ما هو نهج إدارة المشاريع وفوائده؟

تعتبر مناهج إدارة المشاريع الفعالة ضرورية لتحقيق النجاح. وقد يساهم نهج إدارة المشاريع المحدد جيدًا والمنضبط في إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ورضا أصحاب المصلحة. ومع ذلك، ما هي مناهج إدارة المشاريع المختلفة الموجودة وما هي الفوائد التي تجنيها؟
لذا، دعونا نستكشف عالم إدارة المشاريع ونكشف عن مفاتيح النجاح في تنفيذ المشاريع!
ما هو نهج إدارة المشاريع؟
يقوم نهج إدارة المشروع المنظم بتخطيط المشروع وتنفيذه ومراقبته والتحكم فيه من البداية إلى النهاية. يمكن للفرق ومديري المشاريع وأصحاب المصلحة استخدام مبادئ واستراتيجيات وأدوات إدارة المشاريع لإدارة المشاريع بفعالية. علاوةً على ذلك، يوفر إطار عمل لإدارة المشاريع لتخطيط وإدارة وتسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبنجاح.
يمكن لنهج إدارة المشاريع تحسين الإنتاجية وتبسيط العمليات مع إفادة حياتك المهنية أيضًا. فخبراء إدارة المشاريع، مثل أولئك الذين حصلوا على شهادة PMP، غالبًا ما يحصلون على فرص عمل أكثر روعة ورواتب أعلى ومستقبل مهني واعد.
ولذلك، فإن منهجيات إدارة المشاريع ضرورية لإدارة المشاريع بنجاح على مدار دورة حياتها بأكملها. تساهم الإدارة الجيدة والتنظيم الجيد والتواصل الجيد، مما يؤدي إلى توفير التكاليف وإسعاد أصحاب المصلحة وإنتاج مخرجات مشاريع عالية الجودة في نجاح المشروع.
فهم منهجيات إدارة المشاريع
A. المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع
1. ما هو المشروع؟
تعني إدارة المشاريع إدارة المشاريع إدارة مشاريع عابرة وفريدة من نوعها ذات أهداف محددة. من أجل فهم هذا التعريف بشكل أفضل، دعونا نلقي نظرة عليه بمزيد من التفصيل:
الطبيعة المؤقتة – المشاريع لها بداية ونهاية واضحة. فهي ليست عمليات مستمرة ولكن لها دورة حياة محددة. سواء كان ذلك لأي سبب من الأسباب، فإن المشروع يحقق أهدافه عند انتهائه. بالإضافة إلى ذلك، فإن هذه الطبيعة المؤقتة تميز المشاريع عن أنشطة الأعمال العادية والمستمرة.
التفرد – كل مشروع متميز وفريد من نوعه. فهو ينطوي على أنشطة ومتطلبات وقيود تختلف عن تلك الخاصة بالمشاريع السابقة أو العمليات الروتينية. علاوة على ذلك، غالبًا ما يتطلب هذا التفرد حلولاً ونهجًا واستراتيجيات مصممة خصيصًا.
مدفوعة بالأهداف – يتم البدء في المشاريع لتحقيق أهداف أو نواتج محددة ومعروفة جيداً. يمكن أن تشمل هذه الأهداف إنتاج برمجيات، أو بناء هيكل، أو بدء مبادرة تسويقية، أو التخطيط لحدث ما، من بين أشياء أخرى كثيرة. وبالتالي، فإن هدف المشروع هو تحقيق هذه الأهداف.
تخصيص الموارد – يعد تخصيص مجموعة من الموارد، مثل الوقت والنقود والأدوات والأشخاص، جزءًا ضروريًا من كل مشروع.
القيود – غالبًا ما يكون للمشاريع قيود من حيث الوقت والمال والنطاق. بالإضافة إلى ذلك، يجب على مديري المشاريع التعامل مع هذه القيود بفعالية لتحقيق أهداف المشروع مع تلبية توقعات أصحاب المصلحة.
2. الأهداف الرئيسية
في إدارة المشاريع، نستخدم مصطلح “الأهداف الرئيسية” لوصف الأهداف الرئيسية التي يهدف المشروع إلى تحقيقها. توفر هذه الأهداف تعريفاً واضحاً وقابلاً للقياس لما يعنيه النجاح للمشروع. وينبغي أن تكون هذه الأهداف SMART، والتي تعني
محددة – يجب أن تكون الأهداف دقيقة ولا لبس فيها، وتحدد بوضوح ما يجب تحقيقه.
قابلة للقياس – يجب أن تكون هناك معايير لقياس التقدم المحرز وتحديد متى يتم تحقيق الهدف.
قابلة للتحقيق – يجب أن تكون الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق، بالنظر إلى موارد المشروع والقيود المفروضة عليه.
ذات صلة – يجب أن تتماشى الأهداف مع غرض المشروع وأن تكون ذات صلة بأهداف المؤسسة.
محدّدة زمنيًا – يجب أن يكون للأهداف إطار زمني محدد أو موعد نهائي لإنجازها.
تشمل الأهداف الرئيسية عادةً جوانب مختلفة من المشروع، مثل:
النطاق – تحدد إدارة نطاق المشروع ما تم تضمينه وما تم استبعاده. وهي تحدد الميزات والوظائف والمخرجات التي سينتجها المشروع.
الوقت – المشاريع لها جداول زمنية مع تواريخ بداية ونهاية محددة. علاوة على ذلك، فإن الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع أمر بالغ الأهمية لضمان تحقيق الأهداف ضمن الإطار الزمني المطلوب.
التكلفة – إدارة تكاليف المشروع أمر ضروري لضمان بقاء المشروع في حدود الميزانية. ويتضمن ذلك تقدير النفقات ووضع الميزانية وتتبعها.
توقعات أصحاب المصلحة – إن تلبية توقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة في المشروع، بما في ذلك العملاء والجهات الراعية وأعضاء الفريق، هدف أساسي.
إدارة المخاطر – تهدف إدارة مخاطر المشروع إلى تحديد المشكلات المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع ووضع استراتيجيات للتخفيف من حدتها أو الاستجابة لها.
وبالتالي، يجب وضع خطة فعالة لإدارة المشروع وتنفيذها والتحكم فيها من خلال فهم هذه المبادئ الأساسية لإدارة المشروع.
فوائد النهج المنظم
1. تحسين الكفاءة
يوفر تطبيق نهج منظم في إدارة المشاريع عدة فوائد تتعلق بتحسين الكفاءة، مثل
التخصيص الأمثل للموارد – من خلال تحديد أدوار المشروع ومسؤولياته وسير العمل بوضوح، يساعد النهج المنظم على ضمان تخصيص الموارد، بما في ذلك الموارد البشرية والوقت والميزانية، بكفاءة. علاوة على ذلك، فإن هذا يقلل من هدر الموارد ويزيد من الإنتاجية.
الإدارة الفعالة للوقت – غالبًا ما يتضمن النهج المنظم إنشاء جداول زمنية مفصلة للمشروع، مما يسمح بإدارة الوقت بشكل أفضل. يسمح ترتيب المهام بشكل منطقي لمديري المشاريع بتحديد المسارات الحرجة، مما يتيح بدوره الوفاء بالمواعيد النهائية ومنع التأخيرات غير الضرورية.
تقليل التكرار – تقلل العمليات والإجراءات الواضحة من التكرار وإعادة العمل. يقلل أعضاء الفريق بشكل استباقي من الحاجة إلى إعادة المهام الناجمة عن سوء الفهم أو الأخطاء من خلال فهم توقعاتهم.
العمليات المبسطة – غالبًا ما تتضمن المناهج المنظمة أفضل ممارسات إدارة المشاريع والإجراءات الموحدة لدورة إدارة المشروع. علاوة على ذلك، فإن هذا يبسط عمليات المشروع، مما يجعلها أكثر قابلية للتنبؤ بها وتكرارها، مما يعزز الكفاءة.
اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات – مع الإدارة المنظمة للمشروع، يتم جمع البيانات والمقاييس وتحليلها في مراحل مختلفة. علاوة على ذلك، فإن هذا النهج القائم على البيانات يمكّن مديري المشاريع من اتخاذ قرارات مستنيرة وتحديد الاختناقات وتنفيذ التحسينات.
2. تعزيز التواصل
يُعد التواصل الفعال حجر الزاوية في أي مشروع ناجح، وتعزز المناهج المنظمة التواصل المعزز بعدة طرق، مثل
الأدوار والمسؤوليات الواضحة – يتمتع أعضاء الفريق بأدوار ومسؤوليات واضحة المعالم، مما يقلل من الارتباك ويضمن فهم الجميع لدورهم في المشروع.
إعداد التقارير المنتظمة – غالبًا ما تتضمن المناهج المنظمة إعداد تقارير منتظمة عن الحالة وإبلاغ أصحاب المصلحة عن التقدم المحرز في المشروع والمشاكل والإنجازات.
مشاركة أصحاب المصلحة – تؤكد المناهج المنظمة على مشاركة أصحاب المصلحة. وتضمن هذه المشاركة النشطة مشاركة جميع أصحاب المصلحة المعنيين، مثل العملاء والجهات الراعية وأعضاء الفريق، مشاركة فعالة ومنصة للتعبير عن مطالبهم ومخاوفهم.
التوثيق – تستلزم المنهجيات المنظمة توثيقًا شاملاً للمعلومات المتعلقة بالمشروع، والتي تعمل كنقطة مرجعية لجميع أصحاب المصلحة، مما يساعد في فهم تاريخ المشروع والقرارات والتوجه المستقبلي.
حل المشكلات – في بيئة منظمة، تتم معالجة المشكلات والنزاعات بشكل سريع وتعاوني. ويحول ذلك دون تفاقم أعطال التواصل وتحولها إلى مشاكل كبيرة.
3. تخفيف المخاطر
فيما يلي بعض تقنيات إدارة المخاطر المتفوقة التي تشكل جزءًا من مناهج الإدارة المنظمة للمشروعات:
تحديد المخاطر – تتضمن هذه الأساليب عادةً عمليات لتحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر من المشروع. من خلال التعرف على المخاطر في البداية، يمكن لمديري المشاريع وضع استراتيجيات لمعالجتها.
تقييم المخاطر – تتضمن المناهج المنظمة تقييم احتمالية وتأثير المخاطر المحددة. وعلاوة على ذلك، يساعد ذلك على تحديد أولويات المخاطر التي يجب التركيز عليها وتخصيص الموارد اللازمة للتخفيف من حدتها.
التخطيط للاستجابة للمخاطر – يقوم مدراء المشاريع بوضع خطط لإدارة المخاطر والاستجابة لها. كما أن النهج الاستباقي يقلل من التأثير السلبي للمخاطر في حال تحققها.
الرصد المستمر – تتم مراقبة المخاطر باستمرار طوال دورة حياة المشروع، مما يسمح بالاستجابة الفورية في حال ظهور مخاطر جديدة أو تغير المخاطر القائمة.
التخطيط للطوارئ – غالبًا ما تتضمن المناهج المنظمة خطط طوارئ تحدد الخطوات التي يجب اتخاذها في حالة حدوث مخاطر محددة عالية التأثير. وهذا يضمن استجابة جيدة الإعداد.
4. ضمان الجودة
تركز المناهج المنظمة لإدارة المشاريع تركيزاً قوياً على الحفاظ على الجودة في جميع مراحل المشروع، مثل:
معايير الجودة – يتم وضع معايير ومعايير واضحة للجودة، مما يضمن أن مخرجات المشروع تفي بهذه المعايير أو تتجاوزها. بالإضافة إلى ذلك، يؤدي ذلك إلى مستوى أعلى من الرضا بين أصحاب المصلحة.
مراقبة الجودة – تتضمن المناهج المنظمة عمليات لفحص أعمال المشروع والتحقق منها. بالإضافة إلى ذلك، يحدد النهج الاستباقي العيوب أو الانحرافات عن معايير الجودة، مما يسمح بإجراء التصحيحات قبل أن تصبح مشاكل كبيرة.
توثيق أفضل الممارسات – من خلال اتباع نهج منظم، يمكن للمؤسسات توثيق أفضل الممارسات والدروس المستفادة. يمكن للمبادرات المستقبلية استخدام هذه المعلومات، مما يساعد على تعزيز ثقافة تحسين الجودة والتطوير المستمر.
إرضاء العملاء – إن تقديم عمل عالي الجودة باستمرار من خلال الإدارة المنظمة للمشروع يعزز رضا العملاء وأصحاب المصلحة، حيث يتم تلبية توقعاتهم أو تجاوزها.
لذلك، فإن اعتماد نهج الإدارة المنظمة للمشاريع يوفر مزايا متعددة، بما في ذلك تحسين الكفاءة من خلال تحسين الموارد وتبسيط العمليات، وتعزيز التواصل والتعاون، والتخفيف الفعال من المخاطر، والتركيز على ضمان الجودة. علاوة على ذلك، تساهم هذه المزايا في إنجاز المشاريع وتلبية توقعات أصحاب المصلحة وتقديم قيمة للمؤسسات.
مناهج إدارة المشاريع المختلفة
A. إدارة المشاريع التقليدية
تشمل إدارة المشاريع التقليدية، أو نهج الشلال، العديد من المنهجيات والتقنيات الراسخة. وضمن هذا الإطار، هناك طريقتان مهمتان هما منهجية الشلال وطريقة المسار الحرج (CPM):
1. منهجية الشلال
منهجية الشلال PMP هي منهجية متسلسلة وخطية لإدارة المشاريع. تعتمد كل مرحلة على المرحلة التي تسبقها، مما يميزها كعملية خطية ومنهجية وخطية خطوة بخطوة. المكونات الرئيسية لمنهجية الشلال هي كما يلي:
المراحل – تنقسم المشاريع إلى مراحل متميزة: جمع المتطلبات والتصميم والتنفيذ والاختبار والنشر والصيانة.
التنفيذ المتسلسل – يتم تنفيذ الأنشطة داخل كل مرحلة بالتتابع. قبل الانتقال إلى المرحلة التالية، يجب الانتهاء من المرحلة السابقة.
الصلابة – غالبًا ما يعتبر نهج الشلال PMP أقل مرونة لأن التغييرات في المتطلبات أو النطاق قد يكون من الصعب استيعابها بمجرد بدء المرحلة.
التوثيق – التوثيق المكثف هو السمة المميزة للنهج الانحداري. يجب توثيق الخطط والمتطلبات ومعايير التصميم بعناية.
ضمان الجودة – يتم التشديد على مراقبة الجودة في كل مرحلة، مما يساعد على ضمان مخرجات عالية الجودة.
الملاءمة – تناسب منهجية الشلال PMP Waterfall منهجية الشلال المشاريع ذات المتطلبات المحددة جيدًا والمستقرة، مثل مشاريع البناء أو عمليات التصنيع.
2. طريقة المسار الحرج (CPM)
طريقة المسار الحرج (CPM) هي تقنية لجدولة وإدارة المشاريع تُستخدم في إطار إدارة المشاريع التقليدية. وهي ضرورية لإدارة المشاريع المعقدة والحساسة من حيث الوقت. تشمل العناصر الرئيسية لطريقة المسار الحرج ما يلي:
شبكة من الأنشطة – تتضمن طريقة المسار الحرج لإدارة المشاريع تقسيم المشروع إلى شبكة من الأنشطة، لكل منها أوقات محددة للبدء والانتهاء.
المسار الحرج – المسار الحرج هو أكثر تسلسل ممتد من الأنشطة التي تحدد أقصر وقت يمكن فيه إكمال المشروع.
وقت التأخير – الأنشطة غير الحرجة لها وقت تأخير، حيث يمكن تأخيرها دون التأثير على المدة الإجمالية للمشروع.
إدارة التبعيات – تعتمد إدارة التكلفة لكل ألف ظهور على فهم التبعيات بين الأنشطة وتحديد الإجراءات التي يجب إكمالها قبل بدء الأنشطة الأخرى.
تخصيص الموارد – تساعد إدارة التكلفة لكل ألف ظهور في تخصيص الموارد من خلال تحديد قيود الموارد وتسهيل تحديد مستوى الموارد.
تتبع التقدم – يتيح تتبع تقدم المشروع، مما يسمح لمديري المشروع بتحديد التأخيرات وإجراء التعديلات لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
تعتبر منهجية الشلال الراسخة في منهجية PMP Waterfall ومنهجية المسار الحرج، ناجحة بالنسبة للمشاريع ذات المتطلبات القوية والواضحة والتقنيات التقليدية لإدارة المشاريع.
ومع ذلك، قد يحتاجون إلى أن يكونوا أكثر قابلية للتكيف مع الظروف المتغيرة أو احتياجات المشروع المتطورة، مما أدى إلى اتباع مناهج أكثر مرونة في إدارة المشاريع مثل إدارة المشاريع الرشيقة والهجينة في السنوات الأخيرة.
B. إدارة المشاريع الرشيقة
إدارة المشاريع الرشيقة هي نهج حديث ومرن يركز على التعاون والقدرة على التكيف والتطوير التكراري. بالإضافة إلى ذلك، فإن الطريقتين الشائعتين في إطار العمل الرشيق هما Scrum و Kanban:
1. سكروم
يركز Scrum على العمل الجماعي والتواصل والتقدم التكراري، مما يجعله إطار عمل أجايل المستخدم على نطاق واسع. تنطبق هذه الخصائص الرئيسية على العناصر المدرجة أدناه:
السباقات السريعة – تنقسم المشاريع إلى تكرارات قصيرة محددة زمنيًا تسمى “سباقات السرعة”، وعادة ما تستمر من 2-4 أسابيع. ينتج عن كل سبرنت زيادة محتملة في المنتج القابل للشحن.
الأدوار – يحدد سكروم وظائف محددة، بما في ذلك مالك المنتج (المسؤول عن رؤية المنتج وتحديد الأولويات)، وسكروم ماستر (المسؤول عن تسهيل عملية سكروم)، وفريق التطوير (المسؤول عن تطوير المنتج).
القطع الأثرية – يستخدم Scrum القطع الأثرية مثل Product Backlogs (قائمة بالميزات والمتطلبات ذات الأولوية)، و Sprint Backlogs (المهام التي سيتم إكمالها خلال العدو السريع)، وSprint Backlogs (المنتج العامل في نهاية العدو السريع).
اللقاءات اليومية – تُعقد الاجتماعات اليومية لضمان توافق أعضاء الفريق ومشاركة التقدم المحرز وتحديد العقبات.
التحسين التكراري – يشجع Scrum الفرق على الفحص والتكيف، وإجراء التعديلات بناءً على الملاحظات في نهاية كل سباق.
بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى تغذية راجعة مستمرة من أصحاب المصلحة وأولئك الذين تتغير احتياجاتهم خاصة بالنسبة للمشاريع المعقدة، يعمل Scrum بشكل جيد.
2. كانبان
نهج رشيق آخر يركز على تصور العمل وإدارة التدفق والحد من العمل الجاري (WIP) هو كانبان. تشمل الميزات الرئيسية التالية ل Kanban ما يلي:
اللوحات المرئية – يتم تصور العمل على لوحة كانبان مع وجود أعمدة تمثل مراحل سير العمل المختلفة (على سبيل المثال، المهام التي يجب إنجازها، قيد الإنجاز، قيد التنفيذ، تم إنجازه).
عناصر العمل – يتم تمثيل المهام الفردية أو عناصر العمل كبطاقات على لوحة كانبان. بالإضافة إلى ذلك، تتحرك كل بطاقة عبر الأعمدة مع تقدم العمل.
حدود WIP – يتم تعيين حدود WIP لكل عمود لمنع التحميل الزائد على أعضاء الفريق والحفاظ على سير عمل ثابت. علاوة على ذلك، تشجع هذه الحدود الفرق على إنهاء العمل قبل البدء في مهام جديدة.
التحسين المستمر – يؤكد كانبان على التحسين التدريجي للعمليات. كما تقوم الفرق بمراجعة عملياتها بانتظام وتعديلها لتعزيز الكفاءة والجودة.
نظام السحب – يتم سحب العمل إلى النظام بناءً على قدرة الفريق بدلاً من دفعه إلى أعضاء الفريق. كما أنه يساعد على منع الاختناقات ويعزز سير العمل بشكل أكثر سلاسة.
لذلك، فإن كانبان فعال بشكل خاص للفرق ذات التدفق المستمر للعمل الوارد، مثل فرق الدعم وصيانة البرمجيات وعمليات التصنيع.
يتسم نظاما سكروم وكانبان بقابلية عالية للتكيف، مما يسمح للفرق بالاستجابة للمتطلبات المتغيرة وتقديم القيمة بشكل تدريجي. كما أنهما يشجعان على التعاون والشفافية والتحسين المستمر، مما يجعلهما خيارين شائعين في مشهد إدارة المشاريع الديناميكي اليوم. يشجعان على التعاون والشفافية والتحسين المستمر، مما يجعلهما خيارين شائعين اليوم.
الخلاصة
من خلال تبني مناهج إدارة المشاريع التي تمت مناقشتها، يمكن للشركات أن تتوقع نتائج أفضل للمشاريع وميزة استراتيجية وتنافسية أكبر في صناعاتها. عند استكماله بالتدريب على شهادة PMP عبر الإنترنت، فإن نهج إدارة المشاريع يزود المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة لإدارة المشاريع بفعالية. تمتد فوائده من تحسين كفاءة المشروع والتواصل إلى تعزيز القدرة على التكيف والتحكم في التكاليف. نراكم في دليلنا التالي!