5 أسباب حاسمة لأهمية التحسين المستمر للخدمة بالنسبة لشركات تكنولوجيا المعلومات – سبوتو

تخيّل مكان عمل يتم فيه تحسين الكفاءة باستمرار، ومتابعة الابتكار، واكتشاف إمكانيات جديدة بانتظام! تتيح تقنية التحسين المستمر للخدمة، وهي عملية التحسين المستمر، للشركات العمل على مستوى أعلى.
سيتعرف العديد من خبراء إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM) على هذه العبارة من ITIL وهو إطار عمل أفضل ممارسات إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات ITIL المستخدم على نطاق واسع – كجزء من دورة حياة خدمة تكنولوجيا المعلومات التي تبحث في التطوير المستمر لكل من تقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات والدعم، وهو الكتاب الخامس في سلسلة نشر ITIL.
وقد يشير أيضًا إلى تحسين إجراءات ITIL وعمليات تكنولوجيا المعلومات الأخرى، بالإضافة إلى جودة خدمات تكنولوجيا المعلومات المتاحة، ومستويات الأداء (بما في ذلك الدعم)، وأي مجال آخر من مجالات تقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات والدعم.
ويصبح التحسين جزءًا من العمل اليومي مع الثقافة والأساليب والفلسفة الصحيحة، وقد يعطي قيمة إضافية للشركات التي تسعى إلى مسار جديد للتنافسية والتميز التشغيلي.
التحسين المستمر للخدمة هو أسلوب تقوم فيه شركة التصنيع بممارسة أعمالها كالمعتاد مع البحث عن طرق جديدة لتحسين سلعها وخدماتها وعملياتها.
في حين أن التحسين المستمر يمكن أن يؤدي إلى تغييرات كبيرة بمرور الوقت، إلا أنه يعتمد كلياً على ملاحظات الموظفين. ونتيجة لذلك، فإن التزام الفريق بالعملية يحدد فعاليتها.
يهدف التحسين المستمر، كما هو محدد في نهج اللين، إلى تحسين كل عملية في شركتك من خلال تعزيز الأنشطة التي توفر أكبر قيمة للمستهلكين مع التخلص من أكبر عدد ممكن من العمليات غير الضرورية.
الإجابة السريعة هي أن الأمر كله يتعلق بتحسين الأشياء بطريقة منطقية وخطية. كما يتعلق الأمر أيضًا بتنفيذ التعديلات التدريجية بفعالية داخل الوضع الراهن بدلاً من محاولة القيام بمبادرة تغيير على غرار العصابات الكبيرة.
إذا كنت قد سمعت من قبل عن دورة Deming PDCA أو استخدمتها من قبل، فستعرف أن الأجزاء الصغيرة التي يمكن إدارتها من التقدم عادةً ما تكون أفضل من المبادرات الضخمة التي تفقد التركيز والموظفين والميزانية.
إن الحصول على أموال لمشروع متواضع بعائد سريع على الاستثمار (ROI) أسهل بكثير من طلب ملايين الدولارات لمنتج أو حل جديد دون أي أثر واضح للفائدة.
من الاستراتيجية إلى العمليات، تشمل ITIL CSI كل خطوة أخرى من دورة حياة إطار عمل ITIL. ونتيجة لذلك، قد يكون لمبادرة CSI نطاق واسع يشمل:
وباختصار، فإن CSI هو عنصر من عناصر ITIL الذي يضمن توافق خدمات تكنولوجيا المعلومات مع احتياجات العمل وبقائها مترابطة.
مكافآت لا تُحصى تنتظر الصانع، الذي يتبنى استراتيجية التحسين المستمر، بما في ذلك:
يركز أسلوب التحسين المستمر على الحد من الهدر، وتعزيز جودة المنتج وخدمة العملاء، وزيادة الكفاءة لتعزيز إنتاجية العمال. نتيجة لذلك، في مجال التصنيع، يعد تطوير تقنيات فعالة للحد من الهدر أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص، حيث أن وقت التوقف عن العمل له تأثير ضار على جداول التوريد والعلاقات مع العملاء والعمليات الداخلية العامة.
يعد الوقت الذي يقضيه الموظفون في الانتظار، سواء كان ذلك الوقت الذي يقضيه الموظفون في انتظار أوامر العمل أو أوامر العمل التي تنتظر الموظفين، مصدرًا نموذجيًا للهدر. يوفر اعتماد استراتيجية التحسين المستمر لموظفيك الموارد التي يحتاجونها لإنجاز العمل على الفور، مما قد يؤدي إلى تقليل وقت التعطل، وتحسين خدمة العملاء، وتوفير التكاليف، وتعزيز الربحية.
2. جودة أفضل:
كثيرًا ما يكون للتحسينات تأثيرات عديدة؛ على سبيل المثال، قد يؤدي مفهوم توليد الإيرادات إلى تحسين سعادة العملاء أيضًا. أحد الأهداف الرئيسية لوضع استراتيجية التحسين المستمر هو تبسيط العمليات لتوليد سلع عالية الجودة.
تتأثر الجودة بحوالي 54 في المائة من جميع التغييرات، مما يرفع مقاييس أخرى مثل رضا العملاء ويبسط عملية الإنتاج بأكملها؛ وهذه ميزة مهمة ستجنيها عند استخدام استراتيجية التحسين المستمر لعمليات التصنيع!
لا يقتصر أسلوب التحسين المستمر على التخلص من الأنشطة غير الفعالة التي لا تجلب أي قيمة فحسب، بل يقضي أيضًا على مشكلات الجودة التي تنشأ نتيجة هذا الإهدار للمال والوقت والموارد.
3. وفورات في التكاليف:
في السنة الأولى من التنفيذ، يبلغ متوسط تأثير الابتكار في خفض التكاليف حوالي 31 ألف دولار أمريكي. قد يكون موظفو الإنتاج لديك مصدرًا رائعًا لأفكار خفض التكاليف لتحسين العمليات. احرص على التحدث مع العمال على أرضية المتجر حول اقتراحات تحسين العمليات. يقدم العاملون على أرضية المتجر رؤية مهمة حول كيفية تبسيط العمليات أو تبسيطها لإنتاج قيمة لأنهم هم الذين يستخدمونها يوميًا.
قبل أن تبدأ في التحسين، ستحتاج إلى إجراء تمرين أساسي للتعرف على كيفية سير الأمور الآن. من المغري الغوص مباشرةً في وضع الإصلاح، ولكن من خلال تقييم الوضع الحالي أولاً، ستكون لديك فكرة أفضل بكثير عما يجب تغييره.
4. تم تقليص أوقات التسليم إلى النصف:
يبلغ متوسط تأثير التحسين الذي يوفر الوقت حوالي ساعة واحدة يوميًا 270 ساعة في السنة الأولى من اعتماده. من أهم التوقعات التي يجب تلبيتها مع العملاء هي التسليم في الوقت المحدد. يتوقع العملاء من العديد من شركات التصنيع أن تعرض باستمرار مستوى عالٍ من الخدمة – أحيانًا 95% أو أعلى.
إن الجودة ودقة المواعيد والتسليم والتسعير والامتثال ليست سوى عدد قليل من المؤشرات المستخدمة لتحسين أداء المورد. ربما يكون التسليم في الوقت المحدد هو المقياس الأكثر أهمية على الإطلاق؛ إذا لم تتمكن من تلبية توقعات عميلك والتسليم في الوقت المحدد، فمن المحتمل أن يبحث عن مورد آخر يمكنه ذلك.
5. انخفاض معدل دوران الموظفين:
هل تعلم أن أكثر من نصف الموظفين يبحثون بنشاط عن وظائف جديدة؟
إن معدل الدوران التنظيمي مكلف من حيث الوقت والطاقة والموارد، حيث يجب على الشركة أن تدفع تكاليف البحث عن موظف جديد وتوظيفه وتدريبه. في بعض المهن، قد يحتاج الفرد في بعض المهن إلى عدة أشهر أو حتى سنوات من التدريب أثناء العمل للحصول على الخبرة الأساسية للازدهار.
ويشعر الموظفون الذين يساهمون بنشاط في تقدم الشركة بشعور بالسعادة والإنجاز، وهو جانب أساسي من جوانب أسلوب التحسين المستمر. ونتيجة لذلك، يكون لدى الموظفين شعور أقوى بالانتماء ويقل لديهم أسباب أقل لترك الشركة.
الخلاصة النهائية
إذا كنت تعمل في شركة كبيرة ولديك الموارد اللازمة لتعيين موظفين متفرغين لتغطية مسؤوليات معينة، فقم بتزويدهم بالموارد. إذا كان لديك مدير ملتزم بالتحسين المستمر للخدمة – إن لم يكن وظيفة فوظيفة مسؤول عن التحسين المستمر للخدمة – فلديك شخص مسؤول عن قيادة التحسين المستمر للخدمة ويكون داعمًا ومشجعًا رئيسيًا لها على الفور.
أما إذا كنت تعمل في شركة أصغر، فقد لا يكون لديك مدير مخصص لتحسين الخدمة في مجال المسؤولية الاجتماعية للمؤسسات، ولكنك قد تختار شخصًا ما ليكون مسؤولاً وتبدأ على نطاق صغير.
والأهم من ذلك، إذا لم تكن متأكدًا مما يجب القيام به أولاً – أو إذا كانت مبادرة CSI مخيفة فابدأ على نطاق صغير وشق طريقك. افعل شيئًا ما، أي شيء في البداية، لأن الوقوف بلا حراك ليس خيارًا. مع هذا الشيء – أي ما من شأنه أن يحسّن الأمور أكثر بالنسبة للأشخاص – تم اكتشافه من خلال استطلاع آراء أصحاب المصلحة الرئيسيين في مجال الأعمال وتكنولوجيا المعلومات.
يعد إضفاء الطابع الرسمي على إجراءات CSI، كما هو الحال مع النقاط الأخرى، خطوة مهمة لضمان إنجاز الأمور.
شركة SPOTO هي مزود معترف به عالميًا لمجموعة واسعة من الخدمات الاحترافية المصممة لتلبية الاحتياجات المتنوعة للمؤسسات في جميع أنحاء العالم. نحن متخصصون في التدريب التقني والتدريب على الأعمال، وتطوير تكنولوجيا المعلومات وحلول البرمجيات، وخدمات اللغات الأجنبية، والتعلم الرقمي، وتوفير الموارد والتوظيف، والاستشارات. يتجلى التزامنا الثابت بالتميز من خلال شهادات الأيزو 9001 و27001 وCMMIDEV/3، التي تؤكد على معاييرنا الاستثنائية. وبفضل سجلنا الحافل بالنجاحات الذي يمتد لأكثر من عقدين من الزمن، فقد قدمنا خدماتنا بفعالية لأكثر من 4000 مؤسسة في جميع أنحاء العالم.