كيف تبني فريق مشروع فعال؟

يتطلب كل مشروع ناجح فريق عمل يعمل معًا ويكمل بعضه بعضًا. فمجرد جمع مجموعة من الأشخاص معًا لا يكفي. يتطلب بناء فريق المشروع المناسب اختيار الأشخاص المناسبين، من المجالات المناسبة، ووضعهم بشكل جيد في هيكل فريق المشروع. علاوة على ذلك، تحتاج إلى قائد فريق المشروع أو مدير مشروع لتوجيه هذا الفريق بشكل استباقي.
إذن، ما الذي يتطلبه بناء فرق مشاريع عالية الأداء؟ كيف يمكن لمديري المشاريع تجميع فريق المشروع الذي يصنع الفارق؟ لنكتشف ذلك!
ما هو فريق المشروع؟
فريق المشروع هو مجموعة من الأشخاص الذين يجتمعون معًا للعمل على مبادرة ما. وعادةً ما تكون هذه الفرق متعددة الوظائف ويجلب كل عضو في الفريق مجموعة مختلفة من المهارات إلى الفريق. تجتمع هذه المهارات معًا لتحقيق هدف مشترك – بفعالية وكفاءة.
في أي مشروع، عندما تجتمع المجموعة المعينة معًا في أي مشروع، لا يكون الفريق في المرحلة الأولية فريقًا. إنه مجرد أفراد مكلفين بتنفيذ العمل معًا. يلعب مدير المشروع دورًا رئيسيًا في صقلهم ليصبحوا فريق مشروع. فهم يقومون ببناء الفريق وقيادة الفريق وإنشاء هيكل الفريق المناسب. بالإضافة إلى ذلك، فإنهم يضمنون أن يكون لكل عضو في الفريق أدوار ومسؤوليات محددة بوضوح وأن تتاح له الفرص المناسبة. مع وجود هذه الإجراءات، يتعرّف أعضاء الفريق على بعضهم البعض، ويحصلون على فكرة عن المهام الموكلة إليهم، ويفهمون كيفية تنسيق العمل معًا.
وبقدر ما يتعلق الأمر بفريق مشروع فعال، يجب أن يعمل جميع أعضاء الفريق معًا للمساهمة بشكل جماعي. ومع ذلك، لا يحدث هذا على الفور. يجب على مدير المشروع أن يبذل جهده ويبذل أفضل ما لديه من مهارات وخبرات في إدارة المشروع لتحقيق ذلك. دعنا نرى كيف يمكن لمدير المشروع أن يربط الفريق معًا في القسم التالي!
تشكيل فريق المشروع وتطويره
تُعرف عملية تعلم العمل معًا بشكل فعال باسم تطوير الفريق. أثناء العمل على المشروع، يمر كل فريق بمراحل مختلفة من تشكيل الفريق وتطويره. وفقًا للدكتور بروس تاكمان، يمر الفريق الذي يعمل على كل مشروع بمراحل مختلفة من التطوير قبل أن يصبح فعالًا ومنتجًا وعالي الأداء. ومراحل تشكيل الفريق هذه هي: التشكيل-العصف-التشكيل-التشكيل-التشكيل-الأداء-التطوير-التطوير.
التشكيل: في هذه المرحلة، يلتقي أعضاء الفريق ويتبادلون المقدمات ويتم مشاركة تفاصيل المشروع وتنظيم المسؤوليات. في هذه المرحلة، تكون الفعالية في الطرف الأدنى لأن الفرق ليست متماسكة بعد.
الاقتحام: هذه المرحلة هي المرحلة التي يبدأ فيها الصراع. هنا، تصطدم الممارسات والسلوكيات وعادات العمل المتضاربة مسببةً اضطرابًا في الفرق. وهذا جزء طبيعي عندما يجتمع أشخاص جدد كفريق واحد وتكون الإنتاجية في أدنى مستوياتها في هذه المرحلة. ومع ذلك، يمكن لمدراء المشاريع تخفيف حدة التوتر من خلال تسهيل التواصل وإدارة المنافسة وإيجاد حلول للمشاكل.
وضع المعايير في هذا الجزء من بناء الفريق، يتحسن العمل الجماعي ويتبادل الأعضاء الأفكار والملاحظات بكفاءة. لم يعد هناك صراع يؤثر بشكل كارثي على مسار المشروع. يعتاد فريق المشروع على بعضهم البعض، ويبدأ الأداء العام في الارتفاع.
الأداء: في هذه المرحلة، يكون الأداء في ذروته. تعمل فرق العمل بشكل متماسك وفعال مع الحد الأدنى من الرقابة ولديها استراتيجيات لحل المشكلات دون تأخير التقدم.
الأداء: هذه هي المرحلة الأخيرة من مراحل تطور الفريق. يتم الانتهاء من المشاريع، وتقوم الفرق باستخلاص المعلومات حول النجاحات والتحسينات قبل الانتقال إلى مشاريع جديدة. إن الاحتفال بالفوز بالمشروع، والتفكير في رحلة فريق المشروع، وبناء علاقات دائمة مع أعضاء الفريق كلها جزء من مرحلة Adjourning وفقًا لتوكمان.
كيف تبني فريق مشروع فعّال؟
في أي مشروع، يمكن لفريق عمل متطور أن يحقق المعجزات تحت إشراف مدير المشروع الذي يتسم بطبيعة استباقية وتعاونية. لبناء فريق مشروع فعّال، من الضروري القيام بالأمور الخمسة التالية.
إعداد قيادة قوية
تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح
التواصل المفتوح والواضح
إدارة النزاعات
نظام المكافآت والتقدير
1. إعداد قيادة قوية
لبناء فريق عمل فعال، من الضروري أن تتعلم كيف تكون قائداً فعالاً لفريق المشروع. يمكن لمدير المشروع أن يؤثر على الأشخاص الذين يرفعون تقاريرهم إليه من خلال كونه محفزًا رائعًا ومنسقًا دبلوماسيًا وقائدًا متكيفًا وزميلًا متحمسًا. تساعد مهارات مدير المشروع هذه في بناء فريق عمل عالي الأداء.
يجب على قائد فريق المشروع أن يؤسس قيادة راسخة من خلال بناء علاقات من الثقة والولاء، بدلاً من الخوف أو سلطة المنصب. يجب أن تكون متفاعلاً مع الفريق وأنشطته اليومية. علاوة على ذلك، في حالة ظهور أي مشكلة، عليك التدخل ومعالجة المشكلة بشكل استباقي كقائد.
اقرأ أيضًا: نقطة الانطلاق للإدارة الفعالة للمشروع
✍️ نصائح لتأسيس قيادة قوية لفريق المشروع الخاص بك:
يجب أن تتسم جميع القرارات التي يتخذها مدير المشروع بالشفافية ويجب نقلها إلى كل عضو من أعضاء الفريق على الفور.
يجب أن يقوم مدير المشروع بتخصيص المهام والمسؤوليات وفقًا لميثاق الفريق. من الأدوار والمسؤوليات الرئيسية لقائد فريق المشروع توزيع المهام بشكل صحيح. يجب أن يضمن عدم إثقال كاهل بعض الأفراد بالكثير من العمل بينما يترك للأعضاء الآخرين عملاً أقل ووقت فراغ أكبر.
يجب على مدير المشروع توصيل الأهداف بوضوح إلى فريق المشروع. كما يجب عليك أيضًا أن تحرص على أن يعمل الفريق بما يتوافق مع الهدف ولا يبتعد عن الهدف.
لتأسيس قيادة قوية، يجب عليك التركيز على كيفية تحفيز فريقك كمدير للمشروع. تقع على عاتق قائد الفريق مسؤولية ضمان عدم إرهاق الفريق أو تثبيط عزيمته أو عدم مبالاته بأهداف المشروع.
لا تعني القيادة فرض السلطة بطريقة غير مصرح بها. بل تعني تطوير الثقة بطريقة شفافة وصادقة. ولتحقيق ذلك، يجب على قائد المشروع أن يكون قابلاً للتواصل مع كل عضو من أعضاء الفريق وأن يكون حاضرًا لحل أي مشاكل ناشئة على الفور.
كقائد، يجب على مدير المشروع أن يكون صادقًا وودودًا مع كل عضو من أعضاء الفريق إلى حد مقبول. وهذا سيشجع جميع أعضاء الفريق على قبول القيادة واتباعها.
2. تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح
الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح تساعد الفرق على معرفة ما يقومون به، ولماذا يقومون به، وكيف يساهم ذلك في نجاح المشروع. وبالتالي، يجب على قائد الفريق تحديد وتعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء فريق المشروع بطريقة واضحة.
عندما يواجه المشروع تعارضًا، فغالبًا ما يكون ذلك بسبب عدم وضوح أدوار فريق المشروع. يمكن لكل عضو في الفريق إدارة هذا التعارض من خلال تحديد مسؤولياته الفردية وتوضيحها والاتفاق عليها. وهذا يضمن فهماً واضحاً لكيفية تحقيق أهداف الفريق. وبمجرد أن يشعر أعضاء الفريق بالارتياح لأدوارهم الأساسية في إدارة المشروع في الفريق، يمكنهم فهم الدور الذي يؤدونه في اجتماعات الفريق بشكل أفضل.
للحصول على أدوار ومسؤوليات فريق إدارة المشروع المحددة بوضوح، يمكن أن يكون ميثاق الفريق وبعض القواعد الأساسية مفيدة.
إنشاء ميثاق الفريق:
لكي يكون لكل عضو في الفريق أدوار ومسؤوليات محددة بوضوح، من المهم إنشاء ميثاق للفريق. يصف ميثاق الفريق نهج إدارة المشروع الذي سيتبعه فريق المشروع فيما يتعلق بالاتصالات وصنع القرار وحل النزاعات. وبالإضافة إلى ذلك، فإن الغرض من الميثاق هو تحديد أدوار فريق المشروع وأهدافه ومنجزاته وهيكل فريق المشروع وأي عناصر أخرى يعتقد مدير المشروع أن أعضاء الفريق يجب أن يكونوا على دراية بها.
وضع القواعد الأساسية:
يمكن أن يساعد وضع القواعد الأساسية في القضاء على النزاعات أو المشاكل داخل الفريق. وعلاوة على ذلك، إذا كان لأعضاء الفريق مدخلات في وضع القواعد الأساسية، فمن المرجح أن يتبعوها. قد تتعلق القواعد الأساسية بكيفية تواصل الأعضاء، وكيفية تحديد المواعيد النهائية والوفاء بها، وكيفية التعامل مع العقبات. يمكن لهذه القواعد ويجب أن تكون مرنة بناءً على احتياجات الفريق. يمكن أن يؤدي وضع القواعد الأساسية داخل فريقك إلى تحسين جودة العمل من خلال تعزيز التواصل المفتوح، وضمان السلوك المهني، ومعاملة جميع أعضاء الفريق على قدم المساواة والاحترام.
3. التواصل المفتوح والواضح
التواصل المفتوح والواضح هو العمود الفقري للفريق عالي الأداء. ولقيادة مشروع ما إلى النجاح، من الضروري تهيئة بيئة تعزز ذلك. يتيح التواصل المفتوح لأعضاء الفريق أن يصبحوا أكثر انخراطًا وفهمًا لدورهم في تحقيق أهداف المشروع. يساعدهم هذا الفهم على إدراك الأسباب الكامنة وراء القرارات وتأثيرها على الفريق والمشروع ككل. يعمل التواصل الفعال لفريق المشروع على مواءمة الجميع، مما يحركهم في نفس الاتجاه نحو الهدف المشترك.
قد يبدو التواصل الفعال بسيطًا، لكنه يتطلب جهدًا كبيرًا. من المهم أن ينقل مدير المشروع الأهداف العامة إلى أعضاء الفريق. وتقوم الفرق بذلك من خلال المناقشات والاجتماعات الروتينية. بالإضافة إلى ذلك، عندما تنشأ المشاكل، يجب عليهم معالجتها على الفور كفريق واحد.
وعلاوة على ذلك، يجب الاعتراف بإنجازات الفريق أو الفرد بشكل مباشر وعلني حتى يكون الجميع على دراية بذلك ويمكنهم المشاركة في الاحتفال. يؤدي تهيئة مثل هذه البيئة المفتوحة إلى زيادة الرضا الوظيفي وتقليل التوتر وزيادة الولاء والاحترام في جميع أنحاء الفريق. وهذا بدوره يساهم في زيادة الإنتاج، وبيئة عمل أكثر إنتاجية، وزيادة الإيجابية في مكان العمل. كما أنه يبني بيئة بناءة وعلاقات شخصية صحية.
يمكن أن يؤدي سوء التواصل أو الافتقار إلى مهارات التواصل، مثل ضعف الاستماع، إلى العديد من المشاكل في المشروع بمرور الوقت. ويمكن أن يؤدي إلى انعدام الثقة، والنزاعات، والمواقف التي يجب فيها إعادة إنجاز المهام. وهذا يؤدي إلى تكاليف إضافية من حيث الموارد البشرية والوقت والميزانية. وبالتالي، يجب على قادة فرق المشروع ضمان التواصل داخل الفرق وإزالة أي عوائق تحول دون ذلك.
4. إدارة النزاعات
في أي مشروع، يجب التعامل مع أي قضايا أو تحديات أو مشاكل صغيرة في المشروع بعناية، لأن هذه القضايا الصغيرة قد تؤدي إلى نزاع كبير. الصراع هو حالة تتعارض فيها مصالح واحتياجات وأهداف الأطراف المعنية مع بعضها البعض. في إدارة المشاريع، تكون النزاعات شائعة وحتمية في إدارة المشاريع. وقد تشمل أعضاء الفريق والإدارات وأصحاب المصلحة في المشروع والمنظمة والعملاء.
ليس من الضروري أن يكون كل نزاع سيئًا. يمكن أن يخلق الصراع في فرق المشروع فرصًا للتحسين. عندما ينشأ موقف قد يؤدي إلى حدوث نزاع، يحتاج مدير المشروع إلى العمل مع أعضاء الفريق لإيجاد حل. علاوة على ذلك، يجب أن يتعاون الفريق ككل لإيجاد حلول للنزاعات وتنفيذها بدلاً من أن يفرضها مدير المشروع.
يدير فريق المشروع المبدع وذو الأداء العالي النزاعات بشكل بنّاء ويعتبرها فرصاً إيجابية. ومع ذلك، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية محاولة تجنبها. يمكنك القيام بذلك من خلال إبقاء الفريق على علم بحالة المشروع الدقيقة وأهدافه والقيود والقرارات الرئيسية. يجب أن يكون للفرق أيضًا أدوار ومسؤوليات واضحة دون تداخلات وغموض، وأن يكون لديهم معلومات محدثة حول محتويات ميثاق المشروع.
في حالة استمرار ظهور نزاع، يجب اللجوء إلى أساليب حل النزاعات.
كيف يمكنك حل النزاعات في فريق المشروع؟
لحل النزاعات، يجب أولاً تحديد السبب الجذري للنزاعات ومعالجته. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون المعنيون مباشرة هم من يعالجها. تنطوي إدارة النزاعات في فرق المشروع على مناقشة الفريق لوجهة نظر كل عضو في المشكلة وتوليد أفكار جديدة لحلها على الفور. علاوة على ذلك، من الضروري البحث عن حلول تلبي أهداف الجميع، وبالتالي تعزيز جودة قرارات الفريق. فيما يلي بعض الأساليب والنتائج الناتجة لحل النزاعات في فرق المشاريع:
التعاون (حل المشاكل): مناقشة الخلافات بصراحة من قبل الأطراف المعنية، ومحاولة دمج وجهات نظر متعددة للتوصل إلى اتفاق. يؤدي ذلك إلى وضع مربح للجانبين.
التسوية (التوفيق): تتضمن إيجاد حلول تحقق درجة من الرضا لكلا الطرفين. وهو وضع خاسر للطرفين حيث لا يحصل أي طرف على أي شيء.
الانسحاب (التجنب): ينطوي على تأجيل اتخاذ قرار بشأن المشكلة.
التسهيل (الاستيعاب): يتضمن استيعاب مخاوف الشخص الآخر أولاً، بدلاً من إعطاء الأولوية لمخاوفه الخاصة. لا يؤدي ذلك إلى حل دائم أو كامل للنزاع.
الإجبار (التوجيه): ينطوي على دفع وجهة نظر واحدة من خلال إنكار وجهة نظر أخرى أو الحفاظ على مقاومة حازمة لتصرفات الشخص الآخر. إنها حالة ربح وخسارة.
5. نظام المكافآت والتقدير
في كل مشروع، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية الحفاظ على تحفيز الفريق بشكل كامل والعمل على تحقيق أهداف المشروع وغاياته. ويمكن تحقيق ذلك من خلال إدخال نظام المكافآت والتقدير. الهدف الرئيسي من إدخاله هو إعلام أعضاء الفريق بأن عملهم محل تقدير ولا يتم تجاهل أي شخص. سيحافظ ذلك على معنويات الفريق بأكمله مرتفعة ويحفزهم على تقديم أداء أفضل خلال المشروع.
يتضمن نظام المكافآت والتقدير المقنع ترشيح الجميع للمكافآت بناءً على أدائهم في المشروع. علاوة على ذلك، يجب أن تكون المعايير التي تم تحديدها قابلة للتحقيق. فإذا لم يحقق أحد التقدير فلا جدوى من الاحتفاظ بها. وأيضًا، إذا تم تقدير واحد أو اثنين فقط من أصحاب الأداء المتميز في كل مرة، فسيؤدي ذلك إلى خفض معنويات أعضاء الفريق الآخرين.
تعتمد سياسة المكافآت والتقدير على طبيعة المشروع وسياسات الموارد البشرية للمؤسسة. وبناءً على سياسات الموارد البشرية، يمكنك تقديم امتيازات إضافية في شكل حوافز ومكافآت وتسهيلات طبية وقسائم هدايا وإجازات تعويضية وأوقات عمل مرنة ومواقف سيارات محجوزة وما إلى ذلك مقابل العمل الجاد الذي يقوم به كل عضو من أعضاء الفريق.
من المهم أيضًا أن يأخذ مدير المشروع في الاعتبار التكلفة الإضافية لهذا النظام. وينبغي ألا تكون هذه التكلفة مفرطة ويجب أن تكون متناسبة مع تكلفة المشروع. كما يجب تضمين هذه التكلفة عند تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع. كما يجب التأكد من أن هذه التكلفة الإضافية مفيدة بالفعل وتساهم في الإيرادات المتأتية من تعزيز أداء الفريق.
وأخيراً، يجب تنفيذ هذا النظام بشفافية كاملة. لبناء فريق عالي الأداء حقًا، يجب أن يكون لدى الفرق رؤية مشتركة للمعايير التي يجب أن يحققوها لتحقيق المكافآت والتقدير. سيؤدي ذلك إلى تعزيز المنافسة الصحية وبناء فريق مرن.
الخلاصة
باختصار، تناولنا ما هو فريق المشروع، وكيفية عمل دورة تطوير الفريق، وكيفية بناء فريق رائع حقًا لمشروعك. كما تعمقنا أيضًا في تقنيات محددة ومنهجيات إدارة المشروع لصقل ممارساتك القيادية. هل تحتاج إلى تماسك أفضل لفرق مشروعك؟ لا تنظر أبعد من معسكرات تدريب الشركات لدينا. سيقوم خبراؤنا بتنسيق الحل الذي يناسب احتياجاتك، وتدريب فرقك على العمل معًا بشكل أفضل، وتقديم نتائج تتجاوز المخططات! حدد موعداً للاستشارة لمعرفة المزيد!