أهمية مقاييس إدارة المشاريع!

يجب على مديري المشاريع أن يتتبعوا سير العمل في مشاريعهم، وتقييم جوانب مثل قدرة الموارد، والعمل المنجز مقابل العمل غير المنجز، والتحويل عن التخطيط والتنظيم. وهنا يأتي دور مقاييس إدارة المشروع؛ فهي تعطي المديرين بيانات مفيدة بشأن “صحة” مشاريعهم.
ما هي هذه التقديرات، وكيف يتم تقييمها، ولأي غرض يتم استخدامها؟ لننظر في هذه المسائل.
ما هي مقاييس إدارة المشاريع؟
مقاييس إدارة المشروع هي مقاييس رقمية لإظهار مقاييس أداء المشروع المختلفة مثل الامتداد والتقدم والجودة والقدرة على ما قد يكون. ونتيجة لذلك، يمكن لمديري المشاريع وأصحاب المصلحة تحديد ما إذا كانت المشاريع تتقدم في إطار أهدافها وجداولها الزمنية وميزانياتها ومعايير الجودة من خلال مراقبة المقاييس المقدمة. وبالتالي، يمكن لأصحاب المصلحة تحديد مجالات التحسين من خلال تحليل مقاييس إدارة المشروع، واتخاذ قرارات مستنيرة باستخدام معلومات موثوقة، والتصرف بشكل عكسي عند الضرورة لتحقيق أهداف المشروع.
أهمية مقاييس إدارة المشاريع
تعد مقاييس إدارة المشروع مهمة للغاية بعدة طرق أكثر مما تتخيل. يمكن أن تساعد في جعل عملية pmp أسهل بكثير. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد في قياس أداء المشروع وتقييم فعالية الحملة الجديدة.
ويساعد قياس أداء المشروع مقابل مؤشرات معينة محددة مسبقًا على تقليل الغموض، ويضفي الوضوح على الطاولة، ويمهد الطريق لنجاح المشروع. كل شيء يستند إلى البيانات ومدعوم بالحقائق والأبحاث المناسبة. لا يمكن للشركات أن تتحمل خسارة الأرباح الناجمة عن قرارات غير منطقية وغير محسوبة بشكل صحيح. وبالتالي، مع وجود المقاييس الصحيحة، أصبح من الأسهل بكثير الآن اتخاذ خيارات مستنيرة في الوقت المناسب للحفاظ على سير المؤسسة في الاتجاه الصحيح.
علاوة على ذلك، فإن مقاييس إدارة المشاريع لا تساعد الشركات على البقاء على المسار الصحيح فحسب، بل تثبت أيضًا أنها مفيدة في التنبؤ بالمصائب التي قد تضر بالمؤسسة في المستقبل المنظور. مع التغيير الصحيح في التكتيكات، يمكن للشركات بعد ذلك اتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب مثل هذه الكوارث والبقاء في المنافسة.
ما هي أمثلة مقاييس إدارة المشاريع؟
هناك أنواع مختلفة من مقاييس إدارة المشاريع. ليس من الضروري استخدامها جميعًا لكل مشروع. بل على العكس تمامًا. عليك فقط أن تأخذ أفضلها المناسب لنوع المشروع الذي ستتعامل معه. لذلك، من المهم معرفة أنواع المقاييس الموجودة لاتخاذ القرار الصحيح. وبالتالي، فيما يلي بعض الأمثلة على مقاييس إدارة المشاريع الشائعة التي تستخدمها الشركات:
1. تباين التكلفة
التباين في التكلفة هو تقدير تحليلي يوازن بين الميزانية التي حددتها لمشروعك والأموال التي تم إنفاقها. هنا، تحتاج إلى التأكد من أن يظل تباين التكلفة إيجابيًا. يشير التباين الإيجابي في التكلفة إلى أن مشروعك في حدود الميزانية. ومع ذلك، يُظهر التباين السلبي في التكلفة أن التكاليف تتجاوز الميزانية المحددة للمشروع. يساعد تباين التكلفة على إدارة تكاليف مشروعك والتحكم في المبلغ الذي تنفقه.
2. العائد على الاستثمار
قد تكون سمعت عن العائد على الاستثمار من قبل. وهو يرمز إلى العائد على الاستثمار. يمكن استخدام الصيغة أدناه لحسابه:
الصيغة – العائد على الاستثمار = صافي العائد على الاستثمار/تكلفة الاستثمار × 100%
وهو يقيس العائد على الاستثمار لمشروع معين من خلال مقارنة قيمته أو فوائده مع تكلفته. وهو في الأساس يقيس ربحية المشروع. يتم تحديد فوائد المبادرة للمؤسسة من خلال عائد الاستثمار. عندما يكون للمشروع عائد استثمار إيجابي، يكون العمل مربحًا. وعلى العكس من ذلك، يُظهر العائد السلبي على الاستثمار أن المشروع غير مربح لأن نفقاته الإجمالية تتجاوز عوائده الكاملة. تعتبر الربحية والعائد على الاستثمار من الجوانب الرئيسية في النظر في جدوى أي مشروع.
3. التكلفة الفعلية
التكلفة الفعلية هي واحدة من أبسط مقاييس إدارة المشاريع ولكنها مهمة. إنها التكلفة الإجمالية لأي مشروع. لتقدير التكلفة الفعلية عليك فقط جمع كل النفقات التي تم إنفاقها على المشروع. يمكنك بعد ذلك موازنة هذه الإحصائية مع مكاسبك الكاملة لمعرفة إجمالي الربح الذي حققته على مدار عمر المشروع.
4. الإنتاجية
إنتاجية المشروع هي حساب كفاءته. يمكن نقلها باستخدام الصيغة السهلة الواردة أدناه:
الإنتاجية = المخرجات / المدخلات
وهي تقارن إجمالي المخرجات بإجمالي مدخلات المشروع. وبعبارة أخرى، فهي تقيس مقدار الموارد التي تم إنفاقها على المشروع مقارنة بمكاسب المشروع. من الناحية المثالية، يجب أن تستهدف أعلى مستوى ممكن من الكفاءة. وهذا يعني استخدام الحد الأدنى من المدخلات لتحقيق أعلى قدر من النتائج. يمكن أن يعطيك هذا المقياس صورة واضحة عن مدى كفاءة استخدامك لأصولك، مما يجعله مقياسًا قيمًا لتقييم أداء مشروعك.
5. الميزانية
في أي وقت تبدأ فيه أي مشروع يجب أن يكون لديك خطة مالية في الاعتبار. وهذا يحدد المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على مشروعك من الناحية النقدية. ويمكن أن تكون تقديراً تقريبياً للتكاليف التي تتوقع الشركة أن تتكبدها لإنجاح المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الفريق المكلف بتنفيذ المشروع أن يضمن بقاء المشروع في حدود الميزانية. إذا تجاوز المشروع الميزانية، فعادةً ما لا يكون ذلك علامة جيدة. كما أنه يدل على وجود بعض الحسابات الخاطئة أو أن المشروع تم تنفيذه بشكل غير ملائم. قد يكون تجاوز المشروع للميزانية بسبب التخطيط غير السليم.
جمع مقاييس إدارة المشروع وتحليلها
1. تحديد المقاييس ذات الصلة
تبدأ العملية بإدراج المقاييس الأكثر أهمية بالنسبة لأهداف المشروع وأصحاب المصلحة ومؤشرات الأداء الرئيسية. قد يُظهر قياس هذه المقاييس حسن التوقيت والتكلفة والجودة الجيدة لمنهجيات إدارة المشروع ومستوى الرضا.
2. جمع البيانات وتوثيقها
من المهم البدء بالمقاييس ذات الصلة، حيث يتم تحديد طريقة جمع البيانات ومصدرها بعد ذلك. وقد يظهر ذلك من خلال مصادر مثل برمجيات إدارة المشاريع، وتقارير فريق العمل وملاحظات أصحاب المصلحة، وغيرها من المصادر التي تعتبر مهمة. أيضًا، من المهم جدًا تخزين البيانات بشكل منهجي للتأكد من عدم تشويه البيانات وأن تكون لها نفس القيم في جميع الأوقات.
3. المراقبة والتتبع المنتظم
تتم مراقبة مقاييس المشروع وتتبعها خلال كل خطوة من خطوات دورة حياة المشروع وهذا يتعلق بجمع البيانات في أطر زمنية محددة مطروحة، سواء كانت أسبوعية أو شهرية، لفهم كيفية سير الأمور. بالإضافة إلى ذلك، يسمح التتبع المتكرر لهذه العملية باكتشاف حالات الصعود والهبوط، وكذلك الانحراف عن الأهداف والغايات المرجوة.
4. التحليل والتفسير
يتم استخدام البيانات التي يتم تحليلها لاستخلاص رؤى ذات مغزى في الصناعة وفرص الاستثمار. وفي هذه العملية، تتم مقارنة ما تم تحقيقه بالأهداف المنشودة، وتحديد أسباب الانحراف، وتقييم الآثار المترتبة على أهداف المشروع. علاوة على ذلك، فإن المعلومات التي يتم الحصول عليها تسمح لمديري المشاريع باكتشاف ما تم إنجازه بالفعل، أو على العكس من ذلك، فإنها تبرز ما يمكن تحسينه.
5. تحديد الاتجاهات والأنماط الرئيسية
باستخدام التحليل كأداة أساسية، يتم التعرف على الاتجاهات والأنماط الأكثر حيوية في أداء المشروع. ويمكن أن تكون هذه الاتجاهات إما مقياسًا للموثوقية أو أساسًا للعمل المستقبلي. على سبيل المثال، قد يكون الاتجاه الطويل الأجل للميزانية غير المنجزة ناتجًا عن تخصيص الموارد بشكل غير مناسب، في حين أن الانخفاض المتكرر في درجات رضا أصحاب المصلحة قد يكون متجذرًا في ممارسات التواصل السيئة.
6. اتخاذ القرارات وتخطيط العمل
مع الأخذ في الاعتبار مقاييس إدارة المشروع، وتحديد العوامل المؤثرة، يمكن اتخاذ القرارات المناسبة لحل المشاكل وتسخير نقاط القوة. كما يتم تحديد خطط التأثير لإحداث المعالجات وإجراءات الحذر وإثراء كفاءة المشروع. أيضًا، قد يكون الأمر يتعلق بتعديل الميزانية، أو تعديل الجدول الزمني للمشروع، أو تعزيز عمليات المشروع.
7. التحسين المستمر
يصبح جمع مقاييس إدارة المشروع وتحليلها أفضل وأفضل عندما يتم القيام بعمليات تكرارية ومستمرة. وبالنظر إلى المراجعة والتفسير والتواصل المستمر، لا يتم الانتهاء من أي عنصر من عناصر المشروع دون مراجعته وإعادة النظر فيه إذا لزم الأمر. كما أن تجارب المشاريع السابقة وتحديد أفضل ممارسات نجاح المشروع هي جزء من المشروع.
الخاتمة
مقاييس إدارة المشروع مهمة للغاية لنجاح أي مشروع. فهي تساعد في تتبع أداء كل مبادرة والتأكد من أن فريقك يسير على الطريق الصحيح لنجاح المشروع. ومع ذلك ، بدون استخدام أي مقاييس لإدارة المشروع ، قد يكون من الصعب بشكل متزايد التنبؤ بما إذا كان المشروع يعمل بشكل جيد أم لا.
لذلك تذكر أن يكون لديك مقاييس محددة مسبقًا لإدارة المشروع محددة مسبقًا في بداية مشروع تطوير البرمجيات التالي. ستساعدك هذه المقاييس بشكل كبير على مواكبة أحدث الاتجاهات والتحليلات والأرقام والأرقام والأرقام حتى تتمكن من إجراء التعديلات وفقًا لذلك وجعل مشروعك أكثر ربحية.