تطبيق إدارة المحفظة اللينة: استراتيجيات النجاح

في هذا العالم السريع والمتغير باستمرار، تتغير توقعات العملاء وتفضيلاتهم بنفس السرعة. وقد دفعت هذه الوتيرة السريعة للتغيير المؤسسات إلى تبني التحولات الرقمية والرشيقة بحيث تزداد فوائد الفريق الرشيق أضعافًا مضاعفة وتتضاعف في جميع أنحاء المؤسسة. لكن العديد من المنظمات لا تحصل على النتائج المتوقعة. لذا، إذا أرادت المؤسسة الحصول على الميزة الكاملة من التحول الرشيق، فيجب عليها المواءمة بين فرق التكنولوجيا والأعمال لديها وجعلها تبقى على هذا النحو. ولكن هناك تحدٍ هنا. فهناك دائمًا فجوة بين الفريق الذي يخصص الأموال والفريق الذي يقوم بالعمل فعليًا. وتكمن المشكلة في سد هذه الفجوة. وللقيام بذلك، يجب أن تتمتع قيادة المنظمة بقدرات معينة. يجب أن يكونوا قادرين على الحصول على رؤية العمل في الأعمال المتراكمة والعروض التوضيحية للحلول التي يتم طرحها. ويجب أن يكونوا قادرين على فهم ما ينجح وما لا ينجح.
لذلك، يجب عليهم مراجعة النتائج بعد كل زيادة لمعرفة ما إذا كان المشروع يتقدم نحو النتيجة المرجوة. ويجب أن يكونوا قادرين على تحسين الاستثمارات. مع تزايد عدد المؤسسات التي تسعى إلى مواءمة فرق العمل مع فرق التكنولوجيا وبذل الجهود من أجل الحفاظ على المواءمة بين فرق العمل وفرق التكنولوجيا، فقد تبين أن الأساليب التقليدية للمواءمة لم تثبت فعاليتها. لذا، بدأت المؤسسات في اعتماد إدارة المحفظة اللينة بحيث يمكن تحقيق هذه المواءمة في جميع أنحاء المؤسسة. ولكن ما هي إذن إدارة المحفظة اللينة؟
إدارة المحفظة اللينة (LPM)
كما يوحي الاسم، إدارة المحفظة اللينة هي طريقة لإدارة محافظ الشركات. ويتم استخدامها لتعزيز الكفاءة وزيادة مستوى رضا العملاء. وهي تشرح الطريقة التي تطبق بها قيادة المؤسسة مبادئ الإدارة اللينة للربط بين الاستراتيجية والتنفيذ. يتم استخدامه على أعلى مستوى من سلطة اتخاذ القرار والمساءلة لتحقيق نتائج أفضل في السياق العام للمؤسسة. وبالنسبة للمؤسسات التي تسعى إلى تحقيق رشاقة الأعمال، فهي أيضًا إحدى الكفاءات الأساسية. تعمل إدارة إدارة الأعمال المرنة على أساس فلسفة الإدارة المرنة التي تهدف إلى إزالة الهدر والتركيز فقط على العمل المهم بالفعل لتحقيق أعلى قيمة ممكنة. وفي السياق العام للمؤسسة، يعني ذلك تحقيق أقصى قدر من المساهمة في تحقيق أهداف المؤسسة وبالتالي المساعدة في تحقيق استراتيجية العمل.
تفهم فرق إدارة المحافظ في إدارة المحافظ الاستثمارية أولاً استراتيجية المؤسسة ثم تخصص الأموال لتنفيذ تلك الاستراتيجية. كما هو الحال مع المحافظ الاستثمارية الأخرى، يتم تحديد محفظة إدارة المحافظ المالية المرنة ببراعة وتتم إدارتها بفاعلية طوال دورة حياة الاستثمار. وينصب التركيز الرئيسي دائمًا على مواءمة التطوير الرشيق مع استراتيجية العمل بهدف دفع عجلة تقديم القيمة للعميل من خلال بناء المنتجات والحلول. لإدارة المحفظة الرشيقة ثلاثة أهداف. وهي
تعظيم مخرجات القيمة – وهذا يعني أنه يجب إدارة الاستثمارات المتراكمة بحيث يتم تحديد الفرص ذات القيمة الأعلى وإدارة العمل الجاري في فريق العمل في فرق العمل بطريقة تسرّع من تسليم القيمة للعميل.
منع العوائق – يجب استخدام ميزانية المحفظة بطريقة تحقق التوازن بين تمويل القدرات والطلب على الفرص ذات القيمة الأعلى.
إظهار القيادة الخادمة الجيدة – يجب التخلص من العوائق حتى تظل دورة تسليم القيمة منخفضة.
لماذا إدارة المحفظة اللينة؟
العالم اليوم هو اقتصاد عالمي والاضطرابات الرقمية شائعة جدًا. لذا، فإن المؤسسات التي تتبع الأساليب التقليدية لإدارة المحافظ لا تبقى قادرة على المنافسة بما فيه الكفاية. لكن إدارة المحفظة اللينة تعمل على أساس نهج الإدارة اللينة الرشيقة، لذا فهي مختلفة بشكل أساسي لأن التركيز هنا ينصب على القيمة ويتم تنظيم الناس حولها. يجلب نهج الإدارة اللينة لإدارة المشاريع السمات العملية لنهج أجايل إلى تلك الوظائف في المنظمة ذات الطبيعة الاستراتيجية. إلى جانب ذلك، فهي تعزز الممارسات التي يمكن أن تحسن من تقديم القيمة للعملاء وبالتالي للمؤسسة.
بعد أن تعرفنا على إدارة المحفظة اللينة وأهميتها ومساهمتها في تحسين القيمة، سنتعرف على طرق بدء إدارة المحفظة اللينة.
كيفية تطبيق إدارة المحفظة اللينة
أيًا كانت إدارة المحفظة التي قد تتبعها قيادة المؤسسة، فإن اعتماد ممارسات إدارة المحفظة اللينة فيها يُحدث تغييرات كبيرة ولا يمكن أن يتم ذلك إلا من خلال ممارسات قوية لإدارة التغيير في المؤسسة. يتم اتباع الخطوات التالية لاعتماد ممارسات إدارة المحفظة اللينة بشكل سلس.
1. إخراج القادة
فرق العمل التي تدير المحفظة هي فرق متعددة الوظائف من القادة الخدم الذين يتمتعون بمستوى عالٍ من الأداء. إن إطلاق القوة الجماعية لفريق القيادة واستخدامها لا يقل أهمية عن توفير القوة لفريق التطوير. إذا تم تشكيل فريق القيادة بشكل صحيح، يصبح تنفيذ إدارة المحفظة اللينة أمرًا سهلاً. لذا، فإن الخطوة الأولى في تطبيق إدارة المحفظة اللينة هي إيجاد وتجميع فريق قادر على ربط الاستراتيجية بالتنفيذ بكفاءة في قسم معين من المؤسسة. يجب أن يكون لهذا الفريق قادة يتمتعون بمهارات في المسائل المالية يمكنهم المساعدة في مواءمة استراتيجية العمل مع تنفيذ المشروع. يجب أن يكون لدى هؤلاء القادة معرفة ممتازة بطرق جمع البيانات ومراقبة تقدم المشروع والقدرة على التأثير على الأشخاص الذين يديرون الأولويات. يمكن العثور على هؤلاء الأشخاص من الفرق الداخلية من خلال تقييم نقاط قوتهم أو يمكن توظيفهم من الخارج من خلال التعاون مع مديري التوظيف وإطلاعهم على المهارات المطلوبة لهذه المناصب المهمة. وهذا من شأنه إنشاء فريق قيادة المحفظة.
2. ترتيب التمويل
حتى عندما يكون لديك فريق قيادة المحفظة جاهز لتولي المسؤولية، لا يمكن إنجاز الكثير إذا لم يكن لديهم التمويل الكافي للقيام بعملهم. تتطلب إدارة المحفظة التمويل المناسب لمواءمة استراتيجية العمل مع التنفيذ. لا شك أن كل طريقة من طرق إدارة المحافظ الاستثمارية تتطلب تمويلاً ولكن الفرق هنا هو أنه في إدارة المحفظة اللينة تنتقل الاستراتيجية ونموذج الاستثمار من تمويل المشروع إلى تمويل فريق العمل. وهذا يعني أن العلاقة بين الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة والطريقة التي يستخدمها فريق الفرق لوضع الخطط يجب أن تكون مفهومة بشكل أعمق ويجب أن تكون هناك رؤية أكثر وضوحًا. لذا، يجب وضع بعض الأمور في الاعتبار. الأول هو من يقوم بتوفير الأموال وما هي توقعاته منها. ثم من الذي يوفر التمويل للحفاظ على استمرار العمل؟ وأخيرًا، كم عدد الاستراتيجيات المختلفة، التي يتم تمويل كل منها بشكل مستقل، لتوجيه المحفظة؟ بشكل عام، يجب إيجاد الأموال من الموارد الحالية للمنظمة ويجب أن نرى أين يمكن أن يتناسب المشروع مع ميزانية المنظمة.
3. بناء هيكل تشغيلي
الآن بعد أن أصبح لديك فريق قيادة قوي للمحفظة متحمس للانطلاق وتم تزويدك بالتمويل المطلوب، حان الوقت لوضع خطة أو استراتيجية حول كيفية البدء. من أين تود أن تبدأ وما إذا كان جميع أعضاء الفريق سيعملون معًا أم أن كل عضو سيتولى مهمة مختلفة ومحددة؟ لا يوجد فريقان يريدان أن يسلكا طريقًا متشابهًا لعمليات المحفظة الرشيقة. لذا، من المهم معرفة وفهم متطلبات وتوقعات فريق القيادة. قم بإجراء مناقشات مع فريق القيادة لمعرفة كيفية الانتقال إلى خطة تشغيلية أكثر مرونة. ابحث عن المجالات التي يحدث فيها هدر في طريقة إدارة المحفظة السابقة. قم بإنشاء هيكل تشغيلي مع مراعاة المبادئ الرئيسية لخطة إدارة المحفظة المرنة واجعلها تبدو وكأنها مصممة خصيصًا. المفتاح هنا هو الحفاظ على رضا العملاء كأولوية قصوى. قم بإنشاء هيكل تشغيلي يشجع على أداء المحفظة المرن.
4. تطبيق سير عمل مرن
مع تجميع الفريق، وتوفر الأموال، ووضع خطة التشغيل، يمكنك الآن التحرك نحو إنشاء سير عمل مرن. قم بإزالة المهام غير المطلوبة والتي تسبب عدم الكفاءة في عملية إدارة محفظتك. على سبيل المثال، ربما تكون قد واجهت تأخيرات في تحديد أولويات المشروع سابقًا لأن مدير المشروع لم يقدم المعلومات في الوقت المناسب. قم بإنشاء نظام سحب بحيث يمكن إخطارك عند اكتمال المرحلة السابقة من العملية. يمكن إنشاء نظام السحب هذا بمساعدة برنامج إدارة المحفظة. تناول العمل النشط الذي تم تمويله وأعد تشكيله في هياكل أكثر مرونة من شأنها أن تقدم دعمًا أفضل لتدفق القيمة. اغتنم هذه الفرصة لإعادة تقييم المنطق وراء القيام بهذا العمل. يمكن استعراض المراحل المختلفة لعملية إدارة المحفظة بمساعدة أدوات كانبان أو مخططات جانت. تطلب اللين من المؤسسات “تعظيم العمل الذي لم يتم إنجازه”. لذا، حدد ما إذا كان يمكن إيقاف أي عمل نشط أو تقليصه.
5. إعادة التشكيل بوضوح
الآن بعد أن تم إنشاء عملية إدارة المحفظة الاستثمارية، ترغب في اختبارها ومعرفة ما إذا كان لا يزال هناك أي عناصر يمكن أن تسبب اضطرابًا. ويرجع ذلك إلى أن إدارة المحفظة الإدارية طويلة الأجل تقدم تقنيات جديدة لاتخاذ القرارات. وتشمل هذه التقنيات التركيز بشكل أكبر على عرض ما إذا كان العمل متوائماً من الناحية الاستراتيجية أم لا، والحوكمة القائمة على مفهوم الدرابزين. عندما يكون التركيز على المبادرات المرنة، يجب أن يسير سير العمل دون أي عوائق. ولكن، بما أنه سيتعين على القيادة إجراء تعديلات من أجل اعتماد إدارة المحفظة المرنة، فإن ذلك يستدعي إضفاء المزيد من الوضوح والتحديثات. وسيتطلب ذلك إعادة تشكيل أنظمة الإدارة الحالية بحيث يمكن إضافة تخصصات جديدة وإضفاء المزيد من الوضوح. المرونة والاستعداد المستمر للتحسين أمران ضروريان لتحقيق التميز التشغيلي. إن أفضل طريقة للانتقال من الطرق التقليدية لإدارة المحافظ الاستثمارية إلى الإدارة اللينة للمحافظ الاستثمارية هي استخدام أفضل ممارسات إدارة التغيير. من خلال الاستفادة من أفضل ممارسات إدارة التغيير، يمكنك جعل هذا الانتقال خاليًا من المتاعب وسلسًا قدر الإمكان.
6. الاحتفال
في إدارة المحفظة اللينة، يتم اتخاذ القرارات والتحسينات بوتيرة محددة من قبل فرق قيادة المحفظة. يجب أن تحتفل الفرق بهذه التحسينات. كلما تم إنجاز مشروع ما وتسليمه بنجاح، من المهم الاحتفال بهذا النجاح. إنه أمر محفز ومرضٍ لرؤية استراتيجية عملك تنبض بالحياة وتحقق رضا العملاء. كل ذلك بسبب الميزنة المرنة. إن تحسن تدفق القيمة وردود الفعل الإيجابية هي إنجازات تستدعي الاحتفال. حتى لو لم يحقق المشروع جميع النتائج المرجوة أو لم يسير وفق الخطة، يمكن الاستفادة من الأخطاء التي تم ارتكابها لتعلم الدروس وإجراء التحسينات في المستقبل. وسيساعد ذلك في اتخاذ قرارات أفضل في المستقبل. لذا، حافظ على رؤية محفظة الأعمال التي تسعى إلى أن تصبح أفضل طوال الوقت وتحسين تدفق القيمة.
بالنسبة للفرق والقادة الذين يستطيعون دفع عجلة التغيير في مؤسساتهم، توفر لهم إدارة المحفظة المرنة مبادئ الإدارة المرنة التي أثبتت جدواها. ولكن من أجل التغيير إلى محفظة مرنة فإن الصبر والتركيز هما متطلبان أساسيان للتغيير إلى محفظة مرنة. باتباع مبادئ الإدارة المرنة، يمكنك زيادة تدفق القيمة وتحسين سير العمل الرشيق. وباختصار، فإن النهج المرن يجلب تقديم قيمة يمكن الاعتماد عليها وتقليل الوقت اللازم لتحقيق القيمة للعملاء، كما أنه يضمن قدرة الفريق على الصمود على الرغم من التغيرات في السوق أو متطلبات العملاء. توفر إدارة المحفظة اللينة طريقة للاستفادة القصوى من هذه المزايا وإنشاء مؤسسة مترابطة بشكل أفضل.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب الاحترافي في العالم التي تقدم دورات متعددة تتعلق بمنهجيات أجايل. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالأجايل مثل التدريب على شهادة Scrum Master (CSM)®، والتدريب على شهادة مالك منتج Scrum المعتمد (CSPO)®، والتدريب على شهادة مطور Scrum المعتمد (CSD)، والتدريب على شهادة Agile and Scrum، والتدريب على شهادة PMI-ACP®، والتدريب على شهادة PMI-ACP®، والتدريب على شهادة Scrum الاحترافية مع Kanban™ (PSK)، والتدريب على شهادة محترف Scrum® – مالك المنتج (CSP®-PO)، والتدريب على إدارة المبيعات الرشيقة، والتدريب على التطوير المدفوع بالسلوك (BDD) وغيرها الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها مدربون والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.