشروع على منع الأخطاء. لا تنتظر هذه الخطوة لفحص المنتج بعد انتهاء المشروع، ومن ثم التخلص من الأخطاء. وبدلاً من ذلك، فإنها تدرك أن الجودة تعمل على أن تكون مسؤولية الإدارة ويجب أن يتم تنفيذها على مدار المشروع. يتضمن إنشاء خطة الجودة وضع معايير القبول والمعايير والمقاييس التي سيتم استخدامها في جميع أنحاء المشروع. وهي تشكل الأساس لجميع عمليات المراجعة والتفتيش التي سيتم استخدامها في جميع مراحل تنفيذ المشروع.
الخطوة 10: التواصل من أجل النجاح
تنص خطة التواصل على:
أي عضو في المشروع من أصحاب المصلحة الرئيسيين يريد أي تقارير وبأي صيغة وبأي عدد من المرات وباستخدام أي وسائط محددة؟
الطرق التي سيتم بها تصعيد المشاكل، وأطرها الزمنية.
المكان الذي يجب تخزين معلومات المشروع فيه والمعلومات حول من يمكنه الوصول إليها.
بمجرد اكتمالها، يصبح من المهم أن يتم إبلاغ الراعي بأهمية خطة المشروع ومحتوياتها. وينبغي أن تشمل:
المراجعة والموافقة الكاملة على جميع جوانب خطة المشروع.
العمليات المطلوبة لتغيير أي محتويات في الخطة.
الإشارة إلى الخطوات التالية – تنفيذ خطة المشروع والرقابة عليها. كما يجب أن تتضمن أيضاً أدوار/مسؤوليات أصحاب المصلحة الرئيسيين في المراحل القادمة.
بصرف النظر عن الخطوات الرئيسية المذكورة أعلاه، نحتاج الآن إلى معالجة التحديات التي يفرضها الطلب المتزايد على الأتمتة في إدارة المشاريع. ولكن صدقني، الأتمتة ليست تهديدًا لإدارة المشاريع. الطريقة الوحيدة للتغلب على هذه الأسطورة هي التعاون القوي بين الإنسان والآلة. وهو أمر متوقع الآن في إدارة المشاريع أيضًا. هذا هو استخدام مزايا الأتمتة لنجاح مدير المشروع. تتوفر أدوات اتصال مختلفة مثل Slack و HipChat للتذكير والإشعارات وتحديثات الحالة لمديري المشاريع لجعل الجميع على نفس الصفحة. يمكن استخدام برامج جدولة المشاريع المختلفة لجدولة المشاريع مع التخصيص. ومن ثم فإن مديري المشاريع لديهم المزيد من الأدوات في مجموعة أدواتهم أكثر من أي وقت مضى من أجل إنجاح مشروعهم.
الخلاصة يدرك معظمكم أنه في سبتمبر 2017، تم إصدار دليل PMBOK® Guide – الإصدار السادس ليحل محل الإصدار الخامس. لذلك يحتاج مديرو المشاريع المحتملون الذين يستهدفون الحصول على شهادة PMP إلى الرجوع إلى الإصدار السادس من دليل PMBOK®. وذلك لأن معهد إدارة المشاريع قد أعلن أن اختبار PMP سيتغير اعتبارًا من 26 مارس 2018 بناءً على الإصدار الجديد. ومن ثم، كن على دراية بالتحديثات الجديدة واخضع لتدريب PMP بناءً على الإصدار السادس من PMBOK®.
انطلق! نفذ هذه الخطوات العشر لوضع خطة المشروع وقل “مرحباً” للنجاح!