كيفية قيادة اجتماع انطلاق المشروع بنجاح

كيف تقود اجتماع انطلاق المشروع بنجاح؟
تبدأ مسؤوليات كل مدير مشروع منذ الوقت الذي يتم فيه تعيينه لقيادة المشاريع. إنه فقط بعد الانتهاء من التوقيعات والموافقات على المشروع من أصحاب المصلحة. الآن تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية إعادة الأرباح المرجوة إلى أصحاب المصلحة في المشروع نتيجة نجاح المشروع.
وبالتالي، يحتاج مدير المشروع إلى القيام بالكثير من الاستعدادات لتنفيذ المشروع بنجاح. لكن الواقع هو أن معظم حالات فشل المشروع ناتجة عن اجتماع انطلاق المشروع المرتجل الذي يقوده مدير المشروع دون إعداد وتخطيط مسبق.
أهمية اجتماع انطلاق المشروع لمشروع جديد:
هل من المهم حقًا إعطاء اجتماع انطلاق المشروع الكثير من الاهتمام؟ – الإجابة الواضحة هي “نعم”. اجتماع انطلاق المشروع لا يقل أهمية عن الاجتماع الذي يعقده المدرب مع فريقه قبل بدء مباراة كرة القدم. الفرق هو – في اجتماع مباراة كرة القدم؛ يعلم اللاعبون أن عليهم تسجيل أكبر عدد من الأهداف للفوز بالمباراة. على الرغم من أنه في اجتماع انطلاق المشروع، من المفترض أن يجعل قائد المشروع الفريق يدرك أن عليهم تحقيق أهداف وغايات المشروع لتحقيق النجاح. كل عضو من أعضاء الفريق لديه تصور مختلف عن المشروع وتوقعات مختلفة من اجتماع انطلاق المشروع. أنت كقائد للمشروع تقع على عاتقك مسؤولية جعلهم يشعرون بالراحة. أيضًا، قم بتنشيطهم من خلال وضع جوقة، حتى يتمكنوا من فهم ما هو متوقع منهم خلال المشروع.
دعونا نفهم ونحدد اجتماع انطلاق المشروع:
قبل المضي قدمًا في تعريف اجتماع انطلاق المشروع، دعني أسألك ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟ هل يمكنك تعريف انطلاق المشروع؟
لا تقلق! بادئ ذي بدء، دعنا نرى كيف نعرّف الانطلاقة.
يذكر قاموس كامبريدج: “إذا انطلقت مباراة كرة قدم، فإنها تبدأ” – وهذا يعني أن ركلة البداية هي “البدء”.
ومن ثم فإن اجتماع انطلاق المشروع هو نوع من الاجتماعات الاستهلالية للمشروع أو اجتماع الإقلاع مع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة بما في ذلك العملاء. الغرض من اجتماع انطلاق المشروع هو توعية الجميع رسميًا بأن هذه بداية المشروع. تتم مناقشة أدوار ومسؤوليات الأفراد. يتم تحديد التوقعات منهم ونقلها. هذا لجلب جميع أعضاء الفريق إلى منصة تفاهم مشتركة.
في هذه المقالة، سأقوم بسرد بعض النصائح المهمة لاجتماع انطلاق المشروع لقيادة اجتماعات انطلاق جيدة.
نصائح لاجتماع انطلاق المشروع:
1. قم بالتحضير والتمرين لاجتماع الانطلاق قبل وقت كافٍ –
a. قبل تحديد موعد اجتماع الانطلاق، ناقش مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين بما في ذلك العملاء (إذا كان بإمكان العملاء التأثير على نتائج المشروع و/أو التأثر بنتائج المشروع) فيما يتعلق بمخرجات المشروع وفهم توقعاتهم. يُنصح دائمًا بإجراء تحليل لأصحاب المصلحة أيضًا. وذلك للحصول على فهم أفضل لتأثير أصحاب المصلحة المختلفين وتوقعاتهم. وينبغي أن تكون توقعات أصحاب المصلحة هذه مدخلات مهمة بالنسبة لك، أثناء إجراء عملية الانطلاق.
b. إعداد جدول أعمال اجتماع انطلاق المشروع وتحديد جميع أعضاء الفريق: يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع وصفًا موجزًا للمشروع أو عنوانًا موجزًا؛ تاريخ ووقت وتفاصيل مكان الاجتماع الافتتاحي؛ أسماء المدعوين والحضور وتفاصيلهم؛ ويجب أن تسرد جميع بنود/مواضيع جدول الأعمال مع فترات زمنية مثل المقدمة، خلفية المشروع، الأهداف والغايات، النطاق، أدوار ومسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق وما إلى ذلك. لا تنسَ تخصيص بعض الوقت في نهاية الاجتماع للاستفسارات. يمكنك أيضًا ذكر تفاصيل حول المرفقات أو النشرات الأخرى اللازمة لبدء الانطلاق. يمكنك الرجوع إلى القالب أدناه لإعداد جدول أعمال ركلة البداية:
الشكل: نموذج نموذج جدول أعمال انطلاق المشروع
c. البحث في المشاريع المماثلة السابقة: في الوقت الحاضر، تحتفظ معظم المنظمات بسجل المشاريع السابقة حول نجاحاتها وإخفاقاتها بما في ذلك التحديات التي واجهتها والمخاطر/ الفرص التي واجهتها خلال المشاريع في قاعدة بيانات إدارة المعرفة الخاصة بها للرجوع إليها في المستقبل – والمعروفة أيضًا باسم أصول المعرفة التنظيمية. ويُنصح قائد المشروع بالرجوع إليها من أجل الإعداد الأفضل لبدء المشروع، وإذا لزم الأمر، يمكنه التطرق إلى بعض هذه النقاط أثناء بدء المشروع لضمان التزام جميع أعضاء الفريق بالمشروع وتأييدهم له.
d. اطلب أيضًا من جميع أصحاب المصلحة حضور اجتماع الانطلاق، لأن حضورهم سيحفز بشكل إيجابي على التزام جميع أعضاء الفريق.
أرسل جدول أعمال اجتماع الانطلاق بالبريد إلى جميع المدعوين والحضور، قبل الاجتماع بوقت كافٍ، مع ملاحظة قصيرة حول “ما هو متوقع منهم في هذا المشروع”. يمكنك الرجوع أدناه إلى نموذج البريد الإلكتروني لدعوة اجتماع انطلاق المشروع:
نموذج البريد الإلكتروني لبدء الاجتماع الافتتاحي
——————————————————————————————————-Date: …/…/…
الموضوع: البريد الإلكتروني لدعوة اجتماع انطلاق المشروع
عزيزي المستلم
أنت مدعو إلى حضور الاجتماع الافتتاحي للمشروع: “………….” أنا متحمس جدًا لانضمامك إلى فريقي وأتطلع إلى مناقشة المزيد حول المشروع معك خلال الاجتماع. جدول أعمال الاجتماع مرفق مع هذا البريد للرجوع إليه والاطلاع عليه. يرجى الاطلاع عليه قبل الحضور للاجتماع لفهم سير الاجتماع وتوقيتاته بشكل أفضل. سيتيح لنا هذا الاجتماع فرصة للتعرف على بعضنا البعض وتبادل ومشاركة وجهات النظر الأولى.
تاريخ بدء الاجتماع:
الوقت:
المكان:
يرجى حجز جدولك الزمني وتأكيد حضورك للاجتماع.
مع أطيب التحيات,
Xyz,
(تفاصيل الاتصال)
المرفقات:
مسودة جدول الأعمال
تفاصيل المكالمة الجماعية
——————————————————————————————————-2 خلال اجتماع الانطلاقة، تأكد من الآتي
a. تحقق مع الإدارة أو القسم المعني من أماكن الإقامة والدعم اللازم لتكنولوجيا المعلومات في مكان الاجتماع. إذا كان أصحاب المصلحة أو الأعضاء متصلين من خلال الوسائط الافتراضية أو المؤتمرات الافتراضية، فقم بترتيب ذلك والتحقق منه من قبل فريق الدعم المعني قبل الاجتماع بوقت كافٍ.
b. ابدأ الاجتماع بالترحيب الحار بجميع الحاضرين. قدم مقدمتك واطلب من الجميع تقديم أنفسهم. إذا كان الوقت يسمح ببدء الاجتماع ببعض الدردشة – سيساعدك هذا على معرفة الجميع وتعرّف الجميع على بعضهم البعض، ومن ثم ستكونون جميعًا على تواصل اجتماعي وشخصي خلال الاجتماع والمشروع.
c. تغطية الأنشطة المدرجة في وثيقة جدول الأعمال: بعد الجلسة التمهيدية مباشرةً، تولى على الفور مسؤولية بقية أنشطة الانطلاق. استخدم “خطاب المصعد” – أي قم بإلقاء خطاب واضح بحماس لتخاطب بوضوح من ترغب في كسبهم. خذ الجميع من خلال بنود جدول أعمالك واحدًا تلو الآخر. من أجل تقديم اجتماع الانطلاقة، يمكنك إعداد بعض شرائح الباوربوينت التي لن تسمح لك بالانحراف عن جدول أعمال الاجتماع. يمكنك أيضًا الرجوع إلى قالب العرض التقديمي لاجتماع انطلاق المشروع، والتي تتوفر على البوابات المجانية. يمكنك تنزيل قالب العرض التقديمي لاجتماع انطلاق المشروع وتخصيص المحتويات وفقًا لجدول أعمالك. لاحظ أن جدول الأعمال هو لقطة من مشروعك في البداية. لذلك أثناء تقديم ركلة البداية، حافظ على مستوى عالٍ – لا تدخل في التفاصيل. تتمثل الأهداف الرئيسية لهذه الانطلاقة في:
i) إعطاء خطوط عريضة موجزة عن المشروع للفريق
ب) اجعل الفريق يدرك أنك تقود هذا المشروع
ج)تقديم الفريق مع أصحاب المصلحة ومع بعضهم البعض
رابعا)تحديد التوقعات من أعضاء الفريق
v)تعزيز ودعم قناة التواصل
vi)والأهم من ذلك بناء مصداقيتك بين أعضاء الفريق
ملاحظة: مقياس المزاج هو أداة فعالة، يمكنك استخدامها لقياس ثقة الفريق فيما يتعلق بالتزامهم تجاه تحقيق الهدف في فترات زمنية مختلفة من مدة المشروع بدءًا من مرحلة الانطلاق. سيساعدك هذا كنظام إنذار مبكر، إذا كان أي عضو من أعضاء الفريق غير راضٍ عن تقدم المشروع:
الشكل: مخطط مقياس الحالة المزاجية
d. أثناء المناقشة حول الأدوار والمسؤوليات والجداول الزمنية للمشروع، من الجيد دائمًا الحصول على توافق في الآراء مع أعضاء الفريق المعني قبل تجميد المواعيد النهائية. سيضمن ذلك أيضًا الالتزام الكامل من كل عضو في الفريق تجاه ما هو متوقع منه أثناء العمل.
e. خلال نهاية الاجتماع، أفسح المجال للأسئلة والأجوبة. والغرض من ذلك هو تحقيق أفضل وضوح ممكن لجميع أعضاء الفريق وإزالة أي حالة من الارتباك بينهم. التأكيد على أن دعمك سيكون دائمًا معهم في أفضل حالاته أثناء المشروع.
f. في النهاية، رحّب بالجميع بابتسامة لتخصيصهم وقتهم للحضور في هذا الاجتماع الافتتاحي وإظهار اهتمامهم والتزامهم بالمشروع. سيخلق ذلك جوًا من الاحترافية ويحافظ على إنتاجية فريقك خلال المشروع بأكمله.
الوجبات الجاهزة: ركلة البداية تحدد النغمة الأولية لبدء المشروع. احرص على أن تحافظ على نشاطك. يجب أن تعكس نبرة صوتك أثناء الانطلاقة شعوراً بالالتزام تجاه المشروع. لا يمكنك أن تنجح حتى تثبت “السير على خطى المشروع”.
3. بعد اجتماع الانطلاق مباشرة، لا تنسَ إرسال محضر الاجتماع إلى كل المدعوين والحاضرين بما في ذلك جميع أصحاب المصلحة. فهذا سيعزز التزامك تجاه المشروع وسيساعدك على متابعة أنشطة المشروع في المستقبل. إذا شعرت بأي مقاومة أو ضعف في الالتزام من أي من أعضاء الفريق أثناء بدء المشروع، فاحرص على مقابلته شخصيًا بعد الاجتماع مباشرة. حاول استكشاف مخاوفه أو مخاوفها من خلال المناقشة معه أو معها بشكل مطول. مهمتك هي الحصول على التزام مائة بالمائة من فريقك، وبالتالي لا تتجاهل أبدًا رأيهم أو مخاوفهم. قم بحل المسألة بمجرد أن تلاحظ ذلك.
تذكّر دائمًا,
كونك قائد مشروع، يجب أن تمتلك المهارات اللازمة لتوفير القيادة. يجب عليك حل أي تعارض يهدد تنفيذ المشروع. في النهاية، قم بتسليم المشروع بنجاح.
بعد اجتماع انطلاق المشروع يجب تنظيم اجتماعات دورية مع أعضاء الفريق لمتابعة حالة المشروع. وهذا يساعد على تتبع التقدم المحرز في المشروع كما هو مقرر في اجتماع الانطلاق.
ملخص الأفكار النهائية
الغرض من اجتماع انطلاق المشروع هو الحفاظ على مستوى عالٍ وإظهار القيادة. توضيح أنك على رأس المشروع وأنك ستتولى قيادة كل عضو من أعضاء الفريق أثناء تنفيذ المشروع.
إظهار أنك ملتزم تمامًا بنجاح المشروع
التعبير عن أهمية مخرجات المشروع وتوقعاتك من كل عضو من أعضاء الفريق
حدّد بوضوح أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق دون أي غموض في أذهانهم حولها، وقم بتمكينهم بشكل أساسي.
خلق جو من العمل الجماعي والدعم بين جميع أفراد الفريق.
بالإضافة إلى ذلك، ولتحضير أفضل لبدء مشروعك، يمكنك استخدام نموذج قائمة مراجعة المشروع أدناه لبدء المشروع. سيساعدك هذا على تغطية جميع أساسيات الاجتماع الاستهلالي للمشروع:
مصدر القالب: www.mypmllc.com/project-management-resources/free-project-management-templates
آمل أن تساعدك هذه المقالة في الحصول على مفهوم مهم حول قيادة انطلاق المشروع بنجاح. سيضيف هذا أيضًا إحدى أهم الأدوات في ترسانة إدارة المشروع الخاصة بك.
سجّل الآن في برنامجنا التدريبي PMP بقيادة المدربين
سيساعدك هذا على استكشاف المزيد حول مهارات إدارة المشاريع وتحديث قائمة مراجعة إدارة المشاريع الخاصة بك بناءً على أحدث إصدار سادس من PMBOK.
قراءة وتعلم سعيد!