نطاق المشروع لماذا هو مهم

نطاق المشروع، ما أهميته؟
دعوني أبدأ بتجربتي الشخصية.
عندما ذهبت لأول مرة إلى متجر البقالة لشراء البقالة الشهرية، اشتريت فقط الأصناف التي يمكنني تذكرها في تلك اللحظة. وعلى الرغم من أنني شعرت بأنني أفتقد بعض الأشياء المهمة، إلا أنني لم أستطع تذكرها. في الواقع، أنفقت المزيد من المال أيضًا ولكنني لم أكن متأكدًا من مقدار ما أنفقته. بعد عودتي إلى المنزل، أدركت أنني نسيت شراء المواد الأساسية من الجبن والزبدة واللبن الرائب والحليب والعدس وصبغة الشعر (لزوجي) واشتريت أغراضًا موجودة بالفعل في المنزل في المخزون. وبما أنني أنفقت المزيد من المال على مشتريات البقالة الإضافية غير الضرورية، لم أستطع دفع إحدى الفواتير الشهرية. هذا ما يحدث عندما لا تحدد نطاق مشروعك بشكل صحيح. لو كنت قد أدرجت متطلبات وحدود مشروع التسوق الخاص بي قبل أن أذهب للتسوق من البقالة، لكنت قد تجنبت الدولارات الإضافية والوقت وإعادة العمل.
لنحاول الآن فهم المزيد عن النطاق وسبب أهميته في إدارة المشروع.
إلى ماذا يشير نطاق المشروع؟
نطاق المشروع هو أحد الخطوات الأولى والأكثر أهمية في إدارة المشروع. لن يتم تحديد الخطوات الأخرى واشتقاقها إلا بعد تحديد نطاق المشروع. يشير نطاق المشروع إلى تحديد حدود المشروع من خلال سرد الميزات واستنتاج مجموعة مخرجات المشروع.
لماذا هو مهم لمديري المشاريع؟
يقوم معهد إدارة المشاريع بإجراء دراسة استقصائية كل عام وينشر تقريرًا عن حالة إدارة المشروع وأسباب فشل المشروع. وتستند النتيجة إلى ما يقرب من 3000 مدير محفظة وبرنامج ومشروع عبر مجموعة متميزة من الصناعات. واستنادًا إلى النتائج، فإن 62% فقط من المشاريع استوفت النطاق الأصلي. وقد زاد زحف النطاق إلى حد كبير.
يمكن أن يؤثر النطاق غير المنضبط أو المدار بشكل سيئ على مشروعك بشدة. ويشمل ذلك، فقدان الموعد النهائي وتجاوز الميزانية وحتى فشل المشروع.
دعنا نواصل معرفة المزيد عن النطاق وكيف يساهم في نجاح المشروع.
ما هو نطاق المشروع؟
وفقًا ل PMBOK® نطاق المشروع هو “العمل الذي يجب إنجازه لتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة مع الميزات والوظائف المحددة.”
يندرج نطاق المشروع تحت تخطيط المشروع. ويهدف إلى توثيق أهداف المشروع والمهام والميزانية والمواعيد النهائية المحددة للمشروع.
هناك ثلاث عمليات في إدارة مشروع النطاق
التخطيط
“امنحني ست ساعات لقطع شجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس.” أبراهام لينكولن
حتماً في عالم سريع الحركة، نحن مجبرون على القيام بكل شيء بسرعة. والمشاريع ليست استثناءً من ذلك. وبصفتنا مديري مشاريع، يُتوقع منا أن نحقق نتائج أسرع. وللحصول على نتائج أسرع، فإننا نميل إلى التركيز على بعض خطوات إدارة المشروع. خاصة في مرحلة التخطيط للمشروع. بعد 12 عامًا من الخبرة في إدارة المشاريع، أفهم أنه من الصعب قضاء الكثير من الوقت في التخطيط، ولكن مع نفس الخبرة فهمت أيضًا,
أن استثمار الوقت في مرحلة التخطيط من شأنه أن يقلل من الوقت الهائل وإعادة العمل.
تتضمن إدارة نطاق الخطة إعداد وثائق المشروع التفصيلية التي تلتقط وتحدد جميع الأعمال التي يجب القيام بها في المشروع.
التحكّم
التحكم في النطاق يعني مراقبة ومراقبة تغييرات المشروع عن كثب والتحكم في التغييرات التي تطرأ على المشروع. وينصب التركيز الرئيسي على تجنب زحف النطاق والطلاء الذهبي.
الإغلاق:
تتضمن الخطوة الأخيرة الإغلاق مراجعة مخرجات المشروع مقابل الخطة الأصلية.
خطوات نطاق المشروع:
جمع المتطلبات:
بالنسبة للعديد من المشاريع، يكون تحديد ما يجب القيام به أكثر صعوبة من إنجازه. جمع المتطلبات وتحليلها هي الخطوة الأولى والأكثر أهمية في إدارة نطاق المشروع. هذه الخطوة
ستساعد هذه الخطوة فريق المشروع على فهم توقعات أصحاب المصلحة وكذلك تحديد حدود المشروع. سيتضمن ميثاق المشروع المتطلبات عالية المستوى. في خطوة جمع المتطلبات هذه، سيشارك فريق المشروع في جمع المتطلبات المتعمقة والمفصلة.
طرق جمع المتطلبات:
يعد تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع خطوة حيوية في جمع المتطلبات. وبمجرد تحديد أصحاب المصلحة، يمكن اتباع تقنيات مثل المقابلات الفردية والجماعية والعصف الذهني والاستبيانات والنماذج الأولية (إنشاء نسخة أولية من الحل باستخدام المتطلبات الأولية التي تم جمعها).
بفضل التكنولوجيا. فهي تجعل عملنا أسهل. هناك تطبيقات لجمع متطلبات المشروع متاحة أيضًا في السوق والتي تساعد مديري المشاريع على توفير الكثير من الوقت.
زحف النطاق:
أصبح عالم الأعمال شديد التنافسية يوماً بعد يوم. لا يمكن للمؤسسة البقاء على قيد الحياة إلا عندما تقدم قيمة إضافية لعملائها. أثناء إضافة قيمة للعملاء، يجب على مديري المشاريع
يجب أن يفهموا ما هو زحف النطاق للمشروع وكيف سيؤثر ذلك على المشروع. يُشار إلى الزيادة التدريجية غير المنضبطة في نطاق المشروع باسم زحف النطاق.
مثال على زحف النطاق:
من المتوقع أن تقوم ببناء جدار بطول 10 أقدام للعميل، ويطلب العميل من الفريق زيادة طول الجدار بمقدار نصف قدم. لا يعرف الفريق العواقب ويعتقد أنه نظرًا لوجود الكثير من
من المواد، فلن يحدث أي فرق في بناء نصف قدم فقط. ونتيجة لذلك، يقومون ببناء الطول الإضافي للجدار.
من الضروري تحديد حدود نطاق المشروع وعدم السماح للأشخاص بالإضافة العشوائية إلى نطاق المشروع دون المرور بعملية التحكم في التغيير.
الطلاء الذهبي:
الطلاء الذهبي هو تقديم أكثر مما طلبه العميل في البداية. يقوم أعضاء الفريق بشكل فردي أو تعاوني بإضافة ميزة أو وظيفة بشكل فردي أو تعاوني معتقدين أنها قد تضيف قيمة للعميل. في كثير من الأحيان
يحدث ذلك في كثير من الأحيان دون علم مدير المشروع.
مثال على الطلاء الذهبي:
لنفترض أنك تقوم بعمل برنامج لعميلك. يأتيك أحد المبرمجين ويقترح عليك ميزة إضافية للبرنامج. ويذكر أيضًا أن الأمر لن يتطلب أي جهد أو تكلفة إضافية لإضافة الوظيفة الإضافية وأن العميل سيحبها. وبصفتك مديراً للمشروع، فإنك توافق أيضاً على تنفيذها.
على الرغم من أنه من الجيد تقديم قيمة إضافية للعميل، إلا أن توقعات العميل ستزداد. هناك احتمال أن يتوقع نفس الميزات الإضافية في مشروعه التالي أيضًا. ومن ثم يجب التحكم فيها وتجنبها من قبل مدير المشروع.
تحديد النطاق:
تحديد النطاق هو عملية وضع وصف تفصيلي للمشروع والمنتج الذي سيتم إنشاؤه بهدف أو نطاق. لتحديد النطاق، يجب تحديد الأمور التالية من وثائق المتطلبات وغيرها من الوثائق الأساسية المتعلقة بالمشروع مثل ميثاق المشروع
أهداف المشروع
الهدف
المراحل الفرعية
المهام
الموارد
الميزانية
الجدول الزمني
بصفتك مديراً للمشروع، فإن فهمك وقدرتك على تحديد نطاق المشروع سيمنحك التركيز والشعور بالهدف عند تنفيذ المشروع.
بيان النطاق:
أثناء تحديد نطاق المشروع، يجب أن نكون قادرين على التوصل إلى بيان نطاق المشروع الذي يصف بالتفصيل مخرجات المشروع والعمل المطلوب لإنشاء تلك المخرجات.
قد يخلط الكثيرون بين بيان نطاق المشروع وميثاق المشروع. على الرغم من أنه أثناء إنشاء مواثيق المشروع، يتصور المديرون التنفيذيون للمشروع النطاق، إلا أن بيان نطاق المشروع فقط هو الذي يحتوي على وصف تفصيلي لنطاق المشروع ومعايير قبول المنتج والافتراضات ومخرجات المشروع وقيود المشروع.
هيكل تقسيم العمل (WBS):
“تشغيل مشروع بدون هيكل تقسيم العمل يشبه الذهاب إلى أرض غريبة بدون خارطة طريق”.
يُطلق على هيكل تقسيم العمل (WBS) اسم تقنية التحلل، وهي عبارة عن تقسيم مخرجات المشروع وعمل المشروع إلى مكونات يمكن إدارتها ويمكن قياسها والإشراف عليها بفعالية. هذه أداة رائعة من شأنها أن تساعد أصحاب المصلحة وفرق العمل على فهم المشروع بدقة. وهي تعكس خط الأساس لنطاق المشروع بأكمله.
يقوم مدير المشروع والخبراء المتخصصون بتحديد المخرجات الرئيسية للمشروع بناءً على بيان نطاق المشروع. وبمجرد الانتهاء من ذلك، يبدأون مع الفريق بتحليل المخرجات إلى أنشطة صغيرة.
المخرجات إلى أنشطة صغيرة.
يعبّر مخطط WBS عن نطاق المشروع بعبارات بيانية بسيطة. وفيما يلي مثال على مخطط WBS بسيط. بشكل عام، المكونات العليا هي النواتج وعناصر المستوى الأدنى هي الأنشطة التي تنشئ النواتج. يسمى أدنى مستوى في WBS بمستوى حزمة العمل. وهي النقطة التي يمكن عندها تقدير التكلفة ومدة النشاط للعمل وإدارتها بشكل موثوق.
مثال على مخطط WBS:
مصدر الصورة: https://cdn-images-1.medium.com/max/1600/0 *yYYRbnPkEgP0hT9TS.
5 قواعد لـ WBS
1. قاعدة 100٪:
تعني قاعدة 100٪ أن WBS يجب أن تلتقط جميع المخرجات والأنشطة المحددة في نطاق المشروع.
2. تجنب التداخل:
مع قاعدة 100٪، من المهم أيضًا التأكد من عدم وجود ازدواجية أو تداخل في العناصر المختلفة لتعريف النطاق لهيكل تقسيم العمل.
3. أهمية النتائج:
أفضل طريقة للالتزام بقاعدة 100٪ هي تحديد عناصر هيكل تقسيم العمل من حيث النتائج أو النتائج وليس الإجراءات
4. قواعد التفصيل:
كونك مدير مشروع، يجب أن يكون المرء قادراً على تحديد متى يجب التوقف عن تقسيم النواتج إلى عناصر أصغر. هناك بعض “القواعد الأساسية” المستخدمة، عند تفكيك المخرجات وتحديد مدة الأنشطة. وهذا أمر بالغ الأهمية لإنتاج النواتج المتوقعة التي حددتها WBS.
a. “قاعدة الـ 80 ساعة”: يجب ألا ينتج أي نشاط أو مجموعة من الأنشطة المحددة في أدنى مستوى من WBS، أي نواتج قابلة للتنفيذ تزيد مدتها عن 80 ساعة من الجهد.
b. القاعدة الثانية: لا ينبغي أن يتجاوز أي من الأنشطة المحددة في أدنى مستوى من WBS المستوى الأدنى من WBS فترة الإبلاغ المحددة للنواتج.
c. القاعدة الأخيرة: عند حساب مدة الأنشطة لإنتاج النواتج، يجب تطبيق “المنطق السليم”.
5. ترميز هيكل تقسيم العمل:
يجب أن يتم ترقيم كل عنصر من عناصر هيكل تقسيم العمل بالتتابع ليسهل التعرف على العنصر في قاموس WBS.
التحقق من صحة النطاق:
وفقًا ل Pmbok “التحقق من صحة النطاق هو عملية إضفاء الطابع الرسمي على قبول نواتج المشروع المكتملة”. ويشمل التحقق من صحة النطاق مراجعة المخرجات مع العميل أو الراعي للتأكد من اكتمالها بشكل مرضٍ والحصول على القبول الرسمي. لضمان المستوى المرضي للعميل، يجب تنظيم اجتماعات متكررة ومخطط لها كجزء من مرحلة التحقق من صحة النطاق.
على الرغم من أن فريق المشروع وفريق الجودة يرسل إشارة خضراء لتسليمات المشروع. يجب التحقق من صحتها مقابل خط الأساس للنطاق لاستنتاج ما إذا كان فريق المشروع قد أنتج ما تم توثيقه والتخطيط له. هذه عملية الحصول على قبول رسمي على المخرجات المكتملة من العميل.
نطاق التحكم:
تراقب عملية التحكم في النطاق حالة المشروع ونطاق المنتج والتغييرات التي تطرأ على خط الأساس للنطاق. ويضمن التحكم في نطاق المشروع ضمان إجراء جميع التغييرات المطلوبة والإجراءات التصحيحية أو الوقائية الموصى بها.
أو الإجراءات الوقائية الموصى بها.
وبصفتك مديرًا للمشروع، فإن مهمتك هي الاستمرار في مراقبة أنشطة المشروع وإيقاف الإجراءات غير المرغوب فيها التي قد تؤدي بمشروعك إلى مشاكل مثل زحف النطاق والطلاء الذهبي.
5 نصائح لإدارة فعالة لنطاق المشروع.
إشراك الفريق بأكمله في عملية تحديد نطاق المشروع
إشراك جميع أصحاب المصلحة خلال مرحلة جمع المتطلبات
تأكيد المخرجات بشكل متكرر مع العميل لتجنب أي تغيير في اللحظة الأخيرة
حاول تضمين جميع النواتج في WBS
توخي الحذر بشأن التغييرات التي لم تكن جزءًا من النطاق الأصلي والصفائح الذهبية
تأكد من أن نطاق المشروع يخضع لعملية التحكم في التغيير.
الخلاصة:
تبدو إدارة النطاق أسهل. ولكن تذكر أن الإدارة السيئة لنطاق المشروع قد تؤدي إلى فشل المشروع. في كثير من الأحيان، يتم القبض على مديري المشاريع بسبب زحف النطاق ولا يدركون التأثير إلا في نهاية المشروع عندما يكون الوقت قد فات. “في عام 1994، قال 80% من 160 متخصصًا في مجال نظم المعلومات الذين شملهم استطلاع للرأي أجرته شركة Computerworld إن زحف النطاق يحدث “دائمًا” أو “بشكل متكرر”، بينما قال 20% فقط إنه نادرًا ما يحدث.
تتمثل مهمة مدير المشروع الناجح في التأكد من أن المشروع له نطاق واضح. كما يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن المشروع يتماشى مع النطاق ولا يشجع على زحف النطاق أو الطلاء الذهبي. يجب عليه التحقق باستمرار من تقدم المشروع.
سيساعد التدريب على إدارة المشروع على فهم المزيد عن إدارة نطاق المشروع. من الأسهل بكثير إدارة نطاق مشروعك بعدة طرق مثبتة: استخدام التواصل الفعال مع العميل طوال العملية، والبقاء ضمن حدود فريقك، وتوثيق الأحداث المهمة في عملية التطوير بشكل صحيح والبقاء ضمن الإرشادات المقدمة كلها طرق رائعة لإدارة نطاقك بفعالية. تحسن الإدارة السليمة للنطاق بشكل كبير من قدرة فريقك على البقاء ضمن الميزانية واستخدام الوقت بفعالية. وقبل كل شيء، فإن أهم جانب من جوانب العملية هو التوصل إلى نتيجة نهائية ترضي العميل.