إدارة نطاق المشروع – كيفية تحديد ومراقبة ما هو مدرج في 2025

في هذه المدونة، سنناقش أهمية إدارة نطاق المشروع، وكيفية تحديد نطاق المشروع والتحكم فيه، وسنقدم نصائح لتخطيط وإدارة المشروع بنجاح. سواء كنت مديرًا للمشروع أو عضوًا في الفريق أو صاحب مصلحة، فإن فهم مبادئ إدارة نطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع.
مقدمة
شرح إدارة نطاق المشروع: إدارة نطاق المشروع هي عملية تحديد نطاق المشروع وتخطيطه والتحكم فيه. وتتضمن تحديد أهداف المشروع ومخرجاته وجمع وتوثيق متطلبات المشروع وإنشاء بيان نطاق المشروع. بالإضافة إلى ذلك، تهدف إدارة نطاق المشروع إلى ضمان اكتمال المشروع ضمن الوقت والميزانية والنطاق المتفق عليه.
أهمية تحديد نطاق المشروع والتحكم فيه: يعد تحديد نطاق المشروع والتحكم فيه أمرًا ضروريًا لإكمال المشروع. فبدون تعريفات واضحة للنطاق وإجراءات تحكم واضحة، قد يواجه المشروع زحفًا في النطاق وتأخيرات وتجاوزات في التكاليف. يمكن أن تضمن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع أيضًا أن تلبي مخرجات المشروع النهائية احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة.
تحديد نطاق المشروع
دعونا نفهم خطوة بخطوة كيفية تحديد نطاق المشروع
تحديد أهداف المشروع ومخرجاته: الخطوة الأولى في تحديد نطاق المشروع هي تحديد أهداف المشروع والمخرجات المحددة المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف. ويشمل ذلك تحديد ما سينجزه المشروع وما يجب القيام به وما هو المنتج أو النتيجة النهائية.
جمع وتوثيق متطلبات المشروع: بمجرد تحديد أهداف المشروع ونواتجه، فإن الخطوة التالية هي جمع وتوثيق المتطلبات. ويشمل ذلك تحديد الميزات والوظائف المطلوبة في المنتج أو النتيجة النهائية وأي قيود أو حدود قد تؤثر على المشروع.
إنشاء بيان نطاق المشروع: بمجرد تحديد أهداف المشروع والمخرجات والمتطلبات، فإن الخطوة التالية هي إنشاء بيان نطاق المشروع. يجب أن يحدد هذا المستند بوضوح ودقة أهداف المشروع ونواتجه ومتطلباته والقيود أو القيود التي قد تؤثر على المشروع. يجب على جميع أصحاب المصلحة مراجعة بيان نطاق المشروع والموافقة عليه قبل بدء المشروع.
الحصول على موافقة أصحاب المصلحة على نطاق المشروع: يعد الحصول على موافقة أصحاب المصلحة على نطاق المشروع خطوة حاسمة في عملية إدارة نطاق المشروع. وهذا يضمن أن جميع أصحاب المصلحة يفهمون ويوافقون على أهداف المشروع ومخرجاته ومتطلباته وأن هناك موافقة على المشروع من جميع الأطراف المعنية.
التحكم في نطاق المشروع
الآن، دعنا نفهم كيفية التحكم في نطاق المشروع
مراقبة تقدم المشروع ومقارنته بنطاق المشروع: أحد الجوانب المهمة للتحكم في نطاق المشروع هو مراقبة تقدم المشروع ومقارنته بنطاق المشروع. وهذا يشمل:
مراجعة بيان نطاق المشروع بانتظام.
مقارنة التقدم الفعلي بالتقدم المخطط له.
تحديد التناقضات.
إدارة طلبات تغيير النطاق: من الجوانب المهمة الأخرى للتحكم في نطاق المشروع إدارة طلبات تغيير النطاق. ويشمل ذلك تقييم أي طلبات لإجراء تغييرات على نطاق المشروع وتحديد ما إذا كانت ضرورية وممكنة التنفيذ. إذا تمت الموافقة على التغيير، فيجب توثيقه ودمجه في بيان نطاق المشروع.
التواصل وفرض قيود النطاق: يعد التواصل وفرض قيود النطاق أمرًا ضروريًا أيضًا للتحكم في نطاق المشروع. ويشمل ذلك إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بنطاق المشروع وأي قيود أو حدود وضمان فهم جميع أعضاء فريق المشروع لهذه القيود والتزامهم بها.
تحديد زحف النطاق والتخفيف من حدته: يعد تحديد زحف النطاق والتخفيف من حدته أمرًا بالغ الأهمية للتحكم في نطاق المشروع. يحدث زحف النطاق عندما تتم إضافة ميزات أو وظائف إضافية إلى المشروع دون تخطيط أو موافقة مناسبة. يمكن أن يساعد تحديد زحف النطاق في وقت مبكر واتخاذ خطوات للتخفيف من حدته في منع التأخير وتجاوز التكاليف.
أفضل الممارسات لإدارة نطاق المشروع
إشراك أصحاب المصلحة في وقت مبكر وفي جميع مراحل المشروع: يعد إشراك أصحاب المصلحة في وقت مبكر وطوال المشروع من أفضل الممارسات لإدارة نطاق المشروع. ويشمل ذلك الحصول على مدخلات من أصحاب المصلحة بشأن أهداف المشروع ومخرجاته ومتطلباته وإبقائهم على اطلاع دائم بتقدم المشروع وأي تغييرات في النطاق.
مراجعة نطاق المشروع وتحديثه باستمرار: من أفضل الممارسات أيضًا مراجعة نطاق المشروع وتحديثه باستمرار. ويشمل ذلك مراجعة بيان نطاق المشروع بانتظام، وتحديد أي تغييرات يجب إجراؤها، وتحديث نطاق المشروع وفقًا لذلك.
استخدام برنامج إدارة المشروع لتتبع النطاق: يمكن أيضًا أن يكون استخدام برنامج إدارة المشروع لتتبع النطاق من أفضل الممارسات. تسهل هذه البرمجيات التواصل وتوثق تغييرات النطاق وتوفر معلومات دقيقة وفورية عن تقدم المشروع.
وضع خطة لإدارة النطاق: يعد إنشاء خطة لإدارة النطاق من أفضل الممارسات التي تحدد خطوات وعمليات تحديد نطاق المشروع وتخطيطه والتحكم فيه. يجب أن توجه هذه الخطة فريق المشروع طوال فترة المشروع ويجب تحديثها حسب الحاجة.
بيان النطاق في إدارة المشروع
بيان النطاق في إدارة المشروع هو مستند يحدد بوضوح ودقة أهداف المشروع وإنجازاته ومتطلباته. ويتضمن أيضًا أي قيود أو حدود قد تؤثر على المشروع. يعد بيان النطاق أداة مهمة لإدارة نطاق المشروع لأنه يوفر فهمًا واضحًا لما سينجزه المشروع وما يجب القيام به لتحقيق أهدافه. كما أنه بمثابة نقطة مرجعية لفريق المشروع وأصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع، مما يساعد على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وضمن النطاق.
يجب إنشاء بيان النطاق في وقت مبكر من مرحلة تخطيط المشروع ومراجعته والموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة قبل بدء المشروع. ويجب تحديثه طوال فترة المشروع ليعكس أي تغييرات في أهداف المشروع أو مخرجاته أو متطلباته. يعد بيان النطاق أيضًا أحد المدخلات الرئيسية في خطة المشروع، والتي تتضمن الجدول الزمني للمشروع والميزانية وتخصيص الموارد. بيان النطاق هو أيضًا الأساس لهيكل تقسيم العمل (WBS)، وهو تمثيل هرمي لنطاق المشروع يساعد على تنظيم عمل فريق المشروع.
عملية إدارة نطاق المشروع
تتضمن عملية إدارة نطاق المشروع الخطوات التالية:
التخطيط: هذه هي الخطوة الأولى في عملية إدارة نطاق المشروع، حيث يتم تحديد وتوثيق أهداف المشروع والمخرجات والمتطلبات. يتم أيضًا إنشاء بيان نطاق المشروع في هذه المرحلة، والذي يعمل كنقطة مرجعية لفريق المشروع وأصحاب المصلحة في جميع مراحل المشروع.
التحديد: في هذه الخطوة، يتم تحديد نطاق المشروع بمزيد من التفصيل، بما في ذلك الميزات والوظائف التي سيتم تضمينها في المنتج أو النتيجة النهائية. كما تتم مراجعة بيان نطاق المشروع والموافقة عليه من قبل جميع أصحاب المصلحة.
إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS): يتم إنشاء هيكل تقسيم العمل، وهو تمثيل هرمي لنطاق المشروع يساعد على تنظيم عمل فريق المشروع. ويساعد ذلك على تقسيم المشروع إلى مهام أصغر يمكن إدارتها.
المراقبة والتحكم: تشمل هذه الخطوة مراقبة تقدم المشروع ومقارنته بنطاق المشروع، وإدارة طلبات تغيير النطاق، والتواصل وفرض قيود النطاق، وتحديد وتخفيف زحف النطاق.
الإغلاق: الخطوة الأخيرة في عملية إدارة نطاق المشروع، حيث يتم إغلاق المشروع وتسليم المخرجات النهائية إلى أصحاب المصلحة. يتم توثيق أي دروس مستفادة، ويتم أرشفة بيان نطاق المشروع.
من المهم ملاحظة أن العملية تكرارية. فمع تطور المشروع، قد يتغير النطاق، وقد يحتاج فريق المشروع إلى إعادة النظر في الخطوات السابقة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وضمن النطاق.
10 نصائح للتخطيط والإدارة الناجحة للمشروع
تحديد نطاق المشروع وأهدافه بوضوح: سيضمن ذلك أن يفهم جميع أصحاب المصلحة بوضوح ما سينجزه المشروع وما يجب القيام به لتحقيق أهداف المشروع.
وضع جدول زمني مفصل للمشروع: سيساعد ذلك على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وإنجاز جميع المهام والمخرجات بشكل صحيح.
تحديد المخاطر وإدارتها: يمكن أن يساعد تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر واتخاذ خطوات للتخفيف من حدتها في منع التأخير وتجاوز التكاليف.
التواصل بفعالية: التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع. تأكد من إبقاء جميع أصحاب المصلحة على علم بتقدم المشروع وأي تغييرات في نطاقه.
استخدم برنامج إدارة المشروع: يمكن أن تساعد برامج إدارة المشروع في تسهيل التواصل وتوثيق تغييرات النطاق وتوفير معلومات دقيقة وفورية عن تقدم المشروع.
إشراك أصحاب المصلحة في وقت مبكر وفي جميع مراحل المشروع: سيضمن ذلك توافق أهداف المشروع ومخرجاته مع احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم.
مراجعة نطاق المشروع وتحديثه باستمرار: ستساعد المراجعة المنتظمة وإجراء التغييرات حسب الحاجة على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وضمن النطاق.
وضع خطة لإدارة النطاق: ستحدد هذه الخطة خطوات وعمليات تحديد نطاق المشروع والتخطيط له والتحكم فيه، ويجب استخدامها لتوجيه فريق المشروع طوال فترة المشروع.
إدارة طلبات تغيير النطاق: تقييم أي طلبات لتغيير نطاق المشروع وتحديد ما إذا كانت ضرورية وممكنة التنفيذ. إذا تمت الموافقة على التغيير، يجب توثيقه ودمجه في بيان نطاق المشروع.
تحديد زحف النطاق والتخفيف من حدته: يمكن أن يساعد تحديد زحف النطاق في وقت مبكر واتخاذ خطوات للتخفيف من حدته في منع التأخير وتجاوز التكاليف.
مثال على إدارة نطاق المشروع
مثال على إدارة نطاق المشروع هو مشروع إنشائي لبناء مركز تجاري جديد. راعي المشروع هو مطور المركز التجاري، ومدير المشروع هو شركة الإنشاءات، وفريق المشروع يتألف من المهندسين المعماريين والمهندسين وعمال البناء.
في مرحلة التخطيط، يتم تحديد نطاق المشروع من خلال تحديد أهداف المشروع: بناء مركز تسوق جديد يلبي احتياجات المجتمع ويكتمل في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد. تشمل مخرجات المشروع مبنى المركز التجاري وموقف السيارات والمناظر الطبيعية وجميع التصاريح والموافقات اللازمة. تشمل متطلبات المشروع حجم المركز التجاري وعدد المتاجر وعناصر التصميم المحددة.
يتم إنشاء بيان نطاق المشروع ومراجعته من قبل جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك مطور المركز التجاري وشركة الإنشاءات والمسؤولين الحكوميين المحليين. ويتضمن بيان نطاق المشروع أهداف المشروع والمخرجات والمتطلبات وأي قيود أو حدود.
أثناء المشروع، يستخدم مدير المشروع وفريق العمل برنامج إدارة المشروع لتتبع التقدم المحرز ومقارنته بنطاق المشروع. يتم تقييم أي تغييرات في نطاق المشروع، مثل طلبات الميزات الإضافية أو التغييرات في التصميم، وإدارتها من خلال عملية طلب تغيير النطاق.
كما يقوم فريق المشروع أيضاً بتحديد وتخفيف أي زحف محتمل للنطاق. ويقومون بمراجعة بيان نطاق المشروع وتحديثه بانتظام لضمان بقائه على المسار الصحيح وضمن النطاق.
وأخيراً، اكتمل المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وتم افتتاح مركز التسوق الجديد للجمهور. بالإضافة إلى ذلك، يتم أرشفة بيان نطاق المشروع وتوثيق أي دروس مستفادة للرجوع إليها في المستقبل.
دراسة حالة إدارة نطاق المشروع
تم التعاقد مع شركة تطوير برمجيات لتطوير نظام جديد لإدارة علاقات العملاء (CRM) لشركة كبيرة للبيع بالتجزئة. كان راعي المشروع هو المدير التنفيذي للمعلومات في شركة البيع بالتجزئة، وكان مدير المشروع من شركة تطوير البرمجيات، وكان فريق المشروع يتألف من مطورين ومصممين ومختبرين من الشركتين.
في مرحلة التخطيط، تم تحديد نطاق المشروع من خلال تحديد أهداف المشروع: تطوير نظام إدارة علاقات العملاء لتحسين مبيعات شركة التجزئة وخدمة العملاء. تضمنت مخرجات المشروع نظام إدارة علاقات العملاء الوظيفي ودليل المستخدم ومواد التدريب. بالإضافة إلى ذلك، تضمنت متطلبات المشروع ميزات محددة مثل تحليلات البيانات وإعداد التقارير والتكامل مع الأنظمة الحالية لشركة البيع بالتجزئة.
تم إنشاء بيان نطاق المشروع ومراجعته من قِبل جميع أصحاب المصلحة، بما في ذلك المدير التنفيذي للمعلومات ومدير المشروع وفريق المشروع في شركة البيع بالتجزئة. وقد تضمن أهداف المشروع والمخرجات والمتطلبات، بالإضافة إلى أي قيود أو حدود.
فيما يلي قائمة بما يلي
أهداف المشروع:
تطوير نظام إدارة علاقات العملاء الذي يعمل على تحسين مبيعات شركة البيع بالتجزئة وخدمة العملاء
تقديم نظام إدارة علاقات العملاء الوظيفي الذي يلبي احتياجات وتوقعات شركة البيع بالتجزئة
المنجزات:
نظام وظيفي لإدارة علاقات العملاء
دليل المستخدم
مواد تدريبية
المتطلبات:
قدرات تحليل البيانات
وظيفة إعداد التقارير
التكامل مع الأنظمة الحالية لشركة البيع بالتجزئة
الامتثال لمعايير ولوائح الصناعة
القيود:
ميزانية محدودة
جدول زمني قصير
محدودية الموارد
التكامل مع الأنظمة الحالية قد يشكل تحديات تقنية
الامتثال للوائح خصوصية البيانات
القيود:
لن يتضمن نظام إدارة علاقات العملاء وظيفة إدارة المخزون.
لن يكون نظام إدارة علاقات العملاء قادرًا على التكامل مع معالجات الدفع التابعة لجهات خارجية
لن يتضمن نظام إدارة علاقات العملاء تطبيقاً للجوال.
أثناء المشروع، استخدم مدير المشروع برنامج إدارة المشروع لتتبع التقدم المحرز ومقارنته بنطاق المشروع. تم تقييم أي تغييرات في نطاق المشروع، مثل طلبات الحصول على ميزات إضافية أو تغييرات في التصميم، وإدارتها من خلال عملية طلب تغيير النطاق.
كما قام فريق المشروع أيضًا بتحديد أي زحف محتمل للنطاق والتخفيف من حدته. على سبيل المثال، قاموا بمراجعة بيان نطاق المشروع وتحديثه بانتظام لضمان بقائه على المسار الصحيح وضمن النطاق.
وأخيراً، اكتمل المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، وتم تنفيذ نظام إدارة علاقات العملاء الجديد. تمت أرشفة بيان نطاق المشروع، وتم توثيق أي دروس مستفادة للرجوع إليها في المستقبل. شهدت شركة البيع بالتجزئة زيادة كبيرة في المبيعات ورضا العملاء بعد تنفيذ نظام إدارة علاقات العملاء الجديد، مما يدل على نجاح إدارة نطاق المشروع.
الخاتمة: إدارة نطاق المشروع كيفية تحديد ومراقبة ما يتضمنه المشروع
في الختام، تُعد إدارة نطاق المشروع جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة المشروع، حيث إنها تساعد على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبما يرضي جميع أصحاب المصلحة. من خلال تحديد نطاق المشروع وأهدافه بوضوح، وإنشاء جدول زمني مفصل للمشروع، وتحديد المخاطر وإدارتها، والتواصل الفعال مع جميع أصحاب المصلحة، يمكن لمديري المشاريع المساعدة في الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح ومنع حدوث أي زحف في النطاق.
كما تساعد إدارة النطاق الفعالة مديري المشاريع على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الجدول الزمني للمشروع وميزانيته وموارده، مما يمكنهم من تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها. بالإضافة إلى ذلك، من خلال إشراك أصحاب المصلحة في وقت مبكر وطوال فترة المشروع، يمكن لمديري المشاريع ضمان توافق أهداف المشروع ومخرجاته مع احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم.
باختصار، تعد إدارة النطاق جانبًا حيويًا من جوانب إدارة المشروع، حيث إنها تساعد على ضمان بقاء المشروع ضمن نطاقه وإنجازه بنجاح. لذلك، يجب على مديري المشاريع تنفيذ خطة إدارة النطاق ومراجعتها وتحديثها باستمرار طوال فترة المشروع، ولتنفيذ إدارة نطاق المشروع بنجاح، يجب على مديري المشاريع أن يكونوا يقظين في تتبع زحف النطاق ومراجعة خطة إدارة النطاق باستمرار.