أفضل الطرق للتوفيق بين مشاريعك المتعددة وإنجاز أعمالك

كيف تنجز أعمالك؟ فيما يلي أهم 7 طرق للتوفيق بين المشاريع المتعددة
مقدمة
إن قذف الكرات في الهواء أمر يتطلب مجموعة من المهارات، أليس كذلك؟ ولكن الأهم من ذلك هو، كم عدد الكرات التي يمكنك أن تتلاعب بها في الهواء دون أن تسقط أيًا منها؟ – التحدي هو كيفية التعامل مع وظيفة تعدد المهام؟
تطرح لك العبارات أعلاه تشبيهًا جيدًا. عندما تعمل على مشاريع متعددة في آنٍ واحد وتحتاج إلى التوفيق بين هذه المشاريع في عملك لإدارتها بشكل جيد. وبالتالي، يصبح من الضروري أن تعرف كيف تدير مشاريع متعددة؟
لماذا من المهم إدارة مشاريع متعددة؟
في سيناريو اليوم، معظمنا مشغول بالعديد من المشاريع في وقت واحد. صدقني، لا يوجد مدير مشروع لديه رفاهية التعامل مع مشروع واحد فقط في وقت واحد. لذا، فكر الآن في نفسك. هل تواجه أيضًا هذه التحديات للتوفيق بين مشاريع متعددة في العمل؟ إذا كانت الإجابة بنعم، هل أنت جيد بما يكفي لإنجاز مهام مشروعك في الوقت المحدد؟ إذا كنت تكافح من أجل التوفيق بين مشاريع متعددة، فأنت في العمود الصحيح – وصف، كيفية التعامل مع المشاريع المتعددة!
في مكان العمل، من المفترض أن نتعامل في مكان العمل مع مشاريع متعددة ومن المتوقع أن ننجز النتائج بكفاءة. ولكن من السهل قول ذلك أكثر من فعله. من خلال تجربتي، يمكنني أن أخبرك أن إدارة مشاريع متعددة هي مهارة لا يمكن تطويرها بين عشية وضحاها. فهي تتطلب منك أن تتدرب عليها كثيرًا لتتمكن من إجادتها. الخطوة الأولى هي أن تقيّم نفسك – بالعودة إلى سؤالي الأول – كم عدد الكرات التي يمكنك أن تتلاعب بها في الهواء في وقت واحد؟ أي كم عدد المشاريع التي يجب على مدير المشروع إدارتها؟ هذا مهم جدًا لمعرفة قدراتك على عدد مهام المشروع التي يمكنك التعامل معها في وقت واحد. إذا كنت تعرف حدود قدراتك، فلا تحاول أن ترهق نفسك بما يتجاوز حدودك. لقد جمعتُ لك بعض النصائح والاقتراحات التي يمكنك اتباعها لتتقن مهارات إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد.
كيف تدير مشاريع متعددة في العمل؟
أهم 7 نصائح مفيدة لك، والتي ستساعدك في إدارة مشاريع متعددة في العمل:
1) خطط لمشاريعك وحدد أولوياتها
a). دعنا نتعلم كيفية تنظيم مشاريع العمل؟ ضع قائمة بجميع المشاريع الجارية على ورقة في عمود واحد. ارسم أربعة أعمدة أخرى برؤوس – الوقت المستحق لكل مشروع، ومهام المشروع، والوقت المتوقع للمهام، والوقت الفعلي المستغرق كما هو موضح أدناه في الشكل 1:
الشكل 1: جدول مهام المشروع
الآن، يمكنك أن تفهم، ما مدى قيمة هذه المصفوفة؟ لن تسمح لك هذه المصفوفة أبدًا بنسيان أي مشاريع/مهام مشاريع جارية وستذكرك دائمًا – ما هي جميع المشاريع الجارية؛ ما هي المشاريع المعلقة؛ هل تستكمل مهام مشروعك كما هو مقرر وما إلى ذلك.
الوجبات الجاهزة:
كيف تتعامل مع المهام المتعددة في العمل من خلال الجدولة المناسبة؟
من الأفضل دائمًا تقسيم المشاريع إلى مهام يمكن إدارتها بسهولة. حاول أن تقسم مشاريعك اليومية إلى مهام صغيرة وخصص إطارًا زمنيًا لهذه المهام الفردية. وكخطوة احترازية، اعتد دائمًا أن تضيف دائمًا نسبة 15 – 20% من الوقت المخصص لكل مهمة. على سبيل المثال، إذا كانت أي مهمة تستغرق 60 دقيقة لإكمالها – خصص وقتًا قدره 75 دقيقة لهذه المهمة. ولكن تذكر دائمًا أن هذا الوقت المريح يجب ألا يبطئ من سرعتك في إكمال هذه المهمة! استفد من هذا الاسترخاء لضمان تسليم مشاريعك في الوقت المحدد، على الرغم من أي مشتتات غير مخطط لها ولا يمكن تجنبها.
لاحظ أيضًا أن العمود الأخير من هذا الجدول، “الوقت الفعلي المستغرق” سيبقيك على المسار الصحيح، بحيث يمكنك في حالة وجود تعارضات أن تقوم ببعض التصحيحات اللازمة في توقيتات مهامك. يمكن أيضًا استخدام أدوات أخرى لتتبع المشروع مثل مخطط جانت أو مخطط بيرت لمراقبة تقدم المشروع عن كثب في المشاريع المعقدة.
b). بعد ذلك، كيف تحدد أولويات عبء العمل الخاص بك؟ إنه يحدث فرقًا كبيرًا! بعد إدراج جميع المشاريع والمهام ذات الصلة، فإن الخطوة التالية هي ترتيب هذه المهام من خلال تحديد الأولويات. كما تعلم، ليست كل المهام متساوية في الأهمية. فبعض المهام تحتاج إلى الاهتمام بشكل فوري، في حين أن البعض الآخر له الحرية في الاهتمام بها لاحقًا. حدد جميع المهام وتحقق من المهام الأكثر إلحاحًا. أفضل طريقة لترتيب مهام المشاريع حسب الأولوية هي تعيين مستويات الاستعجال لهذه المهام على أنها 1 و2 و3. حيث يصور المستوى 1 “الأكثر إلحاحًا”، والمستوى 2 “عاجل ولكن ليس على أولوية عالية”، والمستوى 3 “ليس عاجلًا جدًا”. سيساعدك هذا التصنيف على فرز هذه المهام وجدولتها وفقًا لذلك. وبهذه الطريقة تضع خطة استراتيجية لجميع مشاريعك الجارية.
c). بعد تحديد أولويات هذه المهام وتحديد المواعيد النهائية، فإن أفضل طريقة هي التحقق منها مع مديرك وزملائك لإلغاء أي فرص للتعارض. كما أن مراجعة قائمة مهام إدارة المشروع الخاصة بك مع كبار المديرين ستبقيهم على علم بما تقوم به – “ماذا تفعل” وفي الوقت نفسه، يجعلك واثقًا من أنك تقوم بأداء المهام الأكثر أهمية. ومن ثم، فأنت تدير جميع المهام بفعالية وتثبت أنك واسع الحيلة.
2) تجنب المشتتات في مكان عملك
لا تدع أي شيء يشتت انتباهك ولا يضيف أي قيمة لمشاريعك. ركز دائمًا على المهمة التي بين يديك. أفضل طريقة هي إبقاء إشعارات البريد والرسائل في الوضع الصامت إذا لم تكن مرتبطة بمهام مشروعك. يمكنك أيضًا إخطار الأشخاص المعنيين بأنك غير قادر على قراءة رسائلهم لمدة معينة، وإذا كان هناك أي ضرورة ملحة، يمكن للأشخاص الاتصال مباشرة على هاتفك الخلوي. وبهذه الطريقة تجعل الناس يشعرون أنك بعدم ردك على رسائلهم لا تتجنبهم أو تقلل من احترامهم. بل ستجعلهم يفكرون مرتين أو ثلاث مرات – هل رسالتهم ملحة جدًا لإجراء مكالمة الآن؟
3) قل لا
قم بغرس عادة قول “لا” للمزيد من مهام المشروع، إذا كنت مشغولاً بالفعل بمهام متعددة. لقد رأيت العديد من الأشخاص الذين لديهم عادة قبول الكثير من المشاريع من مديرهم ولا يجدون فيما بعد مجالًا للتوفيق بينها جميعًا. فقط تذكر، لقد ذكرت في البداية أنه يجب عليك تقييم نفسك ومعرفة حدودك في إدارة المشاريع المتعددة. لا تحاول تجاوز هذا الحد من خلال قبول المشاريع فقط عندما يتم تكليفك بها. تحقق من جدول مهامك (الشكل 1) وحدد ما إذا كان هناك أي مجال لقبول المزيد من المهام؟ بهذه الطريقة يمكنك تحسين نفسك وبناء مصداقيتك بين زملائك من خلال التوفيق دائمًا بين المشاريع الموكلة إليك بفعالية.
4) التركيز على مهمة أو نشاط واحد في وقت واحد
القيام بأمرين في وقت واحد يعني عدم القيام بأي منهما. كما هو مقرر من قبلك أثناء التخطيط وتحديد الأولويات، حافظ على تركيزك سليمًا. أثناء العمل على مهمة معينة في وقت واحد، لا تدع عقلك يتشتت في أي مهمة أخرى أو أفكار غير ضرورية. قبل القيام بمهمة معينة في مشروع معين، جهز نفسك بالموارد اللازمة، حتى لا تنحرف ولا تضيع وقتك في البحث عنها أثناء قيامك بالمهمة.
5) التفويض
قم بتفويض المهام إلى الأشخاص وتمكينهم. قد تتطلب بعض مهام المشروع مهارات يمكنك تفويضها للأشخاص المعنيين. وبهذه الطريقة يمكنك توزيع جزء كبير من المهام على موظفيك. اجعلهم مسؤولين عن المهام الموكلة إليهم ولا تدير هذه المهام بنفسك. من الأفضل دائمًا تمكين موظفيك ومنحهم الفرصة للتعلم والنمو. سيكسبك هذا أيضًا احترام الأشخاص الذين يعملون تحت إمرتك. بعد تعيين المهام، حدد قناة الاتصال للحصول على تحديثات منتظمة بشأن المهام الموكلة إليك من كل من مرؤوسيك.
6) استعن بالأدوات
يعد نظام كانبان أداة فعالة للتذكير بمهامك اليومية. ستساعدك لوحة كانبان الموجودة في مقدمة مكتبك في المكعب الخاص بك على إخطارك بالمهام التي يجب تنفيذها في اليوم. لوحة كانبان هو نظام ياباني، يُستخدم في المقام الأول لإدارة المخزون. إنها لوحة عرض عليها ملاحظات لاصقة. تشير كل ملاحظة لاصقة إلى مهمة واحدة. من أجل فهم حالة المهام بشكل أفضل، يمكنك تقسيم هذه اللوحة إلى ثلاثة أعمدة – “مهام اليوم – المهام التي يجب القيام بها” و “المهام الجارية المنجزة” و “المهام المنجزة المنجزة”. يمكنك نقل الملاحظات اللاصقة بين هذه الأعمدة الثلاثة حسب حالة المهمة خلال اليوم. يمكنك أيضًا تعيين ترميز لوني للمهام – على سبيل المثال، الملاحظات اللاصقة “الصفراء” للمهام “الأكثر إلحاحًا”، و”الخضراء” للمهام “العاجلة ولكن ليست ذات أولوية عالية”، و”الزرقاء” للمهام “غير العاجلة”. يوضح الشكل 2 لوحة كانبان لإدارة مهامك اليومية.
مصدر الصورة: https://sites.google.com/site/wcfpandu/what-is-kanban
الشكل 2: لوحة كانبان على مكتبك تساعدك في كيفية إدارة المهام على أساس يومي
7) تحكم في توترك
تعلم كيفية إدارة توترك عندما تعمل على عدة مشاريع في وقت واحد. خصص وقت استراحة قصير لمدة 5 – 10 دقائق بين مهمتين، أثناء الجدولة. استرخِ ومدد ذراعيك بعد الانتهاء من كل مهمة قصيرة المدة. إذا كنت قد عملت للتو على مهمة طويلة المدة، لنقل 2 – 3 ساعات أو أكثر، خصص لنفسك وقتًا للاسترخاء لمدة 10 – 15 دقيقة ويمكنك أن تكافئ نفسك بكوب من الشاي أو القهوة.
الخاتمة
لكي تكون ناجحًا في حياتك المهنية أو لنموك الوظيفي، فإن التوفيق بين عدة مشاريع هو المفتاح. ليس فقط في الحياة المهنية ولكن أيضًا في حياتك الشخصية، فأنت تميل إلى التوفيق بين مهام متعددة في روتينك اليومي. لذا، من المهم أن تتعلم – كيفية التوفيق بين المشاريع المتعددة وكيفية إدارة المهام المتعددة للمشروع بفعالية. تذكّر هذه النصائح ابدأ بالتخطيط وتحديد أولويات مهام المشاريع، وتجنب التشتت في المهام، ولا تنشغل بمشاريع أكثر من طاقتك، وركز على مهمة واحدة في كل مرة، وفوّض المهام، ورتب مهامك في لوحة كانبان لزيادة وضوح الرؤية، وحافظ على هدوئك أثناء التعامل مع الكثير من المشاريع والمهام.
أثبت مصداقيتك في التعامل مع مشاريع متعددة – احصل على شهادة معتمدة الآن!