دليل لكي تصبح أفضل مدير برنامج

إذا كنا سنتحدث عن PgMP، فإذا كان فيتو كورليوني، “العراب” من أفلام العراب سيئة السمعة قد حرص على الحصول على شهادة PgMP، فأنا متأكد من أنه كان سيصنف كأحد أفضل مديري البرامج في “العمل”.
فقد كان يتمتع بالمهارات التي يجب أن يتمتع بها مدير البرامج، كطبيعة ثانية، على مدار حياته المهنية الطويلة كزعيم لعائلة كورليوني الإجرامية.
حسناً، ربما يكون هذا نوعاً من المبالغة في التخيل ولكن لا يمكنك إنكار أن مدير البرنامج العظيم حقاً ينجز الأمور. هناك بعض المهارات التي تحتاج إلى صقلها والمهارات التي يجب أن تصبح طبيعة ثانية إذا كنت تريد أن تتفوق في أي جانب من جوانب حياتك، والطريق إلى أن تصبح مدير برامج عظيم لا يختلف عن ذلك.
هذا هو دليل المهارات التي يجب استخدامها ومتى تستخدمها لمساعدة مدراء البرامج الحاليين والمستقبليين على حد سواء، لذا أحضرنا لك دليلًا إرشاديًا عن المهارات التي يجب استخدامها ومتى تستخدمها لمساعدة مدراء البرامج الحاليين والمستقبليين، لذا أحضر مفكرتك لأن هذا الدليل هو الطريق الأكيد لتصبح “أفضل مدير برامج”. انظر ما إذا كان بإمكانك رسم أوجه التشابه بين هذه المهارات والطريقة التي يدير بها فيتو كورليوني عائلته الإجرامية وأخبرنا برأيك!
1. فهم الأشخاص
إدارة الموارد
مديرو البرامج هم المسؤولون عن العديد من المشاريع الجارية في المنظمة، ويعمل على المشروع فريق من الأشخاص. يتطلب التعامل مع نظرة عامة على عمل مجموعة من مدراء المشاريع الكثير من التنسيق الاستراتيجي والتواصل الفعال.
مهارات إدارة الموارد المتعلقة بإدارة الأشخاص والعمل أمر لا بد منه. إن معرفة المزيج المناسب من الأشخاص الذين يمكنهم إنجاز العمل في الوقت المحدد مهارة مكتسبة وضرورية حتى لو كان ذلك يعني تعيين أشخاص مؤقتًا في مشاريع مختلفة أو إخراجهم منها.
التعامل مع السياسة
سيكون للمشاريع الجارية مجموعة خاصة بها من أصحاب المصلحة وإدارة توقعات الأشخاص الذين هم جميعًا على مستوى عالٍ في مؤسساتهم يمكن أن يكون مشروعًا قائمًا بذاته. لن يوصلك مزاج الإذعان إلى أبعد من ذلك، ولكن معرفة متى يجب تقديم التنازلات سيساعد مشروعك على النجاح على المدى الطويل. في أبسط أشكالها، تتعلق السياسة المكتبية ببساطة بالاختلافات بين الأشخاص في العمل يمكن أن تكون الاختلافات – الاختلافات في الآراء، تضارب المصالح، الاختلاف في الرؤية، وغالبًا ما تظهر هذه الاختلافات على أنها سياسة مكتبية. كل ذلك يعود إلى الاتصالات والعلاقات الإنسانية.
اعرف جمهورك
قد يبدو التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة مهارة بديهية لكنك ستندهش عندما تعرف عدد المشاكل التي تنشأ بسبب عدم إطلاع أحد الأعضاء الرئيسيين على قرارات معينة أو بسبب ممارسات التواصل السيئة. إن بذل الجهد لفهم أنماط التواصل المختلفة مفيد بشكل خاص في التأكد من أن رسالتك تصل إلى جمهورك بشكل واضح وصريح.
بناء المواهب
في المؤسسة، هناك عمل يمكنك القيام به بمفردك وفي معظم الأحيان نريد أن يكون الأمر كذلك، ولكن عدم إشراك الأشخاص في عملية العمل وعدم السماح لهم بالنمو كأشخاص وارتكاب أخطائهم وتحمل مسؤوليتها سيؤدي إلى تراجع أداء الفريق بشدة مما سينعكس سلبًا على المؤسسة. من الصعب بما فيه الكفاية أن تنمو كشخص، لكن مدير البرنامج العظيم حقًا يدرك ذلك ويضمن نجاح جميع من حوله معه في الأهداف التي وضعوها لأنفسهم وكفريق عمل.
في حين أن المشاريع قد تنتهي في غضون عام أو نحو ذلك، يمكن أن تمتد البرامج، على ما يبدو إلى أجل غير مسمى.
يجب على مديري البرامج أن يكونوا حذرين من فرقهم وبشكل أكثر تحديدًا من الإرهاق. لا يمكنك العمل بتفانٍ تام إلى ما لا نهاية، لذا تأكد من حصول موظفيك على وقت كافٍ للراحة. وينبغي أن يشمل ذلك أوقاتًا أقل ضجيجًا في العمل مع عدد أقل من الإنجازات ووقتًا كافيًا بعيدًا عن المكتب لقضاء الإجازات.
2. سيكولوجية الذات
اتخاذ القرارات
في دور إدارة البرامج، تكون مسؤولية اتخاذ القرارات من مسؤولية مدير البرنامج. أن تكون واثقًا بما فيه الكفاية في نفسك وفي الموارد التي لديك لاتخاذ إجراء حاسم عندما يستدعي الوقت لذلك هو مهارة في حد ذاته. معرفة متى يجب عدم التأخير والتصرف على الفور عندما تنشأ مشكلة ما يمكن أن تنجح المشاريع أو تحطمها.
إن تحقيق التوازن بين المعلومات الكثيرة جدًا والمعلومات القليلة جدًا في الوصف الوظيفي واتخاذ القرارات عندما تكون هناك وجهات نظر مختلفة أو مصالح متباينة هو عقبة أخرى.
يعرف مدير البرنامج الرائع أن القرار الصحيح هو مفهوم خيالي. ما عليك سوى أخذ جميع النقاط في الاعتبار والاعتماد عليها لترى طريقك من خلال مجموعة من الخيارات الممكنة وتتخذ القرار في نهاية المطاف.
التفكير الظرفي
ستعمل في أي يوم من الأيام على حل مجموعة من المشاكل الصعبة والحساسة للوقت، وسيساعد ذلك فرقك والمشاريع العديدة التي تعمل عليها عندما تكون قادرًا على التراجع وتغيير الطريقة التي تتعامل بها مع المشكلة. سيؤدي ذلك إلى فهم جديد للموقف ومعرفة نوع التفكير الذي يجب استخدامه في موقف معين سيؤدي هذا الفهم الجديد إلى مساعدة الفرق على القيام بعمل أفضل وأسرع.
أنواع التفكير الظرفي:
التضميني: سيؤدي نوع التفكير التضميني: “إذا كان هذا ثم ماذا” إلى مشكلة ما إلى أن تأخذ في الاعتبار الآثار المترتبة على إجراء معين وتساعدك على التوصل إلى استجابة مناسبة.
التفكير التحليلي: يتضمن هذا النوع من التفكير القدرة على تحديد المشاكل وتعريفها، واستخراج المعلومات الأساسية من البيانات، والتوصل إلى حل يمكن لفرق المشروع العمل به.
إبداعي: سيؤدي استخدام هذا النوع من التفكير عند محاولة التوصل إلى حلول ممكنة لتحدي ما إلى استجابات مبتكرة يمكن أن تجعلك في وضع أفضل مما كنت عليه من قبل.
استراتيجي: من المهم النظر إلى الصورة الأكبر عند التفكير في حل محتمل لمشكلة ما لأنه يمكن أن يحدد وجهتك.
تكتيكي: التفكير في الإجراءات التي يجب اتخاذها ووضع خطة عمل محددة يتم تنفيذها.
القدرة على عدم الانشغال بالأمور الصغيرة
سيكون لدى مدير البرنامج المعتمد من برنامج PGMP الكثير من الأمور التي يجب أن يتعامل معها خلال مسيرته المهنية الطويلة، فهذا يأتي مع الوظيفة. ولكن سيأتي عليك وقت قد تشعر فيه بالحاجة إلى السيطرة على كل جانب من جوانب مشروع أو مشاريع معينة تحت إشرافك.
قد يؤدي كونك رئيسًا بطائرة هليكوبتر إلى إنجاز الأمور على المدى القصير، ولكن مع مرور الوقت سيشعر فريقك بأنه لا يملك أي سلطة، وسيتضاءل حماسهم، مما سيؤدي إلى تراجع الأداء العام. تعلّم أن تتخلى عن ذلك وأن تثق بالأشخاص الأكفاء الذين وظفتهم، فهذا سيمكّنهم ويشعرهم بمسؤولية أكبر عن نجاحات المشروع أو إخفاقاته.
3. تمتع بالتفوق على الآخرين
التحليل
إن القدرة على النظر إلى المعلومات الموجودة ومعرفة ما يجري وحتى قراءة ما بين السطور هي مهارة قيّمة يجب أن يتمتع بها مدير البرنامج. يمتلك مدير البرنامج العظيم هذه القدرة كطبيعة ثانية. يجب أن تكون متأصلة بعمق في شخصيتك. إنها مهارة تولد بها بالفطرة ويمكنك اكتسابها بالعمل الجاد والتصميم. وأفضل طريقة لاكتساب هذه المهارة هي التدرب عليها في حياتك اليومية.
يمكن لأي شخص قراءة جدول بيانات مليء بالأرقام، والقدرة على فهم تلك الأرقام وتحديد ما قد يكون مختبئًا خلف تلك الأرقام أو داخلها سيجعلك مديرًا أفضل للبرامج. للقيام بذلك بشكل فعال، ضع خطة شاملة لتتبع الأداء المالي. سيضمن ذلك أن جميع الافتراضات التي ستضعها حول الأرقام صحيحة وأنك ستحقق النتيجة المرجوة.
إن الفهم الغريزي تقريبًا لمصطلحات مثل الإيرادات والهامش والأرباح التشغيلية وتحليل التعادل أمر بالغ الأهمية لتكون مدير برنامج رائع.
كن المحفز
في المؤسسة، يمكن اعتبار التحديات والمشاريع العديدة التي تكون في حالة حركة مستمرة في المنظمة بمثابة تفاعل كيميائي، وهي ظاهرة لا رجعة فيها يمكن تسريعها بمساعدة محفز. في المنظمة، مدير البرنامج الذي يعمل كمحفز من خلال ضمان حدوث تغيير فعال في الطريقة التي يتم بها العمل أو الطريقة التي يتم بها التعامل مع المشاريع، سيُنظر إلى هذا المدير على أنه شخص لديه رؤية للتغيير وأيضًا كشخص يمكنه رؤية الضوء في نهاية النفق.
يعتمد بدء التغيير وإدارته بنجاح على ما إذا كانت لديك رؤية للتغيير أم لا. قد يبدو الأمر مبتذلًا، ولكن ما لم تكن قادرًا على أن تُظهر للناس الغايات إلى الوسائل، فمن المحتمل ألا تتمكن أبدًا من مساعدة مؤسستك على تبني التغيير بشكل كامل.
ووفقًا لمقال نشرته مجلة هارفارد بيزنس ريفيو في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو، والذي ركز على الدراسات المتعلقة بإدارة التغيير، فقد خلصوا إلى أن هناك 4 عوامل رئيسية مسؤولة عن إدارة التغيير، هذه الدراسة التي تم الانتهاء منها في عام 1994، وفي السنوات التي تلت ذلك، استخدمت مجموعة بوسطن الاستشارية تلك العوامل الأربعة للتنبؤ بالنتائج، وتوجيه تنفيذ أكثر من 1000 مبادرة لإدارة التغيير في جميع أنحاء العالم. ولم يثبت هذا الارتباط فحسب، بل لم تتنبأ أي عوامل أخرى (أو مجموعة من العوامل) بالنتائج بنفس القدر. يمكنك قراءة المقال كاملاً هنا.
العوامل الأربعة الرئيسية
المدة الزمنية: تعتبر المدة الزمنية بين المراجعات أكثر أهمية للنجاح من عمر المشروع. حيث تشير الدراسات إلى أن المشروع الطويل الذي تتم مراجعته بشكل متكرر أكثر احتمالاً للنجاح من المشروع القصير الذي لا تتم مراجعته بشكل متكرر.
النزاهة: يجب على المديرين التفكير في مدى قدرتهم على الاعتماد على فرق المديرين والمشرفين والموظفين لتنفيذ مشاريع التغيير بنجاح
الالتزام: يجب على المديرين تعزيز التزام مجموعتين مختلفتين من الأشخاص إذا أرادوا أن تترسخ مشاريع التغيير، الأشخاص الذين لديهم تأثير وأولئك الذين سيتعاملون مع النظام الجديد في نهاية المطاف
الجهد: يجب أن يحسب المدراء مقدار العمل الإضافي الذي سيشكله النظام الجديد بالنسبة لأعضاء الفريق وبالتالي العمل على جعل التغيير سلسًا قدر الإمكان.
آمل أن تجد هذا الدليل مفيدًا في مساعيك لتصبح مدير برنامج رائع!