5 ميزات خفية في SharePoint لتعزيز الإنتاجية

مقدمة
يعد SharePoint منصة قوية للتعاون وإدارة المستندات تستخدمها العديد من المؤسسات لتبسيط سير العمل وزيادة الإنتاجية. على الرغم من أن معظم المستخدمين على دراية بالميزات الأساسية، إلا أن هناك العديد من الميزات المخفية في SharePoint التي يمكن أن تعزز تجربتك وكفاءتك. في هذه المقالة، سنقدم لك خمس ميزات مخفية في SharePoint يجب أن تعرفها لتحقيق أقصى استفادة من هذه المنصة متعددة الاستخدامات.
أهم 5 ميزات SharePoint Online
الميزة 1: سجل إصدارات المستندات
واحدة من أكثر ميزات SharePoint قيمة ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها هي محفوظات إصدارات المستندات. تتيح لك هذه الميزة تتبع التغييرات التي تطرأ على مستنداتك وإدارتها بمرور الوقت.
كيفية الوصول إلى محفوظات الإصدارات واستخدامها
للوصول إلى محفوظات إصدارات المستند، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على المستند في مكتبتك، ثم تحديد “محفوظات الإصدارات” وسترى قائمة مفصلة بجميع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند، بما في ذلك من قام بها ومتى. يمكنك أيضًا استعادة الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر.
مزايا استخدام محفوظات الإصدارات
يضمن سجل الإصدارات عدم فقدان أي تغييرات مهمة أو الكتابة فوق معلومات مهمة عن طريق الخطأ. يوفر سجل تدقيق واضح ويسهل العودة إلى الإصدارات السابقة إذا حدث خطأ ما.
الميزة 2: التنقل في البيانات الوصفية
يعد التنقل في البيانات الوصفية أداة قوية أخرى تتيح لك تنظيم المستندات والعثور عليها بكفاءة أكبر. تتيح لك البيانات الوصفية تصنيف المستندات ووضع علامات عليها بحيث يسهل العثور عليها.
إعداد التنقل في البيانات الوصفية
لإعداد التنقل في البيانات الوصفية، انتقل إلى إعدادات مكتبتك وحدد خيار “إعدادات” التنقل في البيانات الوصفية ” ضمن “الإعدادات العامة” هناك يمكنك تحديد حقول البيانات الوصفية التي يجب استخدامها للتنقل.
مزايا استخدام البيانات الوصفية للمنظمة
يعمل التنقل في البيانات الوصفية على تبسيط البحث عن المستندات حيث يمكنك التصفية والفرز وفقًا لمعايير محددة. يمكن أن يوفر ذلك الكثير من الوقت ويقلل من الإحباط عند التعامل مع كميات كبيرة من البيانات.
الميزة 3: التحرير السريع
التحرير السريع هي ميزة تتيح لك تحرير عناصر متعددة في قائمة أو مكتبة في وقت واحد، على غرار جدول البيانات.
فهم التحرير السريع
يمكنك الوصول إلى التحرير السريع عن طريق تحديد زر “تحرير سريع” على الشريط عند عرض قائمة أو مكتبة. سيؤدي ذلك إلى فتح شبكة قابلة للتحرير حيث يمكنك إجراء التغييرات مباشرةً.
كيفية استخدام التحرير السريع لإدخال البيانات بكفاءة
التحرير السريع مثالي للتحديثات الجماعية وإدخال البيانات. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى تحديث حالة مهام متعددة في قائمة مشروع، فيمكنك القيام بذلك بسرعة باستخدام التحرير السريع دون الحاجة إلى فتح كل عنصر على حدة.
السيناريوهات التي يكون فيها التحرير السريع مفيدًا للغاية
يعد التحرير السريع مفيدًا بشكل خاص في السيناريوهات التي تحتاج فيها إلى إجراء تغييرات على مجموعات البيانات الكبيرة، على سبيل المثال عند تحديث قوائم المخزون أو حالات المهام أو معلومات الاتصال.
الميزة 4: طرق عرض SharePoint
تتيح لك طرق عرض SharePoint تخصيص عرض المعلومات في قوائمك ومكتباتك. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل لا يصدق لتخصيص تجربة المستخدم وفقًا لاحتياجات محددة.
تخصيص طرق عرض SharePoint
لإنشاء طريقة عرض مخصصة، انتقل إلى إعدادات القائمة أو المكتبة وحدد “إنشاء طريقة عرض” يمكنك بعد ذلك تحديد الأعمدة المراد عرضها وتعيين خيارات الفرز والتصفية وتحديد التخطيط.
إنشاء طرق عرض مختلفة وإدارتها
يمكنك إنشاء العديد من طرق العرض لأغراض مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء طريقة عرض تعرض جميع المستندات التي تم تغييرها في الأسبوع الماضي أو طريقة عرض تعرض فقط العناصر التي تم تعيينها لفريق معين.
حالات استخدام طرق عرض SharePoint المختلفة
طرق العرض المخصصة لا تقدر بثمن لإدارة المشاريع وتتبع المهام وإدارة المستندات. فهي تساعدك على التركيز على المعلومات ذات الصلة وتحسين الكفاءة العامة.
الميزة 5: مهام سير عمل مصمم SharePoint
تسمح لك مهام سير عمل مصمم SharePoint Designer بأتمتة العمليات التجارية المعقدة دون كتابة التعليمات البرمجية. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير وضمان الاتساق.
مقدمة في مهام سير عمل مصمم SharePoint Designer
SharePoint Designer هو أداة تسمح لك بإنشاء مهام سير عمل لأتمتة المهام مثل الموافقات والإشعارات وتحديثات البيانات.
إنشاء مهام سير عمل مخصصة
لإنشاء سير عمل مخصص، افتح SharePoint Designer، وقم بالاتصال بموقعك وحدد خيار “مهام سير العمل” في جزء التنقل. يمكنك بعد ذلك تحديد خطوات وشروط سير عملك.
زيادة الإنتاجية باستخدام مهام سير العمل التلقائية
يمكن أن تتولى مهام سير العمل التلقائية المهام المتكررة، مما يوفر المزيد من الوقت لمزيد من الأنشطة الاستراتيجية. كما أنها تقلل من مخاطر الخطأ البشري وتضمن اتباع العمليات باستمرار.
اقرأ أيضًا: دليل SharePoint السهل للمبتدئين
تكامل SharePoint مع Microsoft Teams
يعد التكامل مع Microsoft Teams عامل تمكين رئيسي للتعاون والتواصل.
مزايا التكامل
من خلال دمج SharePoint مع Teams، يمكنك الوصول إلى مستنداتك والتعاون مع الزملاء وإدارة المشاريع – كل ذلك في مكان واحد. يؤدي ذلك إلى تبسيط التواصل وزيادة الإنتاجية.
كيفية دمج SharePoint مع Teams
للتكامل، انتقل إلى قناة Teams الخاصة بك، وحدد رمز “+” لإضافة علامة تبويب جديدة وحدد SharePoint. يمكنك بعد ذلك إنشاء رابط لمكتبات المستندات والقوائم الخاصة بك.
تحسين التعاون والتواصل
يتيح التكامل التعاون السلس، مما يسمح لأعضاء الفريق بالعمل معًا في الوقت الفعلي ومشاركة التحديثات والبقاء على اتصال بغض النظر عن موقعهم.
استخدام PowerApps مع SharePoint
باستخدام PowerApps، يمكنك إنشاء تطبيقات مخصصة تتفاعل مع بيانات SharePoint لتحسين عمليات عملك.
مقدمة إلى PowerApps
PowerApps عبارة عن مجموعة من التطبيقات والخدمات والموصلات التي تتيح لك إنشاء تطبيقات مخصصة لتلبية احتياجات عملك.
إنشاء تطبيقات مخصصة
يتيح لك PowerApps إنشاء تطبيقات دون الحاجة إلى معرفة واسعة بالبرمجة. ما عليك سوى سحب العناصر وإسقاطها والاتصال ببيانات SharePoint وتخصيصها حسب الحاجة.
تبسيط العمليات التجارية باستخدام PowerApps
يمكن للتطبيقات المخصصة أتمتة إدخال البيانات والموافقات والعمليات الأخرى، مما يقلل من الجهد اليدوي ويحسن الدقة.
استخدام تطبيق SharePoint للأجهزة المحمولة
يبقيك تطبيق SharePoint للأجهزة المحمولة على اتصال وإنتاجية أثناء التنقل.
وظائف تطبيق الجوال
يمنحك تطبيق الهاتف المحمول إمكانية الوصول إلى مواقعك ومستنداتك ورسائلك حتى تتمكن من البقاء على اطلاع والتعاون مع فريقك من أي مكان.
كيفية استخدام تطبيق الجوال للعمل عن بُعد
قم بتنزيل تطبيق SharePoint من متجر التطبيقات في جهازك، وقم بتسجيل الدخول باستخدام حسابك، وستكون جاهزًا للوصول إلى بيئة SharePoint الخاصة بك.
البقاء على اتصال وإنتاجية أثناء التنقل
باستخدام تطبيق الهاتف المحمول، يمكنك مراجعة المستندات والمشاركة في المناقشات ومواكبة التطورات المهمة حتى لا يفوتك أي شيء.
تحسين البحث في SharePoint
وظيفة البحث في SharePoint قوية، ولكن هناك طرق لتحسينها بشكل أكبر.
تحسين دقة البحث
تأكد من تنظيم المحتوى الخاص بك بشكل جيد وتمييزه بالبيانات الوصفية ذات الصلة لتحسين نتائج البحث. استخدم إعدادات البحث لتكوين التحسينات والمرشحات.
استخدام وظائف البحث المتقدم
يسمح لك البحث المتقدّم بإجراء استعلامات أكثر تحديداً، مثل البحث ضمن أنواع مستندات محددة أو نطاقات تواريخ محددة.
تحسين الكفاءة في استرجاع المعلومات
تضمن إعدادات البحث المحسّنة والمحتوى المنظم بشكل جيد أن يتمكن المستخدمون من العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة، مما يزيد من الإنتاجية الإجمالية.
الأمان والامتثال في SharePoint
يعد الأمان والامتثال أمرًا بالغ الأهمية في أي مؤسسة، ويوفر SharePoint ميزات قوية لدعم هذه المتطلبات.
فهم ميزات الأمان في SharePoint
يوفر SharePoint العديد من تدابير الأمان، بما في ذلك الأذونات والتشفير وإعدادات التوافق، لحماية بياناتك.
تنفيذ تدابير الامتثال
استفد من ميزات الامتثال في SharePoint، مثل سياسات الاحتفاظ والتدقيق، لضمان استيفاء مؤسستك للمتطلبات التنظيمية.
أفضل الممارسات للحفاظ على الأمان
مراجعة إعدادات الأمان وتحديثها بانتظام، وتدريب المستخدمين وتنفيذ المصادقة متعددة العوامل لزيادة الأمان.
اقرأ أيضًا: ما الذي يجعل SharePoint المحلي مختلفًا عن SharePoint Online؟
تكامل SharePoint مع Power BI
من خلال تكامل Power BI، يمكنك إنشاء تقارير ولوحات معلومات ديناميكية توفر رؤى قيمة لبياناتك.
مزايا تكامل Power BI
من خلال تكامل Power BI مع SharePoint، يمكنك عرض بياناتك في تقارير ولوحات معلومات تفاعلية، مما يسهل تحليل الرؤى ومشاركتها.
إعداد اتصالات البيانات
لإعداد اتصالات البيانات، استخدم تطبيق Power BI لسطح المكتب للاتصال ببيانات SharePoint وإنشاء تقاريرك ثم نشرها إلى خدمة Power BI.
تصور البيانات لاتخاذ قرارات أفضل
تساعدك أدوات التصور في Power BI على اتخاذ قرارات مستنيرة من خلال عرض البيانات المعقدة بتنسيق سهل الفهم.
استخدام SharePoint لإدارة المشاريع
تساعدك ميزات إدارة المشاريع في SharePoint على تتبع المهام والمواعيد النهائية والتسليمات.
وظائف إدارة المشاريع
يوفر SharePoint أدوات لتتبع المهام وإدارة المستندات والتعاون، مما يجعله منصة قوية لإدارة المشاريع.
إعداد مواقع المشاريع
أنشئ مواقع مخصصة للمشروع لتركيز جميع المعلومات والمستندات والاتصالات المتعلقة بالمشروع.
تتبع التقدم والنتائج
استخدم قوائم المهام والتقويمات وميزات إعداد التقارير في SharePoint لمراقبة التقدم المحرز وضمان بقاء المشاريع على المسار الصحيح.
تحسين اعتماد المستخدم
للاستفادة الكاملة من SharePoint، عليك التأكد من أن المستخدمين مرتاحون ومتفاعلون مع النظام الأساسي.
استراتيجيات لزيادة اعتماد المستخدم
توفير التدريب وإنشاء أدلة المستخدم وتقديم الدعم لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من SharePoint. تشجيع التغذية الراجعة وتحسين تجربة المستخدم باستمرار.
التدريب والدعم
توفير التدريب المنتظم وإنشاء نظام دعم لمساعدة المستخدمين في أي مشاكل تواجههم.
إنشاء تجربة مستخدم جذابة
اجعل مواقع SharePoint سهلة الاستخدام وجذابة بصريًا. استخدم ميزات مثل موجز الأخبار ومنتديات المناقشة وتكامل الشبكات الاجتماعية للحفاظ على تفاعل المستخدمين.
الخلاصة
يعد SharePoint نظامًا أساسيًا متعدد الاستخدامات مع العديد من الميزات المخفية التي يمكن أن تزيد من إنتاجيتك وكفاءتك بشكل كبير. من خلال استكشاف هذه الميزات والاستفادة منها، يمكنك إطلاق العنان للإمكانات الكاملة ل SharePoint وتبسيط سير عملك.
الأسئلة الشائعة
ما هي ميزة سجل الإصدارات في SharePoint؟
تتيح لك ميزة محفوظات الإصدارات تتبع التغييرات التي تطرأ على المستندات وعرض الإصدارات السابقة واستعادة الإصدارات القديمة إذا لزم الأمر.
كيف يعمل التنقل في البيانات الوصفية على تحسين إدارة المستندات؟
تتيح لك ميزة التنقل في البيانات الوصفية تنظيم المستندات وتصفيتها وفقًا لمعايير محددة، مما يسهل العثور على المعلومات وإدارتها.
هل يمكنني استخدام مهام سير عمل SharePoint Designer لأتمتة المهام؟
نعم، يمكن لمهام سير عمل مصمم SharePoint Designer أتمتة مهام مختلفة مثل الموافقات والإشعارات وتحديثات البيانات لزيادة الإنتاجية.
كيف يعمل تكامل SharePoint مع Microsoft Teams على تحسين التعاون؟
يسمح التكامل بالوصول السلس إلى المستندات وأدوات التعاون في Teams، مما يحسن التواصل والعمل الجماعي.
هل تطبيق SharePoint للأجهزة المحمولة مفيد للعمل أثناء التنقل؟
بالتأكيد. يوفر تطبيق الهاتف المحمول إمكانية الوصول إلى بيئة SharePoint الخاصة بك بحيث يمكنك البقاء على اتصال وإنتاجية من أي مكان.