دليل SharePoint النهائي: الميزات والفوائد وأفضل الممارسات

ندرك جميعًا أن العصر الحالي هو العصر الرقمي. العصر الذي أصبح فيه كل شيء متاحًا بسهولة في إطار زمني مع وجود منصات وفرص متقدمة في السوق للنمو من خلالها. إحدى هذه المنصات الرائدة التي توفر ميزات لا حصر لها لجعل مهمتك سهلة وقابلة للتحقيق هي Microsoft SharePoint.
Microsoft SharePoint هو منصة ويب قائمة على السحابة. وهي تتفوق في التعاون وإدارة المحتوى عبر المؤسسة من خلال فرق العمل المختلفة. وتسمح ميزاته عالية التقنية لفريقك بالتواصل والتعاون في المستندات والأدوات وإدارة المحتوى والوصول إلى البيانات عبر أجهزة مختلفة دون عناء.
يستحوذ برنامج Microsoft SharePoint على 67% من السوق، ويستخدمه أكثر من 200 مليون مستخدم، وهو معروف بأنه رائد في عام 2020. مع وضع قبولها العالمي في الاعتبار، ستتعرف في هذه المدونة على ماهية Microsoft SharePoint بالضبط. متى تم تقديمه؟ لماذا يعد أحد أكثر التطبيقات استخدامًا في المكاتب؟ ما هي فوائده، وأخيرًا، لماذا يجب عليك اختياره؟ نهدف إلى تزويدك بكل المعلومات المتاحة عن Microsoft SharePoint بنهاية المدونة، لذا ترقبوا معنا.
ما هو SharePoint؟
مايكروسوفت SharePoint هو منصة مستخدمة على نطاق واسع تساعدك على بناء نظام بيئي كامل لبياناتك. على وجه الدقة، يساعدك على تخزين البيانات، ومشاركة الملفات، وبث المعلومات إلى فريق كبير، وتقديم البيانات المعطاة بوسائل بصرية متقدمة مثل الرسوم البيانية.
هناك مهام لا حصر لها يمكن إكمالها بسهولة بمساعدة Microsoft SharePoint. وباعتباره نظامًا لإدارة المحتوى (CMS)، يمكنه بسهولة إنشاء مواقع ويب للمستخدمين لحفظ بياناتهم وتوزيع المعلومات الضرورية بسلاسة عبرها. تحتوي هذه الأداة أيضًا على ميزات أمان معتمدة، مما يجعلها منصة مثالية لتخزين البيانات ومشاركتها دون القلق بشأن تخريب النية بسرقة البيانات أو التهديدات. الآن بعد أن أصبحت على دراية بحقيقة أن Microsoft SharePoint هو منصة موثوقة تبني أنظمة ممتازة للعرض السلس للمعلومات، دعنا نتعرف أكثر على ميزاته بالتفصيل.
اقرأ المزيد: دليل SharePoint السهل للمبتدئين
ميزات SharePoint: ما الذي يجعلها سهلة التكيف؟
تم تقديم SharePoint من مايكروسوفت في عام 2001 مع أساسيات منصة إدارة المستندات. في هذه المرحلة، لم يسمح في هذه المرحلة بالكثير من التفاعل، لكن البداية الجديدة، على مر السنين، تطورت لتصبح الحل الموثوق الذي نعرفه جميعًا اليوم.
على مر السنين، زاد برنامج Microsoft SharePoint بشكل واضح من الميزات والخدمات التي يقدمها بأمان واضح. فيما يلي بعض ميزات Microsoft SharePoint المطورة التي يتمتع بها:
التكامل مع Microsoft 365: يعد Microsoft SharePoint إحدى الخدمات التي تعد جزءًا من Microsoft 365. تساعدك هذه الخدمة الإضافية في الحزمة على التواصل والمشاركة والتحليل وتنظيم المستندات.
إدارة المحتوى: كنظام لإدارة المحتوى، يتمتع Microsoft SharePoint بمهارة احترافية في الحفاظ على أنواع متعددة من تنسيقات البيانات ومشاركتها. من الصور ورسائل البريد الإلكتروني ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية والتحليلات وأوراق العمل والمخططات إلى صفحات الويب، يتميز Microsoft SharePoint بالكفاءة في إدارة المستندات وتحليلها وعرضها عبر النظام الأساسي.
وتتيح هذه الميزة التي يديرها نظام إدارة المحتوى عبر الإنترنت في SharePoint للمستخدمين التواصل بحرية ودقة عبر المؤسسة مع وجود مجموعة متنوعة من الخيارات لبث المعلومات المهمة إلى فرق العمل.
التعاون وإدارة المستندات: توفر إدارة المستندات في Microsoft SharePoint إمكانية الوصول إلى حزمة من الأدوات التي تُستخدم بكفاءة في المهام اليومية مثل Word وExcel وOneNote وPowerPoint. تسمح هذه الميزة بإدارة المستندات مركزياً وإدارة البيانات الوصفية على مستوى العالم. مع الأخذ في الاعتبار تنوع ملفات المستندات المختلفة، يساعدك نظامها المتكامل على العمل على أي مستند فريد أو إنشائه. كما يمنحك أيضاً إمكانية التحكم في من يمكنه الوصول إلى المستند والمعلومات.
إدارة المشاريع: يركز SharePoint Project Management على توفير الدعم للفرق الديناميكية التي تعمل على مشاريع فردية أثناء تواجدها في أقسام مختلفة. يمكنك أن تكون جزءًا من فرق مختلفة أو آفاق مختلفة ولكن لا يزال بإمكانك الوصول إلى جميع التحديثات والتحديثات حول المشروع. تساعد أدوات مثل Teams و Outlook و Planner على بناء وإدارة النتائج المستهدفة حتى من خلال التواجد في مناطق زمنية مختلفة.
إن تفرده بأنظمة العمل المحدثة ومساحة مركزية لإبقاء الجميع في الفريق من مختلف الأقسام على نفس الصفحة يجعله خياراً ممتازاً.
ذكاء الأعمال: ليس من المفاجئ أن البيانات هي أحد أهم أجزاء أي عمل تجاري ناجح. يؤدي الحصول على رؤى حول الأرقام المتغيرة باستمرار والقدرة على الاستفادة منها إلى اتخاذ قرارات أفضل. وفي هذه المرحلة، يصادف أن يكون SharePoint خيارًا ممتازًا لإنشاء لوحات معلومات وتقارير تفاعلية لتحليل الخطوة التالية. وتتيح خاصية التعاونية استكشاف البيانات، مما يساعد الفريق على فهم البيانات بشكل أفضل ويساعدهم كذلك على مشاركتها وتلقي الملاحظات عليها عبر مختلف الأقسام.
مواقع الإنترانت: يتميز برنامج Microsoft SharePoint بميزات متعددة تجعله أحد أكثر المنصات شيوعًا المستخدمة عالميًا. ومع ذلك، يعد إنشاء مواقع الإنترانت إحدى ميزاته الرائعة التي تساعد الفرق على مشاركة الأخبار والتحديثات عبر المنصات مع مختلف الفرق. تعمل هذه الميزة على تعزيز التواصل القوي بين الفرق، وتساعد هذه الميزة على إبقاء الجميع على نفس الصفحة كما أنها طريقة ممتازة لجعل الجميع على دراية بآخر التطورات وأبرز المستجدات في المشروع.
إمكانية الوصول على الهاتف المحمول: يتمتع Microsoft SharePoint بإمكانيات مرنة لمشاركة المستندات وإنشائها بسهولة. ولكن، مع هذه الميزة، يمكن للمرء الوصول إليها والتحكم بها من خلال هاتفه أثناء وجوده في أي مكان، بغض النظر عن الموقع. كما أن هذا الوصول يضمن ملاءمة التصميمات لأحجام الشاشات الأخرى أيضًا، ومن ناحية أخرى، يساعدهم على الاتصال بسلاسة في الوقت الفعلي.
الفوائد: لماذا تختار SharePoint على أي شيء؟
الآن بعد أن أصبحنا على دراية بالميزات التي تجعل SharePoint أحد أفضل الخيارات المتاحة لأتمتة العمل والتعاون في العمل دعونا نتحدث عن فوائد استخدام SharePoint ولماذا يجب أن يكون من أولوياتك.
في هذا القسم من المدونة، نركز في هذا القسم من المدونة على إيجاد الفوائد النهائية لاستخدام SharePoint في المؤسسة وكيف سيجعل البيئة بأكملها أكثر قوة وإنتاجية.
مع الأخذ في الاعتبار الجانب التحويلي الوارد أدناه بعض الفوائد التي يمتلكها SharePoint:
تعزيز التواصل: من خلال استخدام Microsoft SharePoint، يمكن للمرء الوصول إلى إنشاء ونشر المعلومات المهمة على موقع الويب الذي تم إنشاؤه من خلال الإنترانت.
هذا يشجع الموظفين على أن يكونوا على اطلاع على آخر التحديثات والحفاظ على المعلومات نفسها للفرق عبر الأقسام في نفس الوقت.
قابل للتطوير: Microsoft SharePoint هو منتج Saas؛ وبالتالي، فهو يتيح بشكل افتراضي ميزات مثل إنشاء المواقع وامتلاك سعة تخزين خاصة به. وبالنظر إلى الميزات التي تستخدمها المؤسسات الصغيرة، يعمل SharePoint مع الحفاظ على الموارد وفقًا لاحتياجاتها. وبالنظر إلى أنه يمكن للمرء أن يتوسع ويشترك حسب احتياجاته الخاصة دون دفع تكاليف كبيرة لحلول لا يحتاجها المرء، والتكيف مع الاحتياجات المستمرة للأعمال، فإن SharePoint منصة ممتازة للاختيار والتوسع مع نمو المرء.
الأمان: تتفوق ميزة الأمان في SharePoint من مايكروسوفت على كل المنصات الأخرى حيث توفر خاصية التشفير في كل خطوة. سواء كان الأمر يتعلق بالوصول إلى مستند محدود الوصول أو تقليل فرص تسرب البيانات الحساسة، فإن SharePoint لديه أنظمة قوية للحفاظ على أمان البيانات وضمان وضع السجلات في آلية آمنة، مما يحافظ على المستندات في الحلقة أيضًا. ولكي نكون أكثر دقة، تتمتع أنظمة أمان SharePoint أيضًا بمزايا مثل آلية المصادقة وإدارة حقوق المعلومات التي تحافظ على تتبع البيانات وتتأكد من وصول المعلومات الحساسة للغاية إلى المكان الصحيح.
الإنتاجية والفعالية: يشيع استخدام نظام SharePoint من مايكروسوفت بسبب طبيعته المرنة والقابلة للتكيف. من الإدارة إلى التجميع إلى التنفيذ، تم تجهيز Microsoft SharePoint بالأدوات والتطبيقات اللازمة التي تجعل عملية البناء بأكملها إلى تنفيذ أي منتج سلسة. كما تساهم أتمتة سير العمل الخاص به في أتمتة تسلسل المهام المعقدة التي تدفع المرء إلى إنهاء العمل قبل الموعد النهائي وتوفير الوقت الثمين.
مع الأخذ في الاعتبار طبيعته المرنة، يلعب SharePoint أيضًا دورًا حيويًا في توفير الأدوات التي تشتد الحاجة إليها في كل خطوة من خطوات الإنتاج. سواء كان الأمر يتعلق ببناء الأفكار أو لوحات المعلومات أو عرض النتائج النهائية للمشروع، فإن SharePoint مجهز بشكل واضح بخيارات متقدمة لإكمال المهام المعقدة.
العمل من أي مكان في العالم: قد يكون هذا أمرًا طبيعيًا بعد جائحة كوفيد-19، ولكن الوصول إلى أدوات عالية المستوى تتيح لك إدارة مهامك اليومية بسلاسة هو حاجة الساعة. مع تطور الأسواق التي تتكيف مع التغيرات الجديدة، من المهم أن تتغير مع الوقت وتصبح جزءًا من القاعدة الجديدة. في الآونة الأخيرة، أصبح العمل من المنزل أو من أي جزء من العالم مع فريق عمل على بعد أميال هو الوضع الطبيعي الجديد.
توفر تطبيقات وأدوات SharePoint من Microsoft، بميزاتها الفريدة ومرونة تكييفها للأدوات والتطبيقات، سهولة الوصول إلى المستندات من أي جزء من العالم. هذا التطبيق هجين للغاية ويعمل من أي مكان.
اقرأ المزيد: ما الذي يجعل SharePoint المحلي مختلفًا عن SharePoint Online؟
أفضل الممارسات في SharePoint: استخدمه على المستوى التالي
يعد SharePoint من Microsoft SharePoint خدمة قائمة على السحابة يستخدمها ملايين المستخدمين ويقابلها تحديثات منتظمة لمواكبة البيئة الديناميكية للسوق.
إن الكفاءة في استخدام SharePoint تجعل المحترف متميزًا وتساعد الفريق على إنشاء المنتجات والوفاء بالمواعيد النهائية. للوصول إلى الخطوة النهائية لأي عملية، يجب أن يكون المرء على دراية بكيفية تنفيذ المهام بذكاء واتخاذ القرارات الصحيحة. في نهاية المطاف، لا يمكن أن يحدث هذا إلا عندما يختار المرء بفعالية الأدوات والاستراتيجية الصحيحة للترقية وتلبية المتطلبات. في الرسم البياني المذكور، هناك أفضل الممارسات والميزات المختلفة لـ Microsoft SharePoint التي يمكن أن تساعدك على تحقيق أهداف أوضح، وعلاوة على ذلك، اتخاذ القرار الصحيح.
الخلاصة
مع وضع الميزات والفوائد والممارسات في الاعتبار، يعد Microsoft SharePoint خيارًا ممتازًا للحفاظ على الاتساق في سير العمل أثناء التعامل مع العديد من المشاريع والعملاء مع فريق ديناميكي في نفس الوقت. بفضل قدراته التعاونية التي تجمع المواهب في جميع أنحاء العالم معًا للاستفادة من أدوات مثل ذكاء ذكاء الأعمال للتركيز بدقة على إيجاد الخطوة التالية
ميزات مايكروسوفت SharePoint من Microsoft تضع حقًا علامة على جميع المربعات لتصبح سيد الحلول المتكاملة لكل أحجام الأعمال.
أخيرًا، إذا كنت فردًا تتطلع إلى معرفة المزيد عن هذه المنصة بشكل احترافي، فنحن في SPOTO لدينا بعض العروض القوية لك؛ انقر هنا لمعرفة المزيد.