“الخطأ هو أمر بشري” ، ومديرو المشاريع لا يختلفون عندما يتعلق الأمر بارتكاب الأخطاء ، ومع ذلك ، فإن معرفة أخطاء المديرين الشائعة قد تساعدك على منع وقوع كارثة.
فيما يلي 10 أخطاء شائعة غالبًا ما يرتكبها القادة ومديرو المشاريع والتي يمكن أن تعرض نجاح مشروع عميلك للخطر.
1. سوء إدارة مجموعات مهارات أعضاء الفريق تعتبر موارد فريقك أمرًا بالغ الأهمية. إن مطابقتها للقيام بالعمل الصحيح أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. يعرف القائد الجيد كيفية الحصول على النتائج المثلى من الأشخاص الذين يعملون لديه (أو هي) ، وهم يعرفون تمامًا أفضل طريقة لمطابقة مهارات أعضاء الفريق وقدراتهم مع المهمة المطروحة. على سبيل المثال ، لم يعد كافيًا معرفة أن لديك ثلاثة مطوري ويب في فريقك وهم “جاك لجميع المهن”. ستسمح لك معرفة نقاط القوة والضعف بين تطوير قاعدة البيانات أو ترميز طبقة الأعمال أو البرمجة النصية لواجهة المستخدم (UI) بتحسين قدرات فريقك.
2. تكليف مدير مشروع عديم الخبرة بالمسؤولية إن تولي مسؤولية المشروع أمر صعب. بل إن الأمر أكثر صعوبة إذا لم يكن لدى الشخص المسؤول خبرة كافية. بالنسبة للمشاريع المرئية للغاية ، أو المشاريع ذات الأنشطة المعقدة ، أو المشاريع التي تضم أكثر من 10 أعضاء في الفريق ؛ من الأفضل أن يكون لديك مدير مشروع من ذوي الخبرة في كل شيء بدءًا من اجتماعات الحالة إلى إدارة المخاطر والتوقعات. لا تساوم على خبرة مدير المشروع عندما يتعلق الأمر بأنشطة المشروع الهامة. إذا كان المشروع قيد البحث نشاطًا معقدًا لتطوير الويب ، فافعل عدم تعيين مدير مشروع بدون خبرة فنية. نظريًا ، يجب أن يكون لدى مدير المشروع المختص القدرة على التنفيذ عبر الموضوعات. في الواقع ، غالبًا ما يكون لمديري المشاريع الناجحين خلفية في خبرة معينة.
3. سوء إدارة نطاق المشروع ليس من الضروري دائمًا تحديده على حجر. فهو يتطلب أحيانًا حل وسط ، ويجب أن يكون لدى مديري المشروع عملية إدارة نطاق للتعامل مع الطلبات التي تغير النطاق ؛ وأن يعرفوا ويفهموا بالضبط كيف سيؤثر الطلب على كل شيء من الميزانية إلى الجدول الزمني. يحتاج مدير المشروع بعد ذلك إلى إجراء مكالمة حول ما إذا كان يمكن تلبية الطلب أم لا. خلافًا للاعتقاد الشائع ، فإن المشكلة الأكثر شيوعًا في إدارة نطاق المشروع هي عدم قبول المتطلبات غير المخطط لها ؛ متى لا يقوم مديرو المشاريع بإبلاغ هذه المتطلبات الجديدة بدقة عبر جدول المشروع والميزانية.
4. جدولة الجدول الزمني السيئة للمشروع موجودة لسبب ما ، فهي تساعد المشروع على البقاء في مساره (والانتهاء في الوقت المحدد) ، وهي واحدة من أهم مقاييس نجاح المشروع. كما أنها تساعد في تجنب تأثير الدومينو ، الذي ينتج عنه تأخر مهام المشروع. يحتاج مديرو المشروع إلى إدارة مهام صارمة عندما يتعلق الأمر بالجدولة ، والتأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع على دراية بالجدول الزمني للمشروع وأي تغييرات تحدث. أحد “المفاجآت” الأكثر شيوعًا التي تسبب مشكلات في المشروع عندما لا يكون العميل على دراية بالمواعيد النهائية المجدولة ، لذا تأكد من أن جدول المشروع دائمًا في المقدمة وفي المنتصف.
5. مشاكل الأنا يجب ألا يكون لمديري المشاريع أبدًا نفسية تثني أعضاء الفريق عن تقديم الاقتراحات. في حين أن المكالمة النهائية ستظل دائمًا مع مدير المشروع ، فإن اتباع نهج “طريقي أو الطريق السريع” يعد أمرًا خطيرًا وغالبًا ما ينتج عنه تعليقات قيّمة من أعضاء الفريق الذين لم يتم طرحهم على الطاولة. يبدو أيضًا أنه تنازل للعميل ، ويزرع معنويات الفريق السيئة ، ويغالي في تقدير دور مدير المشروع. يتمثل دور مدير المشروع في ضمان عمل أعضاء الفريق على النحو الأمثل لتحقيق أهداف المشروع ، ألا تكون “ملكًا” للآخرين.
- التقليل من جهد المشروع يجب على مديري المشاريع التأكد من بقائهم واقعيين بشأن ما يتطلبه المشروع من أجل منع حدوث مشاكل أخرى في المستقبل. في كثير من الأحيان أثناء أنشطة التخطيط ، يحرص مديرو المشروع على إرضاء عملائهم والتأكد من عدم وجود تضارب فيما يتعلق التكلفة أو الجدول الزمني أو الميزانية لمشروع مُنح حديثًا. يمكن أن يؤدي هذا في بعض الأحيان إلى “سياسة أشعة الشمس” ، حيث يتردد مديرو المشروع الجدد في التعبير بدقة عن الجهد المبذول في متطلبات المشروع. هذا النوع من الاستخفاف يمثل مشكلة خاصة ، لأن العبء يقع على عاتق أعضاء الفريق لضمان أداء العمل بشكل أسرع أو أرخص.
7. ترك المشكلات الصغيرة تتطور إلى مشكلات كبيرة عندما تظهر مشكلات المشروع ، يجب معالجتها على الفور ، سواء كان ذلك أحد متطلبات المشروع التي أسيء فهمها أحد أعضاء الفريق ، ويتطلب إعادة العمل ، أو خطأ في ميزانية المشروع ؛ إن مهمة مدير المشروع هي معالجة هذه المشكلات بوضوح (والتمسك بها) عند ظهورها. تفشل العديد من المشاريع لأن المشكلات الصغيرة تتحول إلى مشاكل كبيرة ، مما يتسبب في عدم الثقة بين العميل وفريق المشروع. بمجرد حدوث مشكلة يرفع رأسه ، ويتعامل معه مباشرة.
8. عدم معرفة متى تطلب المساعدة إذا كنت عالقًا كمدير مشروع ، فاطلب المساعدة. لست بحاجة إلى معرفة كل شيء وأن تكون متعجرفًا ولا تطلب المساعدة يمكن أن يعرض المشروع لخطر جسيم. إذا كان ذلك تقنيًا أو الخبرة في الموضوع التي تحتاج إلى المساعدة بشأنها ، ابدأ بطلب النصيحة من فريقك. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة عميلك أو مشروعك ، فتواصل مع زميل أو الإدارة العليا. والأهم من ذلك ، كن صادقًا وإيجابيًا في طلبك وستجد آخرين ستحترم قدرتك على طلب المساعدة.
9. قول نعم لكل شيء بصفتك مديرًا للمشروع ، يجب أن تتحلى بالمرونة والرغبة الواضحة في مساعدة العميل. ولكن قول “نعم” في كل وقت هو عادة سيئة يمكن أن تؤدي في النهاية إلى مشاريع تخرج عن النطاق وأعضاء الفريق الذين هم كمدير مشروع تحتاج إلى معرفة متى يكفي ، والأهم من ذلك ، كيفية رفض طلبات العملاء دبلوماسياً التي لا تسمح بمزيد من الوقت (أو الميزانية).
10. تجاهل أخطاء الفريق يحدث ، إنها طبيعة بشرية. بصفتك مدير مشروع ، الأمر متروك لك لتحديد أخطاء أعضاء الفريق والتعامل معها على الفور بطريقة دبلوماسية وإيجابية. إذا تأثر العميل ، فأخبره بكيفية التخطيط حول إصلاح الخطأ ، و (الأهم من ذلك) كيف سيتم منعه في المستقبل. يؤدي الفشل في معالجة أخطاء الفريق إلى ثقافة حيث الموارد لم تعد تهتم بالجودة ، وهذا يمكن أن يفسد المشروع.
بصفتنا مديرين للمشروع ، فإن أولويتنا القصوى هي نجاح عملائنا. وعلى هذا النحو ، يمكن أن يؤدي هذا في بعض الأحيان إلى اتخاذ القرار الذي ، على الرغم من حسن النية ، لا يؤدي إلى مشروع جيد الإدارة أو موارد فريق سعيدة. كونك مدير مشروع ليس بالمهمة السهلة وبينما تحدث الأخطاء ، فإن معرفة الأخطاء الأكثر شيوعًا يمكن أن يساعدك على التخلص منها في مهدها قبل أن تعرقل مشروعك.
