ما هي بنية مكتب إدارة المشاريع المناسبة لمؤسستك

ما هو هيكل مكتب إدارة المشاريع المناسب لمؤسستك؟
لقد أثبتت إدارة المشاريع هيمنتها في مجال الأعمال في مختلف المجالات. فهي تضمن تسليم منتج أو خدمة في حدود ميزانية محدودة وفي الجدول الزمني المحدد. واليوم، تعد إدارة المشاريع جناحًا مهمًا في المؤسسة مثل الحسابات والتمويل والمبيعات وما إلى ذلك.
مقدمة في مكتب إدارة المشاريع (PMO)
مصدر الصورة: https://www.sesc.com/products/9a1auvzcpgseboaw6vdffn3keszinv
لماذا مكاتب إدارة المشاريع؟
أتاح تطبيق منهجيات إدارة المشاريع للمنظمات إنتاج مخرجات بكفاءة. يعد مديرو المشاريع ضروريين لإدارة المشاريع في المنظمة.
يضطلع مديرو مكاتب إدارة المشاريع بالعديد من المسؤوليات مثل اتباع العمليات وإدارة فريق المشروع. فهم يضمنون أن ينتج الفريق خدمة أو منتجًا فريدًا في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لقد ازدادت الحاجة إلى مديري المشاريع وخاصة لمديري المشاريع المعتمدين بشكل كبير. والآن، يوجد في المنظمات قسم يتولى أنشطة إدارة المشاريع.
والاسم العام لهذا القسم هو “مكتب إدارة المشاريع”، ويختصر إلى PMO. تتكون هيئة مكتب إدارة المشاريع من مديري المشاريع العاملين في الشركة. واعتماداً على حجم الشركة، يجب إنشاء مكتب إدارة المشاريع. عندما يكون هناك المزيد من المجالات في الشركة، يمكن تجميع مكاتب إدارة المشاريع على أساس التخصص أو المجالات الوظيفية.
على سبيل المثال:
في شركة سيارات، هناك العديد من المشاريع الجارية في كل مجال. قد يكون هناك مكتب إدارة مشروع خاص لمجال “المحرك”، ومكتب إدارة مشروع خاص آخر لمجال “المكونات الكهربائية”.
أنواع مكاتب إدارة المشاريع
بشكل عام، هناك 3 أنواع من مكاتب إدارة المشاريع في المؤسسات كما هو موضح من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI) في PMBOK 6:
مكاتب إدارة المشاريع الداعمة
مكاتب إدارة المشاريع المسيطرة
مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية
كل نوع من هذه الأنواع مناسب لهيكل تنظيمي معين، وسنناقشها أدناه:
1) مكتب إدارة المشاريع الداعم:
يعمل مكتب إدارة المشاريع الداعم كمستودع لمشاريع مؤسستك. فهي توفر النماذج وأفضل الممارسات والتدريب وتتبع الدروس المستفادة. هذه لها درجة منخفضة جدًا من التحكم في المشاريع. يمكنك اعتماد ذلك إذا كانت مؤسستك من النوع الوظيفي أو المصفوفي الضعيف.
في المنظمات الوظيفية أو المصفوفية الضعيفة، لا يتمتع مديرو المشاريع إلا بقدر ضئيل جدًا من التحكم. يدير المديرون الوظيفيون جميع الأنشطة تقريبًا، وتكون الميزانية تحت سيطرتهم وحدهم. يكون مديرو المشاريع بشكل عام في أدوار بعثة المشروع أو منسق المشروع. ويقومون بجمع أنشطة المشروع وتوثيقها وتخزينها في مكتبة أصول المنظمة.
2) التحكم في مكتب إدارة المشاريع:
يعمل مكتب إدارة المشاريع المسيطر على المشروع كمدقق حسابات للشركة. فهم يتحققون مما إذا كانت الأدوات والعمليات والمعايير التنظيمية مطبقة في المشاريع. وهم يتمتعون بدرجة معتدلة من التحكم في المشاريع، وهم مناسبون تمامًا لمنظمة ذات نموذج مصفوفة متوازن.
في المنظمات المتوازنة، يتم تقاسم التحكم في المشروع بين المدير الوظيفي ومدير المشروع. ويقومون بإدارة أنشطة المشروع والميزانية معًا. يتحقق مكتب إدارة المشاريع المتحكم من تطبيق العمليات والأدوات والمعايير أم لا. ويتم اتخاذ إجراءات تصحيحية في حالة وجود مشكلة في تطبيق أو كفاءة العمليات والأدوات والمعايير.
3) مكتب إدارة المشاريع التوجيهي:
كما يوحي الاسم، تقوم مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية بإدارة المشاريع ولديها درجة عالية من التحكم في المشاريع. وهي مناسبة للمنظمة التي تكون من النوع المصفوفي القوي أو من النوع الإسقاطي.
في المنظمات ذات المصفوفة القوية أو المنظمات ذات المصفوفة القوية، يتحكم مدير المشروع في المشروع. تقع السلطة النهائية فيما يتعلق بالمشروع على عاتق مدير المشروع. يتولى مكتب إدارة المشاريع التوجيهية السيطرة الكاملة على جميع المشاريع المنفذة داخل المنظمة.
قد يعجبك أيضًا ترتيب مهام المشروع حسب الأولوية: عملية من 6 خطوات لتجنب الإرهاق
دور مكتب إدارة المشاريع في سياق العمل على مستوى المؤسسة
وفقًا لإطار عمل إدارة أعمال المشروع، هناك العديد من أدوار مكتب إدارة المشاريع المدرجة أدناه:
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية
مكتب إدارة المشاريع في القسم
مكتب إدارة المشاريع في وحدة الأعمال
مكتب إدارة المشروع
مكتب المشروع
منظمة دعم المشاريع (PSO)
مركز التميز في إدارة المشاريع (PMCoE)
دعونا نناقش مسؤوليات ومساءلة وصلاحيات مكتب إدارة المشاريع على مستوى الأعمال:
1. مكتب إدارة المشاريع المؤسسية:
هو دور دائم لمكتب إدارة المشاريع في المؤسسة. وتشمل المسؤوليات التشغيلية التخطيط الرئيسي الاستراتيجي والتخطيط الرئيسي التكتيكي.
وتشارك في اختيار المشاريع وتحديد أولوياتها. ويحق لمكاتب إدارة المشاريع المؤسسية مراجعة واعتماد المشاريع الرئيسية والمحفظة وخطط الميزانية. وتقدم مكاتب إدارة المشاريع هذه تقاريرها إلى الرئيس التنفيذي أو الرئيس.
2. مكتب إدارة المشاريع في الشعبة:
هذا أيضًا هو دور دائم لمكتب إدارة المشاريع لكل قسم أو منطقة أو محفظة. وتشمل مسؤولياتهم التشغيلية التخطيط الرئيسي التكتيكي وإدارة محفظة المشاريع.
وهم مسؤولون مباشرةً أمام مدير القسم أو مكتب إدارة المشاريع المؤسسية. ويقومون بوضع خطط حافظة المشاريع والخطط التشغيلية والميزانية، مما يسمح بإجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة. كما يقومون بإدارة المحافظ والإشراف على البرامج.
3. مكتب إدارة المشاريع في وحدة الأعمال:
لديه وظيفة دائمة مع وظيفة واحدة لكل وحدة عمل. ومكاتب إدارة المشاريع هذه مسؤولة عن التخطيط الرئيسي للعمليات وإدارة المشاريع والبرامج.
ويضعون الخطط التشغيلية للمشاريع والبرامج وخطط الميزانية ويسمحون بالتغييرات إن وجدت. وهم يديرون البرامج ويشرفون على المشاريع، ويرفعون تقاريرهم إلى مدير القسم.
4. مكتب إدارة المشروع-البرنامج:
لها وظيفة مؤقتة مع وجود مكتب إدارة مشروع واحد لكل مشروع رئيسي أو حرج. وهم مسؤولون عن بدء المشروع والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. يتولى مكتب إدارة المشروع مسؤولية إدارة المشروع ويكون مسؤولاً عن مشروع رئيسي محدد.
ويقومون بتطوير الخطط التشغيلية للمشروع والميزانيات ويسمحون بإجراء التعديلات. ويقومون بإدارة المشروع ومراقبته والإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع؛ ويقدم مكتب إدارة المشروع تقاريره إلى مكتب إدارة المشاريع في وحدة الأعمال.
5. مكتب المشروع:
لمكتب المشروع وظيفة مؤقتة. وتشمل مسؤولياتهم بدء المشروع والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. وفي بعض الأحيان، يقومون أيضًا بإدارة المشاريع. يتم تكليف مكتب المشروع بمشروع محدد. ويقوم بإعداد الوثائق والاحتفاظ بها وفقاً لتوجيهات مدير المشروع.
6. منظمة دعم المشروع (PSO):
وهي في أغلب الأحيان وظيفة مؤقتة. وهي تدعم بدء المشروع ومراقبته وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه من خلال الوظائف الإدارية. تكون منظمة دعم المشروع مسؤولة عن مشروع واحد أو أكثر من المشاريع المحددة.
وهم يوفرون وظائف مراقبة المشروع. يقوم موظفو دعم المشروع بتقديم تقارير عن تقدم المشروع وحالته إلى مختلف مديري المشاريع أو مدير وحدة الأعمال.
7. مركز التميز في إدارة المشاريع (PMCoE):
عادةً ما يكون لمركز إدارة المشاريع وظيفة دائمة. وهو يتولى وضع معايير وممارسات وأساليب إدارة أعمال المشروع وتوثيقها وتعزيزها. ويقوم مركز التميز في إدارة المشاريع بذلك مع دعمه بالأدوات والقوالب والتدريب وكفاءة إدارة المشاريع. لا يتم تعيينه لأي مشروع ولكنه يدعم إطار عمل لتنفيذ المشاريع بفعالية.
يحافظ مركز إدارة المشاريع على أساليب وممارسات وأدوات وتقنيات إدارة أعمال المشاريع (PMCoE) ويقوم بتحديثها ويدعمها.
ويضع اتصالات المشروع مثل:
تقارير الحالة,
الموقع الإلكتروني للإنترانت، و
ولوحات المعلومات.
يقدم PMCoE تقاريره إلى الإدارة على مستوى المؤسسة أو القسم أو وحدة الأعمال حسب الاقتضاء.
قد تعجبك أيضًا نظرة خاطفة على حياة مدير المشروع
مكاتب إدارة المشاريع في الواقع
مصدر الصورة: https://www.procurious.com/procurement-news/suppliers-really-think
من بين وظائف مكتب إدارة المشاريع المذكورة أعلاه، يكون لمكتب إدارة المشاريع في المؤسسة ومكتب إدارة المشاريع على مستوى الأقسام تأثير كبير على مستوى المؤسسة. وليس لأي من وظائف مكتب إدارة المشاريع الأخرى تأثير مباشر أو كافٍ على مستوى المؤسسة. على سبيل المثال، لا يدير مكتب المشروع ومكتب دعم المشاريع ومكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع المشاريع، وبالتالي فهي ليست مكاتب إدارة مشاريع حقيقية.
يتم توظيف مكاتب إدارة المشاريع لمشاريع حرجة أو محددة. وليس لها تأثير كبير على مستوى المؤسسة على المدى الطويل.
يكون مكتب إدارة المشاريع في وحدة الأعمال فعالاً داخل وحدة الأعمال. ولا يتطرق إلى الجوانب الاستراتيجية والتكتيكية خارج نطاق وحدة الأعمال. وبالتالي، ليس له تأثير على مستوى المؤسسة ككل. وعلاوة على ذلك، وبسبب التسلسل الهرمي، يعتبر مكتب إدارة المشاريع المؤسسية أكثر فعالية وفائدة للمؤسسة مقارنةً بمكتب إدارة المشاريع في الأقسام.
القيمة المضافة التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع المؤسسية أو مكتب إدارة المشاريع في الأقسام
مصدر الصورة: http://www.pinsdaddy.com
بمساعدة مكتب إدارة المشاريع على مستوى المؤسسة أو القسم، يمكننا ملاحظة الفوائد التالية:
تعزيز نضج إدارة المشاريع في المؤسسة.
تعزيز قدرات المؤسسة في مجال المواهب.
تعزيز نضج الإدارة التنظيمية لمكتب إدارة المشاريع.
تنفيذ المشاريع المناسبة في الوقت المناسب.
تحسين كفاءة الوظائف التشغيلية.
تحسين الميزة الاستراتيجية والتنافسية للأعمال.
توفير نهج منظم ومنسق بشكل جيد لجميع المشاريع وبرامج المشاريع ومحافظ المشاريع.
تحسين نتائج الأعمال من المشاريع المنجزة وأهداف العمل المنجزة.
إدارة التحول التنظيمي للعمليات والأنظمة.
تحسين الجهود التعاونية والتكامل بين مؤسسات العمليات داخل المؤسسة.
توظيف المشاريع والبرامج المعقدة بمتخصصي مشاريع مهرة.
تقليل تكلفة المشاريع والبرامج مع تحسين إنتاجية الموظفين.
توفير التوجيه للتحسين مع القيادة.
دعم نشر أفضل ممارسات إدارة المشاريع على مستوى الشركة.
القيادة بالقدوة، من خلال التحسين المستمر للكفاءة.
توفير تتبع المشاريع/البرامج وإعداد التقارير وتحديد أولويات الموارد الاستراتيجية.
إدارة المشاريع وتسليمها بفعالية في الوقت المحدد وضمن النطاق.
تحسين وضمان مكانة المؤسسة في السوق للفوز بمشاريع أكبر.
تحسين ضمان وسمعة المؤسسة فيما يتعلق بالمشاريع الناجحة.
زيادة ثقة السوق (العميل) في قدرة المؤسسة على الإنجاز.
قيادة التحول التنظيمي للعمليات والأنظمة.
إنشاء وصيانة منهجيات توحيد معايير المشاريع وتوثيقها وإعدادها.
المساهمة في عمليات المبيعات من خلال زيادة النجاح في إنتاج العروض الفائزة.
جعل مديري برامج المشاريع ومديري المشاريع وقادة الفرق أكثر فعالية.
إنشاء نهج متكامل لإدارة أعمال المشاريع (إدارة أعمال المشاريع) في جميع أنحاء المؤسسة.
جعل جميع أصحاب المصلحة يفهمون أدوارهم في إنجاح المشاريع.
تطبيق ممارسات وأساليب موحدة. وبالتالي توفير تحسينات في تنفيذ المشاريع وإنجاز المشاريع. خفض التكاليف؛ والتأثير الإيجابي على المحصلة النهائية.
تحويل أسلوب إعداد التقارير من التركيز على وصف التقدم المبهم إلى إعداد تقارير موضوعية. يمكن أن يتضمن التقرير النطاق والمتطلبات والتكلفة والجدول الزمني مقابل خطوط الأساس.
تطوير وتتبع وإعداد التقارير حول مؤشرات الأداء الرئيسية لمحفظة البرامج ومحفظة المشاريع والمشروعات وإعداد التقارير عنها.
قد يعجبك أيضًا ما مدى صعوبة إجراء مقابلة إدارة المشاريع؟
استدامة مكتب إدارة المشاريع مقابل الفوائد والقيمة
يجب أن تكون المنظمة الوظيفية المستدامة لمكتب إدارة المشاريع قادرة على تحديد وقياس وتتبع وإثبات قيمتها وفوائدها. ولتحديد وإثبات قيمته الاقتصادية، يجب على مكتب إدارة المشاريع اتخاذ إجراءات العمل الضرورية التالية
اختيار المشاريع التي تدعم المبادرات الاستراتيجية وأهداف العمل وترتيب أولوياتها وتنفيذها فقط.
توجيه التخصيص السليم للأموال والموارد على مستوى المؤسسة. ضمان توزيع الأموال والموارد على مستوى المؤسسة. وهي فقط لتلك المشاريع التي تدعم المبادرات الاستراتيجية وأهداف العمل. وبالتالي، ضمان حصول تلك المشاريع منذ البداية على أفضل فرصة للنجاح.
تحديد وتعيين فئات مختلفة من المخاطر مثل المخاطر التقنية والمخاطر التشغيلية و/أو مخاطر تنفيذ المشروع.
التركيز على جميع المخاطر التي تم تحديدها وتوثيقها. وضع استراتيجيات وأساليب تحكم للمخاطر ذات المستوى الأعلى.
تحديد وتوثيق جميع المشاريع غير المنجزة. إلغاء كل مشروع غير قابل للتنفيذ أو تعليق عمل المشروع.
قم بإخطار وتوثيق جميع التغييرات في استراتيجية العمل أو الأموال المتاحة في الميزانية أو المتطلبات وتحديد آثارها على المشاريع قيد التنفيذ. ثم إعادة تحديد الأولويات أو تعليق المشاريع المتأثرة.
تطوير ومراقبة المؤشرات الرئيسية المختارة لمكتب إدارة المشاريع (KPIs). تأكد من ذلك بالنسبة :
كل مبادرة استراتيجية,
كل هدف من أهداف العمل
كل محفظة مشروع
كل برنامج مشروع، و
كل مشروع مهما كانت أهميته.
الإبلاغ عن الحالة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لكل مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة من قبل مكتب إدارة المشاريع.
إبلاغ الإدارة بشكل رسمي ودوري بالقيمة والفوائد التي تم قياسها إلى الإدارة.
إنشاء والحفاظ على دعم مكتب إدارة المشاريع لمنظمات العمليات، وكذلك تعزيز التعاون بين المنظمات.
الخاتمة
اعتمادًا على السلطة والصلاحية الممنوحة لمكتب إدارة المشاريع في المنظمة، تختلف درجة التحكم لمديري المشاريع بالتناسب. وأيضًا، اعتمادًا على السلطة والصلاحيات الممنوحة لمكاتب إدارة المشاريع في منظمة ما، يتغير نوع مكاتب إدارة المشاريع أيضًا.
سيكون من المناسب اعتماد مكاتب إدارة المشاريع الداعمة إذا كنت تعمل في المشاريع بشكل أكبر على المستوى التشغيلي. وهذا يضمن السلطة والسلطة للاعتماد على المدراء الوظيفيين.
أما إذا كنت ترغب في تطبيق العمليات والأدوات والمعايير التنظيمية التي يجب تطبيقها على مستوى الشركة؛ عندئذ، قد تكون مكاتب إدارة المشاريع الداعمة هي شرطة مؤسستك. فهم سيتحققون من تطبيق القواعد والمعايير على جميع المشاريع.
وأخيرًا، إذا كنت تريد أن يكون مكتب إدارة المشاريع هو القائد والمراقب النهائي للمشاريع؛ فأنت بحاجة إلى اعتماد مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية.
تعمّق في مكتب إدارة المشاريع مع خبراء الصناعة. احصل على شهادة الآن!