ميثاق المشروع – ما هو ولماذا نحتاج إلى ميثاق للمشروع؟

في مجال إدارة المشاريع، يكتسب ميثاق المشروع أهمية كبيرة. يصف ميثاق المشروع بشكل عام أهداف المشروع وكيف سيشارك الجميع ويعملون معًا لتحقيقها. وبالتالي، فإنه يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة ويفهمون ما يعملون من أجله.
وبالتالي، فإنه يقضي أيضًا على سوء الفهم والمواجهات لأن الجميع يعرف واجباته ومسؤولياته. قد لا يكون إنشاء ميثاق مشروع هادف هو الجانب الأكثر إثارة في إطلاق مشروع جديد، ولكنه قد يؤتي ثماره بشكل كبير.
سيوجهك التسجيل في تدريب شهادة PMP من سبوتو سوليوشنز بشكل أساسي في إنشاء ميثاق المشروع. سيرشدك مدربونا المتمرسون إلى تحديد أهداف المشروع وغاياته وتوقعاته، وتحديد نطاق المشروع، وتحديد أدوار أعضاء الفريق ومسؤولياتهم. بمساعدتنا، يمكنك في السابق إنشاء ميثاق مشروع شامل يضمن أن يعمل الجميع على تحقيق نفس الهدف ويمهد الطريق لنجاح تخطيط المشروع وتنفيذه.
يعد ميثاق المشروع أمرًا ضروريًا في مجال إدارة المشاريع لأنه يعمل كوثيقة أساسية تشرح جوهر المشروع وهدفه. ستقدم هذه المقالة لمحة شاملة عن ميثاق المشروع، بما في ذلك مكوناته وفوائده وعملية تطويره.
تعريف ميثاق المشروع
ميثاق المشروع هو وثيقة رسمية تخوّل إنشاء المشروع وتمنح مدير المشروع سلطة تنفيذه. وهو يصف أهداف المشروع ونطاقه وأصحاب المصلحة والمخرجات والجدول الزمني والميزانية.
الغرض من ميثاق المشروع
يهدف ميثاق المشروع إلى تقديم نظرة عامة واضحة وموجزة للمشروع. وهو وثيقة رسمية تجيز وجود المشروع وتحدد اتجاهه. وطوال عمر المشروع، يعمل الميثاق كنقطة مرجعية، مما يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة.
العناصر الرئيسية لميثاق المشروع
يغطي ميثاق المشروع جميع الجوانب الأساسية للمشروع. وهو يوفر نظرة عامة شاملة للمشروع، مما يضمن فهم جميع أصحاب المصلحة للغرض منه والأدوار والمسؤوليات والعوامل الحاسمة الأخرى. يتضمن ميثاق المشروع بشكل عام العناصر الرئيسية التالية.
وصف المشروع
يلخص الوصف بشكل عام هدف المشروع وتاريخه وسياقه. ويساعد على فهم الغرض من المشروع.
أهداف المشروع
تحدد أهداف المشروع بالفعل الأهداف المحددة التي ينوي المشروع تحقيقها. ويجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا. فالأهداف الواضحة تقود عملية اتخاذ القرار في فريق المشروع وتضمن أن يعمل الجميع على تحقيق نفس الهدف.
أصحاب المصلحة
إن تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين وإشراكهم أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يجب أن يحدد ميثاق المشروع بوضوح أصحاب المصلحة الرئيسيين وأدوارهم ومسؤولياتهم ومستوى مشاركتهم في المشروع.
نطاق المشروع
يحدد نطاق المشروع حدود المشروع. تحدد الوثيقة ما يجب أن يكون وما لا يجب أن يكون جزءًا من المشروع. ويساعد تحديد نطاق المشروع بوضوح على إدارة التوقعات ويمنع زحف النطاق.
المنجزات
المنجزات هي النتائج الملموسة أو غير الملموسة للمشروع. وهي النتائج التي يمكن لفريق المشروع وأصحاب المصلحة توقعها في نهاية المشروع. ويضمن تضمين المخرجات في ميثاق المشروع فهم الجميع لما سيتم تسليمه.
الجدول الزمني للمشروع
يلخص الجدول الزمني للمشروع المعالم الهامة والأنشطة والمواعيد النهائية خلال مدة المشروع. وهو يساعد في الجدولة الزمنية وتخصيص الموارد من خلال تصوير تقدم المشروع بشكل مرئي.
ميزانية المشروع
تحدد ميزانية المشروع النفقات المتوقعة لتنفيذ المشروع. وهي تغطي العمالة والمواد والمعدات وأي تكاليف أساسية أخرى. تساعد الميزانية المحددة جيدًا في الرقابة المالية واتخاذ القرارات في جميع مراحل المشروع.
فوائد استخدام ميثاق المشروع
يوفر ميثاق المشروع مزايا مختلفة لمديري المشروع وأصحاب المصلحة:
تحديد نطاق المشروع بوضوح:
يساعد ميثاق المشروع في تحديد حدود المشروع ونطاقه، مما يوفر فهمًا واضحًا لما تم تضمينه وحذفه. ويقلل هذا الوضوح من زحف النطاق ويحافظ على تركيز المشروع على أهدافه المنشودة.
محاذاة أصحاب المصلحة:
يحدد ميثاق المشروع أصحاب المصلحة الأساسيين وأدوارهم ومسؤولياتهم وتوقعاتهم. فهو يسهل التعاون والتفاهم المشترك من خلال مواءمة أصحاب المصلحة مع أهداف المشروع. يقلل هذا التنسيق من الخلافات ويعزز التواصل ويعزز دعم أصحاب المصلحة ومشاركتهم.
تعزيز التخطيط والتنظيم:
يساعد ميثاق المشروع على تحسين التخطيط والتنظيم من خلال تحديد أهداف المشروع. فهو يساعد مديري المشاريع على وضع جداول زمنية واقعية، وتخصيص الموارد بشكل صحيح، وتحديد المعالم الرئيسية القابلة للتحقيق، مما يؤدي إلى تحسين إدارة المشروع وتنفيذه.
إدارة المخاطر:
يقيّم ميثاق المشروع المخاطر والقيود المحتملة، مما يسمح لفرق المشروع بتحديد المخاطر وتقليلها في وقت مبكر. يمكن للفرق أن تقلل من احتمالية وتأثير الأحداث غير المواتية من خلال معالجة المخاطر في وقت مبكر من المشروع، مما يزيد من معدلات نجاح المشروع.
اتخاذ قرارات أفضل:
يحدد ميثاق المشروع هيكل الحوكمة وإجراءات اتخاذ القرار وقنوات الاتصال. هذا الوضوح يمكّن فرق المشروع من اتخاذ قرارات مدروسة ويبسط تدفق المعلومات ويسرّع من حل المشكلات. وتنتج نتائج أفضل للمشروع عن اتخاذ القرارات الفعالة.
زيادة المساءلة:
عندما يحدد ميثاق المشروع أدوار كل عضو من أعضاء الفريق وواجباته وسلطاته، يمكنهم فهم مسؤوليتهم الفردية والجماعية بشكل أفضل. ويؤدي هذا الوضوح إلى تنمية الشعور بالملكية والمشاركة الاستباقية وثقافة المسؤولية بين فريق المشروع.
تخصيص الموارد بكفاءة:
يتضمن ميثاق المشروع الميزانية المتوقعة والموارد اللازمة والتبعيات، مما يساعد مديري المشروع في تخصيص الموارد بنجاح. فهو يسمح بتحسين تخطيط الموارد، وتقليل التخصيص الكلي للموارد أو الاستخدام الناقص للموارد، وتحسين إدارة التكلفة والوقت.
إنشاء ميثاق المشروع
يتضمن إنشاء ميثاق المشروع الخطوات التالية:
جمع معلومات المشروع:
الخطوة الأولى لبناء ميثاق المشروع هي جمع كل المعلومات والبيانات ذات الصلة. استشر الخبراء المتخصصين وابحث وراجع الوثائق الموجودة لضمان الدقة والاكتمال.
تحديد أهداف المشروع وغاياته:
يقوم مدير المشروع بتطوير أهداف المشروع وغاياته بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها، مع التأكد من أنها دقيقة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART).
تحديد غرض المشروع وأهدافه:
تحديد غرض المشروع وأهدافه بوضوح بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها. تحديد المشكلة أو الفرصة التي يهدف المشروع إلى معالجتها، وأخيراً تحديد النتائج المرجوة.
تحديد أصحاب المصلحة
التعرف على جميع أصحاب المصلحة المهتمين أو الذين قد يتأثرون بالمشروع. النظر في أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وتوثيق أدوارهم ومسؤولياتهم ومستويات تأثيرهم.
تحديد نطاق المشروع والمخرجات.
تحديد نطاق المشروع، بما في ذلك ما سيتم تضمينه وما سيتم حذفه. تحديد المخرجات الدقيقة التي سينتج عنها المشروع.
وضع الجدول الزمني للمشروع والميزانية
وضع جدول زمني للمشروع مع المعالم الرئيسية والأحداث والمواعيد النهائية. تقدير ميزانية المشروع من خلال النظر في الموارد المطلوبة والعمالة والنفقات الأخرى.
قالب المشروع
قد يتضمن قالب ميثاق المشروع بعض أو كل ما يلي:
لماذا نحتاج إلى ميثاق المشروع؟
كما ذكرنا سابقًا، الهدف الأساسي من ميثاق المشروع هو السماح لمدير المشروع ببدء المشروع والسماح له باستخدام الموارد التنظيمية لتحقيق أهداف المشروع.
دعونا ننظر في مثال على سبب حاجتنا إلى ميثاق المشروع.
تخيل مشروعًا قيد التنفيذ لمدة 2-3 أشهر مع مدير مشروع معتمد يشرف على تقدمه. ولسوء الحظ، استقال مدير المشروع الحالي من المنظمة بسبب ظروف غير متوقعة. ونتيجة لذلك، تم إسناد المشروع إلى مدير مشروع جديد.
يجب أن تكون المسؤولية الأولى لكل مدير مشروع هي قراءة ميثاق المشروع لفهم احتياجاته وفي النهاية أهدافه. على مستويات عالية، فهو يحدد بشكل عام وضوح الغرض، ويحدد النطاق، ويوائم بين أصحاب المصلحة، ويدير الموارد والمخاطر، ويحدد التواصل والحوكمة، ويضمن التوافق مع الأهداف التنظيمية. بدون ميثاق المشروع، سيكون مدير المشروع مثل “سمكة خارج الماء”.
متى نحتاج إلى إنشاء ميثاق المشروع؟
وفقًا لدليل PMBOK® Guide، يتم إنشاؤه سابقًا خلال مرحلة بدء المشروع. وهو يساعد بشكل عام على فهم أهداف المشروع وغاياته وتوقعات جميع أصحاب المصلحة المعنيين بشكل واضح. يعد ميثاق المشروع، أخيرًا، أداة أساسية تساعد على إرساء الوضوح والمواءمة والتوجيه لفريق المشروع وأصحاب المصلحة.
من يوقع ويصدر ميثاق المشروع؟
عادةً ما يتم التوقيع على ميثاق المشروع وإصداره من قبل راعي المشروع أو الشخص الذي لديه سلطة الموافقة على المشروع. يكون راعي المشروع عادةً عضوًا رفيع المستوى في الشركة يكون مسؤولاً عن الإشراف على المشروع وضمان نجاحه. واعتماداً على الهيكل التنظيمي، قد يكون راعي المشروع رئيس قسم أو مديراً رفيع المستوى أو مديراً تنفيذياً.
يكون راعي المشروع مسؤولاً بشكل عام عن توفير الموارد المطلوبة والدعم والتوجيه الاستراتيجي طوال فترة بدء المشروع. ومع ذلك، فهو مسؤول عن نتائج المشروع وغالبًا ما يكون له سلطة اتخاذ القرار بشأن نطاقه وميزانيته واتجاهه العام.
وبمجرد تسليم ميثاق المشروع فجأة، يقوم راعي المشروع في النهاية بتقييمه والموافقة عليه. ويتأكد الراعي من الآن فصاعدًا من أنه يتطابق مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، ويعالج المخاطر أو المشكلات المحتملة، وأنه قابل للتطبيق العملي في ضوء الموارد المتاحة.
إذا وافق راعي المشروع على الميثاق، فسيقوم بلا شك بالتوقيع عليه، مما يدل على موافقته الرسمية وتفويضه بالمضي قدمًا في المشروع. ويعرض هذا التوقيع التزام الراعي ودعمه للمشروع ويأذن لفريق المشروع بالمضي قدماً في التخطيط والتنفيذ.
وعموماً، يمكن لأصحاب المصلحة أو صانعي القرار مراجعة ميثاق المشروع والتوقيع عليه اعتماداً على عمليات المنظمة ومتطلباتها. قد يشمل هؤلاء الأشخاص، من بين أمور أخرى، ممثلي الإدارة العليا أو العملاء أو العملاء أو الوكالات التنظيمية.
أخيرًا، يعد توقيع راعي المشروع على ميثاق المشروع أمرًا حيويًا في إطلاق المشروع، مما يشير إلى دعمه وتفانيه في إنجاحه.
الخاتمة
أخيرًا، يعد ميثاق المشروع أمرًا بالغ الأهمية في إدارة المشروع. إنه وثيقة حيوية توفر لفرق المشروع وأصحاب المصلحة الوضوح والتوجيه والمواءمة. يضمن ميثاق المشروع بشكل عام نجاح المشروع من خلال إنشاء هيكل مناسب لتنفيذ المشروع، من تحديد نطاق المشروع إلى تحسين عملية صنع القرار وزيادة المسؤولية.
إذا كنت ترغب بلا شك في معرفة المزيد عن مواثيق المشاريع والعناصر الأخرى لإدارة المشاريع، فابحث عن دورة شهادة PMP من SPOTO. الغرض من هذه الدورة التدريبية في السابق هو تزويدك بفهم دور مدير المشروع وأهمية ميثاق المشروع.
الأسئلة الشائعة
ما هو ميثاق المشروع؟
هو وثيقة رسمية تؤسس لوجود المشروع. ويتضمن في النهاية الأهداف ومتطلبات الموارد وتفاصيل النطاق.
ما أهمية ميثاق المشروع؟
إنه ضروري لأنه يضع الأساس للنجاح بشكل كامل. فهو يجمع أصحاب المصلحة معًا، ويحدد أهداف المشروع، ويعمل كخارطة طريق لصنع القرار وإدارة المخاطر.
من الذي يجب أن يشارك في وضع ميثاق المشروع؟
يتطلب وضع ميثاق المشروع مشاركة أصحاب المصلحة المهمين مثل رعاة المشروع وأعضاء الفريق والعملاء. ومن المهم أيضًا التماس التعليقات من أصحاب المصلحة في نجاح المشروع.
ما الفرق بين ميثاق المشروع ونطاق العمل؟
بيان العمل هو وثيقة مفصلة ملزمة قانونًا. أما ميثاق المشروع فهو وثيقة موجزة وغير قانونية.
مما يتكون ميثاق المشروع؟
يتضمن على وجه التحديد أهداف جميع أصحاب المصلحة وغاياتهم وتوقعاتهم. كما أنه يحدد نطاق المشروع ويحدد أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق.