دليل لتسع وثائق أساسية للمشروع

الدليل النهائي لـ 9 مستندات أساسية لمشروعك
لا بد أنك سمعت الكثير عن مستندات المشروع المطلوبة في كل مرحلة من مراحل كل مشروع تقريبًا. بالتأكيد، هناك الكثير من الأعمال الورقية الحاسمة التي يجب إنجازها لضمان مشروع بجودة عالية.
خذ قسطًا من الراحة وفكر في الأمر، ما هو المشروع الأكثر احتمالاً للنجاح من وجهة نظرك؟ المشروع الذي يحتوي على الكثير من أوراق المشروع أم المشروع الذي يحتوي على القليل منها؟
حسنًا، لا توجد إجابة ثابتة على ذلك!
في كل مرحلة من مراحل التحدي والبدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق، قد تكون هناك حاجة إلى الكثير من الأوراق المهمة أو القليل منها لضمان نجاح المشروع بجودة عالية.
كل مشروع فريد من نوعه بمستويات مختلفة من التعقيد والغرض والمخرجات ودورة الحياة والحجم وما إلى ذلك. ومن هنا تأتي الاختلافات في وثائق المشروع.
هل هناك قائمة بالوثائق التي يجب أن تكون ضرورية؟ ومن صاحب القرار؟
ومع ذلك، يعتمد التخطيط والتنفيذ الدقيق للمشروع على وجود مدير مشروع موهوب والتقنيات والأدوات المناسبة. لذلك فإن مدير المشروع هو في أفضل وضع لاتخاذ مثل هذا القرار.
لقد قمتُ بتجميع قائمة شاملة بالوثائق والدور الذي تلعبه وسبب ضرورة كل واحدة منها لإدارة أنشطة المشروع وتوفير المخرجات الأساسية. لقد لعبوا أدوارًا حاسمة في ضمان إنجازات مشاريعي السابقة.
حتى في المشاريع السهلة، هناك الكثير من التفاصيل التي قد لا يستطيع العقل البشري التقاطها وتذكرها وإدارة جميع التفاصيل بدقة. لذا، في هذه المرحلة، دعونا نتفق على أن التوثيق يدعم التنفيذ الممتاز للمشروع ويقلل من المخاطر.
فالمشروعات الموثقة بدقة هي توسيع لأفكار أصحاب المصلحة، وهي أمر حيوي للرجوع إليها في المستقبل. فهي بمثابة خارطة طريق لإعادة النظر في الخطط والإجراءات والأهداف والغرض من المشروع.
تتيح هذه الوثائق للرعاة والفرق وأصحاب المصلحة القدرة على الحصول على المعلومات المطلوبة بدقة دون الحاجة إلى انتظار مدير المشروع.
توفر هذه الوثائق الكثير من الوقت والجهد من خلال إتاحة المعلومات المطلوبة لمدير المشروع وفريق العمل وأصحاب المصلحة. كما أنها تساعد في تعزيز مستوى التركيز. وبالتالي تساعد على إكمال المهام المختلفة في الوقت المحدد.
التوثيق السليم هو الأساس الذي يجب أن تتبعه جميع الأعمال التي تراعي قيود النطاق والوقت والتكلفة والجودة.
من الأهمية بمكان أن يكون نطاق الوثيقة صحيحًا، وينبغي أن يتم تعميمها على جميع الأطراف المعنية، لضمان فهم مخرجات المشروع. ونعم، امنحهم إمكانية الوصول!
فيما يلي قائمة بـ 9 وثائق أساسية للمشروع.
1. حالة عمل المشروع
يتطلب كل مشروع استثماراً من حيث المال والوقت والجهد.
تعتبر دراسة الجدوى هذه في صميم أي مشروع ويجب أن تجيب عما إذا كان المشروع يستحق التنفيذ. والغرض من دراسة الجدوى هو تحديد وإبراز وموازنة تكاليف تنفيذ المشروع مقابل الفوائد المتوقعة.
وبعبارات بسيطة، فهي تحدد وتسلط الضوء على أسباب الاستثمار في المشروع.
2. ميثاق المشروع
لا يوجد مشروع بدون ميثاق المشروع. إنه أهم مخرجات المشروع.
يحدد ميثاق المشروع الحاجة إلى المشروع، ويوفر تفويضًا رسميًا للمشروع ويمنح السلطة لمدير المشروع لطلب الموارد وتنفيذ أنشطة المشروع.
الغرض من ميثاق المشروع هو توثيق ما يلي بشكل صريح:
أهداف المشروع
قيود المشروع
أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
الأنشطة داخل النطاق
الأنشطة خارج النطاق
الافتراضات
فوائد نتائج المشروع
المخاطر الإيجابية والسلبية
ميزانية وسلطة إنفاق عالية المستوى
بالنسبة لمشروع كبير متعدد المراحل، من المستحسن أن يكون ميثاق المشروع لكل مرحلة. سيتم إنشاء ذلك في عملية انطلاق المشروع/المرحلة من قبل مجموعة عملية البدء.
ويتمثل الإجراءان الرئيسيان لمجموعة عملية البدء في وضع الميثاق وتحديد أصحاب المصلحة.
التخطيط هو المرحلة الأساسية لإدارة المشروع ولا ينبغي إهمالها. فالخطة الجيدة لإدارة المشروع هي مفتاح نجاح أي مشروع. خطة المشروع هي وثيقة تعرض عمليات وإجراءات التخطيط. توجه هذه الوثيقة سير المشروع حتى اكتماله.
خطة إدارة المشروع هي وثيقة رسمية يتم تمثيلها بشكل شائع في شكل مخطط جانت لتسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة.
تعمل خطة المشروع كأساس لفريق المشروع، وتوضح التكلفة وخطوط الأساس للجدول الزمني وعملية إنجاز المشروع خطوة بخطوة.
بناءً على متطلبات المشروع، قد تتضمن أيًا مما يلي:
خطة إدارة الاتصالات
خطة إدارة الموارد البشرية
خطة المشتريات
خطة إدارة أصحاب المصلحة
خطة إدارة المخاطر
4. مصفوفة RACI
ص-مسؤول
أ-المسؤول
ج-مستشار
I-المستنير – مع الإشارة إلى الأدوار الأربعة المخصصة لأعضاء الفريق.
بصرف النظر عن حجم المشروع والأدوار والمسؤوليات، يجب تحديدها بوضوح والتأكد من أن هناك شخصًا ما يتولى كل خطوة من خطوات العملية. تساعدك هذه الأداة على توضيح من هو المسؤول، ومن هو المسؤول، ومن هو المسؤول، ومن هو المسؤول، ومن هو الذي يتم استشارته، ومن هو الذي يجب أن يتم إبلاغه. تساعد المصفوفة على تقليل الارتباك وتوزيع عبء العمل وزيادة الكفاءة.
يمكن أن يكون تطبيق نموذج RACI بمثابة فحص لما يجب القيام به ومن يجب أن يفعل ماذا أثناء تنفيذ المشروع.
دعونا نلقي نظرة سريعة على كيفية عمل كل مكون من مكونات مصفوفة RACI.
المسؤول:
يشير مصطلح “المسؤول” إلى “المنفذ”. وهو الشخص الذي يتحمل مسؤولية إنجاز العمل. يجب أن يكون هناك دائمًا شخص مسؤول واحد على الأقل عن كل مهمة. ومع ذلك، لا مانع من تعيين أكثر من شخص واحد لـ “R”، اعتمادًا على عبء العمل.
مسؤول:
كما يوحي المصطلح، “المسؤول” هو الشخص المسؤول في نهاية المطاف عن النشاط أو القرار الذي سيتم اتخاذه. ويقوم هذا الشخص عمومًا بتفويض العمل ومراجعته عند الانتهاء منه.
هذا هو الشخص الرئيسي المسؤول عن الإنجاز الصحيح والشامل للمهمة وفقًا للمتطلبات.
عادة، يجب أن يكون لديك عضو واحد فقط من الفريق مسؤول عن كل مهمة.
المستشار:
هذا هو المستشار للمهمة المعينة أو المشروع بأكمله.
عادةً ما يكون الشخص المكلف بالاستشارة خبيرًا في الموضوع أو لديه خبرة في المجال. وعادةً ما يكون هذا الشخص هو الخبير الموضوعي الذي تطلب رأيه قبل اتخاذ القرار أو الإجراء النهائي.
تساعد الاستشارة والمراجعة على تحقيق نتائج أفضل. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي العديد من الخبراء الاستشاريين إلى إبطاء العملية بشكل كبير، وإضافة مداولات غير ضرورية ومناقشات غير مجدية، وبالتالي زيادة مخاطر سوء الأداء.
لذلك يُنصح بتقليل عدد الاستشاريين إلى الحد الأدنى.
المطلعون
“المطلعون” هم الأشخاص الذين تبقيهم على اطلاع دائم على سير العملية. يحتاج أعضاء الفريق إلى إبقائه على اطلاع على مخرجات المشروع ومهامه.
فهؤلاء هم الأشخاص الذين يتأثرون بنتائج المهام، لذا يجب إبقاؤهم على اطلاع دائم.
يمكن أن يكون “المطلع” هو مدير المشروع أو بعض أصحاب المصلحة الآخرين الذين يحتاجون إلى أن يكونوا على علم بالتقدم المحرز في المهمة أو الناتج.
متى أستخدم مصفوفة RACI؟
تتطلب المشاريع مشاركة العديد من الأشخاص، ولكن المشكلة الشائعة في أي حجم للمشروع هي أن أعضاء الفريق لديهم تصور خاطئ لأدوارهم وأدوار الآخرين.
عادةً ما تناسب مصفوفة RACI Matrix جميع المشاريع تقريبًا.
إنها مفيدة بشكل خاص عندما تحتاج مهامك إلى موارد متعددة، ولديك جدول زمني معقد وتحتاج إلى التأكد من أن الأشخاص يعرفون مستوى مسؤوليتهم؛ متى يجب عليهم إشراك مدير المشروع، أو متى يجب عليهم ممارسة حدسهم؟
5. هيكل تقسيم العمل (WBS)
هيكل تقسيم العمل هو جوهر تخطيط المشروع. وهو ضروري لإدارة الموارد وتجنب زحف نطاق المشروع من خلال تحديد جميع الأشياء التي يحتاج المشروع إلى إنجازها، وتنظيمها في مستويات متعددة وعرضها بيانياً.
ينظم هيكل تقسيم العمل عمل الفريق إلى أقسام يمكن إدارتها.
يمكن تقسيم المشروع إلى مكونات أصغر. يمكن تقسيم هذه المكونات إلى مكونات فرعية، بحيث يوفر كل مستوى من هيكل تقسيم العمل مزيدًا من التفاصيل.
وهذا يعني أنه يمكن إنجاز العمل في وقت واحد من قبل أعضاء الفريق المختلفين، مما يؤدي إلى تحسين إنتاجية الفريق وتسهيل إدارة المشروع بشكل عام.
يساعد الهيكل التفصيلي على تشكيل إطار عمل لتقدير التكلفة والجهد وتطوير الجدول الزمني.
يجب مراعاة الإرشادات التالية عند إنشاء هيكل تقسيم العمل:
-إشراك الفريق، بحيث تحصل على موافقتهم على ذلك
-افهم أن كل مستوى من مستويات WBS هو مستوى فرعي (جزء أصغر) من المستوى الأعلى
-انتقل إلى مستوى واحد في كل مرة
-تلخيص المشروع بأكمله من خلال النظر إلى جميع مستويات WBS
-لا تشمل WBS أي شيء خارج نطاق المشروع
ملاحظة*
يعتبر الناتج حزمة عمل إذا كان يمكن تقديرها بشكل معقول وواثق ويمكن إكمالها دون انقطاع.
6. سجل RAID (المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات)
لكل مشروع مشاكله. المشاكل هي المشاكل التي تنشأ أثناء تنفيذ المشروع. من ناحية أخرى، المخاطر هي المشاكل التي لم تحدث.
بمجرد وضع الخطة ووضع تفاصيل جميع المخاطر المحتمل حدوثها خلال دورة حياة المشروع، فإن الخطوة التالية هي وضع نظام لمراقبة وتتبع المخاطر التي قد تحدث.
يمكن تحقيق ذلك باستخدام ما يسمى بسجل RAID.
سجل RAID هو أداة لإدارة المشروع يتتبع المخاطر والإجراءات والمشكلات والقرارات. من الممارسات الجيدة اتباع تنسيق السجل لمراقبة وتتبع المخاطر التي قد تحدث على مدار دورة حياة المشروع. من خلال تحديد المخاطر المحتملة، يمكنك الاستعداد لها والاستجابة لها في حال حدوثها في مشروعك.
RAID هو اختصار لـ
R-المخاطر
أ-الإجراءات
ط-المشاكل
د-قرارات
المخاطر: المخاطر هي المشاكل المحتملة الكامنة في مشروعك.
الإجراءات: الإجراءات هي ما تحتاج إلى القيام به خلال المشروع.
المشكلات: المشكلات هي المشاكل التي تنشأ أثناء تنفيذ المشروع. إذا لم تتم إدارتها وحلها، يمكن أن تعرقل المشروع أو تتسبب في فشل المشروع.
القرارات: القرارات هي الطريقة التي تقرر بها التصرف في المشروع.
يساعد تسجيل كل هذه القرارات وتتبعها في سجل واحد على ضمان أن يكون الجميع على دراية ومزامنة. سيمنع تخطي أي قضايا حرجة أو مترابطة.
7. إدارة طلبات التغيير
ستشهد المشاريع دائمًا بعض التغييرات.
غالبًا ما يكون طلب التغيير أمرًا لا مفر منه ويجب توقعه في مرحلة ما من عملية تنفيذ المشروع. ويمكن أن يكون التغيير عبارة عن تغيير في النطاق أو الوقت أو التكلفة أو المنجزات. تمثل إدارة التغيير تحدياً، ولكن أفضل طريقة للتعامل معه هي إدارته بدلاً من تجنبه. هناك حاجة للتأكد من أن التغيير يتم تتبعه وتفصيله بشكل كافٍ.
يجب أن يكون طلب التغيير مفهوماً من قبل جميع أصحاب المصلحة. وينبغي أن يكون الفريق بأكمله على دراية بكل من التأثير الإيجابي والسلبي لطلب التغيير حتى يمكن التعامل معه بطريقة مناسبة وفي الوقت المناسب.
8. الجدول الزمني للمشروع
يتكون المشروع من العديد من المهام، ويتم إعطاء كل مهمة بداية ونهاية (أو تاريخ استحقاق)، بحيث يمكن إكمالها في الوقت المحدد. لذلك، يجب جدولة جميع الأعمال المرتبطة بالمشروع. والجدول الزمني للمشروع هو الأداة التي توضح العمل الذي يجب إنجازه والأطر الزمنية التي يجب أن يتم فيها إنجاز هذا العمل.
الجدولة الفعالة للمشروع هي عنصر حاسم في الإدارة الناجحة للوقت لأنها تضمن عدم تأخير المهام على المسار الحرج. هناك أدوات متاحة للقيام بذلك. يمكن أيضًا استخدام برنامج Microsoft Project لتلبية احتياجات الجدولة المعقدة.
9. الدروس المستفادة ووثيقة إغلاق المشروع
تُعرّف مجموعة معارف معهد إدارة المشاريع (PMBOK) الخاص بمعهد إدارة المشاريع (PMBOK) الدروس المستفادة بأنها الدروس المكتسبة من عملية تنفيذ المشروع.
إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع. في هذه المرحلة، ستقوم بإغلاق مشروعك أو مرحلة من مراحل المشروع رسميًا ثم تقدم تقريرًا عن مستوى نجاحه الإجمالي إلى أصحاب المصلحة.
أثناء إغلاق المشروع، يجب أن يتم تفصيل كل شيء أثناء إغلاق المشروع لقياس ما إذا كان المشروع قد سار كما هو مخطط له وما إذا كانت النتيجة قد تمت على النحو المطلوب.
تستخدم الإدارة العليا وثائق إغلاق المشروع لتقييم نجاح المشروع. ويحدد التقرير أفضل الممارسات للتطبيقات المستقبلية.
ملخص سريع:
بناءً على مشروعك، حدد المستندات التي يحتاجها مشروعك. تذكر أنه مجرد دليل. استخدم أوراق المشروع الضرورية للتعامل مع مشروعك على أفضل وجه.
هل تحتاج إلى خطة مفصلة لإدارة أصحاب المصلحة؟ إذن قم بإعداد واحدة! إذا لم يكن هناك مشتريات خارجية، فأنت لست بحاجة إلى إنشاء واحدة. اتركها فارغة!
لا تنشغل بما تحتاج إليه. استخدم ما سبق كدليل لما تتطلبه معظم المشاريع. اقضِ وقتًا إداريًا أقل.
الوقت الذي تقضيه في إنشاء مستندات لا تضيف قيمة لا يفيد. سيساعدك هذا على توفير المزيد من الوقت لقيادة فريقك. الأهم من ذلك أن تقوم بالعمل على المشروع.
التزم بهذه المستندات التسعة؛ ستتمكن من التحكم في مشروعك دون الكثير من البيروقراطية.
سجّل الآن لتصبح محترفاً فعالاً في إدارة المشاريع