من أي وقت مضى كان لديك قميص كرة قدم مفضل والذي بدأ يتفكك بعد سنوات من البلى؟ لقد اخترت التماس من حين لآخر ؛ فقط لتجد ذلك يومًا ما ، قميصك قد انهار تمامًا. هذا ما تشعر به عندما يكون لديك مشروع أنت المسؤول عن الخروج عن نطاق السيطرة. بالطبع ، إذا كنت قد استغرقت بضع دقائق لتخييط التماس الذي كان سيبدأ ، فستكون في وضع أفضل بكثير (ولا يزال لديك قميص كرة القدم المفضل ).
إدارة المشروع هي نفسها إلى حد كبير ، بصفتك مديرًا للمشروع ، فمن واجبك أن تراقب الإشارات التحذيرية التي تشير إلى أن مشروعك قد يواجه عقبة قد تؤدي إلى الاحتراق الكامل.
لحسن الحظ ، هناك بعض العلامات التحذيرية الشائعة في إدارة المشروع ؛ ومعرفة ماهيتها يمكن أن يوفر عليك صداعًا هائلاً في المستقبل. فيما يلي بعض علامات الإنذار المبكر بأن مشروعك يواجه مشكلة.
يعمل أعضاء الفريق كثيرًا في العمل الإضافي ببساطة: عندما يتم تشغيل المشروع في الموعد المحدد ، سيكون هناك القليل من العمل الإضافي المطلوب من أعضاء الفريق أو لا يتطلب أي وقت إضافي. العمل الإضافي هو أداة مساعدة لتغطية سوء الجدولة أو إدارة النطاق ، والكثير من أعضاء الفريق بمرور الوقت هي علامة منبهة على وجود مشكلات في إدارة المشروع تحتاج إلى معالجة. ويمكن أن يكون التأثير على أعضاء الفريق أيضًا أكثر سلبية مما كان متوقعًا ؛ ليالي متأخرة من العمل المستقر ، والكثير من الوجبات السريعة لتهدئة الشهية ، والكثير من الكافيين الحفاظ على عمل أعضاء الفريق. كل هذه السمات غير المباشرة لوقت إضافي مفرط ستؤدي إلى ضعف معنويات الفريق وارتفاع معدل دورانهم. بالطبع ، العمل الإضافي في بعض الأحيان يكون جيدًا تمامًا ، خاصة قبل فترات التسليم الحرجة. ولكن عندما يتقدم العمل الإضافي إلى عدة ساعات يوميًا في الأساس ، حان الوقت لإعادة النظر في الجدول الزمني لمشروعك ومعايرة توقعات العميل لضمان بيئة مشروع صحي.
يساء فهم أهداف المشروع من قبل الفريق و / أو أصحاب المصلحة من العملاء. معظم المشاريع لها هدف عمل شامل ، أو هدفين أو ثلاثة. المشكلة هي أن قادة الشركات أو مديري المشاريع أو حتى أصحاب المصلحة من العملاء قد يفترضون أن الأهداف التجارية لمشروع معين واضحة بالنسبة لهم الجميع. من الواضح جدًا أن لا أحد يذكر ما هي عليه على الإطلاق. يمكن أن تؤدي هذه الأنواع من الافتراضات إلى عدد كبير من مشكلات المشروع حيث لا يكون أعضاء الفريق واضحين تمامًا بشأن أولويات المهام أو “الصورة الكبيرة”. مجرد افتراض أن أهداف العمل العامة قد يؤدي وجود مشروع واضح للجميع إلى افتراضات خطيرة ؛ وفي نهاية المطاف ، تعتبر مشكلة اتصال بسيطة يجب حلها.
ضعف التواصل داخل فريقك إذا كان أعضاء فريقك يواجهون مشكلات شخصية معك أو مع بعضهم البعض بشكل متكرر ، أو لا تتوافق معهم بشكل جيد ، فأنت بحاجة كمدير للمشروع إلى إدارة الاتصالات بشكل أفضل. في حين أنه من المستحيل على الجميع التواصل بشكل رائع مع الجميع الوقت ، من الضروري أن يضع الناس خلافاتهم جانبًا ويقيموا علاقة عمل. بصفتك مدير مشروع ، الأمر متروك لك للتأكد من أن علاقة العمل بين الأشخاص الذين لا يتفقون على المستوى الشخصي قد تم وضعها ، وأن قنوات الاتصال تظل مفتوحة ومتدفقة. قد تحتاج إلى استدعاء فرسان حل النزاعات ، ولكن هذا ما يتواجد مديرو المشروع من أجله. من خلال عدم معالجة مشكلات الاتصال على المدى الطويل في البداية ، يمكن أن يواجه المشروع مشكلات إنتاجية هائلة . ينطبق هذا أيضًا على مدير المشروع ؛ من المهم أن تفهم أنك عضو في الفريق ، ولست إمبراطورًا. سيؤدي الاتصال المتنازل إلى إصدار مماثل ues.
توجيه المشروع مفقود أو غير متسق إذا لم يكن هناك توجيه من مديري المشروع أو العملاء المحتملين للمهام ، ولم يتم إبقاء قنوات الاتصال مفتوحة ، فقد يكون مشروعك في بعض المشاكل. عندما لا يكون أعضاء الفريق على دراية بالجدول العام للمشروع ، أو تدار بشكل دقيق مع مهام محدودة صغيرة ، فهي أقرب إلى إزالة البوصلة من طاقم السفينة. لا أحد غير القبطان يعرف أين يتجه القارب ، مما يؤدي إلى ضعف معنويات الفريق وسوء فهم أولويات المشروع. أسوأ من غياب الاتجاه ، مع ذلك ، هو تناقض الاتجاه ، والتقليب المستمر بين الأهداف والغايات المعلنة هو علامة تحذير حمراء ضخمة ، ويمكن أن يشير إلى سوء إدارة النطاق نيابة عن مدير المشروع.
تتعارض قيادة الشركة وأهداف المشروع مع بعضها البعض بغض النظر عن الجدول الزمني لمشروعك ، إذا كان هناك تعارض مع أهداف قيادة الشركة ، فقد تكون هناك كارثة معلقة في المشروع. عندما تقرر قيادة الشركة تحويل تركيز أعمالها بعيدًا عن احتياجات صاحب المصلحة العميل الخاص بك ، هذه علامة حمراء لمشروعك. على سبيل المثال ، عندما تقرر مؤسسة استشارية لتكنولوجيا المعلومات أنها لن تدعم تقنية استثمر فيها عميلك بعد الآن ؛ قد تنخفض الثقة والثقة الممنوحة لقيادة مشروعك ، مما يؤدي في النهاية إلى عدد كبير من المشكلات. يعد التعرف على الأهداف العامة لمؤسستك ، والتأكد من توافقها مع مشروعك طريقة بسيطة لضمان عدم أخذ مشروعك على حين غرة. إذا لاحظت وجود تعارض في المشروع فيما يتعلق باتصالات الشركة ، فقم بمعالجته على الفور من خلال التواصل المباشر مع إدارة الشركة.
على افتراض “لا توجد أخبار جيدة” في أي وقت مضى كان هناك عميل لا يرد المكالمات ، إما لأنهم غارقون جدًا أو لأنهم ببساطة لا يمتلكون المعرفة لتقديم التعليقات؟ يعد الاتصال بين أصحاب المصلحة من العملاء أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح للمشروع ، وعندما تجد أن عميلك أصبح غير مستجيب ، فمن السهل على مديري المشروع افتراض “عدم وجود أخبار جيدة”. يمكن أن يكون هذا منحدرًا زلقًا ، خاصةً عندما يتم اتخاذ قرارات حاسمة فيما يتعلق بأهداف العمل واتجاه المشروع. واحد طريقة مواجهة هذه المشكلة دون أن تصبح مزعجًا هي تحديد موعد لمكالمة الحالة الأسبوعية مع العميل والتي يمكن أن تكون مختصرة مثل خمس دقائق. ثانيًا ، تأكد من إرسال تحديثات الحالة الأسبوعية التي تُظهر بالضبط ما يعمل عليه فريقك ، والمواعيد النهائية القادمة ، وأي عناصر عمل تطلبها منهم. يضمن هذا النوع من الاتصالات الاستباقية بقاء العميل مشاركًا في المشروع ويقلل من المخاطر المرتبطة بعميل غير مستجيب. من خلال نقل على طول مسار المشروع بدون مدخلات من عميلك (حتى لو حثتهم) ، فإنك تعرض مشروعك ونفسك لخطر شديد.
