دور التواصل في تحقيق نجاح المشروع!

عندما كنت في بداية مسيرتي المهنية، كنت أرى كبار القادة والمديرين يدخلون إلى المكتب أثناء إجراء المكالمات. كانوا طوال اليوم مشغولين ومنشغلين إما في المؤتمرات والاجتماعات، أو في إعداد التقارير، أو إرسال رسائل البريد الإلكتروني، أو في التواصل الفردي مع أعضاء الفريق، إلخ. أحد الأسئلة التي كانت تستوقفني عندما كانوا يعملون. كنت أراهم يتواصلون بكل هذه الأشكال المختلفة.
في وقت لاحق من مسيرتي المهنية وبمجرد حصولي على شهادة PMP، أدركت أن ما أراهم يفعلونه هو ما يفترض أن يفعلوه. فلديهم فرق عمل لإنجاز العمل بالفعل، وبالتالي فإن عملهم ليس التسليم بل إنجاز العمل وجعل الفريق ينجزه. ولهذا، فإن التواصل هو أحد أهم مجالات التركيز التي يجب على مدير المشروع (PM) أن يبذل جهده فيها.
وفقًا لمعايير إدارة المشاريع، فإن حوالي 90٪ من عمل مدير المشروع هو الاتصالات
يمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي، شفهيًا أو كتابيًا، تفاعليًا بالدفع أو السحب.
لا يقتصر التواصل على قيام مدير المشروع بالتواصل مع الآخرين فحسب، بل أيضًا تواصل الآخرين بفعالية فيما بينهم. إذا لم يتمكن قادة الفريق من التواصل بفعالية مع أعضاء الفريق أو البائعين أو الأقسام الأخرى أو أصحاب المصلحة، فسيتأثر المشروع. وسيؤثر هذا الاضطراب في نهاية المطاف على أداء مدير المشروع.
أيضًا، كمدير مشروع فعّال، يحتاج المرء إلى التأكد من أن مفسدي التواصل (يُطلق عليهم أيضًا الضوضاء) تحت السيطرة. يمكن أن تختلف الضوضاء باختلاف البيئة وثقافة العمل والجغرافيا والصناعة. تشمل بعض العوامل التي تؤثر على التواصل لغة الجسد، والاختلافات الثقافية، وآداب السلوك، ونبرة الصوت، والكلمات ذات المعنى المزدوج، وأساليب التواصل غير الصحيحة. ولضمان التواصل الفعال، قد يحتاج نجاح المشروع في بعض الأحيان إلى توجيه اتصالات محددة من خلال القنوات المناسبة. يقدم معهد إدارة المشاريع (PMI) شهادة PMP المرموقة. ومؤهلات شهادة PMP معترف بها في جميع المجالات والمناطق والشركات. وبصفتك مدير مشروع، فإن شهادة PMP ضرورية لتحسين مهاراتك في إدارة المشروع والتحقق من صحتها.
ضمان التواصل الفعال لنجاح المشروع
في نموذج الاتصال، يجب على مدير المشروع التأكد من أن الرسالة المشفرة من قبل المرسل يتم فك تشفيرها من قبل المستقبل على النحو المنشود، دون تشويش من الضوضاء. بالإضافة إلى ذلك، يجب على المستقبل تقديم إقرار أو تغذية راجعة فعالة إلى المرسل بنفس الطريقة.
ولتحقيق التواصل الفعال والنتائج المرجوة، يجب على إدارة المشروع جمع جميع المتطلبات المتعلقة بالاتصالات مقدماً خلال المراحل الأولية للمشروع. كما يجب تضمين هذه المتطلبات كجزء من نطاق المشروع.
تعتبر الإجابات على العديد من الأسئلة مهمة جداً. بعض الأمثلة على ذلك:
من، وكيف يتم ذلك، وبأي صيغة وبأي شكل، ومتى، ولأي أنشطة ومهام، وما إلى ذلك.
يجب على المدير أو القائد الفعال أن يكون متواصلاً فعالاً.