SharePoint لإدارة المشاريع: الأدوات والاستراتيجيات

هل تساءلت يومًا كيف يبدو أن تكون مدير مشروع في مؤسسة ما؟ أن تكون مدير مشروع يتضمن إدارة المهام وتعيينها وتنفيذها. وهذا يعني دمج تحديات مثل الأهداف غير الواضحة وسوء التواصل التي تساهم في زيادة مخاطر فشل المشروع. وبالنظر إلى هذه العوامل، هل هناك طريقة يمكن للتكنولوجيا، مثل SharePoint لإدارة المشاريع، أن تساعدك في حل هذه المشكلات وتساعدك على البقاء على المسار الصحيح بينما يكون الجميع على نفس الصفحة؟
الإجابة هي نعم! Microsoft SharePoint هو أحد هذه المنصات التي تقدم مجموعة واسعة من الأدوات التي تبسط إدارة المشاريع. هدفها الأساسي هو تبسيط المشروع مع تحسين التعاون وتتبع التغييرات. في هذه المدونة، سوف نستكشف ونفهم فوائدها وأدواتها وأفضل استراتيجياتها، وكيف يمكن أن يساعدك Microsoft SharePoint في إدارة المشاريع بشكل بارز.
للحصول على فهم أعمق، تأكد من الرجوع إلى دليل SharePoint الخاص بنا، والذي يقدم نظرة شاملة على وظائفه وأفضل ممارساته.
ما هو SharePoint من مايكروسوفت؟
تم تقديم SharePoint من قِبل مايكروسوفت في عام 2001، وهو تطبيق قائم على الويب يوفر دعمًا شاملًا في إدارة المحتوى الخاص بك عبر منصات إنترانت تم إنشاؤها ومؤمنة بقيود الوصول. تساعد قدرته على التكيف مع تنسيقات مختلفة من المستندات وإمكانية الوصول إليها من أي مكان في جعله مساعدًا موثوقًا به طوال العملية.
أخيرًا وليس آخرًا، فهو مزود بأحدث التقنيات التي تتماشى مع التعاون في الوقت الفعلي مع أتمتة سير العمل الموسعة. كما تشمل ميزات SharePoint المميزة أيضًا قابلية التكيف المتنوعة مع الأجهزة المحمولة وقدرته على تحليل البيانات باستخدام Power BI.
يُعد SharePoint من Microsoft أداة مخصصة لإدارة المشاريع، حيث يحتوي على هياكل معقدة مدمجة لكل خطوة ومستوى من إدارة وتنفيذ مشروع ناجح. لفهمها بمزيد من التعمق، دعنا نتحدث عن الخيارات المختلفة التي يمكن دعمها أثناء العمل مع Microsoft SharePoint.
إذا كنت تتساءل عما إذا كنت تريد استخدام SharePoint المحلي أو SharePoint Online لتلبية احتياجات إدارة مشروعك، راجع مدونتنا حول ما الذي يجعل SharePoint المحلي مختلفًا عن SharePoint Online؟
أدوات إدارة المشاريع في Microsoft SharePoint
يشتهر SharePoint من Microsoft SharePoint بأدواته المتعددة الأوجه وقدرته على التكيف مع منصات المشاركة الخارجية الأخرى. تم تصميم Microsoft SharePoint لحل المشكلات على كل مستوى في عملية دورة المشروع، ويتفوق Microsoft SharePoint على المنصات الأخرى بأدواته الفعالة. هناك ثلاث فئات رئيسية. دعنا نغوص في التفاصيل ونعرف كيف يمكن أن يساهم الجمع بين هذه الأدوات في إنجاز مشروعك بنجاح.
أدوات التعاون الأساسية
كما يوحي الاسم، تركز هذه الأدوات بشكل متعمد على إيجاد حلول للقضاء على التحديات التي تواجهها من خلال التواصل في التفاصيل بين الأقسام، وبالتالي تساعد على إبقاء الفريق من مختلف الجهات على نفس الخط.
موقع الفريق: تركز هذه الأداة على بناء موقع حيث يمكن للفريق بناء وتخطيط ومشاركة وتتبع وتبادل الأفكار. ويتمتع بطبقات حماية للوصول إلى الموقع مع جعل التواصل والمهام والوثائق مركزية. وهي تتيح لكل فرد في الفريق العمل عليها بشكل تعاوني وهي ميزة سهلة الاستخدام للتصميم المعقد للفرق وتنفيذ المشاريع.
التعاون في الوقت الفعلي: يمكن أن يؤدي العمل عن كثب مع فريق عمل لديه خبرة مهنية في مجالات مختلفة إلى زيادة فرص اختلاف الآراء والتعارض. تتيح لك هذه الميزة العمل على المستندات في وقت واحد أثناء تتبع التغييرات. ويساعد ذلك في توضيح المتطلبات وضمان عمل الجميع على أحدث المعلومات.
مكتبات المستندات: تتيح هذه الأداة الوصول إلى المستند من أي مكان داخل الفريق. فهي تنظم المشاريع وتخزنها وتديرها، مع الاحتفاظ بالمستندات في موقع مركزي يحتوي على طبقات أمان. يؤدي هذا إلى التعاون في الوقت الفعلي ويضمن أن يكون الجميع على دراية بأحدث إصدار.
لوحات المناقشة/الأداء: تصور هذه الميزة المعلومات المهمة مع إبقاء الجميع في نفس حلقة المعلومات. يؤدي تتبع الأداء أثناء مناقشة الأفكار المحتملة للوصول إلى الهدف، وبالتالي يؤدي إلى تحسين جودة العمل واتخاذ قرارات أفضل.
أدوات الأتمتة والتكامل الأساسية
تساعد الأتمتة والتكامل في دورة المشروع بشكل كبير في بناء المنتج المناسب، وزراعة التنبيهات المطلوبة تلقائيًا، وتمكين الموافقات على المحتوى وفقًا لاختلافات الوصول داخل الفريق. وبمساعدة هذه الأدوات، يمكن للمرء مواءمة عملياته وتقليل أي عمل إضافي قد يضيف إلى عبء العمل.
أتمتة الطاقة: تركز هذه الأداة على إبقاء الجميع في الفريق على دراية بالتقدم المحرز من خلال خدمة المهام المتكررة مثل الإخطار بالتحديثات المهمة وتحديث الحالة وتنبيههم بأي نوع من التغييرات التي تحدث.
القائمة المخصصة: يمنحك Microsoft SharePoint خيار إنشاء قوائم يمكن الوصول إليها من قبل الفرق وتقوم بجميع المهام المتكررة نيابةً عنك. يتيح ذلك للمستخدمين إنشاء مكان يمكنهم من خلاله تتبع البيانات وإدارتها. بشكل افتراضي، تكون هذه القائمة التي تم إنشاؤها متاحة لأي شخص في المؤسسة، ولكن يمكن أيضًا التحكم في الوصول إليها من أجل الوصول الآمن. لديها ميزة التحكم لاختيار من يمكنه الوصول إليها.
سير العمل: يساعد إنشاء مهام سير العمل التي يتم إنشاؤها تلقائيًا في البداية للحد من المهام المتكررة وتوجيه المستندات في الوصول إلى الأهداف بأقل قدر من المتاعب ويوفر الوضوح في إنجاز العمل.
أدوات التتبع والمراقبة الأساسية
قد يكون من الصعب تتبع التغييرات التي يتم إجراؤها باستمرار من قبل مختلف أعضاء الفريق، خاصةً مع تعدد المناطق الزمنية. بمساعدة هذه الأدوات، يصبح من السهل مراقبة الاستجابة في بعض الأحيان ومواصلة العمل بأخطاء أقل.
قالب موقع إدارة المشروع: توفر هذه الأداة هيكلاً مسبقًا لتتبع المشاريع على مختلف المستويات والمخاطر والمشكلات. وبكلمات بسيطة، سيكون هذا بمثابة الصفحة الرئيسية للفريق. ويتكون من كل التفاصيل الدقيقة والتنبيهات والإشعارات وملاحظات الاجتماع مع خيار الوصول إلى من يمكن مشاركته.
قائمة المهام: تساعد قائمة المهام في إنشاء حلول مخصصة لمعرفة الخطوة التالية. تساعد هذه القائمة بشكل بارز المديرين على تتبع تقدم المشاريع وتحديد المواعيد النهائية وتعيين المهام المعقدة لأعضاء الفريق.
هناك بعض الأدوات الأخرى الشائعة في Microsoft Office 365 التي قد تعرفها بالفعل. يساعد ذلك على تقليل العمل الإضافي في عملية دورة المشروع. يوضح الرسم البياني أدناه هذه.
استراتيجيات إدارة المشاريع في SharePoint
يمكن أن يكون إكمال المشروع مع الحفاظ على الاتساق واستكمال المهام مع الوفاء بالمواعيد النهائية مرهقًا إذا لم يكن لدى المرء استراتيجيات منذ البداية. قد يبدو تخطيط النتائج مع التحديات المحتملة مهمة صعبة، لكن إكمال هذه الخطوة من أي دورة مشروع يمكن أن يعزز الثقة في الفريق لأن المرء يعرف ما يجب القيام به ويمكن أن يساعد في تحقيق الأهداف بأهداف واضحة. وبالتالي، إليك خمس استراتيجيات يمكن للمرء تنفيذها أثناء العمل على مشروع ما للتخلص من التشتت وتحقيق الأهداف.
إنشاء إدارة مركزية للوثائق: تدعم هذه الميزة المدمجة في Microsoft SharePoint مدير المشروع في كل خطوة. يساعد إنشاء مساحة للتوثيق في التنبيهات المهمة لسهولة الوصول إلى المعلومات المطلوبة. ويؤدي القيام بذلك مع وضع استراتيجية إلى إبقاء جميع أعضاء الفريق على اطلاع على آخر المستجدات، مما يؤدي إلى تقليل حوادث التواصل.
تحديد أهداف ومسؤوليات واضحة: تعد الطبقات المتعددة للتحكم في الوصول ميزة مسؤولة عن التوزيع الواضح للعمل أثناء التعاون بثقة داخل التسلسل الهرمي. يساعد في التركيز على جدول الأعمال الصحيح وتتبع التقدم المحرز من خلال السجلات.
أتمتة سير العمل: يساعد ذلك على أتمتة المعلومات المهمة مع تجنب التأخيرات غير الضرورية. تسلط هذه الميزة الضوء على التنبيهات المطلوبة ضمن التجارب المطلوبة، مما يؤدي إلى إبعاد المهام المتكررة.
تراك مع لوحات المعلومات الاحترافية: تُعد لوحات المعلومات الاحترافية من أفضل الميزات في SharePoint التي تساعد على تتبع الأداء في الوقت الفعلي للمشروع. فهي تساهم في إعطاء صورة واضحة لتصور التقدم المحرز واقتراب المواعيد النهائية وتحليل الأخطاء. وينتج عن ذلك عرض مستمر لحالة مستويات العمل المختلفة، مما يعطي الفريق خطوته التالية.
التكامل مع Microsoft 365: كما هو موضح في الرسم البياني أعلاه، تتوفر أدوات Microsoft 365 للتعاون السلس. وتُعد قدرتها وسهولة الوصول إليها أداة رائعة لمديري المشاريع، مما يجعلها الخيار الأول الواضح بالنسبة لهم. الميزة الأكبر لـ Microsoft 365 هي أنه ينشئ نظامًا بيئيًا للمشروع من البداية إلى النهاية، مع توفير جميع الأدوات اللازمة للوفاء بالموعد النهائي.
الخاتمة
في الختام، يحتوي Microsoft SharePoint على بعض الأدوات الفعالة التي يمكن أن تساعد مديري المشاريع على تصعيد عملهم من خلال تحسين التعاون، وتقليل الإدارة، والوصول إلى الوثائق من مواقع بعيدة. كما أن قدرته على إدارة الفرق ذات المشاريع واسعة النطاق تجعله أداة مهمة لأي حجم من أحجام المؤسسات.
وبذلك، نأمل أن تكون هذه المدونة قد قدمت لك منظورًا واضحًا حول الأدوات المتميزة لرحلتك في إدارة مشروعك. أيضًا، إذا كنت شخصًا يتطلع إلى ترقية محفظتك المهنية من خلال الحصول على شهادة في SharePoint، فنحن في SPOTO لدينا خبراء في هذا المجال من ذوي الخبرة الذين يمكنهم إرشادك.