ترتيب مهام المشروع حسب الأولوية – عملية من 6 خطوات لتجنب الوقوع في فخ الإرهاق

ترتيب مهام المشروع حسب الأولوية: عملية من 6 خطوات لتجنب الوقوع في فخ الإرهاق
مقدمة
في العام الماضي، أهداني أحد أصدقائي كتاب تيم فيريس “أسبوع العمل لمدة 4 ساعات”. أنا من أشد المؤمنين بالعمل الجاد. لذا، فقد أساءني العنوان نفسه. ولكن، في النهاية، تمكنت من قراءته. وبحلول الوقت الذي انتهيت فيه من قراءته، راودتني فكرة “لماذا لم أقرأه في وقت سابق؟ حطم الكتاب الكثير من أوهامي فيما يتعلق بالزمن. لكن أكبر ما استخلصته من الكتاب هو أن ضيق الوقت هو نقص في الأولويات.
في البداية، قلت “حقًا؟ لا يمكن أن يكون ذلك صحيحاً! لكن، بينما كنت أواصل القراءة أدركت أن كونك مشغولاً لا يعني أنك فعال. جعلني ذلك أفكر في قانون باركنسون، الذي ينص على أن “العمل يتسع لملء الوقت”.
هل أنت مشغول طوال اليوم وما زلت تتدافع أو تتسرع في إنجاز الأمور؟ هل تكافح من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية؟ هل لديك الكثير من العمل وليس لديك أدنى فكرة من أين تبدأ؟ هل تتمنى لو كان هناك ساعات أكثر في اليوم؟ إذا كنت تومئ برأسك بنعم على كل هذه الأسئلة، فربما تحتاج إلى العمل على “تحديد الأولويات”. فبالنسبة لمدير المشروع على وجه الخصوص، تعتبر القدرة على تحديد الأولويات وكذلك العمل مع الأولويات المتنافسة مهارة نجاح أو فشل.
ما هي الأولوية؟
تعتبر المهمة التي تعتبر أكثر أهمية من غيرها أولوية. تحديد الأولويات هو تنظيم المهام من حيث الأهمية بالنسبة لبعضها البعض. على سبيل المثال، يعتبر الوفاء بالموعد النهائي لمشروع ما أولوية على الرد على رسالة بريد من صديق.
يتعامل مدير المشروع مع الأولويات المتنافسة بشكل يومي. هناك العديد من الأدوات البرمجية المتاحة لمساعدتك في تحديد الأولويات. ولكن، في الأساس، فإن تقدير المدير هو الذي يحدد ما هي الأولوية وما هي غير ذلك.
لماذا من المهم تحديد أولويات المهام؟
إن التعامل مع قائمة طويلة من المهام التي يجب القيام بها هو أمر يتعين على مدير المشروع التعايش معه. لذا، فإن معرفة كيفية تحديد أولويات المهام يمكن أن يساعدك في تحديد المكان الذي تريد استثمار وقتك فيه. كما أنها تمنحك وضوحًا بشأن المهمة التي يجب أن تُسند إلى أحد أعضاء الفريق وبالتالي توفير وقتك للقيام بأعمال أكثر أهمية. علاوةً على ذلك، فإن أسئلة مقابلات تحديد أولويات عبء العمل شائعة جدًا، وإذا تمكنت من الإجابة على هذه الأسئلة، يمكنك الحصول على وظيفة الأحلام التي تريدها.
فيما يلي بعض النصائح لتحديد أولويات المهام التي تساعدك على تحديد أولويات عبء العمل والوفاء بالمواعيد النهائية.
خطوات تحديد أولويات المشروع:
ضع قائمة بالمهام والمسؤوليات
اكتب كل ما تحتاج إلى إنجازه في يوم واحد. في هذه المرحلة، لا تقلق بشأن الترتيب وعدد المهام التي تقوم بتدوينها.
قم بتقييم أهمية كل مهمة
الخطوة التالية هي ترتيب المهام من حيث القيمة التي تضيفها إلى المشروع. يمكنك أيضًا تحديد الأولويات بناءً على عدد الأشخاص المتأثرين. كما يمكن أن تساعد الإجابة عن النتائج المترتبة على مشروع معين في ترتيب المهمة. سنناقش فيما يلي بعض تقنيات تحديد الأولويات المهمة التي يمكن أن تساعدك في هذه الخطوة.
تعلّم إدارة الوقت بشكل أفضل
يتضمن أحد الجوانب المهمة لتحديد الأولويات أيضًا مقدار الوقت الذي تريد تخصيصه لمسؤولية ما. فالناس إما يقضون وقتًا أقل من اللازم أو يقضون وقتًا أكثر من اللازم في مهمة ما. وفي كلتا الحالتين، تتأثر الإنتاجية. تأكد من تخصيص الوقت الأمثل للمشروع فقط.
أنجزه
ما فائدة وجود قائمة أولويات إذا لم تتمكن من الالتزام بها؟ بالنسبة للكثيرين منا، لا تكمن المشكلة في وضع قائمة وتحديد الأولويات ولكن في الالتزام بها. لذا، لا تنشغل بالمهام التي تتراكم عليك خلال اليوم إذا لم تكن مهمة. لا تكن متفاعلاً مع كل ما يعترض طريقك.
كن مستعدًا للتغيير والتكيف
في الوقت نفسه، كن منفتحًا على تغيير الأولويات. من الناحية المثالية، يجب عليك فقط القيام بما حددته خلال اليوم. ولكن، بصفتك مدير مشروع، فأنت تتعامل باستمرار مع مهام ومسؤوليات جديدة. حدد المهام التي تريد إضافتها إلى قائمتك بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها.
اعرف متى تقول لا
ربما تكون هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في العملية برمتها. فكما ذكرنا سابقًا، لا يتعلق الأمر فقط بالمهام التي تقوم بها ولكن أيضًا بالمهام التي تختار عدم القيام بها. نظرًا لأن الوقت مورد محدود، فهناك تلك المهام التي قد لا تتمكن من إنهائها. في مثل هذه السيناريوهات، لا تدع متلازمة الكمال بداخلك تمنعك من حذف هذه المهام من القائمة. علاوةً على ذلك، تعلّم فن تفويض أعضاء فريقك بالمهام التي يمكنهم القيام بها بسهولة.
لمساعدتك في الخطوة الثانية المتمثلة في تقييم أهمية كل مهمة، فيما يلي بعض أدوات أو تقنيات تحديد أولويات العمل التي يمكنك استخدامها للتعامل مع الأولويات المتنافسة:
1. مصفوفة أيزنهاور
اشتهر دوايت أيزنهاور، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة، بإنتاجيته المذهلة. ومن ثم، فإن تقنياته في إدارة الوقت يدافع عنها الكثير من الناس.
مصفوفة أيزنهاور هي واحدة من أكثر استراتيجيات الإنتاجية شيوعًا. أشاع ستيفن كوفي في كتابه “العادات السبع للأشخاص ذوي الفعالية العالية” هذا المبدأ. إنها أداة بسيطة لإدارة الوقت تساعدك على تحديد أولويات المهام. كيف تفعل ذلك؟ من خلال جعلك تقسم الأعمال إلى أربع فئات على أساس الاستعجال والأهمية.
س1: عاجل ومهم
س2: مهم ولكن ليس عاجلاً
س3: عاجل، ولكن ليس مهمًا
س4: ليست عاجلة ولا مهمة
العاجل مقابل المهم
“ما هو مهم نادراً ما يكون عاجلاً وما هو عاجل نادراً ما يكون مهماً.” دوايت أيزنهاور
المهام العاجلة هي تلك التي تجعلك تتفاعل. وتندرج مهام مثل الرد على المكالمات والرد على رسائل البريد الإلكتروني ضمن هذه الفئة. ومن ناحية أخرى، المهام المهمة هي تلك التي تساعدك على تحقيق أهدافك طويلة الأجل. المشكلة التي تواجه معظمنا هي التركيز على المهام العاجلة أكثر من المهام المهمة. وتؤدي وسائل الاتصال الحديثة التي تقصفنا باستمرار بالمعلومات إلى تفاقم هذه العقلية.
كيف نحدد أولويات المهام وفقًا لمصفوفة أيزنهاور؟
مهام Q1 (العاجلة والهامة) هي مهام حاسمة وتقف فوق جميع المهام الأخرى. ومن الأمثلة على ذلك الرد على بريد العميل وإبلاغ الفريق بالتغييرات التي تطرأ على المشروع وما إلى ذلك. لأسباب واضحة، يجب القيام بهذه المهام في أقرب وقت ممكن. سيؤدي عدم القيام بها إلى عواقب سلبية.
مهام Q2 (مهمة، ولكنها ليست عاجلة) هي المهام التي يجب أن تقضي فيها أقصى وقت ممكن. وبما أن هذه المهام ليست عاجلة فإن معظمنا يميل إلى إهمالها. ولكن، إذا كنت ترغب في أن تصبح مدير مشروع فعال، تأكد من إعطاء هذه المهام الوقت اللازم لأنها تحدد نموك الوظيفي على المدى الطويل.
مهام Q3 (عاجلة، ولكنها ليست مهمة) خادعة. فهي تجعلك تشعر بأنك مضطر للقيام بها على وجه السرعة. في الواقع، هذه المهام تشتت انتباهك وتقلل من إنتاجيتك. وبالتالي، يجب تفويض هذه المهام. من ناحية أخرى
يجب التخلص من مهام Q4 (ليست عاجلة ولا مهمة) تمامًا.
إجمالاً، تسمح لك مصفوفة أيزنهاور بالإجابة على سؤالين. ما هي المهمة ذات الأولوية؟ وما هي المهام التي يمكن إلغاؤها تمامًا؟
2. طريقة براين تريسي
“إذا كانت مهمتك أن تأكل ضفدعًا، فمن الأفضل أن تفعل ذلك في الصباح الباكر.” “وإذا كانت مهمتك أن تأكل ضفدعين، فمن الأفضل أن تأكل الضفدع الأكبر أولاً. مارك توين
يلخص الاقتباس أعلاه ما ينادي به براين تريسي لتحديد أولويات المهام. إذا كنت تأكل ضفدعًا حيًا في الصباح الباكر، فلا يمكن أن يكون هناك ما هو أسوأ من أي شيء عليك مواجهته لبقية اليوم. وباستبدال الضفادع بالمهام، يقول تريسي إنه يجب على المرء القيام بالمهمة الأصعب أولاً. وبمجرد الانتهاء منها، تصبح جميع المهام الأخرى سهلة.
وعلى عكس مصفوفة أيزنهاور، تركز هذه الطريقة على شعورك تجاه مهمة معينة. وبناءً على ذلك، تنقسم المهام إلى أربع فئات.
A. الأشياء التي لا تريد القيام بها، وفي الواقع، لا تحتاج إلى القيام بها.
B. أشياء لا تريد القيام بها، ولكنك في الواقع تحتاج إلى القيام بها.
C. أشياء تريد القيام بها وتحتاج في الواقع إلى القيام بها.
D. أشياء تريد القيام بها، ولكنك في الواقع لا تحتاج إلى القيام بها.
في معظم الأحيان تجد صعوبة في إكمال المهام ليس لأنك لا تفهم أهمية المهمة ولكن لأن لديك شعورًا سلبيًا تجاهها. وذلك عندما تبدأ في المماطلة. ولكن، بمجرد أن تدرك هذه الحقيقة، يمكنك البدء في تحديد أولويات تلك المهام المهمة ولكنك متردد في القيام بها.
3. طريقة ABCDE
لنفترض أن لديك قائمة من الأولويات المتنافسة؟ كيف تدير عملك إذن؟ تمنحك طريقة ABCDE الإجابة. هذه طريقة أخرى من تقنيات براين تريسي لتحديد الأولويات.
يتم تقسيم المهام في هذه التقنية بالطريقة التالية.
المهام “أ” لها عواقب وخيمة
“ب” مهام لها عواقب طفيفة
‘ج’ مهام لطيفة للقيام بها دون عواقب
‘د’ يجب تفويض المهام
‘ه’ مهام يجب إلغاؤها
يجب إعطاء الأولوية لجميع المهام في الفئة “أ” على غيرها. يجب بعد ذلك ترتيب المهام في الفئة “أ” على النحو A1 و A2 و A3 وما إلى ذلك. تشير هذه القائمة إلى أن A1 مهمة ذات أولوية أعلى من A2. عندما تبدو كل مهمة عاجلة ومهمة، يمكن أن يكون هذا بمثابة أداة قوية لتنظيم المهام في العمل.
4. تقنية الفرز الفقاعي
“الفرز الفقاعي” عبارة عن خوارزمية تقارن بين المتطلبات وتبدلها إذا كانت في ترتيب خاطئ. يمكن فعل الشيء نفسه مع المهام.
لنفترض أن لديك 3 مهام: A و B و C. خذ A و B وقارن بينهما. إذا كان ل A أولوية أعلى من B، احتفظ ب A. بعد ذلك، قارن A مع C. إذا كانت C أكثر أهمية من A، احتفظ ب C. ما يعنيه هذا هو أن C لها الأولوية القصوى بين المهام الثلاث المعطاة. ترتيب الأولوية هو ج، أ، ب.
هذه التقنية مفيدة بشكل خاص عندما يتعين عليك القيام بمهمة واحدة بالغة الأهمية. الميزة الأخرى هي أنه سيتم ترتيب كل مهمة من حيث الأولوية. ومع ذلك، عندما يكون لديك قائمة طويلة من المهام، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لفرز جميع المهام من خلال هذه التقنية.
5. طريقة MoSCoW
هذه طريقة شائعة أخرى لتحديد الأولويات تستخدم في إدارة المشاريع. وهي تصنف المهام إلى 4 مجموعات:
A. لا بد من إنجازها: المهمة التي إذا لم يتم إنجازها في الوقت المحدد، يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع بأكمله تصبح مهمة “لا بد منها”.
B. يجب أن يكون: على الرغم من أن مهام “يجب أن يكون” مهمة، إلا أنها ليست حاسمة. يمكن تأجيل هذه المهام إلى تاريخ لاحق.
C. يمكن أن يكون: يجب إكمال هذه المهام ولكن ليس بالضرورة أن تنجزها أنت. وبالتالي، قم بتفويض هذه المهام للحصول على أقصى استفادة من وقتك.
D. لن يكون لديك: يجب التخلص من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً مع القليل من القيمة تمامًا.
يتيح لك الفصل أعلاه تحديد المهام الأساسية وغير الأساسية. وهذا بدوره يسمح لك بتحديد الأولويات والتركيز عليها.
6. مبدأ باريتو
يُعرف أيضًا باسم “قاعدة 80/20” أو “قانون القلة الحيوية”. وتنص هذه القاعدة على أن 80% من نجاح المشروع تحدده 20% من المهام.
باستخدام هذه المعرفة، يمكنك تحليل المهام وتصنيفها إلى فئة الـ20% المهمة والـ80% الأخرى غير المهمة. ركز طاقتك ووقتك على إكمال مهام فئة الـ 20% من المهام. أما المهام الأخرى فيمكن تفويضها أو إلغاؤها تمامًا.
7. عادة زن
هل كل التقنيات المذكورة أعلاه تبدو معقدة؟ إذًا دعنا نلقي نظرة على تقنية بسيطة جدًا لتحديد الأولويات.
في كتاب “Zen to Done”، يقترح ليو بابوتا أن تراجع قائمة مهامك في بداية كل يوم. بعد ذلك، قم بتدوين 1-3 من أهم المهام التي ترغب في إكمالها في ذلك اليوم. وابدأ في إنجازها.
أفضل جزء من عادة زن هذه هي أنها تساعدك على تحديد أهداف واقعية. المشكلة التي يواجهها معظمنا هي جعل كل شيء أولوية وعدم إكمال أي مهمة في اليوم. على الرغم من أن 3 مهام في اليوم تبدو صغيرة، إلا أنه على مدى فترة من الزمن يكون لديك تأثير تراكمي لإكمال مهام مهمة حقًا وذات قيمة مضافة بشكل يومي.
إذن، أي من الطرق المذكورة أعلاه يجب أن تستخدمها لتحديد أولويات المشاريع؟ حسنًا، يعتمد ذلك على المشروع ومقدار الوقت المتاح لك. يمكن أن يؤدي استخدام مزيج من هذه الطرق بناءً على المشروع إلى صقل مهاراتك في إدارة الوقت بشكل كبير.
الخلاصة
إن المشكلة الشائعة التي يواجهها العديد من مديري المشاريع هي الشعور بالإرهاق من كثرة الأشياء التي يحتاجون إلى إنجازها. فكل مهمة تبدو مهمة مهمة وملحة بما فيه الكفاية لتستجيب لها. ولكن، يعتمد نجاحك كمدير مشروع على المهام التي تختار القيام بها والمهام التي تتركها. إذا كنت ترغب في العمل بشكل منتج، ضع قائمة بالمهام وحدد أولوياتها بناءً على قيمتها للمشروع. وفي الوقت نفسه، فإن فن قول “لا” والتفويض هو مهارة مهمة تحتاج إلى تنميتها. في النهاية، الهدف هو ضمان قضاء وقتك في المهام المهمة فقط.