تنفيذ المنهجيات الرشيقة |إدارة المشاريع

تطبيق المنهجيات الرشيقة في إدارة المشاريع التقليدية
مقدمة
لقد تطورت طريقة إدارة المشاريع بعد تطوير إطار عمل أجايل، وهذا نهج جديد تمامًا لإدارة المشاريع. نحن نستخدم هذا النهج في تطوير المنتجات أيضًا في الوقت الحاضر. عادةً ما يشتمل النهج التقليدي لإدارة المشاريع على المراحل التالية:
أ) البدء
ب) التخطيط
ثالثاً) التنفيذ
رابعا) المراقبة والتحكم
ت) الإغلاق
هناك بعض المشاكل في النهج الانحداري لإدارة المشاريع. إحدى هذه المشاكل هي أننا نفترض أنه بمجرد اكتمال مرحلة من مراحل المشروع، لن تتم إعادة النظر فيها مرة أخرى، وهذا ليس عملياً. من الصعب على العميل تقديم جميع المتطلبات بدقة في بداية المشروع.
مناهج إدارة المشروع
تعد الطريقة البديلة مثل نهج Agile حلاً أكثر قابلية للتطبيق. أثناء إدارة المشاريع المعقدة، قد يكون من المفيد تجربة نهج مختلف، مزيج من كل من أساليب إدارة المشاريع أسلوب الشلال وأسلوب الرشيق؛ على سبيل المثال، يمكن استخدام أسلوب الشلال في مراحل جمع المتطلبات والتصميم وما إلى ذلك. يمكننا استخدام طريقة أجايل لمرحلة تنفيذ المشروع. أيضًا، يمكننا تضمين بعض العمليات والأساليب التنظيمية المهمة. سيساعدنا ذلك على ابتكار أفضل طريقة ممكنة لتنفيذ المشروع. يتم تفضيل الطريقة الرشيقة لإدارة المشاريع لإدارة معظم المشاريع.
في إدارة المشاريع التقليدية، نقوم بتنفيذ المراحل القياسية لإدارة المشروع. يقوم الفريق بتنفيذ مراحل إدارة المشروع بالتسلسل الصحيح. من المرهق جدًا أن تتم إعادة زيارة أي مرحلة؛ ولكن في العالم الحقيقي، قد تكون هناك بعض التغييرات في المتطلبات من أصحاب المصلحة. في مثل هذه الحالات، قد يلزم إعادة زيارة المراحل. إذا احتجنا إلى إعادة تنفيذ مرحلة معينة، فسيؤدي ذلك إلى زيادة تكلفة المشروع ونطاقه. سيؤدي ذلك أيضًا إلى زيادة إعادة العمل لفريق المشروع. وبالتالي، يصبح الأمر صعباً للغاية إذا استخدمنا طريقة الشلال.
دمج المنهجيات الرشيقة مع إدارة المشاريع التقليدية
في نهج أجايل، نقوم ببناء المنتج أو الخدمة في تكرارات صغيرة. يمكننا استيعاب أي تغييرات في متطلبات المنتج في سباقات السرعة التالية. يمكننا بناء التغييرات في المنتج/الخدمة. وبالتالي، فإن فريق أجايل قادر أيضًا على إدارة التغييرات وطلبات التغيير بشكل أفضل. هذا النهج فعال من حيث التكلفة، كما أنه لا يزيد من نطاق المشروع إلى حد كبير. لا تزيد تكلفة المشروع أيضًا لأننا ندمج التغييرات في سباقات السرعة التالية. وهذا يعني أيضًا أننا لا نحتاج إلى إعادة النظر في مرحلة معينة. هذه ميزة كبيرة على نهج إدارة المشاريع الشلال التقليدي.
ما هي إدارة المشاريع الرشيقة؟
يتكون نهج إدارة المشاريع الرشيقة من عملية تكرارية. يقوم الفريق بتنفيذ مراحل المشروع في دورات أو سباقات السرعة. يعد Scrum أحد أكثر أساليب التطوير الرشيق استخدامًا. يقوم الفريق ببناء المتطلبات ذات الأولوية وميزات المنتج في النظام، وذلك وفقًا للمعلومات المقدمة من مالك المنتج وأصحاب المصلحة الآخرين.
تعرف على المزيد كيف سيساعد اعتماد خارطة طريق رشيقة مشروعك؟
عناصر إدارة المشاريع الرشيقة
بعض ميزات إدارة المشاريع الرشيقة هي كما يلي:
1) التحكم البصري: هذه طريقة في أجايل تستخدم لتنظيم وتخطيط عمل المشروع. ويتم ذلك باستخدام بطاقات العرض، وتستخدم بطاقات العرض رموزاً ملونة مختلفة. هناك واحدة تمثل ميزات الحل. تكتمل مراحل المشروع لهذا الغرض. اكتمل أيضًا ترحيل الحل إلى بيئة الإنتاج. وتمثل المجموعة الأخرى مجموعة الميزات التي أكملنا جمع المتطلبات والتصميم والترميز والبناء والاختبار وما إلى ذلك. هذه المجموعة لم يتم ترحيلها بعد إلى الإنتاج.
2) فرق العمل المشتركة: في مشاريع Agile، في كثير من الأحيان، تكون الفرق في موقع مشترك. وهم يعملون في تعاون؛ وهذا يحسّن التنسيق والتواصل إلى حد كبير، مما يمكّن الفرق من الأداء بطريقة أكثر كفاءة. يجب أن يتأكد مدير المشروع من أن أعضاء الفريق يمكنهم العمل في نموذج أجايل. كما يجب عليه التأكد من قدرتهم على الأداء بأفضل ما لديهم من قدرات.
3) التحكم التكيفي: في مشروع رشيق يتكيف كل عضو من أعضاء الفريق مع التغييرات باستمرار. قد تكون هناك أنواع مختلفة من التغييرات مثل تغييرات النطاق وطلبات التغيير. عادة ما يكون دور مدير المشروع في مثل هذه البيئة هو دور القائد. يتحمل المدير عادةً مسؤولية وضع بعض القواعد الأساسية. يقوم بإعداد علاقات العمل وتعزيز التعاون بين أعضاء الفريق. يجب أن يتكيف أعضاء فريق أجايل مع التغييرات في المشروع، ويجب أن يتعلموا من التكرارات السابقة؛ ومن ثم تطبيقها في التكرار التالي. ويعتبر هذا أيضًا من أفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها في أي مشروع.
4) التطوير التكراري: في Agile، يقوم فريق Scrum بتطوير المنتج أو الخدمة. يقوم الفريق بتطوير ذلك بطريقة تكرارية، حيث يقوم الفريق بإجراء تغييرات بناءً على التغييرات في المتطلبات؛ وهذا يشمل أيضًا طلبات التغيير الجديدة. عادةً ما يتم ترتيب عرض توضيحي للمنتج أو الخدمة لمالك المنتج. وهذا يمكّن العميل من إلقاء نظرة على النموذج الأولي العامل للمنتج أو الخدمة، مما يسمح بتقديم اقتراحات بشأن التغييرات أو التحسينات. ثم يتم دمج هذه المتطلبات أو التغييرات الجديدة في المنتج أو الخدمة. يقوم فريق Scum بإنجاز ذلك في التكرارات التالية. وبذلك تكتمل دورة تطوير المنتج أو الخدمة.
مصدر الصورة: http://interviewpenguin.com/agile-methodology-interview-questions/
أدوار المشروع الرئيسية في إدارة المشاريع الرشيقة
فيما يلي بعض أدوار المشروع المهمة التي يجب مراعاتها في إدارة المشاريع الرشيقة:
1) مالك المنتج: مالك المنتج هو ممثل من جانب العميل يمكنه تقديم توضيحات حول متطلبات المنتج / الخدمة وكذلك تقديم معلومات حول الميزات الجديدة للمنتج / الخدمة.
2) سيد سكروم: مسؤول Scrum Master هو المسؤول عن إدارة جميع أنشطة Scrum. يعمل Scrum Master مثل الميسّر ويضمن توفير بيئة جيدة لفريق Scrum لإكمال العمل اليومي للمشروع. يقوم Scrum Master بتوجيه وتيسير وتدريب كل عضو من أعضاء فريق Scrum حول أفضل الممارسات المتبعة في Scrum. يزيل Scrum Master أي عقبات في المشروع، ويضمن اتباع عمليات Scrum بجدية. يعمل Scrum Master أيضًا كوسيط ويحاول ضمان علاقة عمل جيدة بين مالك المنتج وأصحاب المصلحة وفريق Scrum. مسؤول Scrum Master مسؤول أيضًا عن إجراء اجتماعات الاستعداد اليومية للمشروع والتأكد من تسليم مخرجات المشروع في الوقت المحدد وبجودة جيدة. يتحمل مسؤول Scrum Master أيضًا مسؤولية التأكد من أن فريق Scrum لا يزال يركز على عمل المشروع وليس لديه أي عوائق أخرى قد تؤثر على عملهم. يعتبر Scrum Master خبيرًا في مجال Scrum ومن المتوقع أن يقوم بتدريب وتوجيه الفريق كلما كانت هناك مشكلة أو أي موقف في المشروع يتطلب بعض الاهتمام والخبرة فيما يتعلق بأفضل ممارسات Scrum ؛ والتي يمكن أن ينفذها Scrum Master. إن Scrum Master هو دور قائد خادم، ويجب أن يكون الشخص الذي يشغل هذا الدور قادرًا على قيادة الفريق من موقع التأثير. يجب أن يكون سيد Scrum Master جيدًا في التنسيق وإدارة الفريق ويجب أن يكون خبيرًا في أفضل ممارسات Scrum.
3) فريق سكروم: يتولى فريق سكروم تطوير المنتج أو الخدمة. يشارك الفريق في أنشطة الترميز والبناء والاختبار للمنتج أو الخدمة. بعض وظائف أعضاء فريق سكروم هي كما يلي:
أ) مسؤول عن تحويل عناصر العمل في تراكمات المنتج إلى أجزاء وظيفية. يجب أن تفي هذه العناصر من المنتج أو الخدمة بمعايير القبول.
ب) كل عضو في فريق سكروم متخصص في مجال معين. يمكن أن تكون هذه المجالات هي مراقبة الجودة أو البرمجة أو تحليل الأعمال. وهو / هي يجلب هذه الخبرة المحددة أثناء تقديم عناصر العمل في Product Backlog.
ج) يجب أن يتواصل أعضاء الفريق مع بعضهم البعض. يجب أن يتأكدوا من أنهم يطورون منتجًا/خدمة عالية الجودة، ويجب أن يلتزموا بمتطلبات العميل.
رابعا) يجب أن يحضروا اجتماع المتابعة اليومي الذي عادة ما يكون لمدة 15 دقيقة تقريبًا.
v) أعضاء فريق سكروم منظمون ذاتيًا. يحدد أعضاء الفريق كيفية المضي قدمًا في العناصر الموجودة في Product Backlog.
قد تعجبك أيضًا 5 أدوات مفيدة (ومجانية) لإدارة المشاريع للمشاريع الرشيقة
يقوم Scrum master بإنشاء Product Backlog ذات الأولوية. يقوم / تقوم بذلك ببعض المساعدة والتوضيحات من مالك المنتج أثناء اجتماع تخطيط Sprint Planning. يمكن لمسؤول سكروم بعد ذلك تحديد عدد العناصر من قائمة المنتجات المتراكمة ذات الأولوية. ثم يقوم بإدراجها في Sprint الجديد الذي تم إنشاؤه باستخدام أداة Agile. يقوم سيد سكرم بتعيين كل عنصر في قائمة سبرينت المتراكمة لكل عضو من أعضاء فريق سكرم. بعد ذلك، سيعمل فريق سكرم على كل عنصر من العناصر المعينة في قائمة سبرينت المتراكمة. يحضر أعضاء الفريق أيضًا اجتماع الاستعداد اليومي، الذي يُعقد عادةً لمدة 15 دقيقة في بداية اليوم.
في نهاية السباق، يعقد سيد سكروم اجتماع مراجعة سبرينت. يحضر مالك المنتج وفريق سكرم هذا الاجتماع أيضًا لمراجعة حالة العناصر في نطاق السباق الحالي. قد يقوم مالك المنتج بإجراء بعض التغييرات والتحديثات على هذه العناصر عند اكتمالها إذا كانت تستوفي معايير القبول. كما يعقد اجتماع Sprint Retrospective اجتماع Sprint Retrospective من قبل سيد Scrum مع فريق Scrum. قد يحضر مالك المنتج الاجتماع أيضًا لمناقشة ما تم إنجازه بشكل جيد في السباق الأخير. يمكن تقديم بعض الاقتراحات لتحسين جودة المخرجات خلال الاجتماع. قد يناقش الفريق أيضًا الدروس المستفادة وتوثيقها.
يقوم الفريق بتوثيق المعلومات حول حالة كل عنصر من العناصر الموجودة في “تراكمات المنتجات” التي كانت ضمن نطاق السباق الحالي. يوثق الفريق أيضًا المشكلات المهمة الأخرى التي واجهها خلال العدو الحالي. يوثق الفريق أيضًا الحلول التي تم تحديدها للمشكلات المهمة. يجب على الفريق توثيق الدروس المستفادة والمعلومات المهمة الأخرى التي تمت مناقشتها. يجب أن يوثق الفريق جميع محاضر اجتماع سبرينت الاستعراضي كجزء من وثيقة محضر الاجتماع (MOM). ويتبع الفريق نفس الممارسة لاجتماع مراجعة سبرينت أيضاً. يجب تخزين هذه المستندات في مستودع مستندات مشروع مشترك مشترك. هناك العديد من برامج مستودعات مستندات المشروع في السوق مثل Microsoft SharePoint، إلخ.
يقوم فريق سبرينت بإكمال العناصر التي كانت ضمن نطاق السباق الحالي. ثم يتم إرجاع العناصر المعلقة المتبقية مرة أخرى إلى تراكمات المنتج. يقوم الفريق بعد ذلك بترتيب العناصر حسب الأولوية مرة أخرى، ويتم تضمين هذه العناصر في السباق التالي لتنفيذها واستكمالها. وبهذه الطريقة، سيتمكن فريق المشروع من إكمال جميع العناصر الموجودة في قائمة المنتجات المتراكمة ذات الأولوية بطريقة منهجية. وهذا يضمن أيضًا الجودة الجيدة والتسليم في الوقت المناسب. أيضًا، يظل مستوى مشاركة العميل مرتفعًا طوال فترة المشروع، ويرجع ذلك إلى حقيقة أن مالك المنتج جزء من جميع الاجتماعات المهمة أثناء ونهاية كل سباق سريع.
تضمن طريقة أجايل أن يقوم الفريق بتضمين أي تغييرات في متطلبات المنتج أو الخدمة، ويتم ذلك خلال سباقات المشروع. تعد اجتماعات المتابعة اليومية مفيدة لفريق التطوير لتقديم تحديثات الحالة اليومية. يقوم العميل بإجراء تغييرات على المتطلبات ويقوم فريق Scrum بدمج هذه التغييرات في التعليمات البرمجية. وبالتالي، يقوم الفريق ببناء هذه الميزات في المنتج أو الخدمة. يشارك مالك المنتج أيضًا في كل مرحلة، ويناقش فريق التطوير أي تغييرات أو متطلبات جديدة معه/معها. ويوضح الفريق التغييرات معه/معها قبل تنفيذ هذه التغييرات. بعد ذلك، يقوم الفريق بعد ذلك بترحيل التغييرات إلى بيئة الإنتاج. الممارسات الرشيقة أفضل من النهج التقليدي أو نهج الشلال في إدارة المشاريع. فهي تؤدي إلى إنتاجية وجودة أعلى بكثير. وهذا يحسن أيضًا من رضا العميل ويؤدي أيضًا إلى تحسين رضا فريق المشروع. تجلب المنهجيات الرشيقة أيضًا المرونة اللازمة لإدارة المشاريع. وهذا يمكّن العميل من إجراء بعض التغييرات في المتطلبات وميزات المنتج إذا لزم الأمر. ثم يقوم فريق Scrum بوضع هذه التغييرات بسهولة في المنتج.
الخلاصة
وبالتالي ، فإن استخدام أساليب إدارة المشاريع الرشيقة يؤدي إلى الكثير من الفوائد وعائد أفضل على الاستثمار (ROI) للعميل. وهذا يضمن رضا العميل عن الخدمات التي تقدمها الشركة، مما يؤدي إلى الاحتفاظ بالعميل بشكل أفضل. يساعد ذلك أيضًا في تأمين فرص عمل جديدة ومشاريع جديدة للعميل. كما أنه يحفز فرص الأعمال المستقبلية مع بعض الشركاء التجاريين للعميل. فوائد أجايل ملموسة للغاية وقابلة للقياس مما يؤدي إلى زيادة الأرباح والحصة السوقية. ويضمن ذلك أيضًا فرصًا تجارية أفضل في السوق، ونتيجة لذلك سمعة جيدة للمؤسسة المنفذة.