معرفة Microsoft Project وPMBOK® – مجالات العملية! – حل SPOTO

لا يعد مشروع تخطيط إدارة المشاريع بديلاً عن الإدارة السليمة والقوية للمشروع التي تشمل جميع مجالات عملية PMBOK® ومجالات المعرفة. يحتاج مدير المشروع وفريق مديري المشاريع إلى أداء هذه الأنشطة الأساسية بجدية، وتطوير وصيانة خطة المشروع والخطط الفرعية وخطوط الأساس وغيرها من الوثائق للاسترشاد بها في مراقبة تنفيذ المشروع والتحكم فيه وإغلاقه. من المؤكد أن معرفتهم ومهارتهم وخبرتهم في إدارة المشاريع ستكون عاملاً رئيسيًا في نجاح المشروع أو فشله، ومع ذلك، فإن تخطيط إدارة المشاريع سيساعدهم بالتأكيد في أداء واجباتهم وتحسين فعالية وكفاءة إدارة المشروع.
ومن شأن تخطيط وإدارة المشاريع أن يمس كل مجال من مجالات المعرفة ومجال العمليات بطريقة أو بأخرى. من شأن تطبيق MSP كأداة لإدارة المشاريع والبرامج والمحافظ في جميع أنحاء المؤسسة أن يوفر مجموعة واسعة من القدرات من حيث تحسين الموارد وإدارة المعرفة واختيار المبادرات والتقديرات وما إلى ذلك، ولكن حتى تطبيق الفانيليا في MSP القياسي سيساعد مديري المشاريع بشكل كبير في تحقيق نجاح المشروع من خلال تمكين تحليل سيناريو ماذا لو، وتوفير مؤشرات واقتراحات الإنذار المبكر، وتحديث الجدول الزمني ديناميكيًا استجابةً للتغييرات التي تجريها وإبراز جميع هذه التغييرات لتقييمها وما إلى ذلك.
دعونا نلقي نظرة على MSP من منظور العملية ومجالات المعرفة.
مجالات العمليات:
البدء – على أقل تقدير يمكننا إعداد وتتبع الجدول الزمني لأنشطة البدء التي تؤدي إلى توقيع ميثاق المشروع. وفي حالة عدم الموافقة على المشروع يمكن تسجيل أسباب ذلك في الملاحظات.
التخطيط – يساعد برنامج إدارة الجداول الزمنية في تطوير وإنشاء الجدول الزمني بناءً على خطة إدارة الجدول الزمني وبيانات الجدول الزمني للمشروع. يمكن لمدير المشروع تحليل وتقييم مختلف السيناريوهات الافتراضية للتوصل إلى الجدول الزمني الأمثل والتكلفة والموارد وخطط المشتريات بطريقة تكرارية وإعداد تقارير الأداء وفقًا لتوقعات أصحاب المصلحة.
التنفيذ – يساعد برنامج تخطيط إدارة المشاريع في تقييم تأثير التغييرات، مما يعكس التغييرات في الأنشطة والتقديرات والموارد استجابةً لطلبات التغيير المعتمدة والإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية وإصلاح العيوب وما إلى ذلك. تساعد الملاحظات المدروسة جيدًا للموارد والمهام والتكليفات في إدارة المشروع.
المراقبة والتحكم – يسمح لنا برنامج MSP بتتبع أداء المشروع والمخطط له مقابل الفعلي للجدول الزمني (النسبة المئوية للمكتمل، والنسبة المئوية الفعلية المكتملة، والنسبة المئوية للعمل المكتمل، ونسبة العمل المكتمل)، واستهلاك التكلفة والموارد وما إلى ذلك. يساعد في تحليل القيمة المكتسبة، والتنبؤ، وإعداد تقارير الأداء، وتوفير مؤشرات الإنذار المبكر والرؤى حول المخاطر، وأنشطة المشتريات، ومشكلات الموارد، وعدم دقة التقديرات وما إلى ذلك
الختام – يوفر برنامج تخطيط إدارة المشاريع مدخلات رئيسية لمراجعة ما بعد المشروع/مرحلة ما بعد المشروع من حيث أداء المشروع والدروس المستفادة وفرص التحسين والتبرير المستمر للمشروع.
مجالات المعرفة:
إدارة تكامل المشروع – تعكس إدارة تكامل المشروع نتائج إدارة تكامل المشروع في الجدول الزمني الأمثل للمشروع بما في ذلك دورة حياة المشروع والأنشطة ونقاط البيع، وتخصيص الموارد والمخاطر والجودة وأنشطة إدارة أصحاب المصلحة وأنشطة إدارة المشتريات وما إلى ذلك.
إدارة نطاق المشروع – تساعد MSP في إنشاء وإدارة WBS. ويوفر طريقة لإنشاء رموز WBS مخصصة وتنظيم بديل للأنشطة إذا لزم الأمر ويساعد في ضمان مواءمة نطاق المنتج والمشروع. باستخدام MSP 2016 يمكنك إنشاء مهام غير نشطة ومهمة مجدولة يدويًا بحيث لا تغيب عن نظرك المهام دون أن تتداخل هذه المهام مع الجدول الزمني التلقائي.
إدارة جدول المشروع- هذا هو المجال الأساسي لتطبيق MSP.
يساعد MSP في أنشطة تخطيط الجدول الزمني الكلاسيكية مثل:
تعريف النشاط، وتسلسل النشاط وإدارة التبعيات (جميع أنواع التبعيات الأربعة مع التقدّم والتأخر)
تحديد أنواع المهام (المدة الثابتة والوحدات الثابتة والعمل الثابت) ونوع الجدول الزمني (جدولة مدفوعة بالجهد أو غير ذلك)
تحديد المواعيد النهائية والقيود
تحديد تقويمات المشروع والموارد والمهام، وأيام العمل مقابل جدولة المدة المنقضية
تحسين الموارد بما في ذلك تسوية الموارد والعمل الإضافي وتأخير المهام وتقسيمها
إنشاء نموذج جدول زمني ديناميكي باستخدام طريقة المسار الحرج وبيانات المشروع
الاستكشاف والتتبع السريع والتعقب والتعطل لتحسين الجدول الزمني بشكل متكرر مع النطاق والجدول الزمني والتكلفة والمشتريات وإدارة الموارد وما إلى ذلك
إنشاء نموذج جدول زمني أساسي للتتبع وتمثيله بتنسيقات مختلفة حسب احتياجات أصحاب المصلحة، مثل مخطط المراحل ومخطط جانت التفصيلي ومخطط الشبكة وما إلى ذلك
مراقبة المشروع والتحكم فيه من خلال تتبع أداء الجدول الزمني وتقديم تقارير الأداء حسب متطلبات أصحاب المصلحة. استخدام طرق عرض مختلفة مثل قيمة الشبكة واستخدام المهام وما إلى ذلك لتحليل أداء المشروع.
إدارة تكاليف المشروع – يسمح لك MSP بتحديد معدلات الموارد القياسية والإضافية، والتكاليف الثابتة المرتبطة بالموارد والمهام، وآليات استحقاق التكاليف، وتحديد ميزانية المشروع، وتتبع أداء التكلفة المخطط لها مقابل الأداء الفعلي وإدارة القيمة المكتسبة، وإعداد تقارير القيمة المكتسبة على SV و CV و SPI و CPI و TCPI على مستوى المهام والتقرير. يتم استخدام النسبة المئوية المكتملة افتراضيًا من قبل MSP لإدارة القيمة المكتسبة، ومع ذلك، يمكنك اختيار تحديد النسبة المئوية المكتملة الفعلية للحصول على رؤى دقيقة (ملاحظة: سيتعين عليك تحديث المشروع يدويًا ببيانات النسبة المئوية المكتملة الفعلية).
إدارة جودة المشروع – تساعد MSP في تحديد أنشطة تخطيط الجودة والضمان ومنع العيوب والتدريب والتدقيق ومراقبة الجودة وأنشطة تحسين العمليات وتتبعها حتى اكتمالها. توفر هذه الأنشطة والتقدم المحرز فيها مؤشرات جيدة على سلامة المشروع.
إدارة موارد المشروع – تساعد إدارة موارد المشروع في تحديد متطلبات الموارد والحفاظ عليها (موارد العمل والمواد والتكلفة والميزانية)، وتقويمات الموارد، وتحسين تخصيص الموارد للمهام، وتحديد أنشطة بناء الفريق المجدولة وغيرها من أنشطة تطوير الفريق وما إلى ذلك. يوفر التقدم المحرز وتتبع هذه الأنشطة رؤى جيدة حول عوامل مثل الفجوات في المهارات وقضايا السلوك والتعارضات وما إلى ذلك.
إدارة اتصالات المشروع – تساعد إدارة اتصالات المشروع في تحديد وتتبع الأنشطة المتعلقة بإنشاء البنية التحتية للاتصالات مثل جمع المعلومات وتخزينها واسترجاعها وتوزيعها وآليات الأرشفة والتخلص منها وتحديد تقارير الأداء المطلوبة وما إلى ذلك. توفر MSP تسهيلات غنية لتوصيل المعلومات مع مختلف أصحاب المصلحة في المشروع من حيث التقارير المعدة مسبقًا والمخصصة، وأنواع مختلفة من طرق العرض، والتقارير المرئية لتحسين التقارير بشكل أكبر باستخدام جداول/مخططات محورية من MS-Visio وExcel. يتيح لك MSP مشاركة المعلومات بسهولة باستخدام رسائل البريد الإلكتروني والبرامج المكتبية الأخرى وSharePoint وغيرها. يمكنك أيضًا مشاركة نماذج للتقارير والجدول الزمني وما إلى ذلك عبر المشاريع.
إدارة مخاطر المشروع – يوفر المدخلات الأساسية وحالة وفعالية أنشطة إدارة المخاطر المجدولة ليتم تسجيلها في سجل المخاطر وتقارير الأداء الإضافية. توفر الملاحظات والافتراضات المدروسة جيدًا والافتراضات المرتبطة بالمهام والموارد والتكليف رؤى حول المخاطر المحتملة.
إدارة أصحاب المصلحة في المشروع – يساعد مشروع إدارة المخاطر في تحديد وتتبع أنشطة إشراك أصحاب المصلحة وتصميم تقارير الأداء بناءً على احتياجات أصحاب المصلحة. وتوفر مراقبة وتحليل أنشطة إشراك أصحاب المصلحة على أساس منتظم رؤى مهمة حول رضا أصحاب المصلحة ومواقفهم وما إلى ذلك.
إدارة مشتريات المشروع – يساعد نظام تخطيط إدارة المشاريع في إنشاء وتتبع أنشطة مشتريات المشروع أو تتبعها بالاقتران مع موارد المشروع والتكلفة والنطاق وإدارة الجودة واتخاذ قرارات الشراء والإيجار.
وهكذا، كما ترى، فإن مشروع MS project يلامس كل مجال معرفي ومجال عملية موصوف في PMBOK® بطريقة أو بأخرى، وبعض المجالات بشكل أكثر بروزًا من غيرها!
اقرأ فوائد ورؤى مايكروسوفت بروجكت 2016!
حان الوقت الآن لبدء استخدام MS Project!