نماذج مكتب إدارة المشاريع

نماذج مكتب إدارة المشاريع
الملخص
تجبر الأسواق التنافسية والعالمية، فضلاً عن التغيرات البيئية المستمرة، المنظمات على إعادة هيكلة نماذج أعمالها بشكل متكرر من أجل تحسين الأداء. ويمكن زيادة قيمة المشاريع في المؤسسات من خلال استخدام تقنيات إدارة المشاريع. الهيكل التنظيمي هو مكتب إدارة المشاريع (PMO).
تم تصميمه بهدف تطوير وتعزيز ممارسات إدارة المشاريع من خلال اعتماد أساليب مناسبة لتحقيق مستويات عالية من الفعالية والكفاءة. وقد طرح العديد من الكتّاب نماذج ووظائف مختلفة لمكاتب إدارة المشاريع في السنوات الأخيرة، بدءًا من تلك التي تتولى المسؤولية الوحيدة عن إعداد التقارير حول تنفيذ المشاريع إلى تلك التي تشارك في صياغة الاستراتيجيات التنظيمية. الهدف الأساسي لهذه المقالة هو تقديم مراجعة لنماذج مكاتب إدارة المشاريع. وتساعد نتائج هذه الورقة البحثية في توجيه المنظمات حول كيفية تبني أو إعادة هيكلة مكتب إدارة المشاريع الخاص بها نظرًا لتزايد أهمية مكتب إدارة المشاريع داخل المنظمات.
مقدمة
تدعو البيئة الخارجية التي تضع المنظمات تحت ضغط متزايد إلى الابتكار المستمر في السلع والخدمات من أجل اكتساب ميزة تنافسية وتلبية رغبات العملاء، ومن أجل الحفاظ على قدرتها التنافسية، تقوم الشركات في الوقت الحاضر بتطبيق أساليب إدارة المشاريع، والتي توصف بأنها استخدام المعرفة والقدرات والأدوات والأساليب لتنفيذ الأساليب المناسبة لتلبية احتياجات وأهداف المشاريع. العمليات والتقنيات، سواء كعنصر من عناصر استراتيجيتها الشاملة أو كعنصر أساسي في نمو الفوائد المتنافسة.
الأهمية ضرورة مركزية المشروع:
تطورت الوظائف التنسيقية جنبًا إلى جنب مع حجم وتعقيد المشاريع في قطاع الشركات. ولكي تتمكن المشاريع من تحقيق الأهداف المؤسسية بما يخدم مصالح أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين على حد سواء، وكذلك الأعمال التجارية نفسها، يجب أن تكون هناك حوكمة جيدة لإدارة المشاريع. تقوم العديد من الشركات بتنفيذ المشاريع دون استخدام نهج محدد لإدارة المشاريع، وبدلاً من ذلك تستخدم إجراءات مخصصة تقدم نتائج دون المستوى. وفي محاولة لمعالجة هذه المشكلة، أدخلت العديد من الشركات هياكل جديدة في السنوات الأخيرة، مثل مكتب إدارة المشاريع، لتعزيز تنفيذ المشاريع وتقليل هدر الموارد. أهمية مكتب إدارة المشاريع :
يُشار إلى “هيئة أو كيان تنظيمي يتم تكليفه بمهام مختلفة مرتبطة بالإدارة المركزية والمنسقة لتلك المشاريع الخاضعة لاختصاصه” باسم مكتب إدارة المشاريع. وقد تتراوح مهام مكتب إدارة المشاريع من أداء أنشطة الدعم لإدارة المشروع إلى أن يكون مسؤولاً فعليًا عن الإدارة المباشرة للمشروع. وقد تم تطوير العديد من النماذج حول تصنيف ووظائف مكاتب إدارة المشاريع نظرًا لأهمية مكتب إدارة المشاريع في إدارة المشاريع والمواءمة الاستراتيجية مع الأعمال. تحديد وظيفة مكتب إدارة المشاريع :
مكانتها للنجاح على المدى الطويل، وكيفية استخدام مكتب إدارة المشاريع لتعزيز تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة من التحديات التي تواجه العديد من الشركات. وقد تطورت مكاتب إدارة المشاريع المتعددة المشاريع أو مكاتب إدارة المشاريع الاستراتيجية نتيجة لتوسع بيئات إدارة المشاريع من أجل تعزيز خبرات إدارة المشاريع، والإشراف على أداء المشاريع الفردية، وتنسيق العديد من المشاريع. وكشفت الدراسة التي أجراها هوبز وأوبري عام 2007 على 500 مكتب من مكاتب إدارة المشاريع عن وجود مجموعة واسعة من الآراء وعدم وجود اتفاق حول المصطلحات والأدوار التي تنتمي إلى هيكل مكتب إدارة المشاريع. وصف مكتب إدارة المشاريع :
تقدم هذه الدراسة مساهمة في البحث عن وصف أكثر دقة لمكتب إدارة المشاريع. وقد تساعد المعلومات المقدمة هنا المؤسسات التي تفكر حاليًا في تبني مكتب إدارة المشاريع أو تجديد مكتب قائم على تحديد نماذج مكاتب إدارة المشاريع التي ستستخدمها في أعمالها بشكل أفضل. وقد تم تعزيز مكاتب إدارة المشاريع كعنصر من عناصر الهيكل التنظيمي في أعمالنا المعاصرة.
المنهجية
يتم تناول مشكلة البحث التالية في هذا الجزء من خلال تصميم الدراسة وتقنيات جمع البيانات والأساليب التحليلية: ما هي نماذج مكاتب إدارة المشاريع التي اقترحها العلماء والممارسون حاليًا؟
لقد أجرينا عددًا من عمليات البحث المخصصة باستخدام قواعد البيانات ومحركات البحث التي توفرها المنشورات المعروفة لتحديد موقع الدراسات القديمة. بالإضافة إلى ذلك، استخدمنا الباحث العلمي من غوغل لإجراء بعض عمليات البحث العامة. أشارت عمليات البحث هذه إلى أن المنشورات ذات الصلة ظهرت في عدد من المجلات. فعلى سبيل المثال، اكتشفنا أن المنشورات ذات الصلة بموضوع الدراسة قد نُشرت في مجلة إدارة المشاريع، والمجلة الدولية لإدارة المشاريع، والمجلة الدولية لنظم المعلومات وإدارة المشاريع، والمجلة العالمية لإدارة المشاريع، ومجلة إدارة المشاريع العالمية، ومجلة إدارة نظم المعلومات. كما وجهتنا بعض النتائج إلى بعض الكتب.
استخدمنا المصطلحات والمرادفات التالية في استفساراتنا: “مكتب إدارة المشاريع”؛ “نوع مكتب إدارة المشاريع”؛ “نموذج مكتب إدارة المشاريع”؛ “تصنيف مكتب إدارة المشاريع”؛ “تصنيفات مكتب إدارة المشاريع”؛ “إطار عمل مكتب إدارة المشاريع”؛ “وظائف مكتب إدارة المشاريع”؛ “أدوار مكتب إدارة المشاريع”؛ “إدارة المشاريع التنظيمية”؛ “نضج إدارة المشاريع”؛ “حوكمة المشاريع”.
نماذج مكتب إدارة المشاريع
تم إصدار كتب ومقالات متعلقة بإدارة المشاريع على نطاق واسع في السنوات الأخيرة، حيث يدعو بعضها إلى استخدام مكاتب إدارة المشاريع. من خلال دراسة هذه الأعمال، يمكن للمرء أن يكوّن صورة لمكاتب إدارة المشاريع التي تختلف من حيث التسمية والتنظيم والأدوار التي تقوم بها والأهمية المتصورة.
ولتصنيف الخدمات الأساسية التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع، اقترح العديد من الكتاب نماذج لتصنيف الخدمات الأساسية التي يقدمها مكتب إدارة المشاريع. وغالبًا ما يتم اختصار أوصاف مكاتب إدارة المشاريع التي تظهر في الأدبيات في تصنيفات تتكون من بضعة نماذج. وتتألف النماذج الأكثر شيوعًا من ثلاث إلى خمس فئات، كل منها نموذج لمكتب إدارة المشاريع. وأي نموذج سيؤدي حتمًا إلى تبسيط وتقليل تعقيدات الواقع التنظيمي. وللمساعدة في كل من البحث والممارسة، فإن النماذج مفيدة للغاية، إن لم تكن ضرورية.
تقوم منظمة إدارة محفظة المشاريع و/أو منظمة إدارة برامج المشاريع و/أو منظمة إدارة المشاريع – والمعروفة مجتمعة باسم مكاتب إدارة المشاريع – ببدء وإنشاء واستقطاب وتقديم القيمة داخل المؤسسة. نموذج مكتب إدارة المشاريع، بشكل عام، هو نوع من الهيكل التنظيمي الموجه نحو الأعمال والذي يدعم استراتيجية عمل المؤسسة وتطوير الأعمال. وبشكل عام، هو تصميم لهيكل تنظيمي مبني على كل من إدارة الأعمال وإدارة المشاريع.
في الأقسام الفرعية التالية، نقوم بسرد العديد من نماذج نماذج مكاتب إدارة المشاريع التي تم تحديدها في الأدبيات ووصف موجز لخصائص كل منها.
الخاتمة
قمنا بفحص عدد من نماذج مكاتب إدارة المشاريع التي تم العثور عليها في الأدبيات. وتوضح النتائج كيف أن المصادر المختلفة لديها تصنيفات وأدوار وهياكل مختلفة تمامًا لمكاتب إدارة المشاريع. في الواقع، يقدم الكُتّاب مجموعة واسعة من العديد من مكاتب إدارة المشاريع.
حيث يقترح كل مؤلف ثلاثة أو أربعة أو خمسة نماذج لمكاتب إدارة المشاريع. في العديد من الحالات، يكون مكان مكتب إدارة المشاريع هرميًا. ويتم تحديد مستوى السلطة والمقبولية والاعتماد والاستقلالية في المنظمة حسب طبيعتها الاستراتيجية أو الضمنية أو التشغيلية. لإنشاء ونشر واستدامة إجراءات إدارة المشاريع في أي مكان داخل الشركة. يبدو أن مكتب إدارة المشاريع يتقدم تدريجيًا من مستوى قرار منخفض إلى مستوى قرار مرتفع.
في هذا المنشور، نقدم فقط بيانات من لقطات حديثة لمكتب إدارة المشاريع. نحن ندرك أن هناك حاجة إلى مزيد من الدراسة، وقد تم التخطيط لها بالفعل للمرحلة التالية من تحقيقنا. على سبيل المثال، لم يتم إجراء أي محاولة لتحديد ما إذا كانت الوظائف التي تم تضمينها في أي من النماذج الموضحة هنا قابلة للمقارنة. سوف تتوسع الأبحاث المستقبلية في هذه الدراسة وتساعد في دمج بعض النماذج المقترحة. ما هي الأغراض الأساسية التي يقدمها كل نموذج؟ كيف ترتبط هذه النماذج ببعضها البعض؟ هل من المتصور و/أو من المفيد تصميم واقتراح تصنيف موحد جديد لمكتب إدارة المشاريع استنادًا إلى توصيف شامل لنماذج مكتب إدارة المشاريع التي تم تقديمها في بحثنا؟
تقدم الدراسة الحالية صورة معاصرة لنماذج مكاتب إدارة المشاريع، والتي تختلف من حيث هيكلها التنظيمي، والوظائف التي تؤديها، ومدى الاعتقاد بأنها ذات قيمة. يمكن للمؤسسة الاستفادة من هذه الدراسة كأساس لخبرتها عند تطوير هياكل تنظيمية جديدة لإدارة المشاريع أو تغيير الهياكل الحالية من أجل توليد وتحقيق قيمة اقتصادية.