إطلاق العنان للكفاءة: ما هي لوحة كانبان وكيفية استخدامها

كما نعلم جميعًا، كانبان هو نظام لإدارة سير العمل أثناء انتقاله عبر مراحل العملية المختلفة. إنها طريقة مرئية يمكن استخدامها لإدارة عمل فرد أو فريق أو حتى منظمة بأكملها. يتم التصور لكل من العملية والعمل الذي يمر عبرها. الهدف من كانبان هو تحديد العوائق المحتمل حدوثها في العملية ومساعدتك في التعامل معها بشكل استباقي بحيث يكون سير العمل سلسًا ويتم تسليم منتج أو خدمة عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة. يُستخدم كانبان على نطاق واسع في صناعة البرمجيات لتطبيق نظامي أجايل وDevOps، حيث تحتاج الفرق إلى معلومات في الوقت الفعلي عن السعة والشفافية الكاملة. يخبرك المبدأ الأساسي في كانبان أن تعرف أين أنت قبل البدء في رحلتك إلى المكان الذي تريد الوصول إليه. وبما أن كانبان هو نظام مرئي، فإنه يستخدم وسائط مرئية لمراقبة سير العمل وإبلاغ الفرق بالحالة الدقيقة للعمل في المراحل المختلفة. والوسيلة المرئية التي يستخدمها كانبان هي لوحات كانبان. سنناقش الآن لوحة كانبان وكيفية استخدامها حتى يتمكن فريقك من رؤية حالة كل مهمة في العملية أو النظام في أي وقت.
ما هي لوحة كانبان كر؟
لوحة كانبان هي أداة كانبان لتصور العمل في مراحل مختلفة من العمليات وتحسين سير العمل من خلال تحديد وإزالة الاختناقات وتسهيل تدفق العمل بين الفريق. ويتم ذلك من خلال ترتيب تدفق العمل على اللوحة وتتبعه بانتظام. وبالتالي، يتم إنشاء ترتيب في تدفق العمل. الشيء التالي الذي يجب فهمه هو ما هي لوحة كانبان المستخدمة. تضفي لوحة كانبان الشفافية على حالة سير العمل لأنها تصور بصريًا حالة كل مهمة في العملية التي يمكن لأي شخص رؤيتها في أي وقت. وهذا يساعد على زيادة كفاءة الفريق بشكل عام. يتم عرض جميع تفاصيل العمل على لوحة كانبان، لذلك ليست هناك حاجة لعقد اجتماعات منفصلة لتتبع العمل أو تحديثات الحالة، مما يوفر الكثير من الوقت. تكون الاختناقات المحتملة واضحة للجميع، ويمكنهم التعاون لإزالتها. يخدم استخدام لوحة كانبان ثلاثة أغراض لفريقك أو مؤسستك. فهو يحسن التركيز، ويعزز الإنتاجية، والأهم من ذلك أنه يوفر المزيد من الرؤية.
تُعد لوحات كانبان مفيدة جدًا بشكل خاص للقطاعات التي تقوم بأعمال غير ملموسة. تكون العملية بأكملها مرئية بوضوح عندما تقوم بإنتاج سلعة مادية. يمكنك الذهاب والتحقق فعليًا من كل مرحلة من مراحل العملية لمعرفة ما إذا كان العمل عالقًا في مكان ما وما إذا كانت الأشياء تتراكم هناك. أنت تعرف ما هي الإجراءات التصحيحية التي يجب اتخاذها لإزالة عنق الزجاجة وتخفيف التراكم. ولكن عندما يكون عملك غير ملموس بشكل أكبر، مثل تطوير البرمجيات أو تصميم خدمة، فإن العملية لا تكون مرئية بشكل واضح، وبالتالي فإن العقبات والعوائق لا تكون واضحة. ويؤدي ذلك إلى تعثر الفرق وعدم قدرتها على الحفاظ على القدرة الاستيعابية، مما يتسبب في حدوث تأخيرات تؤدي إلى عدم رضا العميل. ولكن باستخدام لوحة كانبان، لا يمكنك تنظيم عملك فحسب، بل يمكنك أيضًا تتبعه في كل مرحلة من مراحل العملية، مما يساعد الفرق على تجنب تراكم المهام
أنواع لوحات كانبان
تنقسم لوحات كانبان بشكل أساسي إلى نوعين – اللوحات المادية والرقمية. في حين تُستخدم اللوحات الرقمية بشكل عام لتنسيق الفرق العاملة في مواقع جغرافية منفصلة، فإن لوحات كانبان المادية تُستخدم بشكل أفضل داخل الحدود المادية لمؤسسة معينة. يمكن استخدام اللوحات المادية بأشكال عديدة. يمكن أن تكون لوحة بسيطة من نوع الطباشير في الفصل الدراسي أو سبورة بيضاء في غرفة الاجتماعات. هذه هي الأشكال الأساسية للوحة كانبان المادية. اللوحة الرقمية هي حل برمجي لعرض وتتبع سير العمل من أي مكان وفي أي وقت. وهذا مفيد في زيادة التعاون بين الأشخاص أو الفرق التي تعمل عن بُعد من مواقع جغرافية مختلفة. عادةً ما تستخدم بعض اللوحات المادية ملاحظات لاصقة.
عناصر لوحة كانبان
بغض النظر عن سبب استخدام لوحة كانبان، هناك ثلاثة عناصر أساسية للوحة كانبان. وهي البطاقات والأعمدة وألواح السباحة. بطاقات كانبان: تصف بطاقات كانبان بصريًا المهام المختلفة. وتمثل كل بطاقة مهمة فردية تحتوي على جميع المعلومات حول المهمة، مثل وصفها والجدول الزمني ومن تم تكليفه بالمهمة. لذلك، يعتمد كل مشروع بشكل كبير على المهام. يمكن إضافة المزيد من المعلومات إلى البطاقات، مثل الهدف من المهمة أو ما هو المقصود تحقيقه من مهمة معينة. يتم نقل البطاقات من يسار إلى يمين لوحة كانبان بناءً على التقدم المحرز في المهمة. قد يتم إعطاء البطاقات ألوانًا أو أشكالًا مختلفة لتحديد الشخص المسؤول أو دوره في العملية الشاملة. تذكر هذه البطاقات جميع المشاريع أو المهام، مع وجود بطاقة واحدة لكل مهمة. تعمل هذه البطاقات بمثابة إشارات مرئية للفريق أو أصحاب المصلحة لفهم ما يعمل عليه الفريق ومن يقوم بماذا. أعمدة كانبان: يتم عمل أعمدة منفصلة على لوحة كانبان لكل مرحلة من مراحل سير العمل. تستمر البطاقات في الانتقال من عمود إلى آخر مع تقدم العمل من مرحلة إلى أخرى. عادةً ما يكون هناك ثلاثة أعمدة على لوحة كانبان، وهي “العمل الذي يتعين القيام به” و”العمل الجاري” و”العمل المنجز”. يمثل عمود “العمل المطلوب إنجازه” المهام التي يجب أن يقوم بها الفريق. يمثل العمل قيد التنفيذ (WIP) العمل الذي يقع في مراحل مختلفة من دورة العملية، ويمثل عمود العمل المنجز المهام المنجزة. تنتقل البطاقات عبر سير العمل حتى وقت اكتمالها. قد يضيف فريق كانبان المزيد من الأعمدة على اللوحة إذا كانت هناك مراحل إضافية في دورة العملية أو قد يضيف فئات فرعية إلى فئات الأعمدة الثلاثة المذكورة أعلاه. في عمود العمل قيد التنفيذ، يمكن إضافة فئات فرعية مثل التخطيط أو التطوير أو الاختبار. لوحات كانبان للسباحة: يمكن أن تحتوي لوحات كانبان على ممرات أفقية، وتسمى أيضًا ممرات السباحة. تُظهر هذه الممرات أنواعًا مختلفة من الأعمال بشكل منفصل لأن الأعمال المختلفة قد يكون لها سير عمل مختلف. يمكن فصل ممرات السباحة بناءً على أنواع عناصر العمل أو فئات الخدمة أو أنواع المنتجات أو حتى أنواع الأعمال. هذه الممرات تجعل تتبع وإدارة عناصر العمل هذه أسهل من خلال سير العمل. بهذه الطريقة، يمكنك تصور سير العمل للمهام المختلفة.
كيف تستخدم لوحة كانبان؟
إذا تم وصفها بلغة بسيطة، تعمل لوحة كانبان على النحو التالي: يتم سحب البطاقات من الأعمال المتراكمة ووضعها على اللوحة. ثم يتم نقلها من عمود العمل الذي يتعين القيام به إلى عمود العمل المنجز، والانتقال عبر مراحل مختلفة. يتم سحب البطاقات من الأعمال المتراكمة بناءً على السعة المتاحة. عندما تبدأ في إنشاء لوحة كانبان الخاصة بك، ابدأ بترتيب بسيط، ويمكنك تطويرها ببطء وتحويلها إلى نظام إدارة سير العمل من خلال الخطوات التالية: تصور سير العمل: حدد ورسم خريطة لكل مرحلة من مراحل سير العمل على لوحة كانبان. يجب أن يكون ذلك واضحًا من خلال النظر إلى كيفية معالجة الأمور على اللوحة. يؤدي ذلك إلى إنشاء نموذج مرئي لفريقك، ويمكنك رؤية الاختناقات والعقبات المحتملة. وهذا يحقق الشفافية، وبالتالي يتم تبسيط العمل. تقسيم مراحل سير العمل وتحديد الاختناقات: بمجرد الانتهاء من بناء الهيكل الأساسي، يمكنك الآن تقسيم مراحل سير العمل أو توسيعها لتناسب الاحتياجات المحددة لفريقك أو مشروعك. لذا، بدلاً من وجود ثلاث مراحل فقط من “العمل الذي يتعين القيام به” و “العمل الجاري” و “العمل المنجز”، يمكنك إضافة المزيد من المراحل لاحتياجاتك الخاصة. من خلال تقسيم المهام إلى مراحل مصغرة أكثر، يمكن للفريق التركيز أكثر على المهام الأكثر قابلية للإنجاز. بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك التركيز على الأعمدة المختلفة على اللوحة والبدء في اكتشاف الاختناقات. هذا ليس صعبًا لأن لديك هيكل مرئي على اللوحة. يمكنك بسهولة أن ترى بسهولة في أي عمود أو في أي مرحلة تصل المهام بسرعة أكبر وتتراكم. تسمح شفافية لوحة كانبان لكل عضو في الفريق برؤية نقطة عنق الزجاجة. قد تكون مشكلة مؤقتة تؤدي إلى تراكم المهام أو مشكلة عملية تؤدي إلى تراكم مستمر للمهام. هنا، يعد التخطيط الدقيق لسير العمل أمرًا ضروريًا لأن ذلك وحده سيمنحك رؤية واضحة بقدر ما تحتاج إليه. بمجرد ظهور عنق الزجاجة أو العقبة أمامك على اللوحة، يمكنك العمل بسرعة على إزالتها والتأكد من عدم تكرارها. استخدام لوحة كانبان للحد من العمل الجاري (WIP): تحديد WIP يعني تحديد حدود العمل الذي يمكن أن تستغرقه مرحلة معينة في سير العمل. لذلك، يمكنك تطبيق حد WIP وفقًا لقدرتك. بمجرد وضع حدود WIP، لن تحتاج إلى إعادة صياغة أولوياتك باستمرار، وسيكون فريقك واضحًا بشأن المهام التي يجب إكمالها أولاً. والأهم من ذلك أن التركيز سينصب على إنهاء المهام بدلاً من تولي المهام الجديدة، مع العلم أن المهام الجديدة لن تكون متاحة إلا بعد اكتمال WIP الحالي وانتقال العناصر إلى عمود “العمل المنجز”. استخدم لوحة كانبان الرشيقة لأتمتة إجراءات العمل: يمكن إنشاء نظام متطور لإدارة سير العمل من خلال أتمتة العمليات. تواجه فرق العمل دائمًا مهام متكررة مثل إبلاغ زملائهم بالتغييرات، وتحديد تذكيرات بالموعد النهائي، وتسليم المهام بسلاسة. إذا تم القيام بها يدويًا، فقد تستغرق الكثير من الوقت والجهد. ولكن بمجرد أتمتتها، يصبح الأمر أسهل بكثير. يمكنك أتمتة مهامك من خلال لوحات كانبان الحديثة، بحيث تتدفق المهام على النحو الأمثل من خلال النظام. قياس التقدم المحرز وإجراء التحسينات: ضع معايير لقياس التقدم والأداء. قد تتضمن المعايير عوامل مثل المهلة الزمنية والتدفق ووقت الدورة والجودة وغيرها. تسمح لوحات كانبان الرقمية الحديثة للفرق بجمع هذه العوامل الرئيسية تلقائيًا. من خلال الحصول على هذه البيانات، يمكنك قياس التقدم المحرز والتوصل إلى قرارات بشأن إجراء تغييرات في العملية بناءً على هذه البيانات. يمكنك الحصول على مقاييس في الوقت الفعلي على لوحة كانبان لتحليل أداء الفريق وتحسينه. وبالمثل، من خلال المراقبة المستمرة لـ WIP، يمكنك أن تقرر متى يجب تقليل عدد العناصر في WIP لزيادة كفاءة الفريق.
لقد رأينا ما هي لوحة كانبان وكيفية استخدامها. تُعد لوحات كانبان بنوعيها المادي والرقمي مفيدة جدًا في الحصول على رؤية واضحة لسير عملك وأين تحتاج إلى تغييره أو تحسينه. تُعد لوحة كانبان جزءًا أساسيًا لا يتجزأ من نظام كانبان الذي يساعد على تحسين الكفاءة من خلال زيادة تعاون الفريق وتحديد الاختناقات بوضوح
راجع أيضًا:الممارسات الأساسية لكانبان
الخاتمة:
في الختام، تقف لوحة كانبان كحليف قوي في تبسيط سير العمل وتعزيز الإنتاجية في مختلف الصناعات. من خلال توفير تمثيل مرئي للمهام في مختلف المراحل، فإنها تعزز الشفافية وتسهل التواصل الفعال داخل الفرق. وسواء كانت لوحة كانبان تجسيدًا ماديًا على السبورة البيضاء أو نظيرتها الرقمية، فهي بمثابة منارة إرشادية تنير الطريق إلى عمليات أكثر سلاسة وإنجاز المشروع في الوقت المناسب. من خلال نهجها المنهجي في التصور وتحديد الاختناقات وتحديد العمل الجاري والتحسين المستمر، تمكّن لوحة كانبان المؤسسات من تحقيق كفاءة أكبر وتقديم نتائج عالية الجودة باستمرار. ويمكن أن يؤدي تبنّي منهجية كانبان وتسخير إمكانات لوحه إلى رحلة تحويلية نحو تحسين سير العمل وتعزيز تعاون الفريق. بالإضافة إلى ذلك، تقدم “سبوتو” تدريباً احترافياً على منهجية “سكروم مع كانبان” (PSK) وتدريباً على تصميم نظام كانبان (KMP I)، مما يثري الأدوات والمعرفة المتاحة للمؤسسات التي تسعى إلى زيادة كفاءتها وفعاليتها.