إدارة أصحاب المصلحة في مشروعك باستخدام نموذج الصلاحية

قم بتحليل أصحاب المصلحة في مشروعك بمساعدة نموذج الجاذبية
مقدمة
تعد إدارة توقعات أصحاب المصلحة عاملاً مهماً في نجاح المشروع. ونظراً للتأثير الحاسم الذي يمكن أن يكون لأصحاب المصلحة على المشاريع، فإن إدارة أصحاب المصلحة عنصر مهم في إدارة المشروع.
يمكن أن يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة في المشروع. المشاريع الصغيرة لديها عدد أقل من أصحاب المصلحة. هذا يجعل من السهل إدارتها. من ناحية أخرى، تحتوي المشاريع الكبيرة على العديد من أصحاب المصلحة. هذا يجعل من الصعب إدارتها.
في سيناريو العالم الحقيقي، لن تتمكن من التعامل مع كل أصحاب المصلحة على قدم المساواة. كل صاحب مصلحة لديه متطلبات وتوقعات مختلفة. نحن بحاجة إلى إدارة هذه المتطلبات والتوقعات. لذا، عليك أولاً تحديد وتصنيف أصحاب المصلحة في مشروعك.
تصنيف أصحاب المصلحة عملية بالغة الأهمية. هنا تقوم بفصل أصحاب المصلحة حسب قوتهم واهتماماتهم ومدى إلحاحهم وما إلى ذلك. بعد التصنيف، ستقوم بتطوير استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة الخاصة بك
يصف دليل PMBOK أربعة نماذج لتصنيف أصحاب المصلحة:
1. شبكة القوة/المصلحة
2. شبكة القوة/التأثير
3. شبكة التأثير/التأثير
4. نموذج الأهمية
تستخدم النماذج الثلاثة الأولى سمتين وهي متشابهة. يستخدم نموذج البروز PMP ثلاث سمات. سنقوم بدراسة نموذج البروز لتصنيف أصحاب المصلحة في المشروع.
أصحاب المصلحة
ماذا يعني بروز أصحاب المصلحة؟
بروز أصحاب المصلحة هو الدرجة التي يكون فيها أصحاب المصلحة مرئيون ومسموعون ومهمون للمشروع. وهو جانب مهم من جوانب إدارة أصحاب المصلحة. من الشائع أن يحاول أصحاب المصلحة ذوي الصوت العالي تحديد المتطلبات واتخاذ قرارات تتجاوز خبرتهم وسلطتهم. وهذا غالباً ما يؤدي إلى مشاكل.
دعونا نرى من يمكن أن يكون أصحاب المصلحة ونحصل على بعض الفهم في هذا المجال.
يمكن أن يكون صاحب المصلحة فردًا أو مجموعة أو منظمة. قد يؤثر صاحب المصلحة على قرار أو نشاط أو نتيجة مشروع ما أو يتأثر به أو يتصور أنه يتأثر به. قد يكون لأصحاب المصلحة مصالح قد تتأثر إيجاباً أو سلباً بالمشروع.
قد يعجبك أيضاً: PERT و CPM: كيف يختلفان؟
قد يشاركون أو لا يشاركون بنشاط في المشروع. قد يمارس أصحاب المصلحة أيضًا تأثيرًا على المشروع ومنجزاته وفريق المشروع لتحقيق مجموعة من النتائج التي تلبي أهداف العمل الاستراتيجية أو الاحتياجات الأخرى.
يشمل أصحاب المصلحة جميع أعضاء فريق المشروع وكذلك جميع الكيانات المهتمة. ويمكن أن يكونوا خارجيين أو داخليين في المؤسسة. يقوم فريق المشروع بتحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، الإيجابيين والسلبيين، والأداء والنصح. وهذا يساعدهم على تحديد متطلبات المشروع وتوقعات جميع الأطراف المعنية. يجب على مدير المشروع إدارة تأثيرات أصحاب المصلحة المختلفين هؤلاء. يجب على مدير المشروع أن يأخذ بعين الاعتبار متطلبات المشروع والنوع الصحيح لإدارة المشروع لضمان تحقيق نتيجة ناجحة. يوضح الشكل أدناه العلاقة بين المشروع وفريق المشروع ومختلف أصحاب المصلحة.
يتمتع أصحاب المصلحة بمستويات متفاوتة من المسؤولية والسلطة عند المشاركة في المشروع. ويمكن أن يتغير هذا المستوى على مدار دورة حياة المشروع. وقد تتراوح مشاركتهم من المساهمات العرضية في الاستطلاعات ومجموعات التركيز إلى الرعاية الكاملة للمشروع. ويشمل ذلك تقديم الدعم المالي أو السياسي أو غيره من أشكال الدعم. قد ينتقص بعض أصحاب المصلحة أيضًا من نجاح المشروع، إما بشكل سلبي أو نشط. ويتطلب أصحاب المصلحة هؤلاء اهتمام مدير المشروع طوال دورة حياة المشروع.
قد يعجبك أيضًا: من إدارة المشروع إلى إدارة البرنامج: الاختلافات والاعتبارات
تحديد أصحاب المصلحة هو عملية مستمرة طوال دورة حياة المشروع بأكملها. إن تحديد أصحاب المصلحة، وفهم درجة تأثيرهم النسبي على المشروع، وموازنة مطالبهم واحتياجاتهم وتوقعاتهم أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يمكن أن يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى تأخيرات وزيادة في التكلفة ومشاكل غير متوقعة وعواقب سلبية أخرى بما في ذلك إلغاء المشروع
فيما يلي بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة في المشروع:
الراعي: الراعي هو الشخص أو المجموعة التي توفر الموارد. وهو يدعم المشروع ويكون مسؤولاً عن تمكين النجاح. قد يكون الراعي خارجياً أو داخلياً في مؤسسة مدير المشروع.
العملاء والمستخدمون: العملاء هم الأشخاص أو المنظمات التي ستوافق على منتج أو خدمة أو نتيجة المشروع وتديرها. المستخدمون هم الأشخاص أو المنظمات التي ستستخدم منتج المشروع أو خدمته أو نتيجته.
البائعون: يُطلق على البائعين أيضًا اسم البائعين أو الموردين أو المقاولين. وهم الشركات الخارجية التي تدخل في اتفاقية تعاقدية. وهم يوفرون المكونات أو الخدمات اللازمة للمشروع.
شركاء العمل: شركاء الأعمال هم منظمات خارجية. لديهم علاقة خاصة مع المؤسسة. وقد يكون ذلك من خلال عملية اعتماد. يوفر شركاء الأعمال خبرة متخصصة أو يقومون بدور محدد مثل التثبيت أو التخصيص أو التدريب أو الدعم.
قد يعجبك أيضًا: أهم سبعة أسباب لفشل المشاريع وكيفية تجنبها
المجموعات التنظيمية: المجموعات التنظيمية هم أصحاب المصلحة الداخليون الذين يتأثرون بأنشطة فريق المشروع.
المدراء الوظيفيون: المديرون الوظيفيون هم الأفراد الرئيسيون الذين يلعبون دورًا إداريًا في مجال إداري أو وظيفي في الشركة، مثل الموارد البشرية أو المالية أو المحاسبة أو المشتريات.
أصحاب المصلحة الآخرون: أصحاب المصلحة الآخرون، مثل كيانات المشتريات والمؤسسات المالية والجهات التنظيمية الحكومية والخبراء المتخصصين والاستشاريين وغيرهم، قد يكون لهم مصلحة مالية في المشروع أو يساهمون بمدخلات في المشروع أو لديهم مصلحة في نتائج المشروع.
نموذج الصلاحية: البروز يعني “جودة كونها ملحوظة أو مهمة أو بارزة بشكل خاص.” لذا، فإن بروز أصحاب المصلحة يعني أهمية/بروز أحد أصحاب المصلحة.
يمكن تعريف بروز أصحاب المصلحة على أنه “الدرجة التي يعطي فيها المديرون الأولوية لمطالبات أصحاب المصلحة المتنافسين في عملية صنع القرار”.
تم اقتراح نموذج بروز أصحاب المصلحة من قبل رونالد ك. ميتشل، وبرادلي ر. آغل، ودونا ج. وود في عام 1997.
قد يعجبك أيضًا: حقق أقصى استفادة من أصحاب المصلحة في مشروعك
هنا، يمتلك صاحب المصلحة ثلاث سمات:
1. القوة
2. الشرعية
3. الإلحاح
السلطة: السلطة هي تأثير أو سلطة صاحب المصلحة على مشروعك أو أهدافه. ركز على أصحاب المصلحة ذوي السلطة العالية. أصحاب المصلحة هؤلاء أقل عدداً.
الشرعية: الشرعية هي مدى مشاركة أصحاب المصلحة بصدق في مشروعك. يجب ألا تقضي وقتك على أصحاب المصلحة الذين ليس لديهم مصلحة مشروعة. انتبه إلى أصحاب المصلحة الذين لديهم مطالب مشروعة.
الإلحاح: الاستعجال هو الدرجة التي تتطلب فيها متطلبات أصحاب المصلحة الاهتمام الفوري. ويعتمد الإلحاح على عاملين: حساسية الوقت والأهمية. تحتاج إلى معرفة ما إذا كان أي متطلب محدداً بالوقت أو ما إذا كان مجرد الوفاء به مهماً.
حدد أصحاب المصلحة في مشروعك وقم بتعيين السمات الخاصة بهم. بعد ذلك، حدد أولويات أصحاب المصلحة وفقًا لسماتهم. وبناءً على هذا الترتيب ستقوم بتطوير استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة. سيوفر ذلك الوقت ويساعدك على كسب دعم أصحاب المصلحة.
إن أهمية أصحاب المصلحة ليست ثابتة؛ فهي ديناميكية ويمكن أن تتغير خلال دورة حياة المشروع. تأكد من تحديث سجل أصحاب المصلحة باستمرار ليعكس التغييرات.
أصحاب المصلحة في نموذج بروز أصحاب المصلحة
مخطط نموذج بروز أصحاب المصلحة عبارة عن مخطط فين يتألف من ثلاث سمات. ويتم تمثيلها بثلاث دوائر. السمات هي القوة والشرعية والإلحاح. يُظهر تقاطع الدوائر أصحاب المصلحة ذوي السمات المتعددة.
وبناءً على هذه السمات، يمكنك تصنيف أصحاب المصلحة إلى سبع مجموعات.
1. الخاملون
2. التقديرية
3. مهيمنة
4. خطرة
5. الأساسية
6. معتمد
7. متطلب
لتطوير استراتيجيتك، قم بتقسيم هذه المجموعات إلى ثلاث فئات:
أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم شرعية منخفضة، وقوة عالية، وإلحاح منخفض. وكونها ذات سلطة عالية، فإنها يمكن أن تؤثر على مشروعك. لذا، يجب إدارتهم بعناية. صاحب المصلحة من الإدارة العليا لا يشارك في الاجتماعات. ليس لديه مصلحة في مشروعك. ومع ذلك، ستظل تراقب أصحاب المصلحة هؤلاء لأنهم يتمتعون بالسلطة ولا تعرف أبدًا متى سيغيرون رأيهم.
يتمتع أصحاب المصلحة هؤلاء بشرعية عالية وإلحاح منخفض وسلطة منخفضة. على الرغم من أنهم يتمتعون بسلطة منخفضة وإلحاح منخفض، إلا أنك ستلبي متطلباتهم بسبب شرعيتهم. المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الخيرية هي أمثلة على أصحاب المصلحة التقديرية. ليس لديهم سلطة أو إلحاح، لكنهم أصحاب مصلحة شرعيون.
يتمتع أصحاب المصلحة هؤلاء بإلحاح عالٍ وسلطة منخفضة وشرعية منخفضة. وعادة ما يكون لهم صوت مسموع ويمكنهم التأثير على أصحاب المصلحة الآخرين إذا لم يتم تلبية متطلباتهم. يرغب أصحاب المصلحة هؤلاء في الحصول على الاهتمام. يجب إدارتها بعناية. على سبيل المثال، يكون مشروعك في مكان عام، ويبدي سكان الحي اهتماماً بمشروعك ويطلبون معلومات عنه.
أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم سمتان: لديهم توقعات من المشروع وهم نشطون.
بعض الأمثلة على أصحاب المصلحة المتوقعين هم المهيمنون والخطرون والمعتمدون.
يتمتع أصحاب المصلحة هؤلاء بشرعية عالية وسلطة عالية ولكن بإلحاح منخفض. نظرًا لأن أصحاب المصلحة هؤلاء لديهم مصلحة مشروعة في مشروعك، فسوف تديرهم عن كثب. وبما أن درجة إلحاحهم منخفضة، فإن رتبتهم أقل من المجموعة الأساسية. على سبيل المثال، أنت تقوم بتشييد مبنى حيث تكون السلطات المحلية من أصحاب المصلحة. على الرغم من أنه ليس لديهم قضايا ملحة مع مشروعك، إلا أنك ستديرهم عن كثب لأنهم يتمتعون بالسلطة والشرعية.
يتمتع أصحاب المصلحة هؤلاء بسلطة عالية وإلحاح كبير ولكن شرعيتهم منخفضة، وهذا يجعلهم عرضة للخطر. يمكن أن يكونوا عنيفين ويمكن أن يخلقوا مشاكل لمشروعك. ستديرهم بحذر. على سبيل المثال، لنفترض أنك تعمل في منطقة نائية في بلد من بلدان العالم الثالث، وفي هذه الحالة، يمكن لمجموعة من الإرهابيين المحليين أن يكونوا أصحاب مصلحة خطرين. إن أمن أعضاء فريقك أمر بالغ الأهمية. يجب عليك تحديد أصحاب المصلحة هؤلاء والتخفيف من التهديدات التي يشكلونها.
يتمتع أصحاب المصلحة هؤلاء بشرعية عالية وإلحاح كبير ولكن سلطتهم منخفضة. وبما أن أصحاب المصلحة هؤلاء لا يتمتعون بنفوذ كبير، فلن توليهم نفس القدر من الاهتمام. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بأعمال البناء في مكان عام، يمكن أن يكون السكان المحليون مثالاً على أصحاب المصلحة المعتمدين. سوف تراقب أصحاب المصلحة هؤلاء بسبب شرعيتهم وإلحاحهم الشديد. قد يشكلون مجموعة أو يرتبطون بأصحاب المصلحة الأقوياء. وهذا يمكن أن يخلق لك مشاكل إذا لم يتم تلبية متطلباتهم.
يمتلك أصحاب المصلحة هؤلاء ثلاث سمات ويتطلبون أكبر قدر من الاهتمام. ستدير أصحاب المصلحة هؤلاء عن كثب. مثال على أصحاب المصلحة النهائيين “الأساسيين”.
هؤلاء ليسوا أصحاب مصلحة في مشروعك، لذلك لن تدير هؤلاء الأشخاص.
استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة
ستدير أصحاب المصلحة على النحو التالي:
ستعطي الأولوية القصوى للمجموعة الأساسية لأن هذه المجموعة لديها جميع السمات.
يجب إعطاء الأولوية العليا التالية لأصحاب المصلحة المهيمنين والخطرين والتابعين لأن لديهم مزيجًا من أي سمتين.
أما المجموعة الأقل أولوية فتتكون من أصحاب المصلحة التقديرية والمتطلبة والكامنة لأن لديهم سمة واحدة. ستعطي أهمية قليلة لأصحاب المصلحة هؤلاء ولكن راقبهم لأنك لا تعرف متى سيغيرون من بروزهم.
التغييرات في سمات أصحاب المصلحة
بيئة المشروع ديناميكية، لذلك ستحصل باستمرار على أصحاب مصلحة جدد وستفقد أصحاب المصلحة القدامى. يمكن أن تتغير سمات أصحاب المصلحة مع تقدم المشروع. فقد يصبح صاحب المصلحة الضعيف قويًا، وقد يصبح صاحب المصلحة غير الشرعي صاحب مصلحة شرعيًا. يجب عليك تحديث استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة لتعكس التغييرات في سمات أصحاب المصلحة.
الفوائد والتحديات
دعنا نلقي نظرة على المزايا والعيوب التي تصاحب استخدام نموذج الصلاحية.
فوائد نموذج الصلاحية
فوائد نموذج الصلاحية هي
يساعد في تحديد اهتمامات أصحاب المصلحة
يعرف المخاطر المحتملة وسوء الفهم المحتمل
يساعد على وضع آليات للتأثير الإيجابي على أصحاب المصلحة الآخرين
يساعد في السيطرة على أصحاب المصلحة السلبيين وكذلك آثارهم السلبية على المشروع
يزودك برؤية أفضل حول أصحاب المصلحة
يساعدك على توفير الموارد والوقت والجهد.
يساعد على إنجاز المشاريع بأقل قدر من العوائق.
تحديات نموذج الصلاحية
يحتوي نموذج الصلاحية على القيود التالية:
يتطلب هذا النموذج المزيد من الوقت والجهد
يتطلب الكثير من الموارد والوقت لمراقبة ثلاث سمات باستمرار
يمكن أن يؤثر التحيز في الرأي على فعاليته وبالتالي فهو إجراء غير موضوعي.
يفترض هذا النموذج أن السمات موجودة أو غائبة، على الرغم من أنها قد تختلف بين هاتين السمتين.
الخلاصة
يساعدك نموذج البروز على إدارة أصحاب المصلحة بفعالية. على الرغم من أنه يستغرق وقتاً أطول من النماذج الأخرى، إلا أنه يوفر لك تحليلاً وفهماً أفضل لأصحاب المصلحة لديك. يتيح لك هذا النموذج تركيز طاقتك على أصحاب المصلحة المهمين. ويمنعك من إضاعة وقتك على أصحاب المصلحة الأقل أهمية.
اطلع على دورات إدارة المشاريع لدينا!