بدون وجود خطة إدارة المشروع (PMP) المناسبة ، سيتعرض العملاء لإدارة فوضوية ، ويواجهون أهدافًا غير واضحة ، ويفتقرون إلى الموارد المناسبة ويعتمدون على التخطيط غير الواقعي الذي ينطوي على مخاطر عالية تؤدي إلى نتائج سيئة الجودة مشتقة من النفقات المرتفعة.
تعريف خطة إدارة المشروع
خطة إدارة المشروع هي وثيقة معتمدة رسميًا وتستخدم لإدارة تنفيذ المشروع. توثق خطة إدارة المشروع الإجراءات المطلوبة لتحديد وإعداد ودمج وتنسيق أنشطة التخطيط المختلفة. يحدد PMP بوضوح كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه. المعايير الرئيسية لمثل هذه الوثيقة هي توفير إطار شامل لما يجب تحقيقه من خلال تنفيذ المشروع ، وإجراءات حله ، وخطوات قياس المشروع والإبلاغ عنه ، وكذلك كيفية توصيل المعلومات والأهم من ذلك. من سيشارك فيها. يجب استخدام PMP كمرجع لأي قرار يتم اتخاذه بشأن المشروع ولتوضيح المجالات غير الواضحة. فيما يلي خطوات تطوير خطة إدارة مشروع كاملة:
مدخلات خطة إدارة المشروع
ميثاق المشروع: هو عملية تحديد أهداف المشروع والأدوار والمسؤوليات التفصيلية ، وتحديد أصحاب المصلحة الأساسيين ، ومستوى سلطة مدير المشروع. المخرجات من عمليات التخطيط الأخرى: تشمل عمليات التخطيط الأخرى مخرجات من جميع الخطط الفرعية التي تشمل تفاصيل العوامل المختلفة التي تدخل في خطة الإدارة الرسمية. (على سبيل المثال ، إدارة النطاق ، إدارة التكلفة ، إدارة الموارد البشرية ، إدارة الجودة) العوامل البيئية للمؤسسة: ستكون العوامل الداخلية والخارجية جانبًا مألوفًا أثناء تطوير ميثاق المشروع وفي حالة إنتاج خطة إدارة المشروع.
أصول عملية المنظمة كما ذكرنا سابقًا في قسم ميثاق المشروع ، ستنظر OPA في السياسات والإجراءات وقاعدة البيانات المالية وقاعدة بيانات إدارة المشروع وقواعد بيانات المشروع السابقة ، إلخ.
خطة إدارة المشروع – الأدوات والأساليب
حكم الخبراء: لإخراج عملية دقيقة ومصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المشروع ، سيقوم مدير المشروع بتحليل المعلومات الفنية والإدارية لتنفيذها في الخطة. جمع البيانات العصف الذهني - يتم استخدام تقنية العصف الذهني لتطوير خطة إدارة المشروع لجمع الأفكار والحلول حول كيفية التعامل مع المشروع. يشمل المشاركون أعضاء فريق المشروع وخبراء الموضوع (SMEs) وأصحاب المصلحة. قوائم المراجعة - تمتلك معظم المنظمات قوائم مراجعة قياسية متاحة بسهولة بناءً على خبرتها أو استخدام قوائم التحقق من الصناعة الحالية. ستساعد قائمة المراجعة مدير المشروع على تطوير خطة وأيضًا للتحقق مما إذا كانت جميع المعلومات المطلوبة مدرجة في خطة إدارة المشروع. مجموعات التركيز - تجمع تقنية مجموعة التركيز أصحاب المصلحة في المشروع لمناقشة نهج إدارة المشروع وتكامل المكونات المختلفة لخطة إدارة المشروع. المقابلات - يتم استخدام تقنية المقابلة للحصول على المعلومات ذات الصلة من أصحاب المصلحة لتطوير إدارة المشروع أو خطة المكون أو وثيقة المشروع. المهارات الشخصية والجماعية إدارة الصراع - الفائدة الرئيسية لتقنية إدارة الصراع هي أنها تستخدم لجلب أصحاب المصلحة المتنوعين إلى اتفاق جماعي أو قرار يعتمد على جميع جوانب خطة إدارة المشروع. التيسير - المشاركة الفعالة هي مفتاح نجاح المشروع ، وستعمل تقنية التيسير هذه على تمكين وضمان وجود جميع الأفراد المرتبطين بالمشروع في نفس الصفحة. يجب أن يكون لدى مدير المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة تفاهم مشترك والمساهمة على قدم المساواة في نجاح المشروع. إدارة الاجتماعات - تعد تقنية إدارة الاجتماع هذه ضرورية لضمان تقدم المشروع وفقًا لخطة إدارة المشروع ويتم تقديم التقارير المعنية والتحقق منها من قبل أصحاب المصلحة والسلطات العليا الأخرى المرتبطة بالمشروع. الاجتماعات: تُستخدم الاجتماعات في الغالب لمناقشة نهج المشروع ، وتحديد كيفية تنفيذ عمل المشروع لتحقيق أهداف المشروع وإنشاء طريقة لرصد المشروع والتحكم فيه. عادة ، يعقد مديرو المشروع اجتماعًا لبدء المشروع في نهاية تخطيط المشروع وقبل بدء تنفيذ المشروع. سوف ينقل اجتماعها أهداف المشروع ، والتزامات الفريق ، ويشرح أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة.
خطة إدارة المشروع – المخرجات
خط الأساس للنطاق: هو الأساس الذي يحكم على أداء مدير المشروع وبقية الفريق أثناء المشروع. يتضمن جوانب بيان نطاق المشروع ، وهيكل تقسيم العمل (WBS) وقاموس WBS. خط الأساس للجدول: خط الأساس للجدول هو الإصدار المعتمد من نموذج الجدول الذي يمكن تغييره فقط من خلال إجراءات مراقبة التغيير الرسمية ، ويتم استخدام خط الأساس للجدول كأساس للمقارنة بالنتائج الفعلية. خط الأساس للتكلفة: إنها خطة الإنفاق المعتمدة على مراحل زمنية للمشروع الذي سيتم قياس أداء تكلفة المشروع على أساسها. خطة إدارة النطاق: تشير إلى مجموعة العمليات التي تضمن تعريف نطاق المشروع وتعيينه بدقة. ستمكّن التقنيات مديري المشروع والمشرفين من تخصيص المقدار المناسب من العمل للتحكم بشكل أساسي في أي جزء من المشروع له نطاق أساسي. خطة إدارة المتطلبات: الطريقة المستخدمة في توثيق المعلومات الضرورية المطلوبة لإدارة متطلبات المشروع بكفاءة من التعريف ، من خلال التتبع ، إلى التسليم.
خطة إدارة التكلفة: تعتبر إحدى الوظائف الأساسية لمدير المشروع. إنه يعمل كمكون مهم في دورة حياة المشروع بأكملها ، لأنه يحدد نجاح أي مشروع وتقدمه. خطة إدارة الجودة: ميزة تشرح مستوى الموافقة على الجودة ، والتي يتم تحديدها بشكل أساسي من قبل العميل ، وتعرض كيف سيضمن المشروع هذا المستوى من الجودة في مخرجاته وعمليات العمل. خطة إدارة الموارد البشرية: إدارة الموارد البشرية هي أداة ستساعد في مراقبة أنشطة الموارد البشرية للمشروع طوال فترة المشروع حتى الإغلاق. كما أنه يقرر أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق في جميع مراحل المشروع. خطة إدارة الاتصالات: تلعب هذه الطريقة دورًا مهمًا لأنها تعمل كوسيلة اتصال عبر جميع مستويات المشروع كما تخاطب جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. خطة إدارة أصحاب المصلحة: عملية تطوير استراتيجيات إدارة دقيقة لإشراك أصحاب المصلحة بشكل فعال طوال دورة حياة المشروع ، بناءً على تحليل احتياجاتهم واهتماماتهم وتأثيرهم المحتمل على نجاح المشروع. خطة إدارة المخاطر: هي وثيقة يعدها مدير المشروع للتنبؤ بالمخاطر وتقدير التأثيرات وتحديد الاستجابات للقضايا. خطة إدارة المشتريات: عملية توثيق قرارات شراء المشروع ، وتحديد النهج ، وتحديد البائعين المحتملين. تحدد هذه العملية ما إذا كان يجب الحصول على الدعم خارجيًا ، وإذا كان الأمر كذلك ، فما الذي يجب الحصول عليه ، وكيف يتم تلقيه ، ومقدار الحاجة إليه ، ومتى يتم الحصول عليه. خطة تحسين العملية: هذه الأداة عبارة عن خطة فرعية لخطة إدارة المشروع. هذه العملية بدلاً من التركيز فقط على قضايا فردية ستشجع الفريق على دراسة كيفية تأثير الظروف المختلفة على الظروف الحالية في المشروع.
تعتبر خطة إدارة المشروع بمثابة خطة وصفية لخطة المشروع. إنها الخطة الفعلية التي يتبعها فريق إدارة المشروع على جميع المستويات لإنجاز المشروع المحدد. يعتبر PMP أيضًا أمرًا بالغ الأهمية لأنه يصف بدقة كل التفاصيل الممكنة بطريقة حدودية. الأجندة الوحيدة لخطة إدارة المشروع هي تنفيذ وتحقيق رؤية المشروع المنجز
