إدارة نطاق المشروع: دليل شامل 2023

تعد إدارة نطاق المشروع أمرًا بالغ الأهمية لإتمام نجاحه. إنها جزء أساسي من إدارة أي فريق مشروع لأنها تزيد من الإنتاجية وتزيل المهام غير الضرورية أو الزائدة عن الحاجة وتبقي الجميع على نفس الصفحة. يساعد نطاق المشروع في إدارة توقعات العملاء لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.
إدارة نطاق المشروع هي العملية المعنية بشكل أساسي بتنظيم ما هو جزء من نطاق المشروع وما ليس جزءًا من نطاق المشروع عند تخطيط نطاق المشروع بشكل صحيح. تسمح مناهج إدارة النطاق لمديري المشاريع والمشرفين بتوزيع القدر المناسب من العمل اللازم لإكمال المهمة بفعالية.
شهادة PMP تعني شهادة محترف إدارة المشاريع. هذه الشهادة هي المعيار الذهبي في مجال إدارة المشاريع. توفر SPOTO أفضل تدريب عبر الإنترنت للحصول على شهادة PMP. نحن نوفر أفضل الممارسات التدريبية مثل البطاقات التعليمية والاختبارات الوهمية ومواد ريتا مولكاهي الحصرية للغاية. وبالتالي، فإن شهادة PMP من سبوتو سوليوشنز تجعل من السهل أن تصبح مدير مشروع مؤهل.
ما هي إدارة نطاق المشروع؟
هي العمليات التي يجب تنفيذها قبل “المشروع”، والذي قد يكون منتجاً أو خدمة أو ناتجاً بميزات وقدرات محددة. وبالتالي، يمكن تسليمها وتسمى “إدارة نطاق المشروع”. يكمن جوهر إدارة النطاق في “كيفية الوصول إلى هناك” أو بشكل أكثر تحديدًا “الخطوات التي نتخذها للوصول إلى هناك”. يستخدم مديرو المشاريع والمشرفون على المشروع هذه المراحل لبناء ورسم أداة تساعدهم في تقدير مقدار الوقت والموارد اللازمة لإكمال المشروع.
من ناحية أخرى، لا ينبغي الخلط بين إدارة نطاق المنتج وإدارة نطاق المشروع. ينصب التركيز الأساسي لإدارة نطاق المنتج على الوظائف الفعلية للمنتج أو الخدمة التي تتم إدارتها. ويوضح هذا الشكل من أشكال النطاق تفاصيل جوهر المنتج ومظهره وسلوكه، بغض النظر عما إذا كان يصف المنتج بالكامل أو مجرد أحد مكوناته.
تتضمن إدارة نطاق المشروع الخطوات التالية:
تحديد ما يجب القيام به
المرحلة الأولى في إنشاء خطة المشروع وجدوله الزمني وأهدافه هي تحديد المتطلبات. لا يمكن فهم نطاق المشروع إلا من خلال هذه التدابير المحددة، ولهذا السبب فهي ضرورية. بعد ذلك، يمكن إعطاء أعضاء الفريق المهام والتعليمات لإكمال المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد والقيود المالية.
2. معرفة أهداف المشروع
يعد تحديد أهداف المشروع – إطلاق منتج جديد، أو تقديم خدمة جديدة داخل المؤسسة، أو إنشاء برنامج جديد – الخطوة التالية في تحديد نطاق المشروع. يضمن مدير المشروع أن ينتج الفريق نتائج تتبع الميزات أو الوظائف المحددة.
3. تحديد ما يجب القيام به
تعتبر الموارد والوقت المستغرق في المشروع من الخصائص المميزة له، وكذلك المهام التي ينطوي عليها إنجازه. والنطاق هو وصف رفيع المستوى لما يجب القيام به وكيفية القيام به.
4. إدارة النطاق للخطط
إن كيفية تحديد النطاق والتحقق من صحته والتحكم فيه كلها جوانب من استراتيجية إدارة نطاق المشروع. يتم تضمين معلومات حول كيفية تجنب أو التعامل مع زحف النطاق، وكيفية التعامل مع طلبات التغييرات، وكيفية تصعيد التعارضات مع العناصر التي تتجاوز النطاق، وكيف سيتم تطوير هيكل تقسيم العمل (WBS)، وكيف سيتم قبول مخرجات المشروع.
إليك ما تبدو عليه خطة إدارة نطاق المشروع:
ما هي عمليات إدارة نطاق المشروع؟
تعد إدارة نطاق المشروع جزءًا لا يتجزأ من أي عملية تخطيط. أنت بحاجة إلى استراتيجية مفصلة للتأكد من أن الجميع يعرف ما يمكن توقعه وكيف سيساهمون.
تخطيط إدارة النطاق.
إنها الخطوة الأولية في إدارة نطاق المشروع. قدم دليل PMBOK عدة عمليات جديدة لتحديد بداية مرحلة التخطيط. نقوم بتطوير استراتيجية لإدارة النطاق خلال هذه الخطوة. توضح خطة إدارة النطاق تفاصيل نطاق المشروع والعمليات المستخدمة لتحديده والتحقق منه وإدارته.
تفصّل خطة إدارة نطاق المشروع إجراءات تحديد نطاق المشروع والتحقق من صحته والتحكم فيه. بالإضافة إلى ذلك، نحدد الخطوط العريضة لعملية تطوير بيان النطاق ونطاق العمل WBS، ومعايير قبول المخرجات النهائية، وإجراءات التعامل مع زحف النطاق ومعالجة طلبات التغيير.
2. جمع المعلومات اللازمة.
يهدف هذا الإجراء إلى ضمان تحقيق أهداف المشروع من خلال توثيق متطلبات جميع أصحاب المصلحة. يستخدم المدراء أساليب وموارد مختلفة لجمع المدخلات من المشاركين في المشروع. ويتسم هذا الإجراء بالشمولية في سعيه للحصول على المعلومات، بهدف الحصول على مجموعة شاملة من احتياجات المشروع. ويمكن أن يؤدي تنفيذ هذا الإجراء بدقة وبشكل مناسب إلى الحد بشكل كبير من احتمال حدوث مفاجآت غير سارة مع اقتراب المشروع من الاكتمال.
3. تحديد النطاق.
خلال هذه المرحلة، قمنا بصياغة وصف شامل للمشروع ومخرجاته الأساسية. يتم تفصيل ما يمكن وما لا يمكن إنجازه من المشروع في النطاق. وبمراجعة الوثائق الداعمة يتم تقييم مدى نجاح المشروع في تحقيق أهدافه. ويوثق النطاق الناتج عن ذلك متطلبات جميع الأطراف وينقل توقعاتهم لنتائج المشروع.
4. إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS).
يغفل العديد من مديري المشاريع عن إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)، وهو جزء مهم من نهج إدارة النطاق الذي يوصي به معهد إدارة المشاريع والذي يضمن التخطيط الصحيح. باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS)، يمكن لمدير المشروع وفريق العمل تقسيم بيان واسع للعمل إلى أجزاء زمنية أكثر قابلية للإدارة. وينبغي أن تفصّل WBS الناتجة أي مهام ضرورية لإنهاء المشروع.
5. التحقق من صحة النطاق.
يركز إجراء التحقق من صحة النطاق على الحصول على موافقة العميل. وتعتبر موافقة العميل على جميع المخرجات بمثابة اكتمال المشروع. ويختتم هذا الإجراء كل مرحلة. في نقاط مختلفة خلال العملية، يقدم العميل تعليقات على الخدمة المقدمة حتى الآن.
6. التحكم في النطاق.
تختتم مجموعة عملية التحكم في النطاق مرحلة إدارة نطاق المشروع. إجراء التحكم في النطاق مسؤول عن تتبع تطور المشروع والتعامل مع أي تحولات في النطاق قد تحدث.
يتضمن هذا الإجراء تقييم احتياجات العميل الجديدة أو إجراء مراجعة وقائية للنطاق. يقوم المديرون بالتحقق من التقدم المحرز مقابل نطاق العمل المحدد في الأساس، وتتعامل عملية التحكم في التغيير المتكاملة مع جميع طلبات التغييرات والاقتراحات الخاصة بالإجراءات التصحيحية أو الوقائية.
إليك بعض الطرق لجعل إدارة نطاق مشروعك فعالة:
فيما يلي قائمة بأهم عشرة إرشادات لإدارة نطاق المشروع بفعالية
الحصول على فهم جيد لأهداف المشروع وغاياته: يمكن القيام بذلك من خلال تحديد وفهم اهتمامات العميل واحتياجاته وأهدافه.
تحديد ما يجب القيام به لإنهاء المشروع: سيساعدك تحديد الموارد المطلوبة على معرفة ما يجب القيام به لإكمال المشروع. الخطوة التالية هي تشكيل فريق وتحديد المسؤوليات وتقسيم العمل.
احصل لنفسك على مدير مشروع كفء: حتى أفضل الخطط الموضوعة ستفشل إذا لم يكن لديك مدير المشروع الصحيح. فهم بحاجة إلى معرفة كيفية إدارة مجموعة من الأشخاص بفعالية وتفويض العمل بناءً على نقاط القوة والتفضيلات الخاصة بكل عضو على حدة.
تحديد المراحل أو المراحل الحرجة أو المعالم الرئيسية: تقوم بذلك للوصول إلى الهدف النهائي لمشروعك. يُرجى تحديد المعايير التي ستستخدمها لتقييم وإقرار كل مرحلة/معلم من المراحل.
التواصل المفتوح: احرص على أن يكون الجميع على نفس الصفحة من خلال إبقاء خطوط التواصل مفتوحة مع مدير المشروع وأصحاب المصلحة والمشرفين والمقاولين وأعضاء الفريق عند ظهور مخاوف وتغييرات.
اكتشف من يقوم بما هو جيد ومن يحتاج إلى تحسين: إذا عرف الجميع نقاط قوتهم وضعفهم، يمكن للفريق العمل معًا بشكل أكثر فعالية لإكمال المشروع.
استخدم أدوات الإدارة لصالحك: تعد برامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت كنزاً دفيناً من المعلومات. هذه الأدوات لا تقدر بثمن من خلال توفير مركز مركزي لمراقبة المشروع وإدارته ومشاركته والتواصل معه.
إدارة المخاطر: الهدف هو تحديد الأحداث التي قد تتسبب في فشل المشروع والتخفيف من حدتها، مثل الأخطاء أو تجاوزات التكلفة.
نتائج المشروع الناجحة: تسهل النتيجة الناجحة إنشاء اختبارات في نقاط التحقق الرئيسية. وبالتالي، سيضمن استيفاء جميع المتطلبات.
تقييم المشروع: بمجرد انتهاء المشروع، يجب على المدير التفكير فيه وتقييم مدى نجاحه في تحقيق أهدافه. لذلك، نحتاج إلى معرفة ما نجح وما لم ينجح من أجل تجنب المشاكل في المبادرات اللاحقة.
لماذا تعتبر إدارة نطاق المشروع ضرورية لمدراء المشاريع؟
يمكن تجنب المشكلات التي يمكن أن يواجهها المشروع بسبب اتساع النطاق وقائمة المتطلبات الجامحة بمساعدة إدارة النطاق. لا يحدد نطاق المشروع ما هو مدرج وما هو غير مدرج في المشروع فحسب، بل ينظم أيضًا العناصر التي يمكن إضافتها أو إخراجها من المشروع أثناء تنفيذه. خلال دورة حياة المشروع، يمكن أن تحدث تغييرات في النطاق بسبب ظروف مختلفة. وبالتالي، تضع إدارة نطاق المشروع آليات تحكم لإدارة هذه العوامل.
من المستحيل تقديم تقدير دقيق للتكلفة والوقت للمشروع قبل تحديد نطاق المشروع. في بعض الأحيان، إذا كان هناك انهيار في التواصل، فقد نحتاج إلى تعديل معايير المشروع. وهذا له تأثير مباشر على التكلفة الإجمالية للمشروع وكذلك الجدول الزمني، مما يؤدي إلى خسائر مالية.
الخلاصة
إذن، لا يمثل تنفيذ إدارة نطاق المشروع تحديات كبيرة؛ إلا أنه يتطلب جهدًا كبيرًا ووقتًا وصبرًا. إنه استثمار يستحق القيام به بسبب الإدارة الفعالة لنطاق المشروع. وبالتالي، سيساعدك هذا في تحديد نطاق دقيق وتسليم المشروع بأقل قدر من التجاوزات في التكلفة.
من أصعب المسؤوليات التي تقع على عاتق مدير المشروع هي التأكد من تلبية احتياجات الجميع. عندما يكون لدى مديري المشاريع خطة عمل مفصلة، فإنهم يكونون أكثر قدرة على البقاء على المسار الصحيح وإكمال عملهم في الموعد المحدد. يتضمن نطاق المشروع الأنشطة التي يجب على الفريق إكمالها لإنتاج المنتج في إطار برنامج إدارة المشاريع. تتضمن إدارة النطاق في المشروع التعامل مع تعديلات النطاق وضمان إمكانية إكمال المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. ولذلك، غالبًا ما يحدد هيكل تقسيم العمل نطاق المشروع، ويجب أن توافق عمليات التحكم في التغيير المعمول بها على أي تعديلات على هذا الهيكل. لذا، إذا كنت تستعد لامتحان PMP، ففكر في التسجيل في دورة شهادة PMP عبر الإنترنت التي تقدمها SPOTO.