دراسة الجدوى في إدارة المشاريع

لماذا، وكيف ومتى يتم إجراء دراسة الجدوى في إدارة المشاريع
مقدمة
يجب علينا دائمًا مراعاة بعض العوامل المهمة قبل اختيار أو بدء مشروع ما في أي صناعة. نسمي هذا دراسة الجدوى للمشروع. وهي تساعد المنظمة على اتخاذ قرار بشأن بدء المشروع أو رفضه.
ما هي دراسة الجدوى؟
إنها تحلل ما إذا كان المشروع يتوافق مع العوامل التالية للأعمال المنفذة
الأهداف والغايات
الحوكمة
المعايير
الرؤية والرسالة
المشروع
البرنامج
المحفظة
إدارة العمليات
العوامل البيئية المؤسسية
أصول العمليات المؤسسية
كما تقوم بتحليل ما إذا كان المشروع يلبي أهداف وغايات
رعاة المشروع
المستخدمون النهائيون
العملاء
حكم الخبراء
أصحاب المصلحة
متى يجب أن نقوم بدراسة جدوى المشروع؟
يحدث ذلك خلال مراحل مختلفة من المشروع:
قبل تقديم الرد على العرض / المناقصة / عرض الأسعار / إشعار المناقصة للمشروع.
قبل البدء في المشروع.
أثناء اتخاذ قرار صنع أو شراء المنتج أو الخدمات والنتائج.
استكشاف المجالات المختلفة لدراسة الجدوى الاقتصادية
تتمحور دراسة الجدوى الخاصة بالمؤسسة المنفذة حول تحليل جدوى بعض هذه المجالات:
الرؤية والرسالة
إدارة المشروع
إدارة البرامج
إدارة العمليات
إدارة المحفظة
إدارة المشاريع المؤسسية والاستراتيجية والحوكمة المؤسسية
العوامل البيئية المؤسسية
أصول العمليات المؤسسية
اعتبارات التكنولوجيا
تشمل المجالات المختلفة التي نجري حولها دراسة الجدوى في المشروع أثناء إدارة المشروع ما يلي
إدارة التكامل
إدارة النطاق
إدارة الجدول الزمني أو الوقت
إدارة الموارد
إدارة التكلفة
إدارة الجودة
إدارة الاتصالات
إدارة المخاطر
إدارة المشتريات
إدارة أصحاب المصلحة
تشمل مجالات دراسة الجدوى هذه أيضاً كيانات مختلفة أخرى في المنظمة، وهي
أصحاب المصلحة
الخبراء
المستخدمون النهائيون
العملاء
رعاة المشروع
كيف يمكن الحكم على الحاجة إلى دراسة الجدوى في مشروع ما؟
تساعد دراسة الجدوى للمشروع المنظمة ورعاة المشروع والعملاء والمستخدمين النهائيين والخبراء وأصحاب المصلحة على التنبؤ بالنتائج المحتملة قبل البدء في المشروع. تساعدهم دراسة الجدوى على اتخاذ قرار بشأن بدء المشروع أو رفضه.
خطوات بناء دراسة الجدوى في مشروعك
يجب أن تتوافق دراسة الجدوى للمشروع مع أهداف وغايات المشروع من الجوانب التالية
أ) رسالة ورؤية المنظمة:
يحدد بيان المهمة أهداف وغايات المنظمة. ويحدد بيان الرؤية الموقف الحالي والموقف المنشود للمنظمة. ويمثل بيانا المهمة والرؤية الغرض والقيم والأهداف والغايات والأهداف الخاصة بالمنظمة.
ب) إدارة المشاريع:
تتناول المعرفة والمهارات والعمليات والأدوات والتقنيات المطبقة على أنشطة المشروع. ويركز على أوجه الترابط داخل المشروع.
تساعد دراسة الجدوى فيما يتعلق بإدارة المشروع على:
تحقيق أهداف المشروع.
تلبية توقعات أصحاب المصلحة.
التنبؤ بالنتائج.
زيادة احتمالات النجاح.
تسليم المنتجات المقبولة في الوقت المحدد.
توفير حل للمشكلات.
إغلاق جميع المخاطر في الوقت المحدد.
تحسين الموارد من خلال تسوية الموارد وتسهيلها.
تنفيذ المشروع نحو النجاح.
إدارة التغييرات من خلال تنفيذ إجراءات التحكم في التغيير (CCP).
إدارة القيود الثلاثية.
تتمحور دراسة الجدوى في إدارة المشروع حول مراحل ومكونات مختلفة من عمليات إدارة المشروع، وتشمل هذه المراحل
I) دورة حياة المشروع:
دورة حياة المشروع هي سلسلة المراحل التي يمر بها المشروع منذ بدايته وحتى اكتماله. وهي توفر الإطار الأساسي لإدارة المشروع. وينطبق هذا الإطار الأساسي بغض النظر عن عمل المشروع المحدد المعني. وقد تكون المراحل متسلسلة أو متكررة أو متداخلة.
II) دورة حياة التطوير:
تحتوي على مراحل ضمن دورة حياة المشروع لتطوير المنتجات أو الخدمات أو النتائج. ويمكن أن تكون نموذجًا تنبؤيًا أو تكراريًا أو تزايديًا أو تكييفيًا أو هجينًا.
ثالثاً) مراحل المشروع:
يتكون المشروع من مراحل متميزة. وتشمل مراحل المشروع ما يلي:
تطوير المفهوم
دراسة الجدوى
متطلبات العميل
تطوير الحل
التصميم
النموذج الأولي
البناء
الاختبار
الانتقال
التشغيل التجريبي
مراجعة المراحل الرئيسية
الدروس المستفادة
رابعًا) مجموعات عمليات إدارة المشروع:
تتكون من عمليات إدارة المشروع المطلوبة لتحقيق أهداف محددة للمشروع. مجموعات العمليات مستقلة عن مراحل المشروع. هناك خمس مجموعات عمليات لإدارة المشروع:
مجموعات عمليات البدء
مجموعات عمليات التخطيط
مجموعات العمليات التنفيذية
مجموعات عمليات المراقبة والتحكم
مجموعات عمليات الإغلاق
خامساً) مجالات معرفة إدارة المشروع:
هناك عشرة مجالات معرفية رئيسية لإدارة المشروع:
إدارة تكامل المشروع
إدارة نطاق المشروع
إدارة الجدول الزمني للمشروع
إدارة تكاليف المشروع
إدارة جودة المشروع
إدارة موارد المشروع
إدارة اتصالات المشروع
إدارة مخاطر المشروع
إدارة مشتريات المشروع
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
سادساً) الأدوات والتقنيات:
وتشمل الموارد التي تعالج المدخلات وتحولها إلى المخرجات المطلوبة.
تستخدم مجالات معرفة إدارة المشاريع الأدوات والتقنيات التالية:
تقنيات جمع البيانات
تقنيات تحليل البيانات
تقنيات تمثيل البيانات
تقنيات اتخاذ القرارات
مهارات التواصل
المهارات الشخصية ومهارات الفريق
الأدوات والتقنيات غير المجمعة
ج) إدارة البرامج:
يتناول المعارف والمهارات والمبادئ المطبقة على الأنشطة في البرنامج. ويركز على الترابط بين المشاريع والبرامج.
د) إدارة المحفظة:
تتناول إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ الفرعية والعمليات كمجموعة. تساعد إدارة المحافظ على تحقيق الأهداف الاستراتيجية المختلفة للمنظمة.
هـ) إدارة العمليات:
و) إدارة المشاريع التنظيمية والاستراتيجية والحوكمة:
إدارة المشاريع التنظيمية (OPM) هي إطار عمل لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع. وهي تساعد على تحقيق الأهداف والغايات الاستراتيجية للمنظمة. تتعامل الحوكمة التنظيمية مع إدارة الأشخاص والسياسات والعمليات. وهي تساعد على تحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية للمؤسسة.
تضمن المساءلة والإنصاف والشفافية لأصحاب المصلحة فيها. وقد تؤثر وتؤثر على حوكمة المشاريع والبرامج والمحافظ. حوكمة المشروع هي إطار عمل يستخدم لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها.
ز) العوامل البيئية المؤسسية (EEFs):
ح) أصول العمليات المؤسسية (OPAs):
هي مختلف القطع الأثرية المتاحة في المؤسسة والتي يمكن استخدامها في المشروع، على سبيل المثال، الخطط والعمليات والسياسات والإجراءات وقواعد المعرفة. تساعد هذه القطع الأثرية على توفير الوقت والجهد في المشروع من خلال إعادة استخدامها.
ط) اعتبارات التكنولوجيا:
يجب أن نجيب على بعض هذه الأسئلة من أجل تقييم التكنولوجيا للمشروع:
هل التقنية المختارة مناسبة للمشروع؟
هل هي قادرة على التعامل مع المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية للمشروع؟
هل ستقلل من التكلفة؟
هل ستضمن إكمال المشروع في الوقت المحدد؟
ي) إدارة التكامل:
تتعامل مع توحيد النتائج وتنسيقها بين مجالات المعرفة لإكمال المشروع.
ك) إدارة النطاق:
تشمل العمليات التي تضمن أن المشروع يشمل فقط الأعمال المطلوبة. وهي تساعد على تلبية توقعات العملاء وتضمن إنجاز المشروع بنجاح.
ل) إدارة الجدول الزمني:
تتضمن العمليات المطلوبة لإنجاز المشروع في الوقت المحدد.
م) إدارة الموارد:
تشمل العمليات المطلوبة لإدارة الموارد لإكمال المشروع في الوقت المحدد.
ن) إدارة التكاليف:
يتضمن ذلك العمليات المطلوبة لإدارة التكاليف لإكمال المشروع في حدود الميزانية المعتمدة.
س) إدارة الجودة:
تتكون من العمليات التي تشمل سياسة الجودة في المؤسسة لتلبية متطلبات الجودة للمشروع.
ع) إدارة الاتصالات:
تتكون من العمليات التي تدير تدفق معلومات المشروع في الوقت المناسب بين أصحاب المصلحة.
ف) إدارة المخاطر:
تتضمن العمليات التي تساعد على إدارة المخاطر في المشروع وبالتالي ضمان المنافسة في الوقت المناسب للمشروع.
ص) إدارة المشتريات:
تتعامل مع شراء وصنع الموارد أو الخدمات للمشروع. ويشمل ذلك عمليات شراء المنتجات أو الخدمات أو النتائج من خارج المنظمة. وتتكون أيضاً من عمليات صنع المنتجات أو الخدمات أو النتائج من داخل المنظمة. كما تتضمن أيضاً استئجار أو تأجير الموارد المطلوبة للمشروع.
ق) إدارة أصحاب المصلحة:
يتضمن ذلك عمليات تحديد الأشخاص أو المجموعات أو المنظمات التي يمكن أن تؤثر على المشروع أو تتأثر بالمشروع.
ر) حكم الخبراء:
يقدم الخبراء من مختلف المجالات في إدارة المشروع مدخلاتهم القيمة للمشروع.
ش) المستخدمون النهائيون:
يركز المستخدمون النهائيون ويسلطون الضوء على مشاكل المشروع القائم. وهذا يساعد في تحسين المشروع.
ت) مكتب إدارة المشروع (PMO):
يشمل مكتب إدارة المشروع الهياكل المختلفة في المنظمة التي تشارك في:
إدارة عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع.
تسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات.
هناك عدة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع في المنظمة. وبناءً على درجة التحكم وتأثيرها، يمكن أن تندرج مكاتب إدارة المشاريع ضمن أي من هذه الفئات الثلاث:
مسيطرة
داعمة
توجيهي
توفر مكاتب إدارة المشاريع المسيطرة الدعم والامتثال المطلوب من قبل المشروع.
مكاتب إدارة المشاريع الداعمة تعمل كمستشار للمشاريع من خلال توفير
النماذج
أفضل الممارسات
التدريب
الوصول إلى المعلومات
الدروس المستفادة من المشاريع السابقة.
تدير مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية المشاريع. يقدم مديرو المشاريع تقاريرهم إلى مكاتب إدارة المشاريع التوجيهية.
ث) مدير المشروع:
يتفاعل مديرو المشاريع مع أعضاء المشروع وأصحاب المصلحة لإكمال عملهم.
ويحتاجون إلى المهارات الشخصية التالية لضمان نجاح المشروع:
القيادة
بناء الفريق
التحفيز
التواصل
التأثير
اتخاذ القرارات
الوعي السياسي والثقافي
التفاوض
التيسير
إدارة النزاعات
التدريب والتوجيه
كيف تساعد دراسة الجدوى في حل المشاكل التنظيمية؟
مقدمة
الخلفية
المتطلبات أو النطاق
الجدول الزمني والمعالم والمنجزات والمخرجات
الموارد
الجودة
التكلفة
المخاطر
المشتريات
أصحاب المصلحة
البدائل والخيارات
التبعيات
العوائق
تقييم فوائد التكلفة والحلول التقنية
الخاتمة
التوصيات
تساعد المعلومات المتوفرة في تقرير دراسة الجدوى للمشروع المنظمة أو الجهات الراعية للمشروع على
التنبؤ بالنطاق والوقت والموارد والتكلفة اللازمة لتطوير المشروع.
إدارة المخاطر.
إدارة أصحاب المصلحة.
حل المشكلات.
مزايا استخدام دراسة الجدوى في إدارة المشروع
مزايا دراسة الجدوى في إدارة المشروع هي:
تساعد على تحقيق أهداف المشروع.
تساعد على تلبية توقعات أصحاب المصلحة.
المزيد من القدرة على التنبؤ بالمشروع.
يزيد من فرص نجاح المشروع.
توفر المنتجات المناسبة في الوقت المناسب.
يحلّ المشاكل والقضايا في وقت أبكر بكثير.
يستجيب للمخاطر في الوقت المناسب.
يحسن استخدام الموارد المؤسسية على النحو الأمثل.
يساعد على تحديد المشاريع الفاشلة أو استعادتها أو إيقافها.
يدير القيود مثل النطاق والجودة والجدول الزمني والتكاليف والموارد).
يساعد في اتخاذ القرار بشأن بدء المشروع أو إلغائه.
الملخص/الخلاصة
تساعد دراسة الجدوى في إدارة المشاريع المنظمة ورعاة المشروع على:
التنبؤ بطبيعة المشروع وحجمه ومدى تعقيده.
تحديد الفوائد التي ستعود على المنظمة.
التحقق من توافق المشروع مع الاستراتيجية المؤسسية.
تحديد النطاق والجدول الزمني والموارد والتكلفة لتطوير المشروع.
تحديد المخاطر والمشكلات والتبعيات والعوائق.
التحقق مما إذا كانت التقنية المقترحة مناسبة للمشروع.
تحديد نوع الهيكل التنظيمي للمشروع.
بدء المشروع أو رفضه.